2026年工业水处理公司项目水质责任合同管理规定

2026年工业水处理公司项目水质责任合同管理规定第一章总则第一条制定目的为规范公司工业水处理项目水质责任合同全生命周期管理，明确合同中水质责任界定、履约标准、风险防控等核心内容，保障公司与客户的合法权益，规避因合同条款不清晰、履约管理不到位引发的水质责任纠纷，结合工业水处理项目特性（水质达标要求严格、责任界定复杂、履约周期长等）及《民法典》《水污染防治法》等法律法规要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有工业水处理项目（包括新建、改造、运维、托管类项目）的水质责任合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档、纠纷处理等全环节。公司销售部、法务部、项目管理部、技术部、财务部及所有参与水质责任合同管理的部门、人员均需遵守本制度。第三条管理原则合规性原则：合同条款需严格遵守《民法典》《水污染防治法》《环境保护法》等法律法规，不得设置违反强制性规定的条款，确保合同合法有效；权责清晰原则：明确合同双方在水质达标、操作规范、应急处置、责任承担等方面的权利和义务，避免责任界定模糊引发纠纷；风险可控原则：在合同起草、审核阶段识别水质责任风险点（如水质超标追责、不可抗力界定、第三方因素影响等），设置风险防控条款；全程可追溯原则：对合同起草、审核、签订、履行、变更等环节的记录、文件进行完整留存，确保合同管理全过程可查、责任可追；公平诚信原则：合同条款兼顾公司与客户的合法权益，履约过程中秉持诚信原则，如实履行合同约定的水质责任义务。第四条职责分工销售部：作为合同发起部门，负责收集客户水质责任需求；起草水质责任合同初稿；对接客户沟通合同条款；跟踪合同签订进度；反馈合同履行过程中的客户诉求；法务部：负责审核合同条款的合规性、合法性；识别水质责任风险点并提出修改建议；拟定标准水质责任合同模板；处理合同纠纷的法律层面事宜；出具法律意见；技术部：负责审核合同中水质达标标准、技术参数、履约措施等技术条款的合理性和可实现性；提供水质责任界定的技术依据；确认合同中技术承诺的可行性；项目管理部：负责审核合同中水质责任履约流程、验收标准、应急处置等落地条款；跟踪合同履行过程中的水质达标情况；向销售部、法务部反馈履约异常问题；财务部：负责审核合同中水质责任相关的费用条款（如履约保证金、违约金、赔偿金额等）；评估费用条款对公司财务的影响；监督费用支付/收取的合规性；管理层：负责审批重大水质责任合同（合同金额≥[X]万元、责任风险等级为高）；决策合同纠纷的重大处理方案；协调跨部门资源解决合同管理中的核心问题；档案管理部：负责水质责任合同及相关文件的归档保管；办理合同借阅手续；按规定留存合同档案。第二章合同起草与审核第五条合同起草依据与要求起草依据：以公司标准水质责任合同模板为基础，结合客户项目实际（如水质达标指标、项目场景、履约周期、应急需求等）进行个性化调整；参考国家/行业水质标准（如《污水综合排放标准》《工业用水水质标准》）；核心条款要求：水质达标条款：明确水质达标指标（如COD、氨氮、总磷等具体数值）、检测方法、检测频次、达标验收标准；责任界定条款：区分公司责任（如因技术方案不当、操作不规范导致水质超标）、客户责任（如因客户生产工艺变动、进水水质异常导致超标）、第三方责任（如自然灾害、政策调整导致超标）；履约保障条款：明确履约保证金金额/比例、支付方式、退还条件；设置水质超标整改期限、整改措施；违约责任条款：明确水质超标违约金计算方式（如按日/按次、赔偿金额上限）、免责情形（不可抗力、客户原因等）；应急处置条款：约定水质突发超标时的应急响应流程、双方配合义务、处置费用承担方式。文字要求：合同条款表述需准确、严谨，避免模糊性词汇（如“大致达标”“尽量整改”）；语言通俗易懂，无歧义；条款逻辑清晰，无前后矛盾。第六条合同审核流程部门初审：销售部完成合同初稿后，先由部门负责人审核，确认合同条款符合客户沟通结果、无明显疏漏，签字后提交技术部；技术审核：技术部在[X]个工作日内审核技术条款，重点确认水质达标指标、技术方案、整改措施的可行性，出具《技术审核意见》，反馈至销售部；法务审核：销售部根据技术审核意见修改后，提交法务部审核；法务部在[X]个工作日内审核合同合规性、风险点，出具《法律审核意见》，标注需修改的风险条款；财务审核：法务审核通过后，财务部在[X]个工作日内审核费用条款，评估违约金、保证金等对公司财务的影响，出具《财务审核意见》；最终审批：销售部整合各部门审核意见修改合同后，提交管理层审批；重大合同需组织销售、法务、技术、项目管理部召开评审会，形成评审纪要后审批。第七条审核整改要求对审核中提出的问题条款，销售部需在[X]个工作日内完成修改，重新提交对应部门复核；涉及核心条款（如责任界定、违约金）的修改，需重新与客户沟通确认，避免因条款修改引发客户异议；所有审核意见、修改记录需留存归档，作为合同管理追溯依据。第三章合同签订与备案第八条合同签订要求签订主体：合同签订主体需为公司法定授权代表（或授权委托人）与客户合法授权代表；授权委托人需持有公司正式授权委托书，明确授权范围和期限；签字盖章：合同需由双方授权代表签字并加盖公司公章/合同专用章，盖章位置需清晰、完整，不得遮盖条款内容；多页合同需加盖骑缝章；版本一致：签订的合同文本需与最终审核通过的版本一致，不得擅自修改条款；签订前需再次核对合同条款、页码、附件的完整性；签订时限：审核通过后的合同需在[X]个工作日内完成签订，避免因拖延导致客户变更需求或市场风险。第九条合同备案与归档备案要求：销售部在合同签订后[X]个工作日内，将合同原件（一式[X]份）提交档案管理部备案；同时提交合同电子版、审核意见、沟通记录等附件；归档要求：档案管理部按“年份-项目类型-合同编号”规则对合同进行编号归档；将合同及附件整理成册，标注合同名称、签订日期、客户名称、有效期等信息；台账建立：销售部建立《项目水质责任合同管理台账》，记录合同编号、客户名称、项目名称、签订日期、有效期、水质达标指标、履约保证金等核心信息，每月更新并同步至项目管理部、法务部。第四章合同履行与跟踪第十条履约交底合同签订后[X]个工作日内，销售部组织项目管理部、技术部、售后部开展履约交底，讲解合同中水质责任条款、达标标准、应急处置要求、违约责任等核心内容；项目管理部根据交底内容制定《项目水质责任履约计划》，明确履约节点、责任人、水质检测频次、异常处置流程，报技术部审核后执行。第十一条履约跟踪管理日常跟踪：项目管理部每周跟踪项目水质达标情况，核对检测数据与合同约定指标；每月形成《水质责任履约月报》，反馈至销售部、法务部；异常处置：发现水质指标接近超标阈值或已超标时，项目管理部需在[X]小时内启动应急处置流程，组织技术部制定整改方案，同时向客户说明情况；整改完成后需重新检测，确认达标并留存检测报告；沟通记录：履约过程中与客户就水质责任相关事宜的沟通（如整改方案、超标原因界定）需形成书面记录，双方签字确认后归档；保证金管理：财务部根据履约情况跟踪履约保证金的退还条件，达到退还条件时，及时与客户沟通办理退还手续，或按合同约定扣除相应金额。第十二条履约验收阶段性验收：按合同约定的履约节点（如每月/每季度），组织客户、技术部进行水质达标验收，填写《水质责任履约验收单》，双方签字确认；终期验收：合同到期前[X]个工作日，开展终期履约验收，全面核查履约周期内水质达标情况、整改记录、应急处置情况，形成《终期履约验收报告》；验收争议处理：若客户对验收结果有异议，由技术部重新检测并出具检测报告，法务部协助沟通责任界定，无法协商一致的，按合同约定的争议解决方式处理。第五章合同变更与解除第十三条合同变更要求变更情形：因客户生产工艺调整、水质达标标准政策变动、项目场景变化等需变更合同条款（如水质指标、责任界定、履约期限）的，需启动变更流程；变更流程：由销售部与客户沟通变更内容，形成《合同变更意向书》；提交技术部、法务部审核变更条款的可行性、合规性；审核通过后，签订《合同补充协议》，补充协议需与原合同具有同等法律效力；变更归档：《合同补充协议》签订后，按原合同归档要求备案，更新合同管理台账，同步至相关部门。第十四条合同解除要求解除情形：符合合同约定解除条件（如客户长期拖欠费用、水质责任无法履行）或法定解除条件（如不可抗力导致合同目的无法实现）的，可启动解除流程；解除流程：销售部拟定《合同解除通知书》，经法务部审核、管理层审批后送达客户；涉及违约金、赔偿的，需明确金额及支付方式；解除善后：合同解除后，项目管理部完成水质数据交接、现场设施清理等善后工作；财务部处理费用结算、保证金退还/扣除等事宜；所有解除相关文件需归档留存。第六章合同纠纷处理第十五条纠纷预防定期排查：法务部每季度联合项目管理部排查合同履约风险，识别潜在纠纷点（如水质超标未整改、客户拖欠保证金），提前制定应对措施；证据留存：履约过程中所有检测报告、沟通记录、整改记录、验收单等需完整留存，作为纠纷处理的核心证据；合规沟通：与客户沟通纠纷事宜时，需保持理性、合规，避免口头承诺或不当表述，重要沟通需形成书面记录。第十六条纠纷处理流程协商解决：纠纷发生后，先由销售部牵头，联合法务部、项目管理部与客户协商解决，达成一致的签订《纠纷和解协议》，明确解决方案、履行期限；调解/仲裁：协商无果的，按合同约定选择第三方调解或仲裁方式解决，法务部负责准备相关证据、参与调解/仲裁程序；诉讼解决：调解/仲裁无法解决的，由法务部提起诉讼，统筹证据收集、律师对接、庭审等事宜，及时向管理层汇报进展；结果归档：纠纷处理完毕后，将和解协议、调解书、仲裁裁决书、判决书等文件归档，总结纠纷原因，优化合同模板和履约管理流程。第七章监督考核与责任追究第十七条监督机制日常监督：管理层每月抽查《合同管理台账》和履约月报，核查合同条款执行情况、水质达标率、纠纷发生率；专项检查：审计部每半年开展一次水质责任合同专项检查，核查合同审核流程合规性、履约记录完整性、纠纷处理规范性，出具《专项检查报告》；客户回访：销售部每季度回访[X]%的履约客户，了解合同条款执行情况、水质责任履行满意度，收集改进建议。第十八条考核标准合同审核指标：合同审核及时率≥[X]%为合格，审核遗漏风险条款≥[X]条为不合格；履约达标指标：项目水质达标率≥[X]%为合格，因公司责任导致水质超标≥[X]次为不合格；纠纷管控指标：合同纠纷发生率≤[X]%为合格，因合同条款疏漏引发纠纷的直接判定为不合格；归档完整指标：合同及相关文件归档完整率100%为合格，缺失核心文件的判定为不合格；考核结果纳入销售部、项目管理部、法务部及相关责任人的年度绩效评价体系。第十九条责任追究轻微责任：因合同起草疏漏、审核不细致导致条款表述不清晰，但未引发纠纷的，给予责任人警告，责令限期整改；一般责任：因公司责任导致水质超标引发客户投诉，或因合同条款问题导致公司轻微经济损失（≤[X]万元）的，给予责任人通报批评，扣减当月绩效奖金[X]%，相关部门负责人承担管理责任；重大责任：因合同管理不当导致公司重大经济损失（＞[X]万元）、行政处罚或商誉受损的，给予责任人降职/解聘处理，追究部门负责人领导责任，扣减年度绩效奖金[X]%；涉嫌违法的，移交司法机关处理；免责情形：因不可抗力、客户单方面违约或第三方因素导致合同履行异常、引发纠纷的，经管理层审批后，可免除相关人员责任。第八章附则第二十条制度修订本制度根据国家法律法规更新、行业监管要求调整或公司项目运营需求变化适时修订，修订工作由法务部牵头，征求销售部、技术部、项目管理部等相关部门意见，经公司管理层审批后发布实施。第二十一条术语定义水质责任合同：指公司与客户签订的，明确工业水处理项目中水质达标责任、履约标准、违约责任等核心内容的合同（含补充协议）；水质达标指标：指合同约定的工业水处理后水质需达到的具体数值