行政流程管理与自动化模板

员工请假流程管理与自动化模板一、适用范围与核心价值二、全流程操作指南步骤1：申请人发起请假申请操作主体：员工本人具体动作：登录企业行政管理系统（或OA系统），进入“请假申请”模块；选择请假类型（系统自动关联对应假期规则，如年假需显示剩余天数）；填写请假时间（精确到起止日期、具体时段，如“2024年5月20日9:00-17:00”）；填写请假事由（简洁明了，如“参加亲属婚礼”“突发疾病需就医”）；必要附件（如病假需提供医院证明，婚假需提供结婚证扫描件）；提交申请，系统自动推送审批任务至下一环节。关键要点：请假时长需符合公司考勤制度（如事假单次不超过3天，需提前3天申请），紧急情况可先电话告知部门主管，2小时内补全线上申请。步骤2：部门主管审批操作主体：员工直属部门主管具体动作：登录系统查看待审批申请，显示申请人基本信息、请假时间、事由及附件；根据部门工作安排判断请假合理性（如关键岗位人员请假需协调工作交接）；审批意见选择：“同意”“驳回”（驳回需填写具体原因，如“请假时段与项目会议冲突”）；审批通过后，系统自动流转至HR专员审核；审批驳回时，申请状态变更为“需修改”，申请人可重新提交。关键要点：部门主管需在1个工作日内完成审批，超时未操作系统自动提醒。步骤3：HR专员审核与假期余额校验操作主体：HR部门专员具体动作：接收审批任务，核对请假类型是否符合公司《员工手册》规定（如产假需提供准生证等材料）；系统自动校验员工假期余额（如年假剩余天数、病假累计时长是否超限）；对于符合规定的申请，“审核通过”；对于材料不全或余额不足的，“退回补充”并注明原因；审核通过后，系统自动更新员工假期余额，《假期变更通知》同步至员工与部门主管。关键要点：HR需在1个工作日内完成审核，保证假期数据准确，避免出现“超假”或“重复请假”情况。步骤4：请假记录归档与数据统计操作主体：系统自动完成具体动作：审核通过后，系统自动将申请表、审批记录、附件等归档至员工个人档案模块；按月《部门请假汇总表》《员工假期余额明细表》，供HR进行考勤核算与人力规划；支持按请假类型、时间段、部门等维度筛选数据，为管理层提供考勤分析依据。关键要点：数据归档需加密存储，保证员工隐私安全，仅授权人员可查询。三、标准化模板工具包表1：员工请假申请表（系统在线填写模板）字段名称填写要求示例内容员工编号系统自动读取员工工号A2024001姓名员工真实姓名（系统显示为某，如“明”）*明所属部门系统自动关联市场部请假类型单选（事假/病假/年假/调休/婚假/产假/其他）年假请假起止时间精确到日期及时段2024-05-2009:00至2024-05-2017:00请假总时长系统自动计算（小时/天）1天请假事由简洁说明（50字以内）处理个人事务附件材料证明文件（如病假条、结婚证等，支持JPG/PDF格式）无工作交接安排说明请假期间工作对接人及简要安排已与同事*芳完成工作对接申请人签字系统电子签名（需与员工实名认证绑定）[电子签名]表2：请假审批记录表（系统自动）审批环节审批人审批意见审批时间审批状态备注部门审批*主管同意2024-05-1514:30已通过无HR审核*HR专员同意2024-05-1516:00已通过年假余额剩余5天，已扣除1天归档系统-2024-05-1516:05已归档档案编号：QJ202405001四、使用规范与风险提示提前规划与时效要求：非紧急假期（如年假、调休）需提前3个工作日提交申请；紧急病假需在请假后2小时内补全申请，并提供医院急诊证明。请假时长超过5天，需额外提交《假期延长说明》，由部门主管与HR负责人双重审批。信息填写正确性：请假事由、附件材料需真实有效，系统支持材料核验（如病假条与医院数据库对接），虚假请假将按公司考勤制度处理。审批权限与流程闭环：部门主管仅可审批本部门员工请假，跨部门请假需先征得接收部门主管同意；审批流程中任一环节驳回，需补充完整材料后重新发起。特殊情况处理：员工在请假期间需保持通讯畅通，如遇紧急工作需配合处理，部门主管可临时召回（需支付加班费或安排调休）。请假期间如遇法定节假日，节假日不计入请假时长（如请5月20-21日事假