行政人员公文处理及档案管理教程

行政人员公文处理及档案管理教程前言在现代行政管理体系中，公文处理与档案管理是维系机构正常运转、保障政令畅通、留存历史记录的基础性工作。其质量直接关系到行政效率的高低、决策的科学性以及单位整体的管理水平。作为行政人员，熟练掌握公文处理的规范流程与档案管理的专业方法，是履职尽责的基本要求，也是提升个人职业素养的关键环节。本教程旨在结合实际工作需求，系统阐述公文处理与档案管理的核心要点与操作规范，以期为行政同仁提供一份实用、严谨的工作指引。一、公文处理篇公文处理是一个系统性的工作过程，涵盖了公文的拟制、办理、管理、整理归档等多个环节，每个环节都有其特定的规范和要求。（一）公文的拟制公文拟制是公文处理的起始环节，其质量直接决定了后续工作的基础。1.明确行文目的与要求：动笔之前，务必清晰理解发文的意图、所要传达的核心信息、主送和抄送机关以及期望达成的效果。这是确保公文针对性和有效性的前提。2.选择恰当文种：根据行文关系、内容性质和工作需要，准确选用法定文种。例如，向上级机关请求指示、批准用“请示”；向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问用“报告”；发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等用“通知”。文种选用不当，会直接影响公文的严肃性和办理效果。3.遵循公文格式规范：严格按照国家规定的公文格式进行撰写。标准的公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。每个要素的位置、字体、字号等都有明确规定，务必准确无误。4.锤炼公文语言：公文语言要求准确、简明、庄重、得体。避免使用口语化、模糊不清或带有感情色彩的词句。用词力求精准，表述力求简洁，逻辑力求严密。正文内容应做到观点明确、论据充分、条理清晰。5.严格履行审核签发程序：拟稿完成后，需按规定送相关负责人审核。审核重点包括：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。审核无误后，由本机关负责人签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。（二）公文的办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。1.发文办理：*复核：已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。*登记：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。*印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。*核发：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。2.收文办理：*签收：收到公文后，应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。*登记：对收到的公文，应当进行分类登记，包括收文日期、来文单位、文号、标题、密级、份数、处理情况等。*初审：对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。*承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。*传阅：根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。*催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。*答复：公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。（三）公文的管理1.公文的保管：公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。2.公文的传阅与借阅：公文传阅和借阅应当履行登记手续，阅后及时归还，不得横传、积压。涉密公文必须在符合保密要求的场所阅办。3.公文的复制与汇编：复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。4.公文的清退与销毁：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。二、档案管理篇档案管理是指对公文处理完毕后形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录进行科学的整理、保管、利用和鉴定销毁等工作。（一）档案的收集与整理1.收集：档案收集是档案管理的起点。行政人员应按照归档范围和要求，及时、完整地收集本单位在各项工作中形成的应当归档的文件材料。收集工作要做到齐全、完整、及时。2.整理：档案整理是将零散的、需要归档的文件材料，按照一定的原则和方法进行分类、组合、排列、编号、编目，使之系统化、条理化的过程。*分类：根据档案的形成规律和特点，按照年度、组织机构、问题等标准进行分类。*组卷（件）：将同一类别的文件材料，按照其联系紧密程度组合成案卷或件。*排列：对案卷内的文件材料按照一定顺序进行排列，如时间顺序、重要程度等。*编号：对案卷和卷内文件材料进行编号，以便于管理和查找。*编目：填写卷内文件目录、案卷封面、脊背等，编制案卷目录。（二）档案的鉴定与保管1.鉴定：档案鉴定是指对档案的价值进行评估，确定其保管期限和是否需要销毁。鉴定工作应根据国家有关档案保管期限的规定进行，准确划分永久、长期、短期保管期限。2.保管：档案保管是指对已整理好的档案进行科学的存放和管理，防止档案的损坏、丢失和泄密。*库房要求：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。*装具要求：档案应存放在符合标准的档案柜、档案架内。*日常管理：建立健全档案库房管理制度，做好温湿度记录与调控，定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案要及时进行修复和复制。（三）档案的利用与销毁1.利用：档案利用是档案工作的目的之一。应建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批手续。提供档案利用时，要严格遵守保密规定和阅档规定，不得擅自复制、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.销毁：对于已超过保管期限且经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案必须严格履行审批手续，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。三、综合素养与能力提升篇行政人员做好公文处理与档案管理工作，不仅需要掌握上述专业知识和技能，还需要具备以下综合素养：1.政治素养：具有较高的政治理论水平和政策觉悟，准确理解和执行国家的法律法规和方针政策。2.业务能力：熟悉公文写作与处理的各项规范，精通档案管理的方法与技能，具备较强的文字表达能力、组织协调能力和逻辑思维能力。3.责任意识：公文和档案工作无小事，必须具有高度的责任心和严谨细致的工作作风，做到一丝不苟，精益求精。4.保密意识：严格遵守保密纪律，保守党和国家的秘密，确保公文和档案的安全。5.学习能力：公文处理和档案管理的规定、标准和技术在不断发展变化，行政人员应保持持续学习的热情，不断更新知识结构，