湖南北武钢铁有限公司2024年涉外接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司外商接待背景....................................................................................................1

1.1我方公司双语介绍.........................................................................................1

1.2对方公司双语介绍.........................................................................................2

1.3来访人员介绍.................................................................................................3

1.4外商接待目的.................................................................................................3

2外商接待前期准备....................................................................................................3

2.1接待工作与人员安排.....................................................................................3

2.2客户邀请.........................................................................................................5

2.3双语接待日程表设计.....................................................................................5

2.4酒店预订.........................................................................................................6

2.5产品双语宣传册设计.....................................................................................7

2.6财务预算.........................................................................................................7

3外商接待工作具体实施............................................................................................8

3.1机场接机.........................................................................................................8

3.2酒店入住.......................................................................................................10

3.3商务宴请.......................................................................................................10

3.4工厂与公司参观...........................................................................................12

3.5商务洽谈.......................................................................................................14

3.6礼品赠送.......................................................................................................15

3.7机场送机.......................................................................................................16

4外商接待后续工作..................................................................................................17

4.1客户跟进.......................................................................................................17

4.2接待工作复盘...............................................................................................18

参考资料.........................................................................................................................19

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湖南北武钢铁有限公司涉外接待方案设计

1公司外商接待背景

在经济全球化的背景下，加强与外商的合作与交流的重要性日渐增强，通

过接待外商客户能加深双方的友谊，使其对我方的业务、新升级的产品及新的

生产线进行全面了解，进一步促进双方新的合作需求。

1.1我方公司双语介绍

湖南北武钢铁有限公司是一家集炼铁、炼钢和轧制产品为一体的综合钢铁

生产企业。同时致力于发展产业金融、产业园区开发运营以及信息技术等新兴

产业。主要生产带钢、型钢、特殊钢和建材四大系列的优质钢铁产品，在全国

各地畅销，并出口到70多个国家和地区。

公司工厂配备了2台180m2烧结机、2台1080m3高炉、1台120t转炉和2

条高速连轧生产线。公司的主要产品包括优质碳素结构钢、坯料钢、轴承用钢

材料以及热轧卷板、热轧薄板等冷弯薄板，酸洗薄板，镀锌板和型材等。

在节能减排方面，北武积极打造一个更加环保的未来，并积极实施国家“双

碳”战略，在超低排放改造方面进行全面推进，并采用先进的节能减排工艺与

技术措施从源头控制污染物排放，并努力提高能源与资源利用效率以达到行业

先进水平。始终坚持“环境优先，绿色发展”的理念并不断增加对环境保护方

面的投入，并积极参与社会生态文明建设，使工厂与城市实现共存共荣。

HunanBaowiSteelManufacturingCo.,Ltdisasteelproductionenterprise

integratingironmaking,steelmaking,androlledproducts.Developemerging

industriessuchasindustrialfinance,industrialparkdevelopmentandoperation,and

informationtechnology.Themainironandsteelproductsareformedintofourseries

ofstrip,sectionsteel,specialsteelandbuildingmaterials,whicharesoldwellall

overthecountryandexportedtomorethan70countriesandregions.

BaowiSteelismainlyequippedwith2x180m2sintering,2x1080m3blast

furnace,1x120tconverterandtwohigh-speedcontinuousrollingproduction

lines.Themainproductsarehigh-qualitycarbonstructuralsteel,billetsteel,bearing

steel,hot-rolledcoil,hot-rolledsheet,cold-formedsheet,picklingsheet,galvanized

sheet,sectionsteel,etc.

BaowiSteeldevelopsenergysavingandcarbonreduction,andbuildsagreen

1

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future.Activelyimplementthenational"doublecarbon"strategy,comprehensively

implementultra-lowemissiontransformation,activelypromotecleanproduction

throughouttheprocess,adoptadvancedenergy-savingandemission-reduction

techniquesandtechnologies,controlpollutantemissionsfromthesource,andstrive

toimproveenergyandresourceutilizationefficiencyandenergyconsumptionlevels

Reachtheadvancedleveloftheindustry.Alwaysadheretotheconceptof

"environmentpriority,greendevelopment",continuetoincreaseinvestmentinthe

implementationofenvironmentalprotection,activelyparticipateintheconstruction

ofsocialecologicalcivilization,sothatthegardenfactoryandthecitycancoexist

andcoexist.

图1-1湖南北武钢铁有限公司商标

1.2对方公司双语介绍

英国管道配件有限公司位于英国肯特郡，是世界领先的管道材料供应商之

一。公司提供钢管，配件，法兰，阀门等，如碳钢，不锈钢，合金钢，镍合金，

双相和超级双相钢。

英国管道配件有限公司为客户提供小型和大型项目的专业管理和全面的解

决方案，包括供应管理、分销渠道和增值服务，广泛应用于化学和石化工厂，

石油装置，发电厂，造船厂和海上平台等多个行业。

LocatedinKent,England,Pipes&FittingsUKLtdisoneoftheworld’s

leadingsuppliersofpipingmaterials.Thecompanyprovidesvarioussteelpipes,

fittings,flangesandvalvessuchasCarbonsteel,Stainlesssteel,Alloysteel,Nickel

Alloy,DuplexandSuperDuplexsteel.

Pipes&FittingsUKLtdoffersprofessionalmanagementofsmallandlarge

scaleprojectsanda“One-stop-solution”forcustomers,rangingfromsupply

management,todistributionchannelandvalue-addedservices,inawiderangeof

industriessuchasChemicalandPetrochemicalplants,Oilinstallations,Powerplants,

ShipyardsandOffshoreplatforms,etc.

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图1-2英国管道配件有限公司商标

1.3来访人员介绍

经前期沟通，初步了解到：为了业务工作的顺利开展，英国管道配件有限

公司拟派以下4名工作人员来访我司。

表1-1基本信息

姓名性别年龄职位

RickyHunt男38总经理

KevinSteen男29总经理秘书

NickSmith男31采购经理

GraceWhite女30采购专员

1.4外商接待目的

英国管道配件有限公司是本公司的老客户，此次接待目的是为了让客户实

地了解我们公司新升级的产品及新生产线，例如：无缝管、防腐管，工厂参观

生产程序等，以促进双方公司新的合作需求。

2外商接待前期准备

在外商接待活动中，提前规划和组织可以避免各种可能的问题和困难，确

保活动的顺利进行，更好地满足其需求和期望并为客户提供一个良好的体验和

印象。

2.1接待工作与人员安排

负责人：总经理李思霈

接待时间：2024年7月1日至3日

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工作内容：为确保接待工作有条不紊的顺利进行，合理安排人员负责本次

活动的各项接待任务，分工合作提高工作效率，推动工作的开展。

表2-1人员安排明细表

工作项目人员工作内容

总经理李思霈

（1）完成接待工作的各项任务分

副总经理黄洁

配：客户邀请、双语接待日程表设

销售主管蒋美林

计、酒店预订、产品双语宣传册设

前期准备生产部经理何成斯

计、财务预算。

厂长雄湖嘉

（2）明确各项准备工作负责人员，

财务主管倪秋

为接待工作的顺利进行奠定基础。

人事主管郭亚琪

副总经理黄洁提前在接机口等候并迎接外宾，负

机场接机

销售主管蒋美林责送外宾去提前预定好的酒店。

根据外宾的人数及要求提前预定好

酒店入住销售主管蒋美林酒店，在客户到达酒店后为其办理

酒店入住手续。

总经理李思霈

选好午宴时间和地点，销售主管提

副总经理黄洁

商务宴请前预定用餐包厢，根据客户的用餐

销售主管蒋美林

需求与喜好点菜。

生产部经理何成斯

副总经理黄洁

做好迎接外宾的准备，安排好参观

工厂参观生产部经理何成斯

流程。

厂长雄湖嘉

总经理李思霈

参观公司办公环境并宣传公司企业

公司参观副总经理黄洁

文化。

销售主管蒋美林

总经理李思霈

提前准备会议室以及相关资料，安

商务洽谈副总经理黄洁

排会议流程，确保顺利进行。

销售主管蒋美林

副总经理黄洁准备好礼品，并安排好车辆陪同外

机场送机

销售主管蒋美林宾一同前往机场。

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2.2客户邀请

负责人员：电商部经理李维康

邀请时间：2024年6月1日之前

工作内容：为表达我司对客户的重视与期待，特通过邀请函明确告知客户

本次邀请的意图、时间、地点等重要信息，以便客户有充足时间提前安排工作

计划和行程，为接待活动的顺利进行提供保障。特设计如下英语邀请函：

图2-1邀请函

2.3双语接待日程表设计

负责人：总经理李思霈、销售主管蒋美林、人事主管郭亚琪

完成时间：2024年6月20日前

工作内容：作为实现本次接待任务顺利完成的路线图，设计从接机到送机

的接待日程表有助于提前安排接待准备工作的时间、地点及内容，使接待工作

有条不紊的进行，减少错误和疏漏，提升工作效率。

表2-3日程安排（中文）

日期时间活动地点

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13：00-13：30接机长沙黄花国际机场

2024年7月1日14：30-15：00酒店入住长沙北辰洲际酒店

17：30-19：00商务宴请长沙北辰洲际酒店

9：30-11：30参观工厂麓谷国际工业园

2024年7月2日14：00-15：00参观公司北武钢铁有限公司

15：00-17：00商务洽谈北武钢铁有限公司

2024年7月3日15：00送机长沙黄花国际机场

表2-4日程安排（英文）

DateTimeActivityPlace

13：00-13：30PickupattheChangshaHuanghua

airportInternationalAirport

Intercontinental

14：30-15：00CheckinChangshaBeichen

July1,2024

Hotel

Intercontinental

17：30-19：00BusinessbanquetChangshaBeichen

Hotel

LuguInternational

9：30-11：30Factoryvisit

IndustrialPark

HunanBaowiSteel

14：00-15：00CompanyvisitManufacturingCo.,

July2,2024

Ltd

HunanBaowiSteel

Business

15：00-17：00ManufacturingCo.,

negotiation

Ltd

Seeing-offattheChangshaHuanghua

July3,202415：00

airportInternationalAirport

2.4酒店预订

通过提前了解外商的行程安排和需求，我们可以为其安排合适的住宿、交

通和饮食等方面的服务，并确保其在活动期间的各种需求得到及时满足，进而

增强企业形象和合作关系的发展。

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负责人：销售主管蒋美林

完成时间：2024年6月30日前

酒店名称:长沙北辰洲际酒店

预订内容：豪华套房4间

入住时间：2024年7月1日至2日

选择理由：长沙北辰洲际酒店座落于开福区湘江与浏阳河交汇处的北辰三

角洲，地理位置得天独厚，占据长沙现有国际奢华酒店中距离长沙黄花国际机

场较近、地铁直达、高铁站公交直达等诸多优势。酒店拥有两个无柱式宴会厅、

七个不同风情的餐厅以及4500平方米的静谧SPA和康体中心。现代的设计风格、

卓越的品质、完善的会议设施及独具的餐饮特色，为长沙之旅带来尊崇之享。

图2-2长沙北辰洲际酒店图片

2.5产品双语宣传册设计

负责人：副总经理黄洁、销售主管蒋美林

时间：2024年6月20日前

工作内容：本次产品双语宣传册结合商务简约风进行排版设计，旨在使公

司新老产品和新升级的生产线清晰易懂的同时，给予客户美的感受和设计趣味。

设计好的产品双语宣传册于2024年6月28日前彩印8份，以供洽谈时进行参

考。

详情见附件产品双语宣传册PPT。

2.6财务预算

负责人：销售主管蒋美林、财务主管倪秋、人事主管郭亚琪

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时间：2024年6月25日前

工作内容：对本次接待工作各项开支进行预期计算，有助于各部门人员协

调规划各自职责及相应工作目标，提高公司财务管理效率，促进公司财务目标

的顺利实现。

表2-5经费预算明细

项目明细数量价格（元）

往返机票15000/张8120000

商务车租赁600元/天31800

商务宴请3888/桌13888

酒店住宿每晚1140元/间4间2晚9120

公司布置400元若干会议用品400

礼物268/把4792

总计（元）136000元

3外商接待工作具体实施

为了给客户的来访提供更好的体验，特从接机、交通、住宿、用餐、商务

活动、礼品赠送等方面做出全面设计安排，从而提高客户的满意度，促进双方

的友好沟通与交流，为公司带来更多的商机和合作机会。

3.1机场接机

接机时间：2024年7月1日13：00-13：30

接机地点：长沙黄花国际机场T1出口处

接机人员：副总经理黄洁、销售主管蒋美林

工作内容：

（1）提前到达：确保提前半小时到达机场，并提前了解航班的到达时间和

航班准点情况，以便及时迎接客户。

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（2）标识清晰：在机场等候区域，提前准备好接机牌，以便客户能够轻松

找到接机人员。带有本公司商标的接机牌设计如下：

图3-1接机牌

（3）友好礼貌：在接机时要以友好、热情的态度迎接客户，主动帮助携带

行李等，给客户留下良好的第一印象。

（4）安全驾驶：确保车辆状况良好，安全驾驶，并遵守交通规则，将客户

安全送达目的地。

（5）沟通顺畅：在车辆内保持良好的沟通，提供必要的信息和帮助，确保

客户在抵达目的地前有一个愉快的旅程。沟通话术设计如下：

①您好，请问是来自英国管道配件有限公司的亨特先生吗？

Excuseme?AreyouMr.HuntfromPipes&FittingsUKLtd?

②我是湖南北武钢铁有限公司的副总经理Jessica。

I'mJessica,deputygeneralmanagerofHunanBaowiSteelManufacturingCo.,

Ltd.

③您飞行体验怎么样？

Howwasyourflight?

④我来帮您拿行李吧。

Letmehelpyouwithyourluggage.

⑤我们现在驱车前往酒店办理入住，之后为您们准备了美味的中式菜肴。

Wearenowdrivingtothehoteltocheckin,afterthat,wehaveprepared

deliciousChinesedishesforyou.

⑥希望你们这次中国长沙之旅愉快！

WishingyouapleasanttriptoChangsha,China!

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3.2酒店入住

负责人：销售主管蒋美林

入住时间：2024年7月1日14：30-15：00

酒店地址：长沙北辰洲际酒店

工作内容：成功抵达酒店后，接待人员协助外宾办理入住手续，陪同外宾

客户到达指定房间，提醒客户注意休息并将双语行程表交给客户。

参考话术：

（1）我们现在需要协助您们办理入住，请出示一下护照好吗？

Wearecurrentlyassistingyouwithcheck-in.Couldyoupleaseshowyour

passport？

（2）这是您们的证件和房卡，请拿好。房间在x楼，我现在领您们过去。

Pleasetakeyourpassportandroomcard.Theroomisonthexfloor,Iwilllead

youovernow.

（3）这是您这三天的行程表，请拿好。

Hereisyouritineraryforthenextthreedays.Pleasetakeit.

（4）您先在房间稍作休息。

Pleasetakearestinyourroom.

3.3商务宴请

接待人员：总经理李思霈、副总经理黄洁、销售主管蒋美林

接待时间：2024年7月1日17：30-19：00

接待地点：长沙北辰洲际酒店

工作内容：

（1）英国人的饮食总体以清淡为主，相对来说较为少油、少盐、少辣。照

顾到客人的饮食习惯，拟设计本次商务宴请的菜单如下：

表3-1宴请菜单（双语）

午宴菜单Lunchmenu

熘鱼片Friedfishslices

炸板虾Friedprawns

罐焖牛肉Potstewbeef

香酥鸡Crispyfriedchicken

手抓羊肉Boiledmutton

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佛跳墙Seafoodandpoultry

文思豆腐WenSitofu

鸡丝豌豆Braisedshreddedchickenwithpeas

番茄白菜卷Tomatoandcabbagerolls

（2）宴请座位安排关系到来宾的身份和东道主给予对方的礼遇，是一项重

要的内容。根据座次排序原则，设置面门居中为主位，主宾双方交错而坐，越

近首席位次越高，同等距离右高左低。以下是为本次宴请设计的座位安排：

图3-2宴请座位安排图

（3）用餐中的交谈话术设计：

①第一道菜来了，请随意吃。

Herecomesourfirstdish.Helpyourselfplease.

②我谨代表我们公司，向你们表示热烈的欢迎，并感谢你们过去几年来的

友好合作。

Onbehalfofourcorporation,Iwanttoextendawarmwelcometoyouand

thankyouforyourfriendlycorporationyouhaveshownusovertheyears.

③这些菜合你们的胃口吗？

Arethesedishestoyourtaste?

④尝尝文思豆腐，这是中国特别出名的一道菜。

TryWenSitofu,whichisaparticularlyfamousdishinChina.

⑤还要点别的吗？

Wouldyoulikeanythingelse?

⑥我提议，为我们的友谊和合作，碰杯！

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MayIproposeatoasttoourfriendshipandcorporation?Cheers!

3.4工厂与公司参观

3.4.1工厂参观

参观时间：2024年7月2日

参观地点：麓谷国际工业园

接待人员：总经理李思霈、副总经理黄洁、销售主管蒋美林、生产部经何

成斯、厂长雄湖嘉

工作内容：

（1）在客户到达工厂之后，向外宾介绍生产部经理生产部经何成斯、厂长

雄湖嘉，这次的参观主要由他们为外宾答疑解惑；

（2）带领客户参观工厂的新生产线及新升级的设备；

（3）重点对无缝管的生产过程进行介绍讲解；

（4）强调产品的质量控制。

（5）工厂参观过程中的介绍词设计如下：

①为了您的安全，在参观过程中请带好安全帽。

Foryoursafety,pleasewearahelmetduringthetour.

②工厂新配备了2台180m2烧结、2台1080m3高炉、1台120t转炉和2条高速

连轧生产线。

Ourfactoryisnewlyequippedwith2x180m2sintering,2x1080m3blastfurnace,

1x120tconverterandtwohigh-speedcontinuousrollingproductionlines.

③无缝管道开始时是一个实心的圆柱形钢块，称为钢坯。当钢坯仍热时，用芯

棒将钢坯穿过中心。下一步是轧制和拉伸空心钢坯。坯料经过精密轧制和拉伸，

直至满足客户订单规定的长度、直径和壁厚。

Seamlesspipingbeginsasasolidcylindricalhunkofsteelcalledabillet.Whilestill

hot,billetsarepiercedthroughthecenterwithamandrel.Thenextstepisrollingand

stretchingthehollowbillet.Thebilletispreciselyrolledandstretcheduntilitmeets

thelength,diameterandwallthicknessasspecifiedbythecustomerorder.

④北武钢铁先后通过ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、

OHSAS18001职业健康安全管理体系、ISO150001能源管理体系认证。以及工业

化和信息化一体化管理体系认证。

BaowiSteelhassuccessivelypassedISO9001qualitymanagementsystem,

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ISO14001environmentalmanagementsystem,OHSAS18001occupationalhealth

andsafetymanagementsystem,ISO150001energymanagementsystemcertification.

Andindustrializationandinformatizationintegrationmanagementsystem

certification.

3.4.2公司参观

参观时间：2024年7月2日

参观地点：湖南北武钢铁有限公司

接待人员：总经理李思霈、副总经理黄洁、销售主管蒋美林

工作内容：

（1）首先带客户参观公司办公环境，对外展示企业形象；

（2）向客户展示公司的经营理念、管理模式以及产品生产工艺、产品质量、

研发实力等方面，让客户对企业有更全面、深入的了解。

（3）公司介绍词设计如下：

①左手边是我们的办公区域，右手边是会议室，这边是财务部门。

Ontheleftisourofficearea,ontherightisthemeetingroom,andonthissideisthe

financedepartment.

②我们公司以“成为全球最具资源整合和产品竞争力的企业”为目标，以与员

工共享价值为原则，以帮助客户实现一体化设计、施工、采购、检验等全方位

服务的完善，不断打造北武钢铁品牌为目标。

Ourcompanyisintherecord"tobecometheworld'smostenterpriseinresource

integrationandproductcompetitiveness,"tosharingvaluewithemployeeas

principles,tohelpcustomersrealizetheintegrateddesign,construction,procurement,

inspectionandotherfull-serviceperfect,evenconstantlybuildbrandofBaowiSteel

brandingasgoal.

③面对客户，我们秉承“诚信、专业、进取”的经营理念，致力于为客户提供

世界一流的产品与服务。一切以提升客户体验感为原则，以提高客户满意度为

核心，将成为北武钢铁的战略目标。

Facedwithcustomers,weupholdthe"integrity,professional,aggressive"business

philosophy,committedtoprovidingworld-classproductswithservices.Allto

enhancethecustomerexperienceasenseofprinciple,improvecustomersatisfaction

atthecore,willbecomestrategictargetsofBaowiSteel.

（4）注意事项：

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①专业导引：安排专业人员作为导游，向客户介绍公司的历史、发展、产品、

技术、生产流程等相关信息。

②交流互动：鼓励客户参与到参观过程中，回答客户的问题，积极与客户进行

互动交流。

③关注细节：确保公司内部和周边环境整洁有序，提供给客户一个良好的参观

体验。

④跟进后续：在参观结束后，及时跟进客户的反馈和可能的合作机会，展示公

司的诚意和专业素养。

⑤注意礼仪：在接待客户时，注意礼仪和文化差异，以尊重客户的习惯和习俗。

3.5商务洽谈

洽谈时间：2024年7月2日

洽谈地点：湖南北武钢铁有限公司会议室

客方人员：总经理RickyHunt、总经理秘书KevinSteen、采购经理Nick

Smith、采购专员GraceWhite

我方人员：总经理李思霈、副总经理黄洁、销售主管蒋美林

工作内容：

（1）会前准备：提前打扫好会议室的卫生，室内及会议桌上摆放好盆栽，

提前打印好外宾的名牌摆放在桌位，准备好茶水、笔、笔记本、产品双语宣传

册等会议所需要的相关资料，检查投影仪及麦克风等基础设施能否正常使用，

并安排人员做好会议记录。

（2）会中洽谈

①谈判目标：关于ASTMA53标准的无缝钢管的数量，包装，价格，装运，保险，

支付条款这六项达成一致。

②谈判策略：

a.总经理李思霈为主谈，副总经理黄洁、销售主管蒋美林为副谈的小组策略；

b.开局阶段运用先声夺人的策略，为后续的谈判奠定基础；

c.将心比心策略，多为对方着想，寻求双赢的解决方案；

d.不遗余“利”策略，为己方争取最大利益。

③谈判话术设计：

a.现在人都到齐了，咱们开始谈判吧，怎么样？

Nowthatweallhere,let’sbeginthetalk,shallwe?

b.ASTM标准的无缝钢管最小起订量是5吨。若是惠予大量订购，可酌减价格。

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TheMOQofseamlesssteelpipeaccordingtoASTMstandardis5tons.Ifyouorder

inlargequantityIthinkadiscountwouldbepossible.

c.货物的包装使用编织袋打捆并用木箱固定。

Thegoodsarepackedinwovenbagsandsecuredinwoodencases.

d.我们的价格已经计算的很精确了，这是可能的最低价格了。

Ourpricehasbeennarrowlycalculatedanditisthelowestpossibleprice.

e.由于你方订单量较大，我们工厂生产需要时间，所以我方建议分两批装运，

第一批最快下个月可以进行装船。

Asyourorderislargeandittakestimeforourfactorytoproduce,weproposeto

shipthegoodsintwobatches.Thefirstbatchcanbeshippednextmonthatthe

earliest.

f.你们要投什么险别呢？请将你方希望投保的具体险别告诉我们。

Whatcoveragewillyoutakeout?Pleaseletusknowthedetailsoftheinsuranceyou

wishtocover.

g.鉴于您是老客户了，本次交易我方可以接受电汇付款。30%生产前付款，70%

提货前付款。

Asyouarearegularcustomer,wecanacceptpaymentbyT/Tforthistransaction.

30%paybeforeproductionand70%paybeforedelivery.

h.三方检验证明我们会在发货前给你方的。

Thetripartiteinspectionprovesthatwewillgiveittoyoubeforeshipment.

3.6礼品赠送

时间：2024年7月2日17：00-17：30

负责人：总经理李思霈、副总经理黄洁、人事郭亚琪

工作内容：

（1）湘绣团扇由副总经理黄洁在谈判结束后在会议室送给客户；

（2）送出礼物的同时向客户介绍湘绣团扇的特点、寓意等；

（3）介绍礼品话术设计如下：

①这是我们准备的一些小礼品，湘绣团扇，请笑纳。

Thesearesomesmallgiftswehaveprepared,Hunanembroiderycircularfan，please

acceptthem.

②湘绣是中国四大名绣之一，也是湖南的特色文化工艺品。

HunanembroideryisoneofthefourfamousembroideriesinChina,anditisalsoa