某轮胎厂外部审核配合规范

某轮胎厂外部审核配合规范某轮胎厂外部审核配合规范

一、总则

1.制定目的

为确保公司能够顺利通过外部审核，如质量管理体系审核、环境管理体系审核等，规范审核期间的配合工作，提升工作效率，减少不必要的误解和延误，特制定本规范。

2.适用范围

本规范适用于公司所有部门及全体员工，包括但不限于生产部、质检部、仓储部、人力资源部、行政部等。涉及外部审核的所有准备、执行及后续工作均需按本规范执行。

3.基本概念说明

-外部审核：指由第三方机构或行业主管部门组织的，对公司管理体系或产品符合性进行的独立评估。

-审核配合：指公司在审核期间，主动提供所需资料、配合审核员工作、及时响应问询等行为。

-关键岗位：指在审核过程中负责对接审核员、提供资料或现场讲解的员工，通常由各部门指定专人担任。

二、审核前的准备要求

1.审核信息确认

行政部需提前收集审核通知，包括审核时间、审核范围、审核员名单、审核方式（现场或远程）等，并及时传达至相关部门。

2.资料准备清单

各部门需根据审核范围，整理并提交所需资料清单，行政部汇总后形成完整列表，确保不遗漏任何文件。

3.现场环境检查

生产部、质检部等涉及现场审核的部门，需提前清理工作区域，确保设备运行正常、文件摆放整齐，符合审核要求。

4.人员培训

人力资源部需对关键岗位员工进行培训，讲解审核流程、常见问询及应对技巧，确保配合工作专业高效。

5.应急预案

若审核出现突发情况（如关键人员缺席、资料临时缺失），各部门需制定应急方案，行政部统一协调处理。

三、审核期间的配合流程

1.首次会议

行政部组织首次会议，介绍审核背景、流程及分工，明确各部门职责，确保审核顺利启动。

2.资料提供

各部门按清单提交资料，行政部核对无误后转交审核员。提供资料时需标注页码，并附目录清单，方便查阅。

3.现场陪同

涉及现场审核的部门，需安排专人陪同审核员，讲解工作流程、展示相关记录，并解答问询。

4.记录整理

审核员提问或提出整改意见时，需详细记录，并由部门负责人签字确认，避免后续遗漏。

5.临时需求响应

审核员临时索要资料或安排访谈时，相关部门需优先配合，行政部协调资源确保及时响应。

四、审核后的跟进工作

1.审核报告确认

审核结束后，行政部需组织相关部门核对审核报告，确保内容准确无误，如有异议及时提出修正。

2.整改计划制定

对审核发现的问题，责任部门需制定整改计划，明确时间节点和责任人，行政部监督落实。

3.整改结果汇报

整改完成后，部门需提交整改报告，行政部汇总后报送审核机构，并跟踪后续审核结果。

4.经验总结

人力资源部需组织全员总结审核经验，分析不足之处，优化管理体系，避免同类问题再次发生。

五、审核配合的责任分工

1.行政部职责

负责审核全程协调，包括信息传递、资料汇总、现场安排及后续跟进，确保各部门配合到位。

2.生产部职责

提供生产流程记录、设备维护记录、安全操作规程等资料，配合审核员现场检查。

3.质检部职责

提供产品检测报告、质量管理体系文件，解答审核员关于质量控制的问询。

4.仓储部职责

提供库存管理记录、物料追溯资料，展示仓储区域环境及安全措施。

5.人力资源部职责

负责员工培训、考勤记录提供，以及审核期间人员支持。

六、监督检查机制

1.内部检查

行政部每月抽查各部门审核配合情况，重点检查资料准备完整性、现场配合规范性，确保执行到位。

2.问题反馈

审核过程中如遇配合问题，需及时向行政部反映，由行政部协调解决，避免影响审核进度。

3.考核评估

年度考核时，将审核配合情况纳入部门及个人绩效，表现优秀者予以奖励，不合格者进行约谈。

七、奖惩办法

1.奖励措施

-对审核期间表现突出的部门或个人，行政部推荐公司予以通报表扬或物质奖励。

-若通过审核获得良好评价，可给予相关团队奖金或福利。

2.处罚措施

-对未按时提供资料、敷衍审核员的行为，部门负责人需承担主要责任，公司视情节轻重进行处罚。

-若因配合不力导致审核失败或整改延误，相关责任人需承担相应后果。

3.特殊情况处理

如遇不可抗力因素（如疫情、设备故障）影响审核，需提前向审核机构说明情况，并尽快恢复配合。

八、附则

1.解释权

本规范由行政部负责解释，如有疑