2026年光建一体化科技公司印信刻制审批管理制度

2026年光建一体化科技公司印信刻制审批管理制度第一章总则第一条制定目的为规范光建一体化科技公司（以下简称“公司”）各类印信的刻制、审批及管理工作，明确印信刻制审批的权责边界和操作流程，保障公司印信使用的合法性、安全性和规范性，防范印信管理风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国公司法》《印章治安管理办法》等相关法律法规及公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各分支机构、业务单元（以下统称“各单位”）所有印信的刻制审批管理工作，包括但不限于公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门专用章、项目专用章等各类具有法律效力或公司内部管理效力的印信。未经本制度规定的审批流程，任何单位或个人不得擅自申请、刻制任何形式的印信。第三条基本原则（一）合法合规原则。印信刻制审批全过程须严格遵守国家法律法规、地方公安机关关于印章管理的相关规定，确保刻制主体、刻制流程、印信规格等均符合法定要求。（二）分级审批原则。根据印信类型、使用范围及重要程度，实行不同层级的审批流程，明确各审批环节的权限和责任，杜绝越权审批、违规审批行为。（三）权责明确原则。明确各部门在印信刻制审批中的职责分工，做到“谁申请、谁负责，谁审批、谁担责，谁管理、谁追责”，确保每一项印信刻制审批行为都可追溯、可核查。（四）安全可控原则。印信刻制审批全过程须围绕公司经营安全展开，从申请发起、材料审核到刻制执行、备案登记，每一个环节都要设置管控节点，防范私刻、滥刻印信等违规行为发生。第二章管理职责第四条行政部职责行政部是公司印信刻制审批工作的归口管理部门，全面负责印信刻制审批的统筹、协调、监督及落地执行工作，具体职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、宣贯及解释工作，确保各单位、各岗位人员准确理解并严格执行本制度；（二）受理各单位提交的印信刻制申请，对申请材料的完整性、真实性、合规性进行初审；（三）协调法务部、财务部等相关部门完成印信刻制的合规性审核，跟踪审批流程进度；（四）选定符合资质要求的印信刻制单位，办理刻制委托手续，监督刻制过程及印信质量；（五）负责印信刻制完成后的验收、备案、登记及交付工作，建立并维护公司印信管理台账；（六）定期对公司印信刻制审批及使用情况进行检查，发现问题及时整改，向公司管理层汇报检查结果；（七）负责废旧印信的回收、销毁及备案工作，确保印信全生命周期管理闭环。第五条法务部职责法务部负责印信刻制的合法性审核工作，具体职责包括：（一）审核印信刻制申请的法律依据，确认印信刻制的必要性和合法性，防范法律风险；（二）审核印信内容、规格是否符合法律法规及公司章程要求，确保印信表述准确、无法律瑕疵；（三）对印信刻制相关协议（如刻制委托合同）进行法律审核，保障公司权益；（四）协助处理印信刻制及使用过程中出现的法律纠纷，提供法律意见和支持。第六条财务部职责财务部负责涉及财务类印信（如财务专用章、发票专用章、资金专用章等）刻制的专项审核工作，具体职责包括：（一）审核财务类印信刻制的必要性，结合公司财务管理制度及资金管理要求，确认印信刻制的合理性；（二）审核财务类印信的使用范围、管理要求，确保印信刻制符合公司财务管控规范；（三）参与财务类印信刻制完成后的验收工作，确认印信规格、内容符合财务使用标准。第七条申请部门职责印信刻制申请部门是印信刻制的发起单位，具体职责包括：（一）根据业务需求如实提交印信刻制申请，提供完整、真实的申请材料，对申请材料的真实性、准确性负责；（二）配合行政部、法务部、财务部等部门完成审核工作，及时补充完善相关材料；（三）负责印信刻制完成后的领用、保管及使用管理工作，建立部门印信使用台账，严格遵守公司印信使用规定；（四）发现印信遗失、损毁、被盗等情况时，第一时间向行政部及公司管理层报告，并配合处理后续事宜。第八条管理层审批职责公司管理层根据印信类型履行审批职责，具体分工如下：（一）总经理：负责公司公章、法定代表人章、合同专用章等核心印信刻制的最终审批；（二）分管副总经理：负责分管领域内部门章、项目专用章等非核心印信刻制的审批，协助总经理完成核心印信刻制的初审；（三）部门负责人：负责本部门印信刻制申请的发起审核，确认申请的必要性和合理性。第三章印信刻制审批流程第九条核心印信刻制审批流程核心印信包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章，其刻制审批流程如下：（一）申请发起：申请部门填写《印信刻制审批表》，详细说明印信名称、刻制原因、使用范围、预计使用期限等内容，附相关证明材料（如公司营业执照复印件、法定代表人身份证明复印件、业务需求说明等），经部门负责人签字确认后提交至行政部；（二）行政初审：行政部在1个工作日内对申请材料进行初审，审核内容包括材料完整性、填写规范性、申请理由合理性等，材料不完整的，一次性告知申请部门补充完善；材料完整且符合要求的，提交至法务部审核；（三）法务审核：法务部在1个工作日内完成合法性审核，重点审核印信刻制的法律依据、印信内容合规性，出具审核意见后提交至财务部（仅财务类印信）或直接提交至分管副总经理；（四）财务审核：财务部在1个工作日内完成财务类印信的专项审核，出具审核意见后提交至分管副总经理；（五）分管副总初审：分管副总经理在1个工作日内完成初审，确认申请事项符合公司经营管理需求后，提交至总经理审批；（六）总经理终审：总经理在2个工作日内完成终审，对符合要求的申请予以批准，对不符合要求的申请说明理由并退回；（七）刻制执行：行政部收到总经理批准的《印信刻制审批表》后，在2个工作日内选定合规刻制单位，签订刻制委托协议，明确印信规格、刻制时限、质量要求等；（八）备案登记：印信刻制完成后，行政部在1个工作日内携带相关材料到公安机关指定机构完成备案，同时在公司印信管理台账中登记印信信息（包括印信名称、刻制时间、刻制单位、备案编号、保管人等）。第十条非核心印信刻制审批流程非核心印信包括部门专用章、项目专用章、业务专用章等，其刻制审批流程如下：（一）申请发起：申请部门填写《印信刻制审批表》，附业务需求说明等材料，经部门负责人签字确认后提交至行政部；（二）行政初审：行政部在1个工作日内完成初审，符合要求的提交至分管副总经理审批；（三）分管副总终审：分管副总经理在2个工作日内完成终审，批准后交由行政部执行刻制；未批准的，退回申请部门并说明理由；（四）刻制执行：行政部选定合规刻制单位完成印信刻制，刻制完成后无需到公安机关备案，但需在公司印信管理台账中完成内部登记；（五）交付使用：行政部验收印信合格后，与申请部门办理领用手续，明确保管责任。第十一条应急印信刻制审批流程因突发业务需求（如紧急合同签订、资金支付等）需加急刻制印信的，可启动应急审批流程：（一）申请部门填写《应急印信刻制审批表》，说明应急原因、紧急程度及预计完成时限，经部门负责人签字后直接提交至分管副总经理及总经理；（二）管理层在1个工作日内完成联合审批，审批通过后，行政部优先处理刻制事宜，确保在应急时限内完成；（三）应急印信刻制完成后，申请部门需在5个工作日内补充完善所有备案材料，行政部完成台账登记。第四章印信刻制规范第十二条刻制单位选择规范（一）核心印信刻制单位必须选择公安机关备案的正规印章刻制企业，行政部需对刻制单位的资质（如营业执照、公安机关备案证明等）进行审核，建立合格刻制单位名录，每年更新一次；（二）非核心印信刻制单位可在合格名录内选择，优先选择与公司有长期合作、信誉良好的单位，禁止选择无资质、无备案的非法刻制单位；（三）印信刻制委托前，行政部需与刻制单位签订正式委托协议，明确双方权利义务，包括刻制时限、质量标准、保密责任、违约责任等，协议需经法务部审核。第十三条印信规格规范（一）公司公章：形状为圆形，直径不超过4.0厘米，中央刊五角星，五角星外刊公司全称，字体为宋体，字序沿圆周排列，规格符合《印章治安管理办法》及地方公安机关规定；（二）财务专用章、发票专用章：规格符合国家税务总局及财政部门相关规定，发票专用章需包含公司名称、发票专用章字样及统一社会信用代码；（三）合同专用章：形状为圆形，直径不超过4.0厘米，刊公司全称及“合同专用章”字样，字体为宋体；（四）部门章、项目章：形状为椭圆形或圆形，直径/长轴不超过3.5厘米，刊公司简称、部门/项目名称及“专用章”字样，不得单独刊公司全称，避免与核心印信混淆。第十四条印信内容规范（一）所有印信的文字内容必须与公司营业执照、备案信息一致，不得出现错别字、漏字、多字等情况，核心印信需经法务部审核确认内容无误后再行刻制；（二）非核心印信不得包含“公章”“合同专用章”等易混淆字样，不得仿造核心印信样式，避免产生法律效力争议；（三）印信刻制完成后，行政部需核对印信内容与审批要求是否一致，内容不符的，要求刻制单位重新刻制，由此产生的费用由刻制单位承担。第五章印信刻制后的管理第十五条印信验收印信刻制完成后，行政部需组织申请部门、相关审核部门进行联合验收，验收内容包括：（一）印信规格、内容是否与审批要求一致；（二）印信材质、雕刻工艺是否符合委托协议要求；（三）印信印迹清晰，无模糊、残缺、变形等质量问题；（四）刻制单位提供的备案证明、质量合格证明等材料是否齐全。验收合格的，签署《印信验收单》；验收不合格的，行政部要求刻制单位在1个工作日内整改，整改后重新验收，仍不合格的，终止委托协议，更换刻制单位。第十六条印信备案（一）核心印信刻制完成后，行政部需在3个工作日内携带公司营业执照、法定代表人身份证明、《印信刻制审批表》、刻制单位出具的证明等材料，到公安机关指定的印章备案机构完成备案，取得备案证明；（二）所有印信（含核心、非核心）均需在公司内部印信管理台账中完成备案，台账需记录印信名称、刻制时间、刻制单位、备案编号、保管人、使用范围、领用时间、移交记录等信息，做到“一物一档”；（三）备案信息需实时更新，印信保管人变更、印信损毁/注销等情况需在台账中及时记录，行政部每月核对台账信息，确保账实相符。第十七条印信交付与领用（一）印信验收备案完成后，行政部通知申请部门办理领用手续，领用人员需出示有效身份证明，填写《印信领用登记表》，签字确认后领取印信；（二）核心印信原则上由行政部统一保管，使用时按公司印信使用管理制度办理借用手续；非核心印信由申请部门指定专人保管，保管人需签订《印信保管责任书》，明确保管责任；（三）印信交付时，行政部需向保管人告知印信使用规范及管理要求，保管人需掌握印信使用流程及风险防控要点。第十八条废旧印信处理（一）因印信损坏、公司名称变更、业务终止等原因需停用印信的，保管部门需及时将废旧印信交回行政部，填写《废旧印信回收登记表》；（二）行政部对回收的废旧印信进行登记造册，核心印信需向公安机关申请注销备案，非核心印信由行政部统一保管；（三）废旧印信销毁需经总经理批准，由行政部、法务部、财务部共同监督销毁，销毁后填写《废旧印信销毁记录表》，留存销毁过程影像资料，确保废旧印信不流入市场。第六章监督与责任第十九条监督检查（一）行政部每季度对公司印信刻制审批及管理情况进行一次全面检查，检查内容包括审批流程执行情况、印信备案台账完整性、印信保管及使用情况等，形成检查报告上报公司管理层；（二）公司审计部每年将印信管理纳入内部审计范围，重点审计印信刻制审批的合规性、印信使用的规范性，发现问题及时提出整改建议；（三）鼓励员工对违规刻制、使用印信的行为进行举报，公司对举报属实者给予适当奖励，对举报信息严格保密。第二十条违规责任任何单位或个人违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未经审批擅自申请刻制印信的，给予责任人警告处分，责令限期整改，造成公司损失的，赔偿相应损失；（二）提交虚假材料申请印信刻制的，给予责任人记过处分，取消其年度评优资格，情节严重的，解除劳动合同；（三）审批人员越权审批、违规审批印信刻制的，给予记过或降职处分，造成公司重大损失的，追究法律责任；（四）刻制单位选择不合规，或未按要求完成印信备案的，追究行政部相关责任人责任，给予警告处分，造成印信无法正常使用的，承担相应费用；（五）私刻、伪造公司印信的，立即解除劳动合同，移交公安机关处理，造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；（六）印信保管人未履行保管职责，导致印信遗失、损毁、被