编制公司支付报销制度

编制公司支付报销制度一、总则

公司支付报销制度旨在规范公司财务报销流程，明确报销范围、标准、程序及相关责任，确保公司资金使用效益，防范财务风险。本制度适用于公司全体员工，包括但不限于部门经理、普通职员及临时聘用人员。制度依据国家相关法律法规及公司财务管理制度制定，所有报销活动必须遵循本制度规定，不得违反。公司财务部门负责本制度的解释、监督及执行，并对报销流程进行指导与审核。

报销范围涵盖员工因公产生的合理费用，包括差旅费、办公用品采购费、业务招待费、维修费及其他经公司批准的支出。员工必须提供真实、完整的报销凭证，确保费用符合公司政策及预算要求。所有报销申请需经过部门主管及财务部门审核，最终由公司领导审批后执行。

公司鼓励员工节约费用，合理规划支出，避免不必要的报销行为。对于虚假报销、重复报销或超出标准的费用，公司将不予批准，并视情节严重程度给予相应处理。财务部门定期对报销数据进行统计分析，为公司成本控制及预算管理提供数据支持。

二、报销范围与标准

（一）差旅费报销

差旅费包括员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助及市内交通费。交通费报销应提供正规票据，包括机票、火车票、汽车票等，不得以现金形式报销。住宿费报销需符合公司规定的标准，超出部分需经部门主管批准。伙食补助按实际出差天数计算，每日标准由公司财务部门根据地区差异制定。市内交通费报销需提供当日有效票据，单次支出不超过50元。

（二）办公用品采购费报销

办公用品采购费报销限于公司日常运营所需的文具、办公设备及耗材。员工需提交采购申请，经部门主管及财务部门审核后报公司领导批准。报销凭证需包括采购合同、发票及物品清单，确保采购流程合规。对于大额采购，公司优先采用集中采购模式，以降低成本。

（三）业务招待费报销

业务招待费报销限于公司业务拓展及客户维护产生的合理支出。员工需提供招待对象、招待内容及金额说明，经部门主管审核后报财务部门复核。单次招待费超过1000元的，需经公司领导批准。所有招待费报销需提供正规发票，不得以白条或私人账户报销。

（四）维修费及其他费用报销

维修费报销限于公司固定资产的维修及保养支出。员工需提供维修合同、发票及维修说明，经部门主管及财务部门审核后报公司领导批准。其他费用报销需符合公司政策，并提供相关证明材料。

三、报销程序与流程

（一）报销申请

员工需在费用发生后及时提交报销申请，填写《费用报销单》，注明费用性质、金额、发生时间及用途。部门主管需对报销申请进行初步审核，确认费用合理性及合规性。

（二）财务审核

财务部门收到报销申请后，需对报销凭证进行逐一核查，确保票据真实、完整，并符合公司报销标准。对于不符合规定的报销，财务部门有权要求员工补充材料或退回费用。

（三）领导审批

财务部门审核通过后，报销申请将报公司领导审批。领导需根据公司政策及预算情况，决定是否批准报销。对于大额报销或特殊费用，公司领导可要求员工提供额外说明。

（四）款项支付

审批通过的报销申请，财务部门需在3个工作日内完成款项支付。支付方式包括现金、银行转账或其他公司规定的支付方式。员工需在收到款项后及时签字确认。

四、报销凭证与附件管理

（一）报销凭证要求

所有报销凭证需为正规发票或收据，不得使用伪造、变造或过期票据。票据需清晰可辨，内容完整，包括日期、金额、税号、购买方名称及付款方式等。电子票据需提供扫描件或照片，并确保票据真实有效。

（二）附件管理

员工需将报销凭证与《费用报销单》一并提交，财务部门对附件进行归档管理。附件需按费用类型分类整理，并标注报销人、部门及审批流程。公司定期对报销附件进行抽查，以验证报销真实性。

五、违规处理与责任追究

（一）违规行为认定

员工存在以下行为的，视为违规报销：提供虚假票据、重复报销、超出报销标准、未按规定流程报销等。财务部门有权对违规报销进行追回，并视情节严重程度给予相应处理。

（二）责任追究

对于违规报销行为，公司将对责任人员进行警告、罚款或解除劳动合同。财务部门需建立违规台账，记录违规行为及处理结果，并定期向公司领导汇报。公司鼓励员工举报违规行为，对举报属实者给予奖励。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由公司财务部门负责解释。公司可根据实际情况对本制度进行修订，修订后的制度将另行发布。员工需认真学习本制度，确保报销行为合规合法。

二、报销范围与标准

（一）差旅费报销

差旅费是员工因公出差时产生的各项费用，主要包括交通费、住宿费、伙食补助及市内交通费。公司制定此部分标准，旨在确保员工在执行公务时能够得到合理的经济支持，同时避免不必要的开支。交通费报销需提供正规票据，如机票、火车票、汽车票等，不得以现金形式报销。票据上需清晰显示出行日期、起讫地点、金额等信息，确保与出差行程一致。对于市内交通费，员工需提供当日有效票据，单次支出不得超过50元，超出部分需另行说明原因并经部门主管批准。

住宿费报销需符合公司规定的标准，不同地区有不同的住宿补贴标准，具体金额由公司财务部门根据当地物价水平制定。员工需提供住宿发票，发票上需注明住宿日期、天数、金额及酒店名称。若实际住宿费用超出标准，超出部分需经部门主管审核后报公司领导批准。员工出差期间产生的伙食补助，按实际出差天数计算，每日标准由公司财务部门根据地区差异制定。伙食补助不得以现金形式报销，需提供当日有效票据或公司统一发放的补助凭证。

（二）办公用品采购费报销

办公用品采购费报销限于公司日常运营所需的文具、办公设备及耗材。员工需提交采购申请，详细列明所需物品的名称、数量、单价及用途，经部门主管及财务部门审核后报公司领导批准。报销凭证需包括采购合同、发票及物品清单，确保采购流程合规。对于大额采购，公司优先采用集中采购模式，以降低成本。员工在报销时需提供物品验收单，确保采购物品与申请一致。若采购物品出现质量问题，需提供相关证明材料，并经公司领导批准后方可退货或换货。

（三）业务招待费报销

业务招待费报销限于公司业务拓展及客户维护产生的合理支出。员工需提供招待对象、招待内容及金额说明，经部门主管审核后报财务部门复核。单次招待费超过1000元的，需经公司领导批准。所有招待费报销需提供正规发票，不得以白条或私人账户报销。公司鼓励员工在招待时注重效果，避免铺张浪费。财务部门在审核时，会根据招待目的、对象及金额进行综合判断，确保费用合理合规。

（四）维修费及其他费用报销

维修费报销限于公司固定资产的维修及保养支出。员工需提供维修合同、发票及维修说明，经部门主管及财务部门审核后报公司领导批准。维修费用报销需符合公司资产管理制度，确保维修必要性。其他费用报销需符合公司政策，并提供相关证明材料。例如，员工因公产生的电话费、网络费等，需提供相关账单及用途说明，经部门主管审核后报财务部门复核。公司鼓励员工节约费用，合理规划支出，避免不必要的报销行为。

三、报销程序与流程

（一）报销申请

员工需在费用发生后及时提交报销申请，填写《费用报销单》，注明费用性质、金额、发生时间及用途。部门主管需对报销申请进行初步审核，确认费用合理性及合规性。员工需在报销单上签字，并附上所有相关票据。部门主管在审核时，会根据公司政策及预算情况，决定是否批准报销。若费用合理且符合公司政策，部门主管会签字批准，并转交财务部门。若费用不合理或不符合公司政策，部门主管会要求员工补充材料或退回费用。

（二）财务审核

财务部门收到报销申请后，需对报销凭证进行逐一核查，确保票据真实、完整，并符合公司报销标准。财务人员会检查票据的合法性、合规性及完整性，确保票据与报销单内容一致。对于不符合规定的报销，财务部门有权要求员工补充材料或退回费用。例如，票据缺失、内容模糊或与报销单不符的，财务部门会要求员工补充完善。财务部门还会根据公司政策及预算情况，对报销申请进行复核，确保费用合理合规。

（三）领导审批

财务部门审核通过后，报销申请将报公司领导审批。领导需根据公司政策及预算情况，决定是否批准报销。对于大额报销或特殊费用，公司领导可要求员工提供额外说明。例如，单次报销金额超过1万元的，需经公司领导审批。领导在审批时，会根据费用性质、用途及金额，决定是否批准报销。若费用合理且符合公司政策，领导会签字批准；若费用不合理或不符合公司政策，领导会要求员工退回费用或调整报销内容。

（四）款项支付

审批通过的报销申请，财务部门需在3个工作日内完成款项支付。支付方式包括现金、银行转账或其他公司规定的支付方式。员工需在收到款项后及时签字确认。财务部门会根据审批结果，安排款项支付。若支付方式为银行转账，财务部门会通知员工提供银行账户信息。若支付方式为现金，财务部门会安排专人支付，并要求员工签字确认。款项支付后，财务部门会更新公司财务记录，并归档相关材料。

四、报销凭证与附件管理

（一）报销凭证要求

所有报销凭证需为正规发票或收据，不得使用伪造、变造或过期票据。票据需清晰可辨，内容完整，包括日期、金额、税号、购买方名称及付款方式等。电子票据需提供扫描件或照片，并确保票据真实有效。公司财务部门会对票据进行严格审核，确保票据合法性、合规性及完整性。若票据存在问题，财务部门会要求员工补充材料或退回费用。

（二）附件管理

员工需将报销凭证与《费用报销单》一并提交，财务部门对附件进行归档管理。附件需按费用类型分类整理，并标注报销人、部门及审批流程。公司定期对报销附件进行抽查，以验证报销真实性。财务部门会建立报销附件台账，记录报销人、部门、费用类型、附件内容等信息。若发现附件缺失或伪造，财务部门会严肃处理，并追究相关人员责任。

五、违规处理与责任追究

（一）违规行为认定

员工存在以下行为的，视为违规报销：提供虚假票据、重复报销、超出报销标准、未按规定流程报销等。财务部门有权对违规报销进行追回，并视情节严重程度给予相应处理。公司会建立违规台账，记录违规行为及处理结果，并定期向公司领导汇报。财务部门会根据违规情节，采取相应措施，如警告、罚款或解除劳动合同。

（二）责任追究

对于违规报销行为，公司将对责任人员进行警告、罚款或解除劳动合同。财务部门需建立违规台账，记录违规行为及处理结果，并定期向公司领导汇报。公司鼓励员工举报违规行为，对举报属实者给予奖励。若发现员工存在违规报销行为，公司会严肃处理，并追究相关人员责任。例如，若员工提供虚假票据，公司会要求退回费用，并给予警告或罚款；若情节严重，公司会解除劳动合同。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由公司财务部门负责解释。公司可根据实际情况对本制度进行修订，修订后的制度将另行发布。员工需认真学习本制度，确保报销行为合规合法。公司财务部门会定期组织培训，帮助员工了解报销流程及标准。员工在报销时需如实提供相关材料，确保报销合理合规。公司鼓励员工节约费用，合理规划支出，避免不必要的报销行为。

三、报销程序与流程

（一）报销申请

员工在发生费用后，需按照公司规定及时提交报销申请。报销申请应填写在《费用报销单》上，该单据需包含详细的费用信息，如费用发生的具体日期、费用金额、费用发生的具体事由或用途等。员工在填写时需确保信息的准确性，任何涂改或模糊不清的内容都可能导致报销延迟或被驳回。填写完毕后，员工需在《费用报销单》上签字确认，以示对报销内容的认可。随后，员工需将所有与该笔费用相关的票据，如发票、收据等，按照费用类型整理好，与《费用报销单》一同提交给部门主管。部门主管在收到报销申请及相关材料后，会进行初步审核，检查费用是否合理、是否符合公司政策、票据是否齐全等。若部门主管认为报销申请合理且材料齐全，会签字批准，并将申请转交给财务部门；若部门主管认为存在问题，会要求员工进行说明或补充材料，直至符合要求。

（二）财务审核

财务部门在收到部门主管转交的报销申请后，会安排专人进行详细审核。审核人员首先会核对《费用报销单》上的信息与提交的票据是否一致，确保没有错报或漏报。接着，审核人员会根据公司制定的报销范围与标准，对每一笔费用进行逐一核查。例如，对于差旅费中的住宿费，会检查发票上的金额是否在规定的标准范围内；对于办公用品采购费，会检查采购的物品是否符合公司需求，发票是否合规等。审核过程中，若发现任何问题，如票据不合规、费用超出标准、申请信息与票据不符等，审核人员会及时与员工沟通，要求其进行解释或补充材料。员工需根据审核人员的意见进行调整，直至报销申请符合所有要求。审核通过后，审核人员会在《费用报销单》上签字，并移交至下一环节。

（三）领导审批

报销申请在经过财务部门审核通过后，还需报公司领导进行最终审批。这一环节主要是为了确保大额或特殊费用的合理性，以及是否符合公司的整体政策。通常情况下，单次报销金额超过一定标准（如1万元）的，或属于特殊性质的费用（如大额业务招待费），都需要经过领导审批。领导在审批时，会根据费用发生的具体情况、用途以及金额，判断该笔费用是否合理、是否符合公司政策。领导可能会要求员工提供更详细的说明，或与相关部门进行沟通。若领导认为费用合理且符合公司政策，会签字批准；若领导认为存在问题，会要求员工进行调整或退回费用。领导审批通过后，报销申请才算完成审批流程，可以进入下一步的款项支付环节。

（四）款项支付

报销申请在经过部门主管、财务部门及公司领导审批通过后，财务部门会安排进行款项支付。支付方式通常根据公司的财务规定以及员工的报销申请来确定，常见的支付方式有现金支付和银行转账。若金额较小，且公司政策允许，也可以采用现金支付；但大部分情况下，为了避免现金流转带来的不便和风险，公司更倾向于采用银行转账的方式。财务部门会根据审批结果，准备好支付所需的款项，并通过银行转账的方式将款项支付到员工指定的银行账户，或直接发放现金并要求员工签字确认。员工在收到款项后，需在《费用报销单》上签字确认，以示收到款项。财务部门在支付完成后，会更新公司的财务记录，并将所有报销相关的单据进行归档保存，以备后续查阅。

四、报销凭证与附件管理

（一）报销凭证要求

报销凭证是证明费用真实性和合规性的重要依据，公司对报销凭证有着严格的要求，以确保每一笔报销都符合规定且真实有效。首先，所有报销凭证必须要是正规发票或收据，这意味着员工在发生费用时，应当索取具有税务监制章、统一社会信用代码的发票或由合法经营主体出具的收据。严禁使用白条、非经营性票据或任何无法证明其真实性的凭证进行报销。正规发票或收据上需要清晰、完整地显示各项关键信息，包括但不限于费用发生的日期、具体的支出项目、发生金额、购买方名称（即公司全称）、纳税人识别号、开票人及收款人信息等。这些信息必须准确无误，并与《费用报销单》上填写的内容相一致，任何一项信息的缺失或错误都可能导致报销被驳回。对于电子票据，如增值税电子普通发票，公司同样接受其作为报销凭证，但要求员工提供清晰的扫描件或照片，确保票据的完整性、可读性，并能够通过官方渠道验证其真实性。

其次，报销凭证的合规性也是审查的重点。员工需要确保所提供的票据是在公司政策允许的范围内发生的，例如，差旅费中的住宿费应选择符合公司标准的酒店并索取正规发票，交通费应使用出租车票、公共交通票或符合规定的飞机票、火车票等。对于业务招待费，虽然允许一定程度的社交性支出，但也需提供清晰反映招待对象、招待事由的发票，且金额不得超过公司规定的标准，严禁使用私人账户或非正规票据进行报销。此外，对于一些特殊情况，如大额采购或非标准费用，可能还需要额外的审批文件或说明作为辅助凭证，以确保费用的合理性和必要性。财务部门在审核时会严格把关，对任何不符合规定的凭证都予以拒绝，并要求员工补充或更换合规的票据。

最后，报销凭证的真实性是公司管理的重要一环。为了防止员工虚开发票或伪造票据进行报销，公司财务部门会采取一定的措施进行核实。例如，对于金额较大或频繁发生的同类费用，财务部门可能会抽查部分票据，通过发票查验平台验证其真伪，或与供应商进行沟通确认交易的真实性。若发现员工存在提供虚假票据的行为，公司将根据情节的严重程度给予警告、罚款、追回款项，甚至解除劳动合同等处理，并记入员工档案，影响其未来的报销资格。因此，员工在报销时必须保证所提供凭证的真实性，不得有任何弄虚作假的行为。

（二）附件管理

报销附件是支撑报销申请的重要材料，包括但不限于《费用报销单》、正规发票或收据、以及根据费用性质可能需要的其他证明文件，如出差行程单、会议通知、招待对象名单等。公司对报销附件的管理有着明确的规定，旨在确保所有报销材料齐全、规范，便于财务部门的审核和归档。首先，员工在提交报销申请时，必须按照费用发生的顺序或类型，将所有相关的附件整理好，并与《费用报销单》一并提交给部门主管。附件的整理应清晰、有序，便于审核人员查阅。例如，差旅费报销应按照行程日期顺序排列机票、火车票、酒店发票等，办公用品采购费报销应按照采购物品的种类和单价排列发票和验收单。若附件较多，可以按照费用类型进行分类，并在每类附件前进行标注，以便于财务人员快速定位和审核。

其次，财务部门在收到报销申请及附件后，会进行严格的审核，确保所有附件齐全且合规。对于缺少附件的报销申请，财务部门会要求员工补充完整后方可进行下一步审核；对于附件不合规的，如发票模糊不清、内容缺失或与报销单不符，也会要求员工进行更正或更换。审核通过后，财务部门会将所有报销附件进行分类归档，建立电子或纸质台账，记录报销人、部门、费用类型、附件名称、提交日期等信息。归档的目的是为了便于后续的查阅和审计。公司会定期对报销附件进行抽查，以验证报销的真实性和合规性，确保没有遗漏或伪造的情况。同时，财务部门也会根据公司档案管理的要求，对报销附件进行保管，确保其安全、完整，并在规定的保存期限内妥善保管，以备未来可能的需要。

最后，公司鼓励员工在报销时养成良好的附件管理习惯。员工在发生费用时，就应考虑哪些是必要的证明材料，并妥善保管，避免因材料丢失导致报销困难。同时，员工在提交报销申请前，应仔细核对附件的齐全性和合规性，确保没有遗漏或错误。若因员工自身原因导致附件不齐全或不符合要求，财务部门在审核时有权拒绝报销，并要求员工自行承担责任。通过规范附件管理，可以提高报销效率，减少审核时间，同时也体现了公司对财务合规管理的重视。

五、违规处理与责任追究

（一）违规行为认定

在公司日常运营中，员工在执行报销程序时，若未能严格遵守《公司支付报销制度》的相关规定，即构成违规行为。此类行为的具体表现形式多种多样，但核心都在于报销活动偏离了制度设定的轨道，损害了公司利益或扰乱了财务秩序。常见的违规行为包括但不限于提供虚假票据，例如伪造发票、使用与实际支出不符的发票或收据，甚至直接编造费用事实来骗取报销款项。这种行为直接挑战了财务真实性的底线，是公司绝对禁止的。另一种常见的违规是重复报销，即同一笔费用在不同时间或通过不同途径进行了多次报销，套取公司资金。这往往发生在员工对报销规定理解不清或存在侥幸心理的情况下。此外，超出报销标准也是常见的违规情形，比如差旅住宿费超出了公司规定的限额，伙食补助领取天数多于实际出差天数，或者办公用品采购价格远高于市场公允价且无合理解释。这些行为都体现了对制度标准的漠视。还有未按规定流程报销的情况，例如未提交《费用报销单》或附件不齐全就提交报销申请，或者绕过部门主管直接向财务部门或领导申请报销，破坏了既定的审批秩序。此外，对于一些明显不属于公司报销范围的支出，如个人娱乐消费、不当的私人借款等，若员工试图通过报销途径获取公司资金，也属于违规行为。公司财务部门在审核报销申请时，会依据《费用报销制度》的具体条款，对上述违规行为进行识别和判定。对于每一笔报销，财务人员都会仔细核对票据的真实性、合规性，检查费用金额是否在标准范围内，核对报销单与票据信息的一致性，并确认报销流程是否完整。通过这一系列严谨的审核步骤，确保所有不符合规定的报销申请不被通过。

（二）责任追究

对于被认定的违规报销行为，公司秉持严肃处理、教育惩戒相结合的原则，依据违规情节的严重程度和具体后果，对相关责任人进行追究。首先，对于提供虚假票据的违规行为，由于其性质最为恶劣，直接损害了公司的经济利益和声誉，公司将采取最严厉的措施。一旦查实，公司将立即要求员工全额退回所有违法所得，并视情节严重程度给予警告、记过直至解除劳动合同的处分。若涉及金额巨大或屡教不改，公司还将保留追究其法律责任的权利，并向税务、公安机关等相关部门举报。对于重复报销的行为，公司同样会要求员工退还多得的款项，并根据公司内部管理规定，给予相应的纪律处分，如警告或罚款。若重复报销行为给公司造成了损失，责任人还需要承担相应的赔偿责任。对于超出报销标准的行为，公司会根据超出的金额和情节，要求员工退回差额部分，并视情况给予警告或罚款。例如，若因疏忽导致