物业档案管理制度(7篇)

物业档案管理制度(7篇)第一篇档案收集与移交细则一、收集范围1.项目立项至交付全周期文件：可行性研究报告、立项批复、土地出让合同、规划许可证、施工许可证、竣工验收备案表、消防验收意见书、环保验收文件、竣工图（含建筑、结构、给排水、电气、暖通、智能化、景观、装修八专业）。2.承接查验资料：承接查验方案、查验记录表、缺陷整改通知单、复验合格单、移交清单、钥匙移交记录、设备随机资料（合格证、说明书、保修卡、软件备份）。3.运行维护记录：设备台账、年度保养计划、月度保养记录、故障报修单、外委维修合同、零部件更换记录、能耗统计表、水质检测报告、电梯年检报告、防雷检测报告。4.业主服务档案：业主信息登记表、入住通知书、收楼验收表、装修备案表、装修巡查记录、违规整改通知、投诉处理单、满意度调查表、社区活动签到表。5.行政后勤档案：员工花名册、劳动合同、培训签到及考核表、社保公积金缴费凭证、采购申请及审批单、供应商评估表、合同评审表、印章使用登记表、会议纪要。6.财务档案：物业费收缴台账、欠费催缴记录、公共收益收支明细、维修资金申请及使用凭证、年度审计报告、税务申报表、发票存根。7.音视频及电子数据：监控录像（保留30天，涉及事件永久）、无人机巡检视频、BIM模型、能耗管理平台数据、客服系统录音、企业微信聊天记录（导出PDF）。二、收集节点1.前期介入阶段：项目部在取得施工许可证后7日内向档案室移交第一批资料；每完成一次分项验收，3日内补充。2.交付前90天：组织“档案专项清查”，由项目经理、工程经理、档案管理员三方对照《竣工档案移交清单》逐项清点，缺件即时发函追补。3.日常运行阶段：各部门在业务办结后3个工作日内完成收集；外单位报送资料须由经办人当场检查完整性，缺失项填写《补件跟踪表》。三、质量控制1.原件优先：无法取得原件的，由经办人书面说明原因，经部门经理、分管领导双签字后可用复印件（加盖“与原件一致”章并注明来源）。2.载体要求：纸质文件采用80克无酸纸；图纸采用A0、A1、A2规格折叠成A4手风琴式，图签外露；照片采用6寸光面纸，背面用铅笔书写编号、时间、地点、人物、事件。3.电子文件：PDF格式，分辨率≥300dpi，双层PDF（图像+文本）；CAD图纸另存2004版DWG；视频采用MP4（H.264），码流≥8Mbps，音频采样率48kHz。四、移交手续1.填写《档案移交书》一式两份，含盒号、份数、页数、密级、保管期限、移交人、接收人、日期；纸质与电子同步移交，电子在加密移动硬盘中提交，硬盘编号与移交书一致。2.档案室在接收后5个工作日内完成消毒、除尘、编目、盖章、入库，并在OA系统反馈“已接收”状态；不合格者填写《退回补正单》，一次性告知全部问题。第二篇分类与编号规则一、一级类目（字母）A项目前期B工程建设C承接查验D设备设施E业主服务F行政人事G财务资产H声像电子Z综合二、二级类目（两位数字）例：D01供配电D02给排水D03消防D04电梯D05空调D06智能化三、三级类目（三位数字）例：D01001高压柜D01002变压器D01003低压柜四、档号结构全宗号-年度-一级-二级-三级-盒顺序号-件号示例：Estate01-2025-D-01-001-012-003含义：Estate01项目，2025年，设备设施类，供配电系统，高压柜，第12盒第3件。五、标签样式采用128码+二维码双码合一，标签尺寸50×30mm，含档号、题名、日期、保管期限、密级；二维码内容经加密，扫码需内部APP验证身份。六、特殊载体1.蓝图：单独设子目录B15，档号后缀加“L”。2.光盘：以盒为单位编号，档号后缀加“CD”；盘面用油性笔书写，禁止贴标签。3.实物档案（如奖杯、钥匙模型）：制作拍照并归入H类，实物存放展示柜，柜位号写入系统。第三篇整理与数字化加工作业指导一、拆钉与修整1.不锈钢订书钉、曲别针必须拆除，改用棉线三孔一线装订，线头打结处贴无酸纸。2.破损文件用3M薄膜胶带修补，严重缺角托裱；图纸撕裂处用透明丝网加固。二、编页1.单面书写右下角、双面书写左下角；空白页不编；图纸按张编页，折叠后张号仍可见。2.错误用红线划销，上方加盖“作废”章，旁边重新编写，禁止涂改液。三、目录录入1.采用EXCEL模板，字段：档号、题名、责任者、日期、页数、份数、密级、保管期限、开放状态、主题词、摘要、原件介质、电子文件名、存储路径、录入人、录入时间。2.日期统一为YYYY-MM-DD；责任者用全称，多个责任者用“；”分隔。四、扫描1.平板扫描仪：彩色、300dpi、TIFF；大幅图纸用0.05mm精度工程扫描仪。2.扫描后即时做去黑边、纠偏、去噪；多页PDF采用“档号_件号.pdf”命名。五、OCR与双层PDF1.采用ABBYY引擎，识别率＜99%的页面人工校对；特殊字体建立字库。2.双层PDF上层为图像，下层为隐藏文本，支持全文检索。六、质量抽检1.按10%比例随机抽检，合格率≥98%；不合格批次全部返工。2.抽检表保存三年，作为外包公司付款依据。七、备份1.采用3-2-1策略：3份副本、2种介质、1份异地。2.本地磁盘阵列RAID6，异地采用加密磁带库，每月增量、每季度全量。第四篇库房与设备管理一、选址要求1.避开强震动、强磁场、污染源；首层不设库，不低于二层且低于十层；荷载≥12kN/m²。2.毗邻消防电梯，通道净宽≥1.5米，门洞≥1.2米，采用乙级防火门，常闭式。二、环境控制1.温度14-24℃，相对湿度45-60%，日波动≤±2℃、±5%。2.采用恒温恒湿空调，双机热备；配置RS485接口，数据接入BAS平台，异常短信报警。三、十防措施1.防火：烟感、温感、极早期吸气式探测器三级预警；IG541气体灭火，喷放时间＜60s。2.防盗：红外双鉴+震动+门禁，库房门采用指纹+密码+钥匙三重，24小时监控。3.防水：地面做卷材+涂料双道防水，四周上翻300mm；库内设50mm高门槛。4.防潮：地面铺设防静电架空地板，下设铝箔防潮垫。5.防光：窗户采用双层防紫外玻璃，照度≤50lx；LED灯带加磨砂罩。6.防虫：双层纱窗，定期放置樟木块、芸香袋，每年春季熏蒸一次。7.防尘：新风系统设G4+F7两级过滤，正压5-10Pa。8.防鼠：库内禁放食品，门口设600mm高不锈钢挡鼠板，角落粘鼠板编号管理。9.防霉：湿度＞60%时自动启动除湿，每月抽检纸质PH值，6.5-8.5为合格。10.防高温：屋顶做保温层，夏季库内温度高于28℃时空调强制启动。四、密集架1.采用手摇式密集架，轨道预埋，承重≥80kg/层；每层设书档、限位器。2.分区颜色：A类红色、B类橙色、C类黄色、D类绿色、E类青色、F类蓝色、G类紫色、H类灰色、Z类白色。五、出入库1.实行双人双锁，进出登记《库房日志》，含日期、时间、档号、事由、经办人、出库/入库、归还时间。2.档案出库超过24小时需经项目总经理书面批准；逾期未还，系统自动标红并每日邮件提醒。第五篇借阅与利用服务一、权限矩阵1.普通员工：只能查阅F、G类非密级档案，需部门经理审批。2.部门经理：可查阅本部门业务档案，需分管领导审批。3.项目经理：可查阅全部档案，涉密需董事长加签。4.外单位：仅提供复印件，需出具介绍信、身份证，签订《保密协议》，经法务审核。二、线上申请1.OA系统提交申请，填写档号、题名、用途、借阅时长、是否需要复印/扫描；系统自动判断权限并推送审批流。2.审批通过后生成二维码，借阅人凭二维码到档案室自助借还柜扫码取件。三、线下阅览1.阅览室设6个独立卡座，无网络、无摄像设备；提供铅笔、草稿纸，禁止携带背包。2.档案用专用托盘传递，禁止直接用手翻页，戴无粉手套；图纸使用专用支架，禁止折叠。四、复制与摘录1.普通文件可复制不超过总页数30%，涉密文件需董事长审批；复制件加盖“再次复制无效”章。2.电子全文下载采用DRM加密，水印含借阅人工号、下载时间，禁止打印；截屏自动黑屏。五、归还与续借1.借阅期限7天，可续借1次；续借需在到期前1天申请；超期每天罚款10元，计入KPI。2.归还时由档案管理员逐页检查，缺页、污损按每页50元赔偿；严重损坏或丢失，按档案价值3倍赔偿并通报。六、利用统计1.系统自动生成月度报表：借阅次数、热门档案、下载量、用户排名；作为年度评优依据。2.高利用档案单独设立《推荐档案》专区，制作电子画册，推送企业微信。第六篇鉴定、销毁与移交一、鉴定组织1.成立档案鉴定委员会：项目经理、财务经理、工程经理、法务、档案管理员、外部专家各1人。2.每满5年组织一次集中鉴定，特殊情况下可临时启动。二、鉴定流程1.档案室提前30日编制《到期档案目录》，发送委员会成员预审。2.会议采用无记名投票，需三分之二以上同意方可销毁；形成《鉴定报告》，永久保存。三、销毁范围1.超过保管期限且无继续保存价值：如普通采购申请、低值易耗品领用单、培训签到表。2.重复件：同一文件保留3份原件后，其余可销毁。四、销毁程序1.编制《销毁清册》，含档号、题名、份数、页数、销毁理由、审批人、日期；一式三份：档案室、审计、法务各存。2.涉密文件送保密局指定单位粉碎成2×2mm颗粒；普通文件用双刀式碎纸机粉碎成3×15mm长条。3.销毁过程全程录像，视频命名“销毁+日期+编号”，保存3年；现场三人签字确认。五、延长保管1.涉及未结诉讼、质保期内设备、业主共有资产维修资金的档案，保管期延长至事项完结后3年。2.延长保管需填写《延期保管审批单》，经项目经理、法务双签。六、向档案馆移交1.项目整体交付后2年内，将需永久保存的基建档案、竣工图、设备手册等向城建档案馆移交。2.移交前完成数字化、缩微或异质备份；取得《进馆回执》后，在本单位保存10年后可销毁原件。第七篇安全与应急预案一、安全风险分级1.一级风险：火灾、水灾、盗窃、网络攻击。2.二级风险：高温、霉菌、病毒、设备故障。3.三级风险：误操作、交通意外、人为破坏。二、预防措施1.每年3月开展“档案安全月”活动：组织培训、演练、隐患排查。2.电气线路穿金属管，配电箱设浪涌保护器；UPS后备2小时，柴油发电机30秒内自启动。3.建立异地容灾机房，距离≥20km，光纤专线，RPO≤15分钟，RTO≤2小时。三、应急预案1.火灾：立即启动IG541灭火，同时拨打119；档案抢救组佩戴防毒面具，优先抢救A、B类永久档案；抢救出的档案用无水酒精除湿、低温干燥。2.水灾：关闭总阀，启动排水泵