学校档案保密制度

学校档案保密制度一、学校档案保密制度

学校档案保密制度是保障学校各类档案信息安全、防止信息泄露、维护学校合法权益的重要制度安排。本制度旨在明确学校档案保密工作的基本原则、管理范围、责任主体、保密措施、监督机制以及违规处理等内容，确保学校档案信息安全得到有效保障。

学校档案保密工作的基本原则是依法依规、安全保密、分级管理、责任到人。学校档案保密工作应当严格遵守国家有关保密法律法规和学校规章制度，确保档案信息安全得到有效保护。学校档案保密工作实行分级管理，根据档案的性质、内容、价值等因素，将档案分为不同密级，分别采取不同的保密措施。学校档案保密工作实行责任到人制度，明确各级管理人员和工作人员的保密责任，确保保密工作落到实处。

学校档案管理范围包括学校各类档案，包括但不限于学校行政档案、教学档案、科研档案、财务档案、人事档案、学生档案、设备档案、基建档案、荣誉档案等。学校行政档案包括学校各类文件、会议记录、领导讲话、工作总结、规章制度等。教学档案包括教学计划、教学大纲、教案、试卷、成绩单、学生作业等。科研档案包括科研项目申请书、立项报告、研究过程记录、研究成果、论文、专利等。财务档案包括财务预算、财务决算、会计凭证、会计账簿、财务报表等。人事档案包括教职工入职、离职、考核、培训等资料。学生档案包括学生入学、毕业、奖惩、成绩、健康等资料。设备档案包括设备购置、使用、维护、报废等资料。基建档案包括基建项目立项、设计、施工、验收等资料。荣誉档案包括学校获得的各类荣誉、奖励、表彰等资料。

学校档案保密工作的责任主体是学校各级管理人员和工作人员。学校法定代表人是学校档案保密工作的第一责任人，对学校档案保密工作负总责。学校档案管理部门负责学校档案保密工作的日常管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等。学校各部门负责人对本部门档案保密工作负直接责任，负责本部门档案保密工作的组织实施。学校工作人员应当严格遵守学校档案保密制度，履行保密义务，对所接触、知悉的档案信息负有保密责任。

学校档案保密工作采取以下措施：一是建立档案保密制度，明确档案保密工作的基本原则、管理范围、责任主体、保密措施、监督机制以及违规处理等内容。二是加强档案保密宣传教育，提高学校工作人员的保密意识和保密技能。三是实行档案分级管理，根据档案的性质、内容、价值等因素，将档案分为不同密级，分别采取不同的保密措施。四是加强档案保管安全，对涉密档案采取加密、隔离、监控等措施，防止档案信息泄露。五是严格控制档案利用，对档案利用实行审批制度，未经批准不得擅自利用档案。六是定期开展档案保密检查，及时发现和消除档案保密隐患。七是建立档案销毁制度，对达到保存期限的档案及时销毁，防止档案信息泄露。

学校档案保密工作的监督机制包括内部监督和外部监督。内部监督由学校档案管理部门负责，定期对学校各部门档案保密工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。外部监督由上级主管部门和保密行政管理部门负责，对学校档案保密工作进行指导和监督，发现问题责令整改。学校工作人员应当积极配合内部监督和外部监督，及时报告档案保密工作存在的问题，共同维护学校档案信息安全。

学校对违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予相应处理。轻微违反档案保密制度的行为，给予警告、通报批评等处理。严重违反档案保密制度的行为，给予记过、降级、辞退等处理。构成犯罪的，依法追究刑事责任。学校工作人员应当严格遵守档案保密制度，自觉履行保密义务，对违反档案保密制度的行为，有权向学校档案管理部门或上级主管部门举报。学校对举报人应当予以保护，不得打击报复。

二、学校档案保密制度的实施细则

学校档案保密制度的实施细则是保障学校档案保密工作顺利开展的重要依据，它将制度中的原则和要求转化为具体的操作规程，确保每一项工作都有章可循，每一份档案都得到妥善保管。本细则旨在明确学校档案保密工作的具体操作流程、责任分工、保密措施、监督机制以及违规处理等内容，确保学校档案信息安全得到有效保障。

学校档案保密工作的具体操作流程包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节。档案收集是指对学校各类活动中形成的具有保存价值的文件材料进行收集，确保档案的完整性。档案整理是指对收集到的档案进行分类、排序、编号、编目等操作，确保档案的系统性。档案归档是指将整理好的档案按照规定程序进行移交，确保档案的规范性。档案保管是指对归档的档案进行安全保管，确保档案的完整性。档案利用是指对档案进行查阅、复制、摘录等操作，确保档案的合理利用。档案销毁是指对达到保存期限的档案进行销毁，确保档案的安全性。

学校档案保密工作的责任分工包括学校各部门的责任分工和工作人员的责任分工。学校各部门的责任分工是指学校各部门负责人对本部门档案保密工作负直接责任，负责本部门档案保密工作的组织实施。学校各部门应当明确本部门档案保密工作的具体责任人，制定本部门档案保密工作计划，并组织实施。学校各部门应当定期对本部门档案保密工作进行自查，发现问题及时整改。

工作人员的责任分工是指学校工作人员应当严格遵守学校档案保密制度，履行保密义务，对所接触、知悉的档案信息负有保密责任。学校工作人员应当明确自己的保密职责，熟悉保密工作流程，掌握保密技能，自觉履行保密义务。学校工作人员应当积极配合学校档案保密工作的开展，及时报告档案保密工作存在的问题，共同维护学校档案信息安全。

学校档案保密工作的保密措施包括技术措施、管理措施和人员措施。技术措施是指通过技术手段对档案进行保护，防止档案信息泄露。技术措施包括加密、隔离、监控、备份等技术手段，确保档案信息安全。管理措施是指通过管理制度对档案进行保护，防止档案信息泄露。管理措施包括档案分级管理、档案利用审批、档案销毁制度等，确保档案信息安全。人员措施是指通过人员管理对档案进行保护，防止档案信息泄露。人员措施包括保密教育培训、保密责任书签订、保密检查等，确保档案信息安全。

学校档案保密工作的监督机制包括内部监督和外部监督。内部监督由学校档案管理部门负责，定期对学校各部门档案保密工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。学校档案管理部门应当制定内部监督计划，明确监督内容、监督方式、监督频次等，并组织实施。学校档案管理部门应当建立内部监督档案，记录监督情况，及时发现问题，督促整改。

外部监督由上级主管部门和保密行政管理部门负责，对学校档案保密工作进行指导和监督，发现问题责令整改。学校应当积极配合外部监督，及时报告档案保密工作存在的问题，并按照要求进行整改。学校应当建立外部监督档案，记录外部监督情况，及时发现问题，督促整改。

学校对违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予相应处理。轻微违反档案保密制度的行为，给予警告、通报批评等处理。严重违反档案保密制度的行为，给予记过、降级、辞退等处理。构成犯罪的，依法追究刑事责任。学校工作人员应当严格遵守档案保密制度，自觉履行保密义务，对违反档案保密制度的行为，有权向学校档案管理部门或上级主管部门举报。学校对举报人应当予以保护，不得打击报复。

学校档案保密工作的宣传教育是保障学校档案保密工作顺利开展的重要基础。学校应当定期开展档案保密宣传教育，提高学校工作人员的保密意识和保密技能。学校应当制定宣传教育计划，明确宣传教育内容、宣传教育方式、宣传教育频次等，并组织实施。学校应当利用多种形式开展宣传教育，包括专题讲座、案例分析、知识竞赛等，提高学校工作人员的保密意识和保密技能。

学校档案保密工作的培训是保障学校档案保密工作顺利开展的重要手段。学校应当定期开展档案保密培训，提高学校工作人员的保密技能。学校应当制定培训计划，明确培训内容、培训方式、培训频次等，并组织实施。学校应当邀请专家进行培训，内容包括档案保密法律法规、档案保密管理制度、档案保密技术措施等，提高学校工作人员的保密技能。

学校档案保密工作的应急预案是保障学校档案保密工作顺利开展的重要保障。学校应当制定档案保密应急预案，明确应急响应程序、应急处理措施、应急物资准备等，确保在发生档案保密事件时能够及时有效地进行处理。学校应当定期开展应急预案演练，提高学校工作人员的应急处置能力。学校应当建立应急预案档案，记录演练情况，及时发现问题，完善应急预案。

学校档案保密工作的考核是保障学校档案保密工作顺利开展的重要激励措施。学校应当定期对学校各部门和工作人员的档案保密工作进行考核，并将考核结果作为评优评先的重要依据。学校应当制定考核办法，明确考核内容、考核方式、考核标准等，并组织实施。学校应当将考核结果及时反馈给学校各部门和工作人员，督促其改进工作，提高档案保密工作水平。

三、学校档案保密制度的组织保障与人员管理

学校档案保密工作的有效实施，离不开坚实的组织保障和规范的人员管理。组织保障旨在构建清晰的管理架构，明确职责分工，确保保密工作有组织、有计划地推进。人员管理则着重于提升工作人员的保密意识与技能，建立完善的激励与约束机制，从而形成全员参与、共同维护档案安全的良好氛围。

学校应当设立专门的档案保密工作机构，负责统筹协调全校的档案保密工作。该机构应当由学校主要领导担任负责人，并配备专职的档案保密管理人员。专职档案保密管理人员应当具备相应的专业知识和技能，能够熟练掌握档案保密工作的各项规章制度和操作流程。学校还应当根据实际情况，设立兼职档案保密管理人员，协助专职人员开展工作。兼职档案保密管理人员应当经过必要的培训，熟悉档案保密工作的基本要求，能够在自己的工作岗位上履行保密职责。

学校各部门应当明确本部门的档案保密工作负责人，负责本部门的档案保密工作。部门负责人应当认真履行职责，加强对本部门工作人员的保密教育，监督本部门档案保密制度的执行情况，及时解决本部门档案保密工作中存在的问题。学校应当定期对部门负责人的工作进行考核，考核结果作为其绩效评价的重要依据。

学校工作人员应当严格遵守学校档案保密制度，履行保密义务。工作人员应当明确自己的保密职责，熟悉保密工作流程，掌握保密技能，自觉履行保密义务。学校应当对工作人员进行保密教育培训，提高其保密意识和保密技能。保密教育培训应当定期开展，内容应当包括档案保密法律法规、学校档案保密制度、保密技能等。学校还应当组织工作人员进行保密知识测试，测试合格者方可上岗。

学校应当建立保密责任追究制度，对违反档案保密制度的行为进行严肃处理。保密责任追究制度应当明确责任追究的范围、程序、方式等。学校对违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予相应处理。轻微违反档案保密制度的行为，给予警告、通报批评等处理。严重违反档案保密制度的行为，给予记过、降级、辞退等处理。构成犯罪的，依法追究刑事责任。学校工作人员应当严格遵守档案保密制度，自觉履行保密义务，对违反档案保密制度的行为，有权向学校档案管理部门或上级主管部门举报。学校对举报人应当予以保护，不得打击报复。

学校应当建立保密奖励制度，对在档案保密工作中做出突出贡献的个人和部门进行奖励。保密奖励制度应当明确奖励的范围、标准、程序等。学校对在档案保密工作中做出突出贡献的个人和部门，应当给予表彰和奖励。奖励的形式可以是物质奖励，也可以是精神奖励。学校应当定期对保密工作进行总结，对在保密工作中表现突出的个人和部门进行表彰和奖励，激励其在档案保密工作中继续发挥积极作用。

学校应当加强对档案保密工作的监督，确保档案保密制度得到有效执行。学校档案管理部门应当定期对学校各部门的档案保密工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。学校还应当设立保密监督举报电话和邮箱，接受全校师生的监督。学校对监督举报的问题应当及时调查处理，并将处理结果反馈给监督举报人。学校还应当建立保密工作责任制，将保密工作纳入学校整体工作考核体系，确保保密工作落到实处。

学校应当加强对档案保密工作的研究，不断提升档案保密工作的水平。学校档案管理部门应当定期组织相关人员学习档案保密法律法规和最新政策，研究档案保密工作中的新情况、新问题，提出改进措施。学校还应当加强与上级主管部门和兄弟院校的沟通联系，学习借鉴先进的档案保密工作经验，不断提升学校档案保密工作的水平。学校还应当关注档案保密技术的发展，及时引进和应用先进的保密技术，提升档案保密工作的科技含量。

四、学校档案保密制度的具体操作规程

学校档案保密制度的具体操作规程是确保档案保密工作规范执行、安全运行的核心环节。它详细规定了档案从形成、收集、整理、归档、保管、利用到销毁等各个环节的操作要求和标准，旨在通过明确细致的流程，将保密原则落实到日常工作的每一个细节中，防止任何可能的泄密风险。这些规程不仅是工作人员行为的准则，也是监督和检查的基础，确保档案保密工作有章可循，有据可依。

档案的形成与收集是保密工作的起点，直接关系到档案信息的初始质量和安全。学校各类活动，无论是教学、科研、行政管理还是学生管理，都应当注重档案资料的规范形成。文件起草者应当明确文件的性质和密级要求，在撰写过程中就考虑保密因素，使用规范的保密用语和格式。涉及敏感信息的内容应当谨慎处理，避免无意中泄露关键信息。档案收集工作应当及时、全面，由档案管理部门或指定人员按照归档要求，主动收集各科室、部门形成的具有保存价值的文件材料。收集过程中，要核对档案的完整性，确保重要信息和关键数据不缺失、不遗漏。对于涉密档案，收集人员应当具备相应的保密资格，在收集过程中严格遵守保密规定，防止信息泄露。

档案的整理与分类是确保档案系统性和可利用性的关键步骤。收集到的档案材料需要经过系统的整理，包括分类、排序、编号、编目等环节。分类应当根据档案的性质、内容和形成单位等进行，确保同类档案集中存放，便于管理和查找。排序则按照时间顺序、事由顺序或其他逻辑顺序进行，保持档案的连贯性和逻辑性。编号是赋予每份档案唯一的标识码，便于计算机管理和检索。编目则是将档案的主要内容、责任者、日期等关键信息登记在案，形成档案目录，方便使用者快速了解和查找档案。在整理过程中，要特别注意对涉密档案的处理，根据其密级采取相应的保密措施，如设置密码、限制阅览权限等，确保密级档案不被非授权人员接触。

档案的归档与保管是确保档案安全的重要环节。整理好的档案需要按照规定程序进行归档，即移交给档案管理部门或指定地点进行保管。归档过程中，要填写归档登记表，详细记录档案的名称、数量、密级、形成时间、责任单位等信息，并履行交接手续，确保档案的完整性和安全性。归档后的档案需要妥善保管，选择安全可靠的库房，库房应当符合保密要求，如具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。档案保管人员应当定期对档案进行检查，发现破损、变质等情况及时进行修复或处理。对于涉密档案，还需要采取额外的保密措施，如设置密码保护、限制访问权限、进行物理隔离等，防止信息泄露。保管人员要严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播涉密档案，确保档案安全。

档案的利用与借阅是档案服务利用的重要方式，也是保密工作的重点环节。档案利用是指学校内部人员根据工作需要查阅、引用档案信息的行为。利用者需要填写档案利用申请表，说明利用目的、利用范围、利用方式等信息，并经相关部门负责人批准后，方可办理借阅手续。利用过程中，要严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播涉密档案，不得泄露档案中的敏感信息。利用完毕后，要及时归还档案，并办理归还手续。借阅是指将档案暂时移交给利用者，利用者需要按照规定的时间和使用范围进行借阅，并承担相应的保密责任。借阅者需要填写档案借阅申请表，说明借阅目的、借阅范围、借阅时间等信息，并经相关部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅过程中，要妥善保管档案，不得损坏、遗失，不得擅自复制、传播涉密档案，不得泄露档案中的敏感信息。借阅期满后，要及时归还档案，并办理归还手续。档案管理部门要定期对档案利用和借阅情况进行统计，分析利用规律，为档案工作提供参考。

档案的鉴定与销毁是确保档案信息安全的重要措施。档案鉴定是指对档案的价值进行评估，确定其保存期限和密级的过程。档案管理部门应当定期组织档案鉴定工作，邀请相关部门负责人和专家参加，对档案的价值进行评估，确定其保存期限和密级。鉴定过程中，要充分考虑档案的内容、形式、利用价值、保密要求等因素，确保鉴定结果的科学性和准确性。对于达到保存期限的档案，需要及时进行销毁。销毁前，要填写档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、密级、保存期限等信息，并经相关部门负责人批准后，方可进行销毁。销毁过程中，要采取安全可靠的销毁方式，如焚烧、碎纸等，确保档案信息无法恢复，防止信息泄露。销毁后，要填写销毁记录，并将销毁清册和销毁记录归档保存，作为档案工作的重要依据。

档案信息化管理是适应时代发展、提高工作效率的重要手段。学校应当积极推进档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的电子化采集、存储、检索和利用。信息化管理可以提高档案工作的效率，方便档案的利用，同时也能够加强档案的保密性。在信息化管理过程中，要加强对电子档案的安全管理，采取加密、备份、容灾等措施，防止电子档案被非法访问、篡改或丢失。同时，也要加强对信息系统和网络安全的管理，防止黑客攻击、病毒入侵等安全事件，确保档案信息系统的安全稳定运行。信息化管理还应当注重数据安全和隐私保护，确保档案信息不被泄露或滥用。通过信息化管理，可以实现档案工作的数字化、网络化和智能化，提高档案工作的整体水平。

五、学校档案保密制度的监督与检查机制

学校档案保密制度的监督与检查机制是确保制度有效执行、及时发现并纠正问题的关键环节。一个健全的监督与检查机制，能够持续监控档案保密状况，评估制度执行效果，并为制度的修订和完善提供依据。该机制不仅包括定期的内部检查，也涵盖了外部审计和必要的应急响应，形成多层次、全方位的监督网络，确保档案安全始终处于可控状态。

学校档案管理部门负责组织开展日常的内部监督检查工作。这项工作应当定期进行，例如每学期或每年度一次，以全面评估学校各部门档案保密制度的执行情况。检查内容应当涵盖档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节，以及相关的安全措施和责任人制度。档案管理部门会制定详细的检查计划，明确检查范围、标准、方法和时间安排，并组成检查小组，由经验丰富的档案人员或管理人员组成。检查小组深入到各个部门，通过查阅档案、核对记录、询问工作人员等方式，对档案保密工作进行实地考察。检查过程中，不仅要关注制度的落实情况，还要深入了解实际操作中存在的问题和困难，听取工作人员的意见和建议。检查结束后，会形成检查报告，详细记录检查情况，指出存在的问题，并提出改进建议。对于检查中发现的问题，档案管理部门会督促相关部门及时整改，并跟踪整改效果，确保问题得到彻底解决。

学校还应当接受上级主管部门和保密行政管理部门的监督与检查。这些外部监督机构具有更高的权威性和专业性，能够从更宏观的角度审视学校的档案保密工作，发现内部监督可能忽略的问题。当上级主管部门或保密行政管理部门开展监督检查时，学校应当积极配合，提供必要的资料和说明，并认真对待检查结果。对于检查中发现的问题，学校应当虚心接受，并按照要求进行整改。外部监督不仅是对学校工作的检验，也是促进学校档案保密工作提升的重要动力。学校应当将外部监督的结果作为改进工作的重要参考，不断完善内部监督机制，提升档案保密工作的整体水平。

学校应当建立档案保密工作的应急响应机制，以应对可能发生的泄密事件。应急响应机制应当明确事件的报告程序、调查程序、处理程序和善后程序，确保在发生泄密事件时能够迅速、有效地进行处置，最大限度地减少损失。学校应当指定专门的应急响应小组，负责处理泄密事件。应急响应小组应当由档案管理部门、安全保卫部门、相关部门负责人以及法律顾问等组成，具备处理泄密事件的专业知识和技能。当发生泄密事件时，发现人员应当立即向应急响应小组报告，应急响应小组应当迅速赶到现场，进行调查核实，并采取必要的措施控制事态发展。调查程序应当查明泄密事件的性质、原因、范围和责任人，并形成调查报告。处理程序应当根据调查结果，对责任人进行相应的处理，并采取补救措施，防止泄密事件再次发生。善后程序应当对泄密事件进行总结，吸取教训，完善制度，并做好对受害者的善后工作。学校应当定期进行应急演练，提高应急响应小组的处置能力，确保在发生泄密事件时能够迅速、有效地进行处置。

学校应当建立档案保密工作的考核与奖惩机制，将档案保密工作纳入学校整体工作考核体系，并与工作人员的绩效评价挂钩。考核内容应当包括档案保密制度的执行情况、档案安全状况、工作人员的保密意识and技能等。考核结果应当作为评价工作人员工作绩效的重要依据，并作为奖惩的重要参考。对于在档案保密工作中表现突出的个人和部门，学校应当给予表彰和奖励，例如通报表扬、物质奖励、晋升机会等。对于违反档案保密制度的行为，学校应当根据情节轻重，给予相应的处理，例如批评教育、经济处罚、降职降级、辞退等。情节严重的，构成犯罪的，应当依法追究刑事责任。通过考核与奖惩机制，可以激励工作人员重视档案保密工作，自觉履行保密义务，形成全员参与、共同维护档案安全的良好氛围。

学校应当建立档案保密工作的信息公开机制，在保障档案安全的前提下，适时向社会公开部分档案信息，增强学校工作的透明度，促进公众对学校工作的了解和监督。信息公开应当遵循合法、公正、及时、准确的原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。学校应当制定信息公开目录，明确公开的范围、程序和方式。信息公开目录应当及时更新，并根据实际情况进行调整。信息公开程序应当规范，确保信息公开的及时性和准确性。信息公开方式应当多样，例如通过学校网站、信息公开平台、新闻发布会等，方便公众获取信息。学校还应当建立健全信息公开的监督机制，接受公众的监督，确保信息公开的真实性和有效性。通过信息公开，可以增强学校工作的透明度，促进公众对学校工作的了解和监督，提升学校的公信力。

六、学校档案保密制度的修订与完善机制

学校档案保密制度的有效运行，离不开一个持续改进和完善的机制。随着学校自身发展、外部环境变化以及保密技术的进步，原有的制度可能逐渐显现出不足之处。因此，建立一套科学合理的修订与完善机制，对于确保档案保密工作始终适应新形势、新要求，保持其有效性和生命力至关重要。这一机制应当能够及时识别制度中的缺陷，吸纳新的经验和要求，并通过规范的流程进行修订，使制度始终处于动态优化之中。

学校档案保密制度的修订应当遵循一定的原则和程序。修订的原则是确保制度的科学性、实用性和前瞻性。科学性要求修订依据充分，符合保密工作的客观规律；实用性要求修订后的制度能够有效指导实践，解决实际问题；前瞻性要求制度能够适应未来发展的需要，具有一定的预见性。修订的程序应当规范，包括提出修订建议、成立修订工作组、调研论证、征求意见、审议通过、发布实施等环节。首先，学校各部门或工作人员可以根据实际工作中发现的问题，或者根据上级要求、技术发展等，提出修订建议。修订建议应当明确修订的内容、理由和依据。其次，学校档案管理部门应当根据修订建议，成立修订工作组，负责具体的修订工作。修订工作组应当由档案管理专家、法律顾问、相