档案管理考核制度

PAGE档案管理考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的考核。（三）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果应基于客观事实，避免主观随意性，确保公平公正对待每一位被考核对象。2.全面系统原则：对档案管理工作的各个环节进行全面考核，涵盖档案的收集、整理、归档、保管、利用等方面，形成系统的考核体系。3.注重实效原则：考核以档案管理工作的实际效果为重点，关注档案对公司业务的支持作用以及管理工作的效率和质量提升。4.激励改进原则：通过考核，激励员工积极参与档案管理工作，不断改进工作方法和提高工作水平，促进公司档案管理工作持续发展。二、考核内容与标准（一）档案收集1.及时性各部门应按照规定的时间节点及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案不遗漏、不延误。考核标准：每月定期检查各部门档案收集情况，对未按时完成收集任务的部门，视情节轻重给予相应扣分。2.完整性收集的档案应涵盖本部门工作活动的各个方面，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录、技术资料等，确保档案内容完整。考核标准：随机抽取部分档案进行审查，如发现档案内容缺失重要信息，根据缺失程度给予相应扣分。3.准确性收集的档案信息应真实、准确，与实际工作情况相符，避免虚假或错误信息进入档案系统。考核标准：对档案中的关键信息进行核实，如发现信息错误，每条信息给予一定扣分。（二）档案整理1.分类合理性按照公司档案分类方案，对收集的档案进行科学合理分类，确保档案类别清晰、层次分明。考核标准：检查档案分类情况，如发现分类混乱，影响查阅和管理，根据混乱程度给予相应扣分。2.编号规范性为每一份档案编制唯一且规范的编号，编号应符合公司规定的编号规则，便于识别和检索。考核标准：抽查档案编号情况，对编号不规范或重复的档案，每个给予一定扣分。3.装订整齐性对纸质档案进行整齐装订，去除不必要的金属物，确保档案装订牢固、美观。考核标准：检查档案装订质量，对装订不整齐、有明显瑕疵的档案，每份给予相应扣分。（三）档案归档1.归档及时性整理好的档案应及时归档，不得积压，确保档案能够及时纳入公司档案管理体系。考核标准：定期检查档案归档记录，对未按时归档的档案，按照拖延时间长短给予相应扣分。2.归档准确性归档的档案应与档案整理记录一致，确保档案准确无误地归入相应类别和保管位置。考核标准：核对档案归档情况与整理记录，如发现归档错误，每次给予一定扣分。（四）档案保管1.保管环境适宜档案库房应保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。考核标准：定期检查档案库房环境指标和设施设备运行情况，如发现环境不符合要求或设施设备故障，根据影响程度给予相应扣分。2.档案存放有序档案应按照类别、年度、保管期限等有序存放，便于查找和调阅。考核标准：实地查看档案存放情况，对存放混乱、难以查找的档案区域，根据混乱程度给予相应扣分。3.定期盘点定期对档案进行盘点，确保档案数量与账目一致，及时发现并处理档案丢失、损坏等问题。考核标准：检查盘点记录，如发现档案数量不符或有丢失、损坏情况，根据问题严重程度给予相应扣分。（五）档案利用1.利用效率建立便捷的档案利用机制，及时响应公司各部门对档案的查阅需求，提高档案利用效率。考核标准：统计档案查阅申请的处理时间，对超过规定处理时间的情况，每次给予一定扣分。2.利用效果档案利用能够为公司决策、业务开展、解决问题等提供有效支持，发挥档案的实际价值。考核标准：通过收集用户反馈、分析档案利用对工作的促进作用等方式进行评估，根据评估结果给予相应评分。三、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查：档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行日常检查，记录检查情况，作为考核依据之一。2.定期抽查：每季度随机抽取部分部门的档案进行详细检查，对档案管理工作进行全面评估。3.用户反馈：收集公司内部各部门对档案利用服务的反馈意见，作为考核档案利用效果的参考。（二）考核周期考核周期为每自然年度，每年1月对上一年度的档案管理工作进行全面考核。四、考核结果评定与应用（一）评定等级考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。1.优秀：综合得分90分及以上，档案管理工作在各方面表现出色，严格遵守相关规定，工作质量高，对公司业务支持作用显著。2.良好：综合得分8089分，档案管理工作整体表现较好，基本符合要求，能够较好地完成各项任务，但在某些方面仍有一定提升空间。3.合格：综合得分6079分，档案管理工作达到基本标准，能够满足公司正常工作需要，但存在一些问题需要改进。4.不合格：综合得分60分以下，档案管理工作存在较多严重问题，未能达到公司规定的基本要求，对公司工作造成一定影响。（二）结果应用1.绩效奖金挂钩：将档案管理考核结果与部门和员工的绩效奖金挂钩。考核结果为优秀的部门和员工，给予适当的绩效奖励；考核结果为不合格的部门和员工，扣减一定比例的绩效奖金。2.评先评优参考：考核结果作为部门和员工评先评优的重要参考依据。连续多年考核优秀的部门和员工，在公司各类评先评优活动中优先考虑。3.培训与改进：针对考核中发现的问题，对相关部门和员