合同条款响应书

合同条款响应书一、合同条款响应书的核心价值与撰写原则合同条款响应书并非简单的“同意”或“不同意”的勾选清单，它承载着回应方对合同核心权利义务的认知、接受程度以及修改意愿。其核心价值在于：明确立场，减少歧义，固化谈判成果，为最终合同的签署铺平道路。在撰写时，应始终遵循以下原则：1.紧扣原文，一一对应：响应内容必须与对方提供的合同草案条款逐条对应，清晰指明针对哪一条款或哪一款项的回应，避免模糊不清或答非所问。必要时，可引用原条款的序号及核心内容，确保双方对讨论对象的一致性。2.态度明确，表述清晰：对于每一条款，均应明确表达“完全同意”、“部分同意（并说明同意部分及修改建议）”、“不同意（并说明理由及替代方案）”或“需进一步磋商”等立场。避免使用模棱两可、易生误解的词语。3.逻辑严谨，依据充分：对于持保留意见或提出修改建议的条款，应阐述充分的理由，如不符合行业惯例、存在潜在风险、与法律法规相悖、未能体现公平原则等。若有替代方案，应具体、可行。4.专业规范，措辞精准：作为法律性文件，响应书的语言应体现专业性和规范性。使用法言法语时需准确无误，避免口语化、随意化的表达。同时，措辞应礼貌、客观，即使是对不同意的条款，也应保持专业克制的态度。5.全面完整，无一遗漏：确保对合同草案中的所有条款均作出回应，包括序言、定义、正文条款、附件等，避免因疏忽遗漏而导致后续争议。二、合同条款响应书的基本结构与撰写要点一份规范的合同条款响应书通常包含首部、主体和尾部三个部分。（一）首部：清晰明了的开场首部旨在明确文件性质、参与方及回应背景。*标题：一般为“关于《[合同名称]》（[合同编号，如有]）条款的响应函”或“关于贵司[日期]发来《[合同名称]》草案的条款回复”。标题应直接点明文件主题。*称谓：写明致送单位或部门，例如“[对方公司全称]：”或“[对方公司全称][具体部门，如法务部/项目部]：”。*引言：简要说明收到合同草案的情况及本次响应的目的。例如：“贵司于[年]月[日]送达我司的《[合同名称]》（以下简称“合同草案”）已收悉。我司高度重视，并组织相关部门对合同草案条款进行了认真研究。现就合同草案的条款回复如下：”或“就贵我双方拟开展的[合作事项]，贵司提供了《[合同名称]》草案。经审阅，我司对合同条款的意见与建议如下：”。（二）主体：逐条回应的核心主体部分是响应书的核心，需针对合同草案的条款逐一进行回应。为确保清晰，建议采用“条款序号+原条款核心内容概述+我方响应意见”的结构。1.条款引用与概述：*首先列明条款序号，如“第一条定义与释义”、“第二条合作范围”。*对于内容较长的条款，可简要概述其核心内容，避免大段摘抄，以便阅读。例如：“关于第二条‘合作范围’，其中第二款‘服务内容包括A、B、C三项’...”。2.响应意见的类型与表述：*完全同意：直接表明立场。例如：“我方对本条款内容无异议，完全同意。”或“同意本条约定。”*部分同意/有条件同意：明确同意的部分和不同意的部分，并对不同意部分提出修改建议。例如：“我方同意本条第1款、第2款的约定。对于第3款，建议修改为：‘[具体修改后的内容]’。理由是：[简述理由]。”或“基本同意本条款，但建议将‘[原表述]’调整为‘[修改后表述]’，以更准确地反映双方意图。”*不同意并建议修改：明确表示不同意原条款，并详细阐述理由，同时提出具体的修改方案。例如：“我方无法同意本条款的约定。理由如下：1.[理由一]；2.[理由二]。建议修改为：‘[完整的修改建议条款]’。”或“本条约定与[相关法律法规/行业惯例]不符，且可能对我方造成[具体风险]。建议调整为：‘[修改建议]’。”*不同意并要求删除：对于认为不必要或不合理的条款，可提出删除建议并说明理由。例如：“我方认为本条款非合同履行所必需，且可能限制[我方权利/市场竞争]，建议删除本条。”*需进一步澄清或磋商：对于表述模糊、含义不清或需要更多信息才能确定的条款，应要求对方澄清或留待进一步磋商。例如：“本条中‘[特定术语或表述]’的含义不够清晰，恳请贵司予以明确。”或“关于本条款涉及的[具体事项]，我方需要内部进一步评估/需贵司提供更多背景信息，建议就此问题在后续会议中进一步磋商。”*增加新条款建议：若认为合同草案存在必要条款缺失，可在此处提出增加建议。例如：“鉴于[原因]，我方建议在本条后增加一条，内容为：‘[新增条款具体内容]’。”3.组织方式：*逐条编号对应：严格按照合同草案的条款顺序进行回应，方便对方查阅核对。*分组归类：对于篇幅较长、章节分明的合同，可先按章节进行总体性回应，再在章节下逐条细化。例如：“第二章‘服务标准’，我方总体原则上同意，但对部分条款有如下具体修改意见：...”。*清晰标注：对于修改建议，可以使用下划线、加粗或不同颜色字体（若为电子版）突出显示修改部分，但最终书面文件仍以清晰的文字表述为主。（三）尾部：总结与展望尾部部分用于总结整体态度，表达合作意愿，并提出下一步行动建议。*总结性陈述：简要概括对合同草案的整体看法，重申合作意愿。例如：“综上所述，我司对合同草案的大部分条款表示认同。对于上述提出的修改意见，恳请贵司予以充分考虑。”或“我司致力于与贵司达成公平、共赢的合作，上述意见仅为促成合同完善之目的，期待与贵司进一步沟通。”*后续行动建议：提出下一步的期望，如安排会议磋商、等待对方反馈等。例如：“建议贵司研究我司意见后，尽快给予书面回复，以便双方早日就合同条款达成一致。”或“我方随时准备就上述分歧条款与贵司进行友好协商，以期尽快推进合同签署工作。”*落款：包括发函单位全称（并加盖公章）、部门（可选）、日期。例如：“[我方公司全称]（公章）[年]月[日]”。若为个人代表公司发出（需有授权），可注明授权代表姓名及职务。三、撰写与使用合同条款响应书的关键提示1.内部协同是前提：合同条款往往涉及多个部门的利益与职责，在撰写响应书前，务必与内部相关部门（如业务、财务、技术、风控等）充分沟通，收集意见，确保响应意见的全面性和代表性。2.风险评估是核心：对于不同意或提出修改的条款，要进行充分的法律与商业风险评估，明确风险点，并提出可行的规避或缓释方案。3.留痕管理是保障：响应书发出前应做好内部审批和存档。发出时建议采用可追溯的方式（如快递签收、邮件已读回执），并保留发送凭证。4.版本控制要清晰：若合同谈判经历多轮，每次响应书均应注明版本，或在引言中说明是针对哪个版本的回复，避免混淆。例如：“现就贵司于[日期]提供的《[合同名称]》（V2.0版）草案进行回复。”5.语气得体显素养：即使对某些条款有强烈异议，也应保持专业、礼貌的语气，避免使用攻击性或情绪化语言，以建设性态度推动谈判。6.与谈判进程相结合：响应书是书面沟通的重要形式，但不能完全替代面对面的谈判。对于复杂或敏感的条款分歧，书面提出后，仍需通过会议等形式深入沟通。7.最终确认需审慎：当所有条款达成一致后，建议形成合同最终版，并由双方书面确认（如签署“合同最终版确认函”或直接在最终合同上签署），确保所有修改均已准确反映在最终文本中。结语合同条款响应书不仅是一份简单的回复文件，更是合同谈判策略的体