2026年工业水处理公司项目水处理材料采购管理办法

2026年工业水处理公司项目水处理材料采购管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司工业水处理项目材料采购全流程管理，保障采购材料的质量、价格、交付周期符合项目要求，降低采购成本与质量风险，提升采购工作标准化、规范化水平，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国产品质量法》《民法典》（合同编）及公司项目管理、成本管理、质量管理等制度文件，结合工业水处理材料特性（防腐要求高、技术参数敏感、环保合规性强），制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有工业水处理项目的材料采购管理工作，覆盖新建、改造、运维类工业水处理项目所需的各类材料，包含水处理药剂（絮凝剂、阻垢剂、杀菌剂等）、管材管件（不锈钢管、PE管、防腐管件等）、过滤材料（活性炭、石英砂、膜组件等）、辅助材料（密封件、防腐涂料、电气配件等）；涉及采购部、技术部、工程部、质检部、财务部、项目部等相关部门及所有采购人员、技术审核人员、验收人员，均需严格执行本办法。第三条基本原则合规采购原则：所有采购行为需符合国家招投标法、产品质量法等法规要求，采购材料需满足环保法规、水处理行业标准及项目技术要求，严禁采购不合格、不合规材料。质优价廉原则：在保障材料质量的前提下，通过比价、议价、招标等方式降低采购成本，兼顾材料质量与价格的平衡，杜绝只重价格忽视质量或只重质量不计成本的采购行为。阳光透明原则：采购全过程需公开、透明，关键采购环节需多人参与、交叉审核，严禁暗箱操作、收受回扣等违规行为，确保采购行为可监督、可追溯。按需采购原则：严格按照项目施工计划编制采购计划，避免超量采购造成库存积压，或采购不足影响项目进度，确保材料采购与项目进度精准匹配。权责对等原则：明确采购计划、审核、实施、验收、付款各环节的责任主体，做到“谁采购、谁负责，谁审核、谁担责”，确保采购全流程可问责。第四条管理职责划分采购部：牵头负责材料采购全流程管理，编制采购计划、筛选供应商、组织采购实施、签订采购合同、跟踪交付进度、办理付款申请，建立采购台账并定期复盘采购成本。技术部：负责采购材料的技术参数审核，明确材料的规格、型号、性能指标、环保要求等，出具《材料技术要求单》，协助采购部筛选符合技术要求的供应商。工程部：根据项目施工计划提出材料需求，参与材料验收，反馈现场材料使用情况，协助技术部优化材料技术要求。质检部：负责采购材料的质量检验，制定材料验收标准，出具质量检验报告，对不合格材料提出退换货或索赔意见。财务部：负责采购预算审核、采购合同款项支付审核，监督采购成本控制情况，确保采购付款符合公司财务制度。项目部：结合项目现场进度提出材料需求计划，跟踪现场材料使用情况，及时反馈材料质量问题，协调解决材料交付与施工进度的匹配问题。第二章采购计划管理第五条采购计划编制编制依据：采购计划需以项目部提交的《项目材料需求清单》、技术部出具的《材料技术要求单》、财务部审批的项目采购预算为核心依据，严禁无依据编制采购计划。编制内容：采购计划需明确材料名称、规格型号、技术参数、采购数量、质量标准、交付周期、预算金额、使用项目、计划采购时间等核心信息，确保内容完整。编制时限：项目部需在材料使用前15个工作日提交《项目材料需求清单》，采购部需在收到清单后5个工作日内完成采购计划编制。第六条采购计划审核初审：采购部负责人对采购计划的完整性、合理性进行初审，重点审核采购数量与项目需求的匹配度、预算金额的准确性。复审：技术部对采购计划中的材料技术参数进行复审，确保符合项目水处理工艺要求；财务部对采购预算进行复审，确保不超项目总预算。终审：单次采购金额≥10万元的采购计划需报采购分管副总终审；单次采购金额＜10万元的采购计划由采购部联合技术部、财务部终审即可。第七条采购计划调整调整情形：因项目设计变更、现场工况变化、材料技术参数优化等原因需调整采购计划的，由项目部提交《采购计划调整申请单》，说明调整原因、调整内容及对项目的影响。调整审核：采购计划调整需按原审核流程重新审核，涉及预算调整的需额外经财务部审批，调整后的采购计划需重新备案，确保调整过程可追溯。第三章供应商管理第八条供应商准入准入条件：供应商需具备合法的营业执照、相关材料生产/销售资质，涉及环保类材料的需提供环保检测报告，具备完善的质量管控体系，有工业水处理材料供应的相关业绩，无重大质量投诉或违法违规记录。准入审核：采购部收集供应商资质文件，组织技术部、质检部进行联合审核，审核通过后纳入《合格供应商名录》，未纳入名录的供应商不得参与公司采购项目。准入备案：所有合格供应商需建立档案，包含资质文件、业绩证明、质量承诺、联系方式等信息，档案需定期更新，更新周期不超过1年。第九条供应商分级与评估分级标准：根据供应商的供货质量、交付周期、价格水平、售后服务等维度将供应商分为A级（优秀）、B级（合格）、C级（待改进），分级结果作为后续采购合作的核心依据。评估频次：每季度对合作供应商进行一次季度评估，每年进行一次年度综合评估，评估结果需反馈给供应商，针对问题提出整改要求。动态管理：A级供应商可优先获得采购合作机会，占比不低于采购总量的70%；C级供应商需限期3个月整改，整改不合格的移出《合格供应商名录》。第四章采购实施管理第十条采购方式选择公开招标：单次采购金额≥50万元的材料采购，需采用公开招标方式，招标流程需符合国家招投标法要求，确保至少3家及以上合格供应商参与投标。询价采购：单次采购金额10万-50万元的材料采购，需向至少3家合格供应商询价，对比价格、质量、交付周期后确定合作供应商。单一来源采购：因材料技术特殊性、应急需求等原因无法采用招标或询价方式的，需提交《单一来源采购申请单》，经采购分管副总及总经理审批后方可实施。应急采购：因项目紧急需求需立即采购的材料，可先口头报备采购分管副总启动应急采购，后在3个工作日内补充完成正式采购流程。第十一条采购合同管理合同签订：采购确定供应商后，需在3个工作日内签订采购合同，合同需明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、交付周期、付款方式、违约责任、质量保修等核心条款，涉及环保材料的需明确环保合规责任。合同审核：采购合同需经技术部（技术条款）、财务部（付款条款）、法务部（合规条款）审核，审核通过后方可签订，严禁签订无审核的采购合同。合同备案：签订后的采购合同需提交采购部、财务部、项目部备案，合同原件由档案管理部门统一保管，保管期限不少于5年。第十二条采购交付跟踪进度跟踪：采购部需指定专人跟踪材料交付进度，交付周期前3个工作日与供应商确认备货及发货情况，出现交付延迟风险时及时协调解决并上报项目部。异常处理：供应商无法按合同约定交付的，采购部需立即与供应商沟通，要求其说明原因并制定补救方案，造成项目损失的需按合同约定追究违约责任。第五章材料验收管理第十三条验收标准与流程验收标准：验收标准以采购合同、技术部出具的《材料技术要求单》、国家行业标准为依据，明确外观、尺寸、技术参数、环保指标等验收维度。验收流程：材料到货后，采购部组织质检部、工程部、项目部联合验收，先核对材料数量、规格型号，再由质检部进行质量检测，出具《材料验收报告》，验收合格的办理入库手续，不合格的注明问题并提出处理意见。验收时限：常规材料需在到货后2个工作日内完成验收，特殊检测要求的材料需在到货后5个工作日内完成验收，确保不影响项目施工进度。第十四条不合格材料处理退换货：外观、规格型号不符或质量检测不合格的材料，采购部需在验收完成后1个工作日内通知供应商，要求其在3个工作日内完成退换货，退换货产生的费用由供应商承担。索赔：因不合格材料导致项目工期延误、质量问题或经济损失的，采购部需按合同约定向供应商索赔，索赔金额需经财务部审核，确保索赔合理合规。供应商追责：多次供应不合格材料的供应商，需降低其分级等级，情节严重的移出《合格供应商名录》，并纳入公司供应商黑名单。第六章仓储与使用管理第十五条材料入库与保管入库要求：验收合格的材料需及时办理入库手续，建立入库台账，明确材料名称、规格型号、数量、入库时间、供应商、使用项目等信息，做到账实相符。保管要求：根据材料特性分类保管，水处理药剂需按化学特性分开存放，设置防泄漏、防火、防腐措施；管材管件需防潮、防腐蚀；过滤材料需防尘、防潮，定期检查材料保管状态，避免材料变质损坏。第十六条材料出库与盘点出库要求：材料出库需凭项目部出具的《材料领用单》，领用单需注明领用数量、使用部位、领用人，出库时核对信息，确保材料精准发放。盘点要求：每月对库存材料进行一次盘点，每季度进行一次全面盘点，核对台账与实际库存，出现盘盈盘亏的需查明原因并上报采购部，确保库存材料管理规范。第七章成本管控与付款管理第十七条采购成本管控价格管控：建立材料价格数据库，定期更新市场价格，采购价格需不高于市场均价，单次采购价格高于市场均价10%的，需提交价格说明并经采购分管副总审批。预算管控：采购成本需严格控制在审批的预算范围内，超预算采购需提交《超预算采购申请单》，经财务部、采购分管副总审批后方可实施。成本分析：每季度对采购成本进行分析，对比预算与实际支出，分析成本差异原因，提出成本优化措施，降低后续采购成本。第十八条采购付款管理付款条件：付款需以采购合同、《材料验收报告》、入库单为依据，严格按合同约定的付款节点付款，未验收合格的材料严禁提前付款。付款审核：采购部提交付款申请后，财务部审核付款依据的完整性、合规性，审核通过后按公司财务流程付款，确保付款安全。尾款支付：涉及质量保修的材料，尾款需在保修期满且无质量问题后支付，确保供应商履行质量保修责任。第八章考核与责任追究第十九条考核指标与应用考核指标：将采购及时率（≥98%）、材料验收合格率（≥99%）、采购成本管控率（≤预算金额103%）、供应商履约率（≥98%）纳入采购部月度绩效考核，总分100分，各指标占比分别为25%、30%、25%、20%。考核结果：90分及以上为优秀，给予采购团队月度绩效奖金上浮10%；80-89分为合格，享受标准绩效；70-79分为待改进，限期1个月整改；70分以下为不合格，采购负责人停岗培训，重新考核合格后方可复岗。第二十条责任追究细则轻微责任：采购计划编制不完整、入库台账记录不清晰、交付跟踪不及时但未造成损失的，责任人给予口头警告，扣减当月绩效5%。一般责任：未按审核流程采购、材料验收把关不严导致不合格材料进场、采购价格高于市场均价10%且无合理说明的，责任人扣减当月绩效15%-20%，部门负责人给予书面警告。重大责任：采购不合格材料导致项目环保不达标、安全事故或公司损失≥10万元，或收受供应商回扣、暗箱操作的，责任人记过处分，扣减季度绩效40%-50%，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第九章附则第二十一条制度培训本办法发布后，采购部牵头组织全员专项培训，确保采购、技术、工程、质检等岗位人员掌握采购计划编制、供应商管理、验收标准、成本管控等核心要求；新入职采购岗