行政办公室文秘工作规范指南

行政办公室文秘工作规范指南前言行政办公室作为组织运转的中枢核心，承载着承上启下、协调左右、联系内外的关键职能。文秘工作作为行政办公室的核心构成部分，其规范化、专业化水平直接关系到整个组织的行政效率、决策质量与对外形象。本指南旨在系统梳理行政办公室文秘工作的核心职责、基本规范与操作要领，为文秘人员提供一套兼具理论指导性与实践操作性的行为准则，以期进一步提升文秘工作的整体效能，更好地服务于组织发展大局。一、核心职责定位文秘人员是行政办公室工作的具体执行者与推动者，其核心职责在于为领导决策提供辅助、保障机关日常高效运转、促进内外顺畅沟通。具体而言，主要包括以下几个方面：1.参谋助手职责：密切关注组织内外动态，及时、准确、全面地收集整理各类信息，为领导科学决策提供有价值的参考依据；协助领导起草、审核各类文件材料，确保公文的政策性、规范性与准确性。2.运转保障职责：负责各类公文的规范处理，包括收文、发文、传阅、归档等环节，确保公文流转高效有序；承担会议的筹备、组织与服务工作，保障会议顺利进行并有效落实会议精神；负责印章、档案、保密等关键事务的管理，维护组织正常运行秩序。3.协调联络职责：承担组织内部各部门之间的工作协调，促进工作协同与信息共享；负责与上级单位、下属单位及外部相关机构的联络沟通，确保政令畅通、内外关系和谐。4.服务支持职责：为领导日常工作提供必要的事务性支持与服务；协助做好办公用品管理、办公环境维护等后勤保障工作，为机关高效运作创造良好条件。二、日常工作规范（一）公文处理规范公文是组织实施管理、传达政令、办理公务的重要载体，其处理必须严格遵循相关法律法规与规章制度，确保规范、高效、保密。1.收文处理：*签收登记：收到外来文件后，应仔细核对文件份数、文号、密级等信息，确认无误后在收文登记簿上逐项登记，做到不遗漏、不错登。*拟办分办：对收到的文件，根据其内容和性质，提出初步的办理意见，报请办公室负责人或相关领导批示后，及时分送承办部门或人员。*传阅催办：对于需要多位领导或部门阅知、办理的文件，应按照合理顺序组织传阅，明确传阅范围和时限，并对承办事项进行跟踪催办，确保按期办结。*归档保管：文件办理完毕后，应及时收集整理相关材料，按照档案管理规定进行分类、编号、装订，定期移交档案室归档保存。2.发文处理：*起草核稿：起草文件时，应准确领会领导意图，围绕主题，做到观点明确、条理清晰、文字精炼、格式规范。初稿完成后，需经本部门负责人审核，重要文件还需报请相关领导核稿。*会签签发：涉及多个部门职责的文件，需进行会签，确保各方意见统一。文件经审核无误后，按照规定的审批权限报请相应领导签发。*编号排版：签发后的文件，由文秘部门统一编号，并按照公文格式要求进行排版、校对，确保无错漏。*印制分发：文件印制应保证质量，涉密文件需在符合保密要求的场所印制。分发时应严格按照分发范围和份数进行，做好登记，确保送达。（二）会务工作规范会议是组织进行决策、部署工作、沟通协调的重要形式，会务工作的质量直接影响会议效果。1.会前筹备：*方案拟定：根据会议目的和领导要求，拟定详细的会议方案，明确会议名称、时间、地点、参会人员、主要议程、议程安排、材料准备、经费预算、后勤保障等事项，报请领导审批。*通知下发：会议方案确定后，及时下发会议通知，明确会议各项要素及参会要求，重要会议应提前电话确认参会情况。*材料准备：根据会议议程，准备好会议所需的各类材料，如议程、主持词、讲话稿、汇报材料、背景资料等，并确保材料准确、完整、规范。*会场布置：提前检查会场，做好会场布置，包括座位安排、会标悬挂、音响设备、投影设备、灯光、温度、饮用水等，确保符合会议要求。*后勤保障：根据需要，安排好参会人员的食宿、交通等事宜，特别是对特邀嘉宾和外地参会人员要给予妥善安排。2.会中服务：*签到引导：安排人员在会场入口负责签到，引导参会人员就座，分发会议材料。*现场协调：会议期间，密切关注会议进程，及时处理各类突发情况，确保会议按计划进行。做好会议记录，准确记录会议要点、讨论情况和决定事项。*服务保障：安排好茶水供应、会场秩序维护等工作，为参会人员提供良好的会议环境。3.会后工作：*纪要整理：会后及时整理会议纪要，经领导审签后分发给相关单位和人员。会议纪要应客观、准确、简明扼要地反映会议主要内容和决定事项。*材料归档：将会议通知、议程、材料、纪要、签到表等相关资料整理归档。*事项督办：对会议决定的事项，及时进行分解，明确责任单位、责任人和完成时限，并进行跟踪督办，确保落实到位。*场地清场：清理会场，回收可再利用物品，恢复会场原貌。（三）印章与档案管理规范印章与档案是组织的重要凭证和历史记录，必须严格管理，确保安全。1.印章管理：*专人保管：各类印章应指定专人负责保管，实行“专人专管、专柜存放”制度，严禁随意放置或交他人代管。*规范用印：使用印章必须严格履行审批手续，经相应领导批准后方可用印。用印前应仔细核对用印文件的内容、份数、审批手续等，确认无误后方可盖章。印章使用应端正清晰，印迹完整。*用印登记：建立印章使用登记薄，详细记录用印日期、用印单位、用印事由、批准人、用印人、用印份数等信息。*严禁私用：严禁任何单位和个人未经批准私自使用印章，严禁在空白纸张、介绍信、合同等上预盖印章。2.档案管理：*收集整理：按照档案管理规定，及时收集工作中形成的各类文件材料，进行分类、组卷、编目、装订，确保档案材料的齐全、完整、系统。*规范保管：档案应存放在专用的档案柜中，做到防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光。定期对档案进行检查和维护。*查阅利用：严格执行档案查阅制度，查阅档案需经批准，履行登记手续。涉密档案的查阅、复制、摘抄需符合保密规定，严禁带出阅档室。查阅完毕后，及时归还。*鉴定销毁：对于已到保管期限的档案，按照规定进行鉴定，对无保存价值的档案，经批准后按程序进行销毁，严禁个人私自销毁档案。（四）信息与保密工作规范信息工作是领导决策的“千里眼、顺风耳”，保密工作则关系到组织的安全和利益。1.信息处理：*信息收集：广泛收集组织内外各类有价值的信息，包括政策动态、行业资讯、工作动态、社情民意等，确保信息来源可靠、内容真实。*信息筛选与研判：对收集到的信息进行筛选、整理、分析和研判，去粗取精，去伪存真，提炼有价值的信息，为领导决策提供参考。*信息报送：按照规定的时限和要求，及时、准确地向上级机关和本单位领导报送重要信息，做到不迟报、漏报、错报。2.保密工作：*保密意识：牢固树立保密观念，严格遵守保密法律法规和组织的保密制度，时刻保持警惕。*文件保密：严格执行涉密文件的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁等环节的保密规定，涉密文件不得随意摆放或带出办公区域。*会议保密：涉密会议应严格控制参会人员范围，明确保密要求，做好会议材料的保密管理，严禁无关人员进入会场。*通讯保密：严禁使用非涉密计算机、网络和通讯工具处理、传输涉密信息。*泄密报告：发现泄密隐患或发生泄密事件，应立即采取补救措施，并及时向领导和保密管理部门报告。三、职业素养与行为规范（一）政治素养文秘人员应具备较高的政治理论水平和政治敏锐性，坚持正确的政治方向，拥护党的路线方针政策，在思想上、行动上与组织保持高度一致。（二）职业道德1.忠诚可靠：忠于职守，忠诚于组织和领导，严守工作纪律，不做有损组织利益的事情。2.严守机密：增强保密观念，严格遵守保密纪律，做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。3.廉洁自律：清正廉洁，公道正派，自觉抵制各种不正之风，不利用工作之便谋取私利。4.客观公正：在工作中坚持实事求是，客观公正地反映情况和处理问题。（三）工作作风1.严谨细致：对待工作认真负责，一丝不苟，注重细节，力戒浮躁和粗疏，确保各项工作零差错。2.高效务实：树立效率意识，雷厉风行，快速反应，保质保量完成各项工作任务，不推诿、不拖延。3.主动服务：增强服务意识，积极主动地为领导、为部门、为基层提供优质高效的服务。4.团结协作：顾全大局，服从安排，与同事团结协作，密切配合，形成工作合力。（四）能力要求1.文字综合能力：具备较强的文字功底，能够熟练撰写各类公文、讲话稿、工作总结、调研报告等材料。2.组织协调能力：具备较强的组织协调能力，能够有效地组织会议、协调事务、联络各方。3.沟通表达能力：具备良好的口头和书面沟通表达能力，能够清晰、准确地传达信息