2026年工业水处理公司质量记录管理制度

2026年工业水处理公司质量记录管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司质量记录的编制、填写、审核、存储、借阅、销毁等全流程管理，确保质量记录真实、完整、准确、可追溯，为水处理质量管控、问题追溯、合规审查、持续改进提供有效数据支撑，依据《质量管理体系要求》（GB/T19001-2016）《中华人民共和国档案法》《工业水处理行业数据管理规范》等法律法规及行业标准，结合公司工业水处理业务实际运营特点，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所属各生产运营单元、分支机构、各部门产生的所有质量记录，涵盖水质检测、药剂管理、设备运维、质量改进、客户服务、合规审查等全业务环节的纸质及电子质量记录；外部协作单位向公司提供的与质量相关的记录文件，其管理参照本制度相关要求执行。第三条管理原则1.真实准确，客观可溯：质量记录需如实反映实际作业情况，数据、签字、日期等关键信息完整无误，确保每一项记录均可追溯至具体责任人、作业时间及作业场景。2.分类管理，统一规范：按记录类型、用途、重要程度分类制定填写规范与存储标准，统一记录格式、编号规则、审核流程，避免记录混乱。3.安全保管，便捷检索：建立纸质与电子记录双重保管机制，确保记录存储安全、防损防失，同时优化检索方式，满足快速查询、调阅需求。4.期限明确，合规处置：根据记录重要程度设定差异化保存期限，到期记录按合规流程处置，既满足法规要求，又避免无效记录堆积。5.全员负责，闭环管控：明确各岗位质量记录管理责任，从编制到销毁形成闭环，确保记录全生命周期处于有效管控状态。第四条职责分工1.质量管理部门：作为质量记录管理的牵头部门，负责制定并更新本制度；统一设计核心质量记录模板；组织记录填写规范培训；监督记录管理全流程执行情况；定期开展记录完整性、准确性核查。2.档案管理部门：负责纸质质量记录的集中归档、存储、借阅审批、销毁审核；搭建电子质量记录管理平台，保障电子记录的存储安全与检索便捷。3.各业务部门：负责本部门质量记录的编制、填写、初审；按要求及时提交记录至档案管理部门归档；配合质量管理部门开展记录核查；指定专人负责本部门记录管理工作。4.记录填写人：对所填记录的真实性、准确性、完整性负责，确保记录内容与实际作业一致，签字确认后承担相应责任。5.记录审核人：对分管范围内的质量记录进行审核，核对记录内容的合规性、逻辑性，审核通过后签字确认，对审核结果负责。第二章质量记录分类与编制第五条记录分类1.水质检测类记录：包括原水水质检测记录、各工段出水水质检测记录、在线监测数据台账、第三方检测报告、水质异常处置记录等。2.药剂管理类记录：包括药剂采购验收记录、药剂储存台账、药剂领用发放记录、药剂配制投加记录、药剂质量检验记录、废药剂处置记录等。3.设备运维类记录：包括水处理设备运行参数记录、设备巡检记录、设备维修保养记录、设备故障处置记录、设备校准校验记录等。4.质量改进类记录：包括质量改进建议表、立项申请、实施计划表、进度报告、效果验证报告、改进成果归档记录等。5.客户服务类记录：包括客户质量反馈记录、客户投诉处理记录、服务质量验收记录、客户满意度调查记录等。6.合规管理类记录：包括内部质量审核记录、质量事故调查记录、环保合规检测记录、质量培训考核记录等。第六条编制要求1.模板统一：核心质量记录模板由质量管理部门统一设计，明确记录名称、编号、填写栏目、填写说明、审核签字栏、保存期限等要素，各部门不得擅自修改核心模板格式。2.编号规范：质量记录采用“部门编码+记录类型编码+年份+流水号”的规则编制唯一编号，编号规则由质量管理部门统一制定并公示。3.内容完整：记录模板需覆盖业务环节的关键信息，如水质检测记录需包含检测时间、检测项目、检测数值、检测人员、判定结果等；设备运维记录需包含设备名称、运维时间、运维内容、运维人员、效果确认等。4.适配性强：针对特殊业务场景的记录需求，各部门可提出模板调整申请，经质量管理部门审核批准后，补充编制专项记录模板。第三章质量记录填写与审核第七条填写规范1.填写时限：即时性记录（如设备运行参数、水质检测数据）需在作业完成后1小时内填写；周期性记录（如每日巡检、每周药剂台账）需在周期结束后24小时内填写；专项记录（如质量改进报告）需在工作完成后3个工作日内填写。2.填写要求：使用黑色或蓝色签字笔填写纸质记录，字迹清晰、无涂改；电子记录需录入规范，数字、单位、符号等符合行业标准，不得随意简写、缩写。3.修改规则：纸质记录确需修改的，需采用划线更正法，在错误内容上划单横线，填写正确内容，并由修改人签字注明修改日期；电子记录修改需保留修改痕迹，不得直接删除原数据。4.关键信息：记录中的日期、数据、签字、判定结果等关键信息必须完整填写，不得空缺；涉及数值的需标注计量单位，检测数据需保留符合要求的小数位数。第八条审核流程1.初审：记录填写完成后，由所在班组/岗位负责人进行初审，核对记录内容与实际作业的一致性，初审通过后签字确认，初审需在填写完成后1个工作日内完成。2.复审：部门指定的记录管理员对初审通过的记录进行复审，核对记录格式、编号、内容完整性，复审通过后签字确认，复审需在初审完成后2个工作日内完成。3.终审：公司级核心质量记录（如重大质量事故记录、公司级质量改进报告）需由质量管理部门进行终审，审核记录的合规性、逻辑性，终审通过后归档。4.审核异议：审核过程中发现记录存在错误、缺失的，需退回填写人限期整改，整改完成后重新提交审核，审核人需注明退回原因及整改要求。第四章质量记录存储与保管第九条归档要求1.纸质记录归档：审核通过的纸质记录由各部门在每月5日前整理成册，标注编号、份数、保管期限，提交至档案管理部门；档案管理部门核对无误后办理归档手续，建立纸质记录归档台账。2.电子记录归档：电子记录需按分类存储至公司指定的电子档案管理平台，上传时需关联唯一编号、填写人、审核人等信息，上传完成后设置只读权限，防止擅自修改。3.双套备份：核心质量记录（如水质检测报告、设备大修记录）需同时保存纸质版和电子版，电子记录需定期（每月）进行异地备份，防止数据丢失。第十条保管规范1.纸质记录保管：存储场所需保持干燥、通风、防虫、防火、防腐蚀，记录存放于专用档案柜，按分类、年份、编号有序摆放，档案柜需加锁管理，钥匙由专人保管。2.电子记录保管：电子档案管理平台需设置访问权限，不同岗位人员仅可查看/操作权限范围内的记录；定期对平台进行安全维护，安装防病毒软件，防止数据泄露、篡改。3.保管期限：一般质量记录保管期限不少于3年；重要质量记录（如药剂验收记录、重大质量改进成果记录）保管期限不少于5年；涉及合规审查、法律纠纷的质量记录需永久保管，保管期限自记录形成之日起计算。4.定期核查：档案管理部门每季度对存储的质量记录进行一次核查，检查纸质记录是否破损、缺失，电子记录是否可正常读取，核查结果纳入档案管理考核。第五章质量记录检索与借阅第十一条检索管理1.纸质记录检索：档案管理部门建立纸质记录检索目录，按记录分类、年份、编号编制检索表，支持按关键词、编号、日期等方式查询，确保5分钟内可定位到目标记录。2.电子记录检索：电子档案管理平台需具备模糊检索、精准检索功能，支持按记录类型、填写日期、责任人等多维度筛选，检索结果需显示记录基本信息及预览权限。第十二条借阅流程1.内部借阅：员工因工作需要借阅质量记录的，需填写《质量记录借阅申请表》，注明借阅记录名称、编号、用途、借阅期限，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部借阅：外部单位（如监管部门、客户、审计机构）需借阅质量记录的，需提供单位介绍信及经办人身份证明，经公司管理层审批后，由档案管理部门专人陪同查阅，严禁外借纸质原件，可提供加盖公章的复印件。3.借阅要求：借阅的纸质记录需妥善保管，不得涂改、撕毁、标注，借阅期限一般不超过7个工作日，确需延期的需提前1个工作日办理延期手续；电子记录仅可在线查看，严禁下载、复制（经审批的除外）。4.归还验收：借阅人归还记录时，档案管理部门需核对记录完整性、完好性，纸质记录如有破损、缺失的，需追究借阅人责任；电子记录需核查访问痕迹，确认无违规操作后完成归还手续。第六章质量记录销毁与处置第十三条销毁审批1.销毁清单：档案管理部门每年年底对达到保管期限的质量记录进行梳理，编制《质量记录销毁清单》，注明记录名称、编号、数量、形成日期、保管期限、销毁原因等信息。2.审批流程：销毁清单需先经质量管理部门审核，确认记录无保留价值、不涉及未结事项后，提交公司管理层审批；涉及合规、法律相关的记录，需额外经法务部门审核。3.暂缓销毁：对仍涉及未结质量事故、客户投诉、合规审查的记录，即使达到保管期限，也需暂缓销毁，待事项办结后重新评估是否销毁。第十四条销毁执行1.纸质记录销毁：审批通过后，由档案管理部门联合质量管理部门共同执行销毁，采用碎纸、焚烧（符合环保要求）等方式，销毁过程需有2人及以上在场监督，填写《质量记录销毁记录表》，签字确认销毁结果。2.电子记录销毁：电子记录销毁需采用专业数据销毁软件，确保数据无法恢复，销毁后在电子档案管理平台标注“已销毁”，留存销毁记录及操作日志。3.销毁记录保管：《质量记录销毁清单》《质量记录销毁记录表》需作为永久保管的档案留存，不得随销毁记录一同处置。第七章监督考核与责任追究第十五条监督检查1.日常检查：质量管理部门每月随机抽查各部门质量记录填写、归档情况，抽查比例不低于当月记录总量的10%，重点检查记录真实性、完整性、及时性。2.专项检查：每半年开展一次质量记录管理专项检查，覆盖所有部门及记录类型，检查内容包括存储保管、借阅流程、销毁合规性等，形成专项检查报告。3.问题整改：检查发现的问题需下达整改通知书，明确整改期限、责任人，质量管理部门跟踪整改完成情况，确保问题闭环。第十六条考核与追责1.正向激励：对质量记录管理规范、无违规问题的部门及记录管理员，给予年度评优评先优先推荐、一次性绩效奖励等激励；对连续12个月记录填写零差错的员工，给予书面表彰。2.违规处罚：记录填写虚假信息、擅自涂改记录的，给予书面警告+绩效扣分；记录缺失、归档不及时导致质量追溯受阻的，扣减部门绩效考核分值，追究记录负责人责任；违规借阅、销毁记录造成损失的，视情节给予降薪、降职处分，涉嫌违法的移交司法机关处理。第八章附则第十七条术语定义本制度中所称“质量记录”指为证明水处理质量活动符合规定要求、质量体系有效运行而形成的纸质或电子形式的凭证性文件；“核心质量记录”指涉及公司重大质量决策、合规审查、客户权益的关