采购管理及考核制度

PAGE采购管理及考核制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购流程，确保采购工作高效、有序进行，保障公司物资供应，降低采购成本，提高采购质量，特制定本制度。本制度旨在明确采购管理的职责、流程、标准以及考核办法，以实现采购活动的规范化、科学化和精细化管理，促进公司整体运营效益的提升。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。涵盖各级部门及分支机构涉及采购业务的相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益，实现公司经济效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益，营造良好的市场竞争环境。4.诚实守信原则：采购人员应秉持诚实守信的态度，如实提供采购信息，履行采购合同约定，树立公司良好形象。二、采购管理职责（一）采购部门职责1.负责制定并执行公司采购计划，根据公司生产经营需求，合理安排采购任务，确保物资及时供应。2.建立和维护供应商管理体系，开展供应商的开发、评估、选择、考核等工作，建立合格供应商名录，确保供应商的质量、价格、交货期等满足公司要求。3.组织采购谈判，签订采购合同，负责合同的执行与跟踪，协调解决合同执行过程中的问题，确保合同顺利履行。4.收集市场信息，分析市场动态，掌握物资价格走势，为公司采购决策提供参考依据，适时提出采购建议，降低采购成本。5.负责采购物资的验收工作，协同相关部门对采购物资的数量、质量、规格等进行检验，确保验收合格的物资入库或投入使用。6.负责采购文件和资料的整理、归档与保管，建立健全采购档案管理制度，确保采购信息的完整性和可追溯性。（二）需求部门职责1.根据公司生产经营计划，结合实际需求，及时、准确地向采购部门提交采购申请，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.协助采购部门进行供应商选择、采购谈判等工作，提供技术支持和质量标准要求，参与采购物资的验收工作，对验收结果负责。3.跟踪采购物资的使用情况，及时反馈使用过程中出现的问题，配合采购部门处理因质量问题等引起的退换货、索赔等事宜。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，对采购资金进行统筹安排，确保采购资金的合理使用和安全。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款方式、结算条款等进行审查，提出财务意见和建议。3.负责采购款项的支付审核与结算工作，严格按照合同约定和财务制度办理付款手续，确保采购资金支付的准确性和合规性。4.定期对采购成本进行核算与分析，为公司采购决策提供财务数据支持，协助采购部门控制采购成本。（四）质量管理部门职责1.制定采购物资的质量标准和验收规范，为采购部门提供质量方面的专业指导。2.参与供应商的质量评估工作，对供应商的质量管理体系进行审核，确保供应商具备稳定的质量控制能力。3.负责采购物资的质量检验工作，对采购物资进行抽检或全检，出具质量检验报告，判定物资是否合格，对不合格物资提出处理意见。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司生产经营计划、库存状况等因素，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计交货时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后提交至采购部门。对于金额较大或重要物资的采购申请，需经公司分管领导审批。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，结合公司库存情况、采购周期、市场供应状况等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间、采购预算等内容。2.将采购计划提交至采购部门负责人审核，审核通过后报公司分管领导审批。对于重大采购项目，需经公司总经理办公会审议通过。（三）供应商选择与评估1.根据采购计划，采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.对潜在供应商进行初步筛选，建立供应商候选名单。采购部门组织相关人员（如需求部门、质量管理部门等）对候选供应商进行实地考察或问卷调查，评估供应商的综合实力和信誉状况。3.根据考察评估结果，采购部门对供应商进行打分排序，选择得分较高的供应商作为合作对象，建立合格供应商名录。对于新入选的供应商，应签订《供应商合作协议》，明确双方的权利义务和合作条款。（四）采购谈判1.采购部门与选定的供应商就采购物资的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握供应商的成本结构和利润空间，争取有利的采购条件。2.谈判达成一致后，双方签订采购合同。采购合同应明确采购物资的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式及违约责任等条款，确保合同内容合法、合规、明确、具体。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量管理部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，制作《采购订单》，明确采购物资的具体信息、交货时间、交货地点等内容，并发送给供应商。采购订单应经采购部门负责人审核签字后生效。2.供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并按照订单要求组织生产或备货。采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。（六）物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量管理部门做好验收准备工作。2.物资到货后，采购部门协同需求部门、质量管理部门等相关人员按照采购合同和质量标准对物资的数量、质量、规格等进行验收。验收合格的物资办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至问题解决。3.验收过程中，应填写《物资验收单》，详细记录验收情况，验收人员签字确认。对于验收不合格的物资，应在验收单上注明不合格原因及处理意见。（七）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，如采购合同、验收单、发票等，提交给财务部门进行付款申请。2.财务部门对采购付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收单的真实性、发票的合规性等。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。3.对于预付款项，财务部门应严格按照合同约定和公司资金管理制度进行审批和支付，确保预付款的安全和合理使用。对于货到付款或分期付款的采购业务，财务部门应在收到相关凭证并审核无误后及时付款。四、采购考核制度（一）考核目的为加强对采购人员的管理和监督，提高采购工作质量和效率，确保采购目标的实现，特制定本考核制度。通过科学合理的考核机制，激励采购人员积极履行职责，不断提升采购业务水平，降低采购成本，为公司创造更大的经济效益。（二）考核原则1.公平公正原则：考核过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保考核结果真实、客观、准确，不受人为因素干扰。2.全面性原则：考核内容应涵盖采购工作的各个方面，包括采购计划执行情况、供应商管理、采购成本控制、采购质量保障、合同管理等，全面评价采购人员的工作绩效。3.定量与定性相结合原则：考核指标应既有定量指标，如采购成本降低率、采购及时率等，又有定性指标，如供应商满意度、合同执行情况等，使考核结果更加科学合理。4.激励与约束并重原则：考核结果应与采购人员的薪酬、晋升、奖励等挂钩，充分发挥考核的激励作用，同时对考核不达标或违反采购制度的行为进行相应的约束和处罚。（三）考核主体采购人员考核工作由采购部门负责人牵头组织，会同需求部门、财务部门、质量管理部门等相关部门共同参与。采购部门负责人负责对采购人员的日常工作表现进行考核评价；需求部门、财务部门、质量管理部门等根据各自职责范围，对采购人员在采购业务相关环节的工作情况进行评价打分。（四）考核内容及指标1.采购计划执行情况（30分）采购及时率（15分）：考核采购人员是否按照采购计划按时完成采购任务。采购及时率=按时完成采购任务的次数/采购任务总次数×100%。每出现一次未按时完成采购任务的情况，扣3分。采购准确率（15分）：考核采购物资的规格、型号、数量等是否与采购计划一致。采购准确率=采购物资与计划相符的数量/采购物资总数量×100%。每出现一次采购物资与计划不符的情况，扣3分。2.供应商管理（25分）供应商开发与维护（10分）：考核采购人员是否积极开发新供应商，拓展供应渠道，以及对现有供应商的维护管理情况。根据供应商数量的增加、优质供应商的引入以及供应商满意度调查结果等进行评分。供应商考核（10分）：考核采购人员是否定期对供应商进行考核评估，考核结果是否真实准确，并根据考核结果采取相应的管理措施。根据供应商考核报告的质量、考核结果的应用情况等进行评分。供应商投诉处理（5分）：考核采购人员对供应商投诉的处理能力和效率。每出现一次供应商投诉未及时处理或处理不当的情况，扣1分。3.采购成本控制（25分）采购成本降低率（15分）：考核采购人员在采购过程中是否有效控制采购成本，实现采购成本的降低。采购成本降低率=（上期采购成本本期采购成本）/上期采购成本×100%。根据采购成本降低的实际情况进行评分，每降低1%得3分。采购价格合理性（10分）：考核采购人员所采购物资的价格是否合理，是否优于市场平均水平。通过与市场价格比较、同行业采购价格对比等方式进行评分。4.采购质量保障（15分）验收合格率（10分）：考核采购物资的验收合格情况。验收合格率=验收合格的物资数量/采购物资总数量×100%。每出现一次验收不合格的情况，扣2分。质量问题处理（5分）：考核采购人员对采购物资质量问题的处理能力和效果。根据质量问题的解决速度、解决措施的有效性等进行评分。5.合同管理（5分）合同签订及时率（2分）：考核采购人员是否按照采购谈判结果及时签订采购合同。合同签订及时率=按时签订采购合同的次数/应签订采购合同的次数×100%。每出现一次未按时签订采购合同的情况，扣0.5分。合同执行情况（2分）：考核采购人员对采购合同的执行跟踪情况，是否确保合同顺利履行。根据合同执行过程中出现的问题及处理情况进行评分。合同归档管理（1分）：考核采购人员对采购合同的归档整理情况，是否及时、完整、准确地归档合同文件。根据合同归档的规范性进行评分。（五）考核周期采购人员考核周期为每季度一次，考核工作应在每季度末完成。考核结果应及时反馈给采购人员，并作为采购人员薪酬调整、晋升、奖励等的依据。（六）考核结果应用1.薪酬调整：根据考核得分，对采购人员的薪酬进行相应调整。考核得分在90分及以上的，给予绩效奖金上浮20%；考核得分在8089分之间的，给予绩效奖金上浮10%；考核得分在6079分之间的，绩效奖金不予调整；考核得分在60分以下的，给予绩效奖金下浮20%，并进行诫勉谈话。2.晋升与奖励：连续两个季度考核得分在90分及以上的采购人员，在职位晋升、评优评先等方面给予优先考虑；对在采购工作中表现突出、为公司做出重大贡献的采购人员，给予专项奖励，如奖金、荣誉证书等。3.培训与发展：对于考核得分较低的采购人员，采购部门应根据考核结果分析其存在的问题和不足，制定针对性的培训计划和发展建议，帮助其提升业务能力和工作绩效。4.岗位调整：对于连续三