礼品公司耗材使用规范

礼品公司耗材使用规范第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《商业贿赂防止法》等国家法律法规，参照《国际商务行为准则》《联合国反腐败公约》等国际公约，结合《企业内部控制基本规范》及行业最佳实践制定。针对礼品公司耗材使用环节存在的管理痛点，如采购随意、库存积压、浪费严重、合规风险等，核心目标在于规范耗材采购、领用、盘点全流程，实现价值创造（提升采购效益）、风险防控（杜绝商业贿赂与浪费）及效率提升（优化资源配置）。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司所有部门及全体员工（含正式员工、外包服务商、合作单位等），覆盖礼品设计、采购、仓储、销售、财务、内控等业务领域。例外场景包括紧急采购（金额≤5000元且需经总经理特批）、国际业务按属地法规特殊处理的采购，此类场景需通过《例外事项审批单》备案。审批权限由各部门负责人及财务部按权限矩阵执行。

1.3核心原则

本规范遵循以下原则：

（1）合规性：严格遵守法律法规与内部制度，严禁商业贿赂与利益输送；

（2）权责对等：采购、领用、审批、监督各环节责任主体明确；

（3）风险导向：聚焦高价值耗材（如贵金属饰品、定制礼品）管控，实施差异化管理；

（4）效率优先：简化流程，适配数字化工具（ERP系统自动校验），审批时效≤2个工作日；

（5）持续改进：每年结合审计结果修订制度，优化表单与流程节点。

1.4制度地位与衔接

本规范为基础性专项制度，与《财务报销制度》《采购管理办法》《内控手册》等制度衔接。若存在冲突，以本规范为准，具体条款冲突通过合规部协调解决。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司建立“决策层-执行层-监督层”三级管控架构。决策层（董事会）负责重大采购（金额≥100万元）审批；执行层（总经理-采购部-财务部）负责采购执行与财务核算；监督层（内控部-审计部）实施全流程合规监督，形成闭环管理。

2.2决策机构与职责

董事会负责年度耗材预算审批及重大采购决策，通过《董事会会议纪要》明确决议；总经理办公会审议金额50万元-100万元的采购方案，需附《风险评估报告》。

2.3执行机构与职责

采购部（主责）：制定采购计划、执行比价采购、维护供应商名录；财务部（配合）：审核付款、登记ERP系统台账；仓储部（配合）：按需领用并核销库存；各部门（主责）：按需提交《耗材领用申请单》。

2.4监督机构与职责

内控部（主责）：季度抽查采购合规性（如价格偏离度＞10%需解释）；审计部（主责）：年度专项审计，核查至少3个关键控制点（如比价记录完整性、库存抽盘准确率）；合规部（配合）：国际业务采购需符合《海外合规手册》。

2.5协调与联动机制

建立“月度耗材管理协调会”，由采购部牵头，财务部、仓储部参与，解决跨部门问题。涉外采购增设“属地合规联络员”机制，由驻外机构配合完成尽职调查。

第三章采购管理标准

3.1管理目标与核心指标

目标：采购成本降低5%，库存周转率提升15%，合规差错率＜0.5%。核心KPI：比价采购覆盖率≥90%，供应商合同履约率≥98%，紧急采购≤10%。

3.2专业标准与规范

（1）供应商准入：需通过《供应商尽职调查表》（高风险环节，需附反商业贿赂审查报告）；

（2）价格管理：高价值耗材（如钻石＞10克拉）实施“三重比价”（历史价格、市场询价、第三方认证），中风险耗材（如办公用品）按ERP系统默认比价；

（3）合同管理：所有采购签订《电子合同》，关键条款（金额、交付、验收）需法务部审核。

3.3管理方法与工具

采用PDCA循环管理：采购部按《采购管理手册》执行（P），财务部通过ERP系统自动校验（D），内控部季度抽查（C），审计部年度审计（A），形成优化闭环。数字化工具：ERP系统自动比对采购价格与历史数据，OA系统电子签章。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“采购申请-预算审批-供应商选择-比价采购-合同签订-入库验收-付款执行-盘点核销”全流程需通过OA系统流转，各环节责任主体：采购部（发起）、财务部（审批）、仓储部（验收）、内控部（抽查）。

4.2子流程说明

（1）紧急采购：需《紧急采购申请表》，经总经理审批，3日内完成比价，加急通道需附《风险说明函》；

（2）退货流程：需《退货申请单》，仓储部核销库存后财务部执行退货流程，ERP系统自动调整采购成本。

4.3流程关键控制点

（1）预算控制点：采购申请需与年度预算匹配（高风险，财务部100%核查）；

（2）价格控制点：比价记录需含至少3家供应商报价（中风险，采购部抽查30%）；

（3）验收控制点：贵金属类耗材需第三方鉴定机构出具报告（高风险，合规部留存）。

4.4流程优化机制

每年9月通过《流程优化评估表》评估效率，重点优化“预算超支采购”节点，例如增加“分阶段审批”机制。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按金额/风险/岗位分配权限：

（1）金额≤5万元（低风险）-采购专员自主采购，财务部抽查；

（2）5万元＜金额＜50万元（中风险）-采购经理审批，财务总监复核；

（3）金额≥50万元（高风险）-总经理审批，董事会备案。

5.2审批权限标准

常规审批需3个工作日内完成，特殊情况需加急通道；越权审批需提交《越权审批说明函》，责任主体承担连带责任。

5.3授权与代理机制

授权需《授权书》，最长6个月，仓储部领用权限授权需经仓储经理签字；临时代理需临时代理证明，结束后3个工作日内交接。

5.4异常审批流程

紧急采购需附《紧急说明函》，加急通道审批时效1个工作日；权限外采购需提交《权限外采购申请》，审计部评估风险后报总经理审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：领用需《耗材领用登记表》，仓储部核销需拍照留存；

（2）表单填报：ERP系统自动校验价格，异常需采购部人工干预；

（3）痕迹留存：电子台账与纸质单据双备份，保存期3年。

6.2监督机制设计

建立“三线监督”：

（1）日常监督：内控部每月抽取100笔采购记录抽查；

（2）专项监督：每年4月审计部对高价值耗材采购实施全流程审计；

（3）突击检查：合规部每月随机抽查10家供应商合同。

6.3检查与审计

审计范围包括：采购合同完整性、价格偏离度、库存盘点准确性，审计结果纳入《审计报告》，重大问题形成整改清单。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《耗材管理报告》，含数据指标（采购金额、库存金额）、风险事件、改进建议，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购部：采购成本降低率、供应商准时交付率；

（2）财务部：采购付款及时率、差错率；

（3）仓储部：库存周转率、损耗率。

7.2评估周期与方法

月度评估通过《绩效考核表》，年度评估结合审计结果，采用360度评价法。

7.3问题整改机制

按问题等级分类：

（1）一般问题：责任部门7日内整改；

（2）重大问题：成立专项小组，30日内提交《整改方案》，审计部复核。

7.4持续改进流程

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形：采购成本节约超10%、发现重大合规风险等，奖励标准参照《员工奖惩制度》，程序：部门提名-人力资源部审核-总经理审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：领用无单据（扣50元/次）；

（2）较重违规：供应商虚开发票（扣200元/次）；

（3）严重违规：商业贿赂（解除合同并移送司法）。

8.3处罚标准与程序

处罚程序：调查取证-书面告知-审批-执行，严重违规需人力资源部参与。

8.4申诉与复议

员工可向合规部申诉，需在收到处罚后3个工作日内提交《申诉申请》，合规部5个工作日内复议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对供应商断供制定应急预案，流程：采购部1小时内启动备选供应商清单，总经理2小时内决定。

9.2例外情况处理

例外采购需《例外采购备案表》，附《风险评估报告》，审计部季度抽查。

9.3危机公关与善后

重大合规事件由合规部牵头，制定《危机公关方案》，需适配不同国家法律，如欧盟GDPR合规要求。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由合规部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

关联制度：《采购管理办法》（文号：企制字〔2023〕015号）、《财务报销制度》（文号：企制字〔2023〕016号）。

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，发布时标注版本