2026年工业互联网平台建设公司营销资料归档管理制度

2026年工业互联网平台建设公司营销资料归档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司工业互联网平台营销资料的归档管理工作，建立统一、规范、高效的营销资料归档体系，保障营销资料的完整性、安全性和可追溯性，充分发挥营销资料在市场分析、客户服务、业务拓展等工作中的价值，防范资料丢失、泄露、滥用等风险，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《数据安全法》等国家法律法规及公司《文档管理办法》《保密管理制度》等内部规定，结合工业互联网平台营销工作实际，制定本制度。第二条制定依据本制度制定主要依据《企业档案管理规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家及行业规范，以及本公司《营销管理制度》《客户信息保护办法》《数据分类分级管理规范》等内部规章制度，同时参考工业互联网行业营销资料管理的通用实践和最佳案例。第三条适用范围本制度适用于本公司及所属全资、控股子公司（以下统称“公司”）工业互联网平台营销全流程产生的各类资料的收集、整理、分类、归档、存储、查阅、销毁等管理活动；公司市场营销部、销售部、品牌部、客户服务部、行政部等相关部门及所有参与营销资料制作、使用、管理的人员，均需严格遵守本制度。第四条基本原则（一）全程归档原则。营销资料从产生、使用到终止使用的全生命周期均纳入归档管理范围，做到“产生即收集、使用即记录、终止即归档”，确保无遗漏、无缺失。（二）分类管理原则。根据营销资料的类型、密级、使用场景，划分不同归档类别和管理标准，实施差异化的存储、查阅和销毁策略，提高管理效率。（三）安全保密原则。明确营销资料的保密等级，采取技术和管理双重措施保护敏感营销资料，严禁未经授权泄露、传播、篡改归档资料，保障公司商业秘密和客户信息安全。（四）便捷利用原则。在确保安全的前提下，优化归档资料的检索和查阅流程，便于相关部门快速获取所需资料，支撑营销工作开展。（五）合规留存原则。营销资料的归档存储期限符合法律法规和行业监管要求，到期资料按规定流程处置，避免因留存不当引发合规风险。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司成立营销资料归档管理工作组（以下简称“工作组”），由公司分管营销的高层管理人员担任组长，成员包括市场营销部、行政部（档案管理岗）、法务部、安全管理部负责人。工作组统筹协调营销资料归档管理工作，审定归档标准和流程，解决归档管理中的重大问题，监督各项管理要求的落地执行。第六条各部门职责（一）市场营销部（牵头部门）。负责梳理营销资料产生清单，收集、整理本部门及销售部、品牌部产生的营销资料；按归档标准完成资料的分类、编号、初审；配合行政部完成资料归档交接；提出营销资料查阅、使用、销毁申请。（二）行政部（档案管理岗）。负责搭建营销资料归档管理体系，制定具体归档操作细则；接收各部门提交的营销资料，完成复审、归档、存储；维护归档资料检索系统，办理资料查阅、借阅手续；定期盘点归档资料，确保资料完整。（三）法务部。负责审核营销资料归档范围和存储期限的合规性，界定资料的保密等级；处理因归档资料使用不当引发的法律纠纷，提供法律支持。（四）安全管理部。负责监督营销资料归档管理中的安全措施落实情况，排查资料泄露、篡改等安全风险；对违规操作归档资料的行为进行调查和责任认定。（五）客户服务部。负责收集、整理客户沟通记录、服务工单、客户反馈等营销相关资料，按要求提交市场营销部初审后归档；配合核查归档资料中客户信息的准确性和完整性。第三章营销资料归档范围与分类第七条归档范围公司工业互联网平台营销资料归档范围涵盖营销全流程，具体包括：（一）市场调研类资料。包括行业分析报告、竞品分析报告、目标客户画像、市场需求调研数据、价格调研资料等。（二）品牌推广类资料。包括品牌定位方案、宣传文案、海报设计稿、短视频脚本、展会物料、新媒体运营素材、品牌合作协议等。（三）销售拓展类资料。包括客户名录、销售话术、产品推介手册、投标文件、销售合同（副本）、报价单、成交案例、销售复盘报告等。（四）客户服务类资料。包括客户咨询记录、投诉处理工单、售后服务记录、客户满意度调研结果、客户续约/流失分析报告等。（五）营销管理类资料。包括营销计划、营销预算、业绩报表、奖惩记录、营销活动方案及执行报告、供应商合作资料等。第八条归档分类（一）按载体分类。分为电子资料和纸质资料：电子资料包括文档、表格、图片、音视频等数字化文件；纸质资料包括印刷文档、合同原件、手写记录等实体资料。（二）按密级分类。分为绝密资料、机密资料、普通资料：绝密资料包括核心客户信息、未公开的定价策略、重大投标方案等；机密资料包括竞品分析核心数据、销售业绩明细、品牌核心策划方案等；普通资料包括公开的产品介绍、通用宣传文案、行业公开数据等。（三）按使用周期分类。分为长期留存资料、短期留存资料：长期留存资料包括销售合同、品牌核心资料、重大营销活动档案等；短期留存资料包括临时宣传素材、单次调研数据、日常沟通记录等。第四章营销资料归档标准与流程第九条归档标准（一）电子资料标准。文件命名需包含“资料类型-制作日期-制作部门-版本号”；格式统一为通用可兼容格式，避免使用特殊格式导致无法读取；大小、分辨率等参数符合存储要求；需附带资料说明，包括制作目的、使用范围、密级等信息。（二）纸质资料标准。纸张规格统一为A4尺寸，无破损、涂改、缺页；需加盖部门公章（如有），标注制作日期、责任人、密级；按顺序装订，附资料目录，便于检索。（三）编号标准。归档资料采用“年份-部门代码-资料类型代码-顺序号”的统一编号规则，确保每一份资料编号唯一，可快速定位。第十条归档流程（一）资料收集。营销资料制作完成或使用终止后，制作部门需在3个工作日内完成收集，确保资料完整无缺失；电子资料存储至指定临时文件夹，纸质资料整理成册。（二）资料初审。市场营销部指定专人在5个工作日内完成资料初审，核查资料的完整性、准确性、合规性，标注密级和使用周期，填写《营销资料归档初审表》。（三）资料交接。初审通过后，市场营销部在2个工作日内将资料移交行政部档案管理岗，双方核对资料清单并签字确认，电子资料通过加密渠道传输，纸质资料密封交接。（四）资料复审。行政部档案管理岗在3个工作日内完成复审，对不符合归档标准的资料退回市场营销部整改，符合标准的完成编号、录入检索系统。（五）正式归档。复审通过后，电子资料存储至专用归档服务器，纸质资料存入档案柜，行政部建立《营销资料归档台账》，记录归档时间、编号、密级、存储位置等信息。第五章营销资料存储与保管第十一条存储方式（一）电子资料存储。采用“本地服务器+云端备份”的双重存储模式，绝密、机密电子资料需加密存储，设置访问权限；定期对电子资料进行备份和校验，防止数据丢失、损坏。（二）纸质资料存储。绝密、机密纸质资料存入带密码锁的档案柜，普通纸质资料存入常规档案柜；档案柜放置于通风、干燥、防火、防潮的专用档案区域，配备防盗、防虫、防鼠设施。第十二条保管要求（一）日常保管。行政部档案管理岗每日检查档案区域环境，每周核查电子资料存储状态，每月盘点纸质资料，每季度全面核对归档台账，发现缺失、损坏立即上报工作组并采取补救措施。（二）存储期限。绝密资料永久留存（法律法规另有规定的除外）；机密资料留存期限不少于5年；普通资料留存期限不少于2年；短期留存资料留存期限不少于6个月，具体留存期限可根据业务需要和法规要求调整。（三）异地备份。核心营销资料（如核心客户合同、重大营销方案）需进行异地备份，电子资料备份至公司异地服务器，纸质资料复印件存放至指定异地档案点，防范自然灾害等不可抗力导致资料灭失。第六章营销资料查阅与使用管理第十三条查阅权限（一）绝密资料。仅公司高层管理人员、市场营销部负责人可查阅，查阅需经工作组组长审批。（二）机密资料。公司营销相关部门负责人、核心岗位人员可查阅，查阅需经市场营销部负责人审核、行政部负责人审批。（三）普通资料。公司内部员工均可查阅，查阅需经所在部门负责人审批。第十四条查阅流程（一）申请。查阅人填写《营销资料查阅申请表》，说明查阅目的、资料编号、查阅方式（线上查看/线下借阅）、使用期限，按权限层级提交审批。（二）审批。审批人在1个工作日内完成审核，对不符合查阅条件的退回并说明理由，符合条件的签署审批意见。（三）查阅。线上查阅由行政部档案管理岗开通临时访问权限，限定查看范围和时长；线下借阅需当面核对资料数量，签署借阅记录，明确归还时间。（四）归还。线下借阅资料需在审批期限内归还，行政部核查资料完整性，无损坏、缺失的注销借阅记录；超期未归还的，行政部提醒并督促归还，逾期超过5个工作日的上报工作组。第十五条使用规范查阅人仅可在审批范围内使用归档资料，严禁复制、传播、篡改绝密、机密资料；严禁将归档资料用于非工作目的，严禁向外部人员泄露资料内容；使用电子资料时需做好操作记录，使用纸质资料时不得涂改、撕毁、标注。第七章营销资料销毁管理第十六条销毁条件（一）达到存储期限且无继续留存价值的营销资料；（二）资料内容失效（如产品下架、合作终止、政策调整）且无参考价值的；（三）经工作组审核确认无需留存的重复、冗余资料。第十七条销毁流程（一）申请。市场营销部或行政部填写《营销资料销毁申请表》，附需销毁资料清单、销毁理由，按权限提交审批：绝密资料需经工作组组长审批，机密资料需经行政部负责人审核、工作组副组长审批，普通资料需经市场营销部负责人审批。（二）复核。审批通过后，行政部档案管理岗联合安全管理部对需销毁资料进行复核，确认资料清单、密级、存储期限无误。（三）销毁。电子资料采用专业数据销毁工具彻底删除，确保无法恢复；纸质资料采用碎纸、焚烧等不可逆方式销毁，销毁过程需有2名及以上工作人员在场监督。（四）记录。销毁完成后，参与人员填写《营销资料销毁记录表》，记录销毁时间、地点、方式、资料清单、参与人员等信息，存档备查。第八章监督考核与责任追究第十八条监督检查（一）日常检查。行政部每月对营销资料归档、存储、查阅、销毁情况进行自查，重点核查归档完整性、权限执行情况、台账记录准确性；工作组每季度开展一次专项检查，覆盖所有管理环节。（二）专项审计。公司审计部每年开展一次营销资料归档管理专项审计，重点核查制度执行合规性、资料安全保护措施、销毁流程规范性，审计结果向公司管理层汇报。第十九条考核机制公司将营销资料归档管理工作纳入相关部门的年度绩效考核体系，考核指标包括：资料归档及时率、归档完整率、查阅权限执行率、资料完好率、销毁流程合规率等。考核结果与部门绩效奖金、员工评优评先挂钩。第二十条责任追究对未按本制度执行导致以下后果的，追究相关部门和人员的责任：（一）未按要求收集、归档营销资料，导致资料缺失、遗漏，影响营销工作开展的；（二）违规查阅、使用、复制营销资料，导致公司商业秘密泄露、客户信息泄露的；（三）未按规定存储、保管资料，导致资料丢失、损坏、篡改的；（四）违规销毁营销资料，或销毁资料未按要求记录，导致资料无法追溯的；（五）瞒报、谎报资料管理异常情况，导致损失扩大的。责任追究方式包括通报批评、绩效扣分、经济处罚、岗位调整等；情节严重、造成重大经济损失