职业卫生档案管理规范操作要点

职业卫生档案管理规范操作要点职业卫生档案管理是用人单位落实职业病防治主体责任，保障劳动者职业健康权益的一项基础性工作，也是监管部门实施监督检查的重要依据。科学、规范的档案管理，对于掌握职业危害因素动态、评估防护效果、追溯职业健康问题具有不可替代的作用。本文旨在阐述职业卫生档案管理的规范操作要点，以期为用人单位提供实用指导。一、档案管理的基本原则职业卫生档案管理应遵循以下核心原则，确保其效能的发挥：1.真实性与准确性：档案内容必须客观反映用人单位职业卫生工作的实际情况，数据、记录应真实可靠，不得虚构、篡改或隐瞒。这是档案存在的生命线。2.完整性与系统性：档案应全面覆盖职业卫生管理的各个环节，从危害因素识别、评价到防护措施落实、健康监护等，形成一个有机联系的整体，避免关键信息缺失。3.规范性与标准化：档案的建立、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节都应遵循统一的规范和标准，确保档案的有序性和可比性。4.安全性与保密性：档案中涉及用人单位商业信息和劳动者个人隐私（如职业健康检查结果）的内容，必须采取严格的保密措施，防止信息泄露、丢失或损坏。5.动态管理与便捷利用：职业卫生状况是动态变化的，档案内容应随之及时更新。同时，档案管理应便于查询和利用，为职业病防治决策、日常管理和监督检查提供有效支持。二、档案的构成与主要内容职业卫生档案并非单一文件，而是一个系统性的集合。其核心构成应依据相关法律法规要求，并结合用人单位实际情况进行细化。通常应包含以下主要内容：1.用人单位基本情况与管理制度类：*用人单位营业执照、组织机构代码证等主体资格证明材料复印件。*职业卫生管理机构设置、人员配备情况及职责分工文件。*职业卫生管理制度、操作规程（如职业病危害因素检测评价制度、职业健康监护制度、防护设施维护保养制度、个体防护用品发放使用制度等）。*职业病防治工作计划、实施方案及总结材料。2.职业病危害因素相关资料：*职业病危害因素申报材料及回执。*生产工艺流程图、岗位分布图，标明存在职业病危害因素的环节和岗位。*职业病危害因素清单，包括名称、来源、存在岗位、接触人数等。*职业病危害因素定期检测与评价报告（包括工作场所职业病危害因素检测报告、建设项目职业病危害预评价、控制效果评价及防护设施验收等相关资料）。3.职业病防护设施与个体防护用品类：*职业病防护设施的配置、使用、维护、检修与更换记录。*个体防护用品的采购、验收、发放、使用、维护和更换记录，以及从业人员佩戴和使用个体防护用品的培训、监督检查记录。4.职业健康监护类：*职业健康监护制度及落实情况记录。*劳动者职业健康检查档案（包括上岗前、在岗期间、离岗时以及应急职业健康检查的结果报告、体检机构资质证明等）。这部分档案应按照规定期限妥善保存，并为劳动者个人提供查询便利。*职业禁忌证、疑似职业病和职业病患者的处置、报告、治疗和康复等记录。*职业病患者的诊断、鉴定、治疗和康复等有关资料。5.职业卫生培训教育类：*职业卫生培训计划、培训记录（包括培训时间、地点、内容、授课人、参加人员签到表、考核结果等）。*主要负责人、职业卫生管理人员及接触职业病危害因素从业人员的职业卫生培训合格证明或记录。6.应急管理类：*职业病危害事故应急救援预案及评审记录。*应急救援设施、设备清单及维护保养记录。*职业病危害事故演练记录。*发生职业病危害事故时的调查处理报告、应急处置记录。7.其他相关资料：*用人单位与劳动者签订的劳动合同（含职业病危害告知条款）。*工会组织或劳动者对职业卫生工作的意见、建议及处理情况记录。*接受职业卫生监督检查的相关记录、整改通知及整改情况报告。*与职业卫生服务机构签订的服务合同或协议。三、档案的建立与日常管理档案的建立与日常管理是确保档案质量的关键环节，需要细致入微的工作。1.明确责任部门与人员：用人单位应指定专门的部门（通常为安全管理部门或人力资源部门）和专人负责职业卫生档案的统一管理，明确其职责权限。档案管理人员应具备相应的专业知识和责任心。2.规范建档流程：*收集：各相关部门应及时将职业卫生工作中形成的各类文件、记录、报告等材料整理后移交档案管理部门。确保收集的材料齐全、完整、有效。*整理与分类：按照档案内容的性质和内在联系进行系统分类、编号、排列。可参照前述“档案构成”进行一级分类，再根据需要进行二级甚至三级分类。*编目与装订：对整理好的档案应编制目录，便于查阅。纸质档案应规范装订，使用符合档案保管要求的装具。*归档：及时将整理完毕的档案存入指定的档案柜或档案库房。3.统一档案格式与书写规范：对于各类记录表格，应尽可能使用规范的制式表格或自行设计统一的表格样式。记录应字迹清晰、内容准确、签署完整、日期明确。提倡使用电子文档管理，但电子档案应符合国家有关电子档案管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并做好备份。4.档案库房与设施要求：档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的档案柜、除湿机、灭火器等设备。5.严格借阅与复制制度：建立档案借阅登记制度，明确借阅范围、审批权限和借阅期限。借阅档案时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。档案复制需经批准，并由档案管理人员负责。6.保密管理：对于涉及商业秘密和劳动者个人隐私的档案内容，应严格保密，非经授权不得查阅和泄露。四、档案的动态更新与管理职业卫生档案并非一成不变，而是一个动态管理的过程。1.及时更新：当用人单位的生产工艺、设备、原材料、劳动定员、职业危害因素种类或浓度（强度）、防护措施等发生变化时，应及时更新相关档案内容。职业健康检查、检测评价、培训教育等周期性工作完成后，也应立即将新的材料归档。2.定期审核与清理：档案管理人员应定期对档案进行审核，检查其完整性、准确性和有效性，对过期、失效或重复的材料进行鉴别和清理，确保档案的精炼和实用。清理工作需有记录，重要档案的销毁需履行审批手续。3.电子档案的更新与备份：采用电子档案管理的，应建立严格的更新流程和版本控制机制，防止数据丢失或被非法篡改。同时，应定期对电子档案进行备份，备份介质应妥善保管，并进行异地存放。五、档案的保管期限与销毁职业卫生档案的保管期限应根据档案的性质和重要程度确定。1.永久保管：对于一些关键性、历史性的档案材料，如职业病患者的诊断治疗资料、重大职业病危害事故的调查处理报告等，应永久保管。2.长期保管：大部分职业卫生档案，如用人单位基本情况、职业危害因素检测评价报告、防护设施资料、职业健康监护档案（按照规定，劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应当如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。而用人单位对职业健康监护档案的保管期限一般规定为劳动者离职后至少保存一定年限）等，应进行长期保管。具体期限可参照国家及地方相关规定执行。3.定期保管：对于一些过程性、临时性的记录，如日常检查记录、培训签到表（除重要培训外）等，可设定一定的保管期限。4.规范销毁程序：对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前需由档案管理部门提出销毁意见，报单位负责人批准后，由两人以上负责监销，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案材料。六、结语职业卫生档案管