士官干部档案管理制度

士官干部档案管理制度一、士官干部档案管理制度

士官干部档案管理制度是为了规范士官干部档案的收集、整理、保管、利用和保密工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，而制定的一系列管理规范和操作规程。该制度适用于军队各级单位，涵盖士官干部从入伍到退役全过程的档案管理活动。

士官干部档案是指士官干部在服役期间形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括身份信息、履历信息、培训信息、考核信息、奖惩信息、服役信息等。这些档案是士官干部个人服役生涯的真实反映，也是军队人力资源管理和决策的重要依据。

士官干部档案管理应当遵循统一领导、分级负责、规范管理、安全保密的原则。军队各级单位应当建立健全档案管理机构，明确档案管理职责，配备必要的档案管理人员和设施设备，确保档案管理工作有效开展。

士官干部档案的收集应当全面、及时、准确。士官干部入伍时，应当及时收集其入伍登记表、身份证明、学历证明等基础档案材料。在服役期间，应当定期收集士官干部的培训记录、考核记录、奖惩记录、服役变更记录等动态档案材料。士官干部退役时，应当全面收集其服役总结、退役登记表等总结性档案材料。

士官干部档案的整理应当分类清晰、排列有序、标识规范。档案管理人员应当按照档案管理规定的分类标准，对收集到的档案进行分类整理。同类档案应当按照时间顺序或者编号顺序排列，确保档案的连续性和可读性。档案管理人员应当对档案进行规范化标识，包括档案编号、标题、日期、密级等信息，便于档案的检索和利用。

士官干部档案的保管应当安全可靠、防潮防火、防盗防损。军队各级单位应当设置专门的档案保管场所，配备必要的温湿度控制设备、防火防盗设施和档案保管架具。档案管理人员应当定期对档案保管场所进行检查，确保档案存放环境符合要求。对重要档案和涉密档案，应当采取额外的保管措施，确保档案安全。

士官干部档案的利用应当严格审批、规范操作、登记备案。军队各级单位在利用士官干部档案时，应当根据利用目的和密级要求，履行严格的审批手续。档案管理人员应当按照审批意见，提供相应的档案材料，并进行登记备案。利用档案的单位和个人应当妥善保管利用的档案材料，防止泄密和损毁。

士官干部档案的保密应当责任明确、措施得力、检查到位。军队各级单位应当明确档案保密责任人，建立健全档案保密制度，采取技术和管理措施，确保档案信息安全。档案管理人员应当定期进行保密教育培训，提高保密意识。军队各级单位应当定期对档案保密工作进行检查，及时发现和纠正保密工作中的问题。

士官干部档案的数字化应当统筹规划、分步实施、确保质量。军队各级单位应当根据实际情况，制定档案数字化工作规划，明确数字化目标和任务。档案数字化工作应当分步实施，先进行重要档案和涉密档案的数字化，再进行其他档案的数字化。数字化工作应当确保档案信息的准确性和完整性，避免信息丢失和失真。

士官干部档案的销毁应当严格审批、规范操作、登记备案。军队各级单位在销毁士官干部档案时，应当根据档案密级和保存期限，履行严格的审批手续。档案管理人员应当按照审批意见，对档案进行销毁，并进行登记备案。销毁档案时，应当确保档案信息无法恢复，防止泄密和损毁。

士官干部档案的交接应当手续完备、核对准确、责任明确。军队各级单位在发生档案交接时，应当制定交接计划，明确交接时间和要求。档案交接时，应当进行档案清点和核对，确保档案的完整性和准确性。交接双方应当签署交接清单，明确交接责任，确保档案交接工作顺利完成。

士官干部档案的监督应当定期开展、问题导向、整改到位。军队各级单位应当定期对士官干部档案管理工作进行监督，发现问题及时整改。监督工作应当重点关注档案的完整性、准确性和安全性，对发现的档案缺失、信息错误、保管不善等问题，应当及时采取措施进行整改，确保档案管理工作的规范性和有效性。

二、士官干部档案管理职责与权限

士官干部档案管理是一项系统性、专业性较强的工作，涉及士官干部个人成长发展的多个方面，其管理工作的质量直接关系到士官干部的评价、选拔和使用，也关系到军队人力资源管理的科学化水平。因此，明确各级单位的职责与权限，是做好士官干部档案管理工作的基础和保障。

士官干部档案管理工作的主要职责包括档案的收集、整理、保管、利用和保密等方面。各级单位应当根据档案管理工作的需要，明确档案管理机构和人员的职责，确保档案管理工作有序开展。

部队级单位是士官干部档案管理的领导机构，负责制定士官干部档案管理制度，指导基层单位开展档案管理工作，监督档案管理工作的执行情况。部队级单位还负责组织档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质。同时，部队级单位应当建立档案管理委员会，负责协调解决档案管理工作中重大问题。

旅团级单位是士官干部档案管理的具体实施机构，负责收集、整理、保管和利用士官干部档案。旅团级单位应当建立健全档案管理机构，配备专职或者兼职的档案管理人员，负责日常的档案管理工作。旅团级单位还应当定期对士官干部档案进行检查，发现问题及时整改。

营级单位是士官干部档案管理的基层实施机构，负责收集、整理和保管士官干部档案。营级单位应当指定专人负责档案管理工作，并接受旅团级单位的指导。营级单位还应当及时将士官干部档案材料移交旅团级单位，确保档案材料的完整性和及时性。

士官干部档案管理人员的职责主要包括档案的收集、整理、保管、利用和保密等方面。档案管理人员应当认真履行职责，确保档案管理工作的规范性和有效性。

档案管理人员应当及时收集士官干部档案材料，确保档案材料的全面性和及时性。档案管理人员应当对收集到的档案材料进行整理，按照分类标准进行分类，确保档案的有序性。档案管理人员应当对档案进行保管，确保档案的安全和完整。档案管理人员应当根据利用单位或者个人的需要，提供相应的档案材料，并进行登记备案。档案管理人员还应当对档案进行保密，确保档案信息安全。

士官干部档案管理人员的权限主要包括档案的收集、整理、保管、利用和保密等方面。档案管理人员有权要求士官干部或者相关单位提供档案材料，有权对档案材料进行审核，有权拒绝不符合规定的档案利用申请。

士官干部本人有权查阅自己的档案，了解自己的服役情况。士官干部本人有权要求更正自己档案中的错误信息。士官干部本人有权要求复制自己的档案材料，用于个人用途。

士官干部所在单位有权查阅士官干部的档案，了解士官干部的服役情况，为士官干部的考核、选拔和使用提供依据。士官干部所在单位有权要求士官干部提供档案材料，用于单位的工作需要。

人事部门有权查阅士官干部的档案，为士官干部的考核、选拔和使用提供依据。人事部门有权要求士官干部所在单位提供档案材料，用于人事管理需要。

军事部门有权查阅士官干部的档案，为士官干部的军事训练和作战任务提供依据。军事部门有权要求士官干部所在单位提供档案材料，用于军事训练和作战任务需要。

法纪部门有权查阅士官干部的档案，为士官干部的违法违纪案件调查提供依据。法纪部门有权要求士官干部所在单位提供档案材料，用于违法违纪案件调查需要。

各级单位在履行职责和行使权限时，应当相互配合，形成合力。部队级单位应当加强对基层单位的指导，帮助基层单位解决档案管理工作中遇到的困难。旅团级单位应当加强对营级单位的指导，帮助营级单位提高档案管理水平。营级单位应当及时向旅团级单位报告档案管理工作情况，接受旅团级单位的监督和指导。

各级单位在履行职责和行使权限时，应当严格遵守档案管理制度的有关规定，确保档案管理工作的规范性和有效性。任何单位和个人不得擅自修改、损毁或者泄露士官干部档案信息。对违反档案管理制度的单位和个人，应当依法依规追究责任。

各级单位应当建立健全档案管理责任追究制度，对违反档案管理制度的单位和个人，应当依法依规追究责任。责任追究应当坚持公平公正、实事求是的原则，确保责任追究的严肃性和有效性。

各级单位应当加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务素质。培训内容应当包括档案管理制度的有关规定、档案管理的基本知识、档案管理的操作技能等。培训方式应当多样化，包括集中授课、现场教学、案例分析等。

各级单位应当建立健全档案管理考核制度，定期对档案管理工作进行考核。考核内容应当包括档案管理制度的执行情况、档案管理工作的质量等。考核结果应当作为评价单位工作的重要依据。

各级单位应当加强对档案管理工作的监督，及时发现和纠正档案管理工作中存在的问题。监督方式应当多样化，包括定期检查、专项检查、随机抽查等。监督结果应当及时反馈，并督促相关单位进行整改。

通过明确各级单位的职责与权限，可以确保士官干部档案管理工作有序开展，提高档案管理工作的质量和效率，为军队人力资源管理的科学化水平提供有力保障。

三、士官干部档案管理流程与规范

士官干部档案管理流程是指士官干部档案从形成到归档、再到利用和销毁的全过程管理活动。规范的管理流程是确保档案质量、实现档案价值、保障档案安全的重要基础。建立科学、规范、高效的档案管理流程，是士官干部档案管理工作的核心任务。

士官干部档案的形成是档案管理流程的起点。士官干部档案的形成过程贯穿于士官干部的整个服役生涯，涉及士官干部个人、所在单位和相关职能部门等多个主体。档案的形成应当真实、准确、完整，反映士官干部的真实服役情况。

士官干部档案的形成应当遵循以下原则：一是真实性原则，档案材料应当真实反映士官干部的服役情况，不得伪造、篡改或者隐瞒；二是准确性原则，档案材料的内容应当准确无误，不得出现错误或者遗漏；三是完整性原则，档案材料应当完整反映士官干部的服役情况，不得随意删减或者缺失；四是及时性原则，档案材料应当在形成后及时收集和整理，不得拖延或者积压。

士官干部档案的收集是档案管理流程的重要环节。士官干部档案的收集应当全面、及时、准确，确保档案材料的完整性。收集工作应当由士官干部本人、所在单位和相关职能部门共同参与，确保档案材料的来源可靠、内容真实。

士官干部档案的收集应当包括以下内容：一是基础档案材料，包括士官干部的入伍登记表、身份证明、学历证明等；二是动态档案材料，包括士官干部的培训记录、考核记录、奖惩记录、服役变更记录等；三是总结性档案材料，包括士官干部的服役总结、退役登记表等。

士官干部档案的整理是档案管理流程的关键环节。士官干部档案的整理应当分类清晰、排列有序、标识规范，确保档案的有序性和可读性。整理工作应当由档案管理人员负责，按照档案管理规定的分类标准进行分类，按照时间顺序或者编号顺序排列，并进行规范化标识。

士官干部档案的整理应当遵循以下原则：一是分类原则，按照档案材料的性质和内容进行分类；二是排序原则，按照档案材料的时间顺序或者编号顺序进行排列；三是标识原则，对档案进行规范化标识，包括档案编号、标题、日期、密级等信息。

士官干部档案的保管是档案管理流程的重要环节。士官干部档案的保管应当安全可靠、防潮防火、防盗防损，确保档案的安全和完整。保管工作应当由档案管理人员负责，设置专门的档案保管场所，配备必要的温湿度控制设备、防火防盗设施和档案保管架具。

士官干部档案的保管应当遵循以下原则：一是安全原则，确保档案存放环境符合要求，防止档案丢失、损毁或者泄密；二是防潮原则，控制档案存放场所的湿度，防止档案受潮发霉；三是防火原则，配备必要的防火设施，防止档案失火；四是防盗原则，采取防盗措施，防止档案被盗。

士官干部档案的利用是档案管理流程的重要环节。士官干部档案的利用应当严格审批、规范操作、登记备案，确保档案的合理利用和安全。利用工作应当由档案管理人员负责，根据利用目的和密级要求，履行严格的审批手续，并提供相应的档案材料，并进行登记备案。

士官干部档案的利用应当遵循以下原则：一是审批原则，根据利用目的和密级要求，履行严格的审批手续；二是规范原则，按照档案管理规定的程序进行操作；三是登记原则，对档案的利用情况进行登记备案；四是安全原则，确保档案信息安全，防止泄密和损毁。

士官干部档案的保密是档案管理流程的重要环节。士官干部档案的保密应当责任明确、措施得力、检查到位，确保档案信息安全。保密工作应当由档案管理人员负责，建立健全档案保密制度，采取技术和管理措施，确保档案信息安全。

士官干部档案的保密应当遵循以下原则：一是责任原则，明确档案保密责任人；二是措施原则，采取技术和管理措施，确保档案信息安全；三是检查原则，定期对档案保密工作进行检查，及时发现和纠正保密工作中的问题。

士官干部档案的数字化是档案管理流程的重要环节。士官干部档案的数字化应当统筹规划、分步实施、确保质量，提高档案利用效率。数字化工作应当由档案管理人员负责，按照档案数字化工作规划，分步实施，确保档案信息的准确性和完整性。

士官干部档案的数字化应当遵循以下原则：一是规划原则，制定档案数字化工作规划，明确数字化目标和任务；二是分步原则，先进行重要档案和涉密档案的数字化，再进行其他档案的数字化；三是质量原则，确保档案信息的准确性和完整性，避免信息丢失和失真。

士官干部档案的销毁是档案管理流程的重要环节。士官干部档案的销毁应当严格审批、规范操作、登记备案，确保档案信息安全。销毁工作应当由档案管理人员负责，根据档案密级和保存期限，履行严格的审批手续，并对档案进行销毁，并进行登记备案。

士官干部档案的销毁应当遵循以下原则：一是审批原则，根据档案密级和保存期限，履行严格的审批手续；二是规范原则，按照档案管理规定的程序进行操作；三是登记原则，对档案的销毁情况进行登记备案；四是安全原则，确保档案信息安全，防止泄密和损毁。

士官干部档案的交接是档案管理流程的重要环节。士官干部档案的交接应当手续完备、核对准确、责任明确，确保档案的完整性和安全性。交接工作应当由档案管理人员负责，制定交接计划，明确交接时间和要求，并进行档案清点和核对，确保档案的完整性和准确性。

士官干部档案的交接应当遵循以下原则：一是手续原则，制定交接计划，明确交接时间和要求；二是核对原则，对档案进行清点和核对，确保档案的完整性和准确性；三是责任原则，明确交接责任，确保档案交接工作顺利完成。

通过规范士官干部档案管理流程，可以确保档案管理工作的有序性和有效性，提高档案管理工作的质量和效率，为军队人力资源管理的科学化水平提供有力保障。

四、士官干部档案的收集与整理规范

士官干部档案的收集与整理是档案管理工作的基础环节，直接关系到档案的质量和利用价值。规范的收集与整理工作，能够确保档案材料的完整性、准确性和系统性，为后续的保管、利用和保密等工作奠定坚实基础。因此，必须严格按照相关规定和标准，认真做好士官干部档案的收集与整理工作。

档案收集工作是档案管理流程的起点，其目的是将分散在各个单位、个人手中的档案材料，系统地汇集到档案管理部门，形成完整的档案体系。士官干部档案的收集应当遵循全面性、及时性、准确性的原则，确保收集到的档案材料能够真实反映士官干部的服役生涯。

全面性原则要求档案收集工作应当覆盖士官干部服役期间的所有重要活动，包括训练、演习、任务执行、奖惩、变动等各个方面。及时性原则要求档案收集工作应当与士官干部的服役活动同步进行，及时收集相关档案材料，避免档案材料的积压和丢失。准确性原则要求档案收集工作应当确保收集到的档案材料真实可靠，内容准确无误。

士官干部档案的收集范围包括基础档案材料、动态档案材料和总结性档案材料。基础档案材料主要包括士官干部的入伍登记表、身份证明、学历证明、家庭情况证明等，这些材料是士官干部身份和基本情况的重要依据。动态档案材料主要包括士官干部的培训记录、考核记录、奖惩记录、服役变更记录等，这些材料反映了士官干部的服役经历和表现。总结性档案材料主要包括士官干部的服役总结、退役登记表等，这些材料是对士官干部服役生涯的总体评价和总结。

档案收集工作应当由士官干部本人、所在单位及相关职能部门共同参与。士官干部本人应当积极配合档案收集工作，如实提供个人档案材料。所在单位应当负责收集士官干部在单位期间形成的档案材料，并及时移交档案管理部门。相关职能部门应当根据职责分工，负责收集与士官干部相关的专业档案材料，并及时移交档案管理部门。

档案整理工作是档案管理流程的重要环节，其目的是将收集到的档案材料进行分类、排序、标识，使其系统化、规范化，便于保管和利用。士官干部档案的整理应当遵循分类清晰、排列有序、标识规范的原则，确保档案的有序性和可读性。

分类清晰原则要求档案整理工作应当按照档案材料的性质和内容进行分类，同类档案应当归入同一类别，不同类别的档案应当分别管理。排列有序原则要求同类档案应当按照时间顺序或者编号顺序进行排列，确保档案的连续性和可读性。标识规范原则要求档案整理工作应当对档案进行规范化标识，包括档案编号、标题、日期、密级等信息，便于档案的检索和利用。

士官干部档案的整理流程包括分类、排序、标识、装订等步骤。分类工作应当按照档案管理规定的分类标准，对收集到的档案材料进行分类。排序工作应当按照时间顺序或者编号顺序，对同类档案进行排列。标识工作应当对档案进行规范化标识，包括档案编号、标题、日期、密级等信息。装订工作应当将整理好的档案材料进行装订，确保档案的完整性和安全性。

档案整理工作应当由档案管理人员负责，按照档案管理规定的程序进行操作。档案管理人员应当认真审核档案材料，确保档案材料的真实性和准确性。档案管理人员应当按照分类标准对档案进行分类，按照排序规则对档案进行排列，按照标识规范对档案进行标识，按照装订要求对档案进行装订。

档案整理工作应当注重档案材料的保护和修复。对破损的档案材料应当进行修复，对字迹模糊的档案材料应当进行字迹增强处理，对褪色的档案材料应当进行颜色还原处理。档案管理人员应当采取必要的措施，保护档案材料不受损坏，确保档案材料的长期保存。

档案整理工作应当注重档案的数字化。随着信息技术的发展，档案数字化已经成为档案管理的重要趋势。档案管理人员应当将整理好的档案材料进行数字化，建立电子档案数据库，便于档案的检索和利用。档案数字化工作应当确保档案信息的准确性和完整性，避免信息丢失和失真。

档案整理工作应当注重档案的保密。士官干部档案中含有大量的个人信息和敏感信息，因此档案整理工作应当注重档案的保密，采取必要的措施，防止档案泄密和损毁。档案管理人员应当严格遵守档案保密制度，对档案进行加密存储，对档案的利用进行严格控制，确保档案信息安全。

通过规范的士官干部档案收集与整理工作，可以确保档案的质量和利用价值，为后续的保管、利用和保密等工作奠定坚实基础。档案收集与整理工作是档案管理工作的基础环节，必须认真做好，确保档案材料的完整性、准确性和系统性，为军队人力资源管理的科学化水平提供有力保障。

五、士官干部档案的保管与利用规范

士官干部档案的保管与利用是档案管理工作的核心环节，直接关系到档案的安全和价值的实现。规范的保管与利用工作，能够确保档案的安全完整，充分发挥档案的凭证、参考和依据作用。因此，必须严格按照相关规定和标准，认真做好士官干部档案的保管与利用工作。

档案保管工作是档案管理流程的重要环节，其目的是确保档案材料的安全、完整和可用，防止档案材料遭受各种损害。士官干部档案的保管应当遵循安全第一、科学管理、防患未然的原则，确保档案材料不受损坏、丢失或泄密。

安全第一原则要求档案保管工作应当将档案安全放在首位，采取各种措施，确保档案材料的安全。科学管理原则要求档案保管工作应当采用科学的方法和手段，对档案进行分类、排序、标识、装订等，使其系统化、规范化，便于保管和利用。防患未然原则要求档案保管工作应当预先采取措施，防止档案材料遭受各种损害。

士官干部档案的保管环境应当符合档案保管的要求，包括温度、湿度、光照、空气质量等方面。档案保管场所应当干燥、通风、避光、防火、防盗，防止档案材料受潮、发霉、褪色、变形、破损或丢失。档案保管场所应当设置档案架具，对档案进行分类、分区存放，并做好档案的防虫、防鼠、防尘、防潮、防火、防盗等工作。

档案保管工作应当建立严格的档案出入库管理制度，对档案的借阅、复制、转移等要进行严格的审批和登记，确保档案的安全。档案管理人员应当定期对档案保管场所进行检查，发现异常情况及时处理，确保档案的安全。对重要档案和涉密档案，应当采取额外的保管措施，确保档案安全。

档案保管工作应当建立档案的定期检查和鉴定制度，对档案的保存状况进行检查和鉴定，发现破损、褪色、变形等情况及时进行修复，确保档案的完整性和可用性。档案修复工作应当由专业的档案修复人员进行，采用科学的修复方法，确保修复后的档案能够恢复原貌。

档案保管工作应当建立档案的数字化工作制度，将档案材料进行数字化，建立电子档案数据库，便于档案的检索和利用。档案数字化工作应当确保档案信息的准确性和完整性，避免信息丢失和失真。数字化后的档案应当与纸质档案一并保管，并做好电子档案的备份工作，防止电子档案丢失或损坏。

档案利用工作是档案管理流程的重要环节，其目的是充分发挥档案的价值，为各项工作提供服务和保障。士官干部档案的利用应当遵循依法依规、按需提供、规范操作、安全保密的原则，确保档案的合理利用和安全。

依法依规原则要求档案利用工作应当遵守国家法律法规和军队有关规定，按照规定的程序和要求进行操作。按需提供原则要求档案利用工作应当根据利用单位或个人的需要，提供相应的档案材料。规范操作原则要求档案利用工作应当按照档案管理规定的程序进行操作，确保档案利用工作的规范性和有效性。安全保密原则要求档案利用工作应当注重档案的保密，防止档案泄密和损毁。

士官干部档案的利用应当履行严格的审批手续，根据利用目的和密级要求，对利用申请进行审核，并登记备案。档案管理人员应当按照审批意见，提供相应的档案材料，并对档案利用情况进行监督，确保档案利用工作的规范性和安全性。

档案利用工作应当注重档案信息的保护和安全，对利用的档案材料要进行严格的登记和归还，防止档案材料丢失或泄密。档案管理人员应当对利用的档案材料进行跟踪，了解利用情况，并及时收回档案材料。

档案利用工作应当注重档案信息的开发利用，对档案信息进行深度挖掘和利用，为各项工作提供决策依据和服务保障。档案管理人员应当根据工作需要，对档案信息进行统计分析，形成档案信息报告，为各项工作提供参考。

档案利用工作应当注重档案信息的共享，根据工作需要，将档案信息与其他部门共享，提高档案信息的利用效率。档案管理人员应当与其他部门建立联系，了解各部门的工作需要，并及时提供档案信息。

档案利用工作应当注重档案信息的反馈，对档案利用情况进行跟踪，了解利用效果，并及时改进档案管理工作。档案管理人员应当定期对档案利用情况进行调查，了解利用单位或个人的意见和建议，并及时改进档案管理工作。

通过规范的士官干部档案保管与利用工作，可以确保档案的安全和价值的实现，为各项工作提供服务和保障。档案保管与利用工作是档案管理工作的核心环节，必须认真做好，确保档案的安全完整，充分发挥档案的凭证、参考和依据作用，为军队人力资源管理的科学化水平提供有力保障。

六、士官干部档案的保密与安全规范

士官干部档案涉及个人隐私和军队秘密，其保密与安全至关重要。建立严格的保密与安全规范，是防止档案泄密、确保档案安全的重要保障。必须高度重视档案的保密与安全工作，采取有效措施，确保档案不被泄露、不被损毁，维护档案的完整性和安全性。

档案保密工作是指对档案信息进行保护，防止档案信息泄露给无关人员，确保档案信息安全。士官干部档案的保密应当遵循最小授权、分级管理、责任明确、监督检查的原则，确保档案信息安全。

最小授权原则要求档案保密工作应当按照工作需要，授予相关人员最小的必要权限，防止档案信息被无关人员获取。分级管理原则要求档案保密工作应当按照档案密级和重要程度，进行分级管理，不同级别的档案采取不同的保密措施。责任明确原则要求档案保密工作应当明确相关人员的责任，