某轮胎厂外协合同管理规范

某轮胎厂外协合同管理规范某轮胎厂外协合同管理规范

一、总则

1.制定目的

本制度是为了规范公司外协合同的管理，确保合同签订、执行、变更和终止的合法合规，降低合同风险，提高外协效率。通过明确职责、流程和标准，保障公司利益，维护供应链稳定。

2.适用范围

本制度适用于公司所有与外协供应商签订的合同，包括原材料采购、设备租赁、技术服务、物流运输等。涉及部门包括采购部、生产部、财务部、法务部及项目负责人。

3.基本概念说明

-外协合同：指公司与外部供应商为完成特定任务或提供特定产品而签订的协议。

-供应商：指与公司签订外协合同的第三方企业或个人。

-合同有效期：指合同约定的起止时间。

-合同变更：指在合同执行过程中，双方对内容进行修改或补充。

二、合同签订管理

1.合同草案审核

采购部负责起草合同草案，需包含合同双方信息、标的物、数量、价格、交付时间、违约责任等内容。生产部、财务部对技术条款和成本进行审核，法务部对法律风险进行评估。

2.合同审批流程

合同草案经部门审核后，提交总经理审批。金额超过50万元的合同需经董事会审批。审批通过后，由采购部与供应商正式签订合同。

3.合同归档管理

合同签订后，采购部需在3个工作日内将原件及电子版归档至公司档案室，并录入合同管理系统。档案包括合同正本、审批记录、相关附件等。

三、合同履行监控

1.交付进度跟踪

生产部负责监控供应商的交付进度，确保按合同约定时间和质量完成。如遇延迟，需及时与供应商沟通，并书面记录原因。

2.质量验收标准

所有外协产品需符合公司质量标准，生产部、质检部联合进行验收。验收不合格的，供应商需在规定时间内返工或赔偿。

3.付款管理

财务部根据合同约定及生产部提交的验收单，按月支付货款。大额付款需经审计部复核，确保资金安全。

四、合同变更与解除

1.变更申请条件

合同履行过程中，如遇市场变化、技术调整等，需提出变更申请。变更内容需经双方书面确认，并重新审批。

2.解除合同情形

供应商出现以下情况时，公司有权解除合同：

-交付产品严重不合格；

-违约且未在规定时间内整改；

-被列入失信名单。

3.解除程序

解除合同需提前30天书面通知供应商，并说明理由。供应商需配合完成善后工作，包括退回剩余物资或赔偿损失。

五、合同风险控制

1.供应商资质审核

采购部需在合作前核实供应商的营业执照、生产许可、财务状况等，确保其具备履约能力。

2.履约保证金制度

对金额较大的合同，可要求供应商缴纳5%-10%的履约保证金，合同终止后无违约行为方可退还。

3.争议解决方式

合同中明确约定争议解决方式，优先选择协商，协商不成可仲裁或诉讼。仲裁地点为公司所在地。

六、操作流程说明

1.合同签订步骤

-采购部收集需求，选择供应商；

-起草合同，部门审核；

-总经理或董事会审批；

-签订合同，归档管理。

2.验收流程

-生产部根据合同要求准备验收标准；

-供应商按时交付产品；

-质检部联合生产部进行抽检或全检；

-验收合格后，生产部提交验收单给财务部。

3.付款流程

-财务部收到验收单，核对合同条款；

-审计部复核大额付款；

-开具付款申请，总经理审批；

-支付货款，并更新合同管理系统。

七、监督检查

1.检查主体

法务部每季度对合同执行情况抽查，采购部每月汇总合同履行报告。

2.检查内容

-合同是否按进度执行；

-供应商履约质量是否达标；

-付款是否及时合规。

3.问题整改

检查发现的问题需限期整改，整改结果由监督检查部门确认。连续两次不合格的，供应商将列入黑名单。

八、奖惩办法

1.奖励措施

-供应商连续三年无违约记录，可享受优先合作资格；

-提供优质服务的供应商，公司给予现金奖励或返点。

2.处罚措施

-供应商违约的，按合同约定赔偿损失；

-采购部工作人员因失职导致公司利益受损的，扣除绩效奖金。

3.特殊情况处理

如遇不可抗力（如疫情、自然灾害），双方可协商延期履行，但需书面记录原因及影响。

附则

1.解释权

本制度由法