采购工作保密制度

采购工作保密制度一、

采购工作保密制度

第一条总则

采购工作保密制度旨在规范采购过程中的信息管理，确保采购活动符合国家法律法规及企业内部管理制度，维护企业利益及公共利益。本制度适用于企业所有参与采购工作的部门、人员及相关第三方。保密管理应贯穿采购活动的全过程，包括需求识别、供应商选择、合同签订、履约监督等环节。

第二条保密信息的定义

保密信息是指企业在采购活动中涉及的商业秘密、技术秘密、个人信息及其他需要保密的内容。具体包括但不限于：

（一）采购需求、预算及审批流程中的相关信息；

（二）供应商的资质、报价、谈判策略及商业条款；

（三）合同条款、签订过程及履行情况；

（四）采购人员的薪酬、绩效及评估信息；

（五）涉及国家安全、公共利益及企业核心竞争力的技术资料；

（六）第三方提供的需保密的数据及信息。

第三条保密责任

（一）采购部门负责人对采购工作的保密管理负总责，应建立健全保密制度，定期组织培训和检查；

（二）采购人员应严格遵守保密规定，不得泄露、篡改或滥用保密信息，因违反保密规定造成企业损失的，应承担相应责任；

（三）供应商及其他第三方参与采购活动的，应签署保密协议，按照约定履行保密义务；

（四）企业应明确保密信息的等级，采取相应的保护措施，防止信息泄露。

第四条保密信息的分类与管理

（一）核心保密信息：涉及企业核心竞争力、国家安全及重大公共利益的信息，应采取最高级别的保护措施，仅限授权人员知悉；

（二）重要保密信息：涉及企业商业秘密、供应商核心数据等信息，应采取严格的保护措施，限制传播范围；

（三）一般保密信息：涉及采购过程中的常规信息，应采取一般保护措施，确保不被无关人员获取。

第五条保密措施

（一）技术措施：采用加密、访问控制等技术手段，确保保密信息在存储、传输过程中的安全性；

（二）管理措施：建立保密台账，记录保密信息的产生、使用及销毁过程，定期进行保密风险评估；

（三）物理措施：对保密信息存储场所进行物理隔离，限制无关人员进入，确保信息安全。

第六条保密培训与监督

（一）企业应定期组织采购人员进行保密培训，提高保密意识，掌握保密技能；

（二）采购部门应建立保密监督机制，对违反保密规定的行为进行查处，情节严重的，应移交司法机关处理；

（三）企业应设立保密举报渠道，鼓励员工及第三方举报违反保密规定的行为，并对举报人予以保护。

第七条保密信息的销毁

（一）保密信息失去使用价值后，应按照规定进行销毁，确保信息不可恢复；

（二）销毁方式包括但不限于物理销毁、技术清除等，销毁过程应记录在案，并由相关负责人签字确认；

（三）销毁后的信息不得恢复或用于其他用途，企业应定期对销毁记录进行审核，确保符合保密要求。

第八条违规处理

（一）采购人员违反保密规定，泄露、篡改或滥用保密信息的，应依法依规进行处理，包括但不限于警告、降级、解聘等；

（二）供应商及其他第三方违反保密协议的，企业应解除合同，并追究其法律责任；

（三）因违反保密规定造成企业重大损失的，应依法追究刑事责任。

第九条附则

本制度由企业采购部门负责解释，自发布之日起施行，企业可根据实际情况进行修订。

二、

采购工作保密制度的具体实施与监督

第一条保密协议的签订与管理

企业应与所有参与采购活动的供应商及其他第三方签订保密协议，明确双方的权利义务及违约责任。保密协议应包括以下内容：

（一）保密信息的范围及定义；

（二）保密期限，包括合同有效期内及合同终止后的保密义务；

（三）保密措施，要求供应商及其他第三方采取不低于企业标准的保密措施；

（四）违约责任，明确违反保密协议的法律后果；

（五）争议解决方式，约定仲裁或诉讼等处理机制。

采购部门应建立保密协议台账，记录协议的签订、变更及履行情况，定期对协议进行审核，确保其符合法律法规及企业实际需求。

第二条采购人员的保密职责

采购人员作为保密信息的主要接触者，应严格遵守保密规定，履行以下职责：

（一）妥善保管涉密文件及数据，不得擅自复制、转发或泄露；

（二）在采购活动中，不得泄露企业的采购需求、预算及谈判策略等信息；

（三）不得利用职务之便获取不正当利益，不得与供应商进行私下交易；

（四）在参加招标、谈判等会议时，不得泄露会议内容及企业决策信息；

（五）离职或调岗时，应办理保密信息交接手续，并签署保密承诺书。

企业应定期对采购人员进行保密培训，提高其保密意识和技能，确保其能够正确处理保密信息。

第三条保密信息的传递与使用

保密信息的传递应遵循最小化原则，即仅向需要知悉信息的人员传递，并采取相应的保护措施。具体要求如下：

（一）书面信息传递：涉密文件应通过机要、快递等安全方式传递，不得通过公共网络传输；

（二）电子信息传递：涉密邮件、即时消息等应采用加密方式传输，并设置访问权限；

（三）会议传递：涉密会议应选择安全场所，控制参会人员范围，并采取录音、录像等措施；

（四）使用传递：涉密信息的使用应遵循授权原则，不得擅自扩大使用范围。

采购部门应建立保密信息传递记录，记录信息的传递时间、途径、接收人及用途，定期进行审核，确保信息传递符合保密要求。

第四条保密信息的存储与保管

保密信息的存储应采取物理隔离、技术加密等措施，确保信息安全。具体要求如下：

（一）物理存储：涉密文件应存放在保密柜、保险箱等安全场所，并设置访问权限；

（二）电子存储：涉密数据应存储在加密硬盘、云存储等安全设备中，并设置访问密码；

（三）纸质文件：涉密文件应进行编号管理，并建立借阅登记制度；

（四）电子文件：涉密电子文件应定期进行备份，并采取防病毒、防篡改等措施。

采购部门应定期对保密信息的存储情况进行检查，确保存储环境、设备及措施符合保密要求。

第五条保密信息的审查与更新

企业应定期对保密信息进行审查，识别并及时更新保密范围及措施。具体要求如下：

（一）审查周期：保密信息应至少每年审查一次，重大变更时应及时审查；

（二）审查内容：包括保密信息的范围、等级、传递、使用、存储等方面；

（三）审查方式：可采取内部审查、第三方评估等方式，确保审查结果客观公正；

（四）更新措施：根据审查结果，及时更新保密协议、制度及措施，确保其有效性。

采购部门应建立保密信息审查记录，记录审查时间、内容、结果及更新措施，定期进行审核，确保保密信息管理符合动态调整要求。

第六条保密事件的应急处理

企业应建立保密事件应急处理机制，及时应对保密事件的发生。具体要求如下：

（一）事件报告：发生保密事件时，相关人员应立即向采购部门报告，并采取措施防止事件扩大；

（二）事件调查：采购部门应组成调查组，对事件进行调查，查明原因及责任；

（三）事件处理：根据调查结果，采取相应的处理措施，包括但不限于警告、处罚、赔偿等；

（四）事件总结：对事件进行总结，分析原因，改进措施，防止类似事件再次发生。

采购部门应建立保密事件应急处理记录，记录事件的时间、地点、原因、处理结果及改进措施，定期进行审核，确保应急处理机制的有效性。

第七条内部监督与外部审计

企业应建立内部监督机制，定期对保密工作进行监督，确保保密制度的有效执行。具体要求如下：

（一）内部监督：采购部门应定期对保密工作进行自查，发现问题及时整改；

（二）外部审计：企业可定期聘请第三方机构进行保密审计，评估保密工作的有效性；

（三）监督结果：内部监督及外部审计的结果应纳入绩效考核，作为评价采购人员及部门的重要依据。

采购部门应建立内部监督及外部审计记录，记录监督时间、内容、结果及整改措施，定期进行审核，确保保密工作符合内外部要求。

第八条奖惩机制

企业应建立奖惩机制，对在保密工作中表现突出的个人及部门给予奖励，对违反保密规定的个人及部门进行处罚。具体要求如下：

（一）奖励措施：对在保密工作中表现突出的个人及部门，应给予通报表扬、奖金等奖励；

（二）处罚措施：对违反保密规定的个人及部门，应给予警告、降级、解聘等处罚；

（三）奖惩记录：奖惩结果应记录在案，并纳入绩效考核，作为评价个人及部门的重要依据。

采购部门应建立奖惩记录，记录奖励及处罚的时间、原因、结果及依据，定期进行审核，确保奖惩机制的有效性。

第九条附则

本制度由企业采购部门负责解释，自发布之日起施行，企业可根据实际情况进行修订。

三、

采购工作保密制度的培训与宣传

第一条培训对象与内容

企业应定期组织采购相关人员进行保密培训，确保所有参与采购活动的人员均具备必要的保密意识和技能。培训对象包括但不限于采购部门员工、需求部门人员、财务部门人员以及参与采购项目的其他相关人员。培训内容应结合实际案例，重点讲解保密制度的具体要求，包括保密信息的范围、保密责任、保密措施、保密协议以及违规处理等内容。培训应注重实用性，确保参训人员能够理解和掌握保密知识，并在实际工作中正确应用。

第二条培训方式与形式

企业应采用多种培训方式，提高培训效果。培训可以采取集中授课、在线学习、案例分析、角色扮演等多种形式。集中授课适合讲解保密制度的核心内容，由经验丰富的采购人员进行授课，确保培训的权威性和专业性。在线学习适合补充培训内容，参训人员可以根据自己的时间安排进行学习，方便快捷。案例分析适合加深理解，通过分析实际案例，帮助参训人员认识到保密工作的重要性，并学习如何应对保密风险。角色扮演适合提高技能，通过模拟实际场景，让参训人员亲身体验保密工作，提高应对能力。

第三条培训考核与评估

企业应建立培训考核机制，确保培训效果。培训结束后，应组织参训人员进行考核，考核方式可以采取笔试、口试、实际操作等多种形式。考核内容应结合培训内容，重点考察参训人员对保密制度的理解和掌握程度。考核结果应记录在案，并作为评价参训人员的重要依据。此外，企业还应定期对培训效果进行评估，通过问卷调查、访谈等方式，了解参训人员的满意度和培训效果，并根据评估结果，不断改进培训内容和方式，提高培训质量。

第四条宣传教育与文化建设

企业应加强保密宣传教育，营造良好的保密文化氛围。可以通过制作宣传海报、发放宣传手册、组织保密知识竞赛等方式，提高全体员工的保密意识。此外，企业还可以通过内部刊物、网站、微信公众号等平台，定期发布保密知识，分享保密案例，引导员工自觉遵守保密制度。通过宣传教育，使保密意识深入人心，形成人人重保密、处处讲保密的良好氛围，从而有效防范保密风险。

第五条特殊人员的培训

对于接触核心保密信息的人员，如采购部门负责人、关键岗位人员等，企业应进行专项培训，提高其保密意识和技能。专项培训应更加注重实用性和针对性，培训内容应包括核心保密信息的范围、保护措施、应急处理等。此外，企业还应定期组织这些人员进行保密轮岗，防止长期接触同一信息导致保密意识淡薄。通过专项培训，确保这些人员能够正确处理核心保密信息，有效防范保密风险。

第六条培训记录与档案管理

企业应建立培训记录，详细记录每次培训的时间、地点、对象、内容、方式、考核结果等信息。培训记录应妥善保管，并纳入员工档案，作为评价员工的重要依据。此外，企业还应建立培训档案，收集整理培训资料，包括培训课件、案例分析、宣传材料等，并定期进行更新，确保培训资料的科学性和有效性。通过培训记录和档案管理，确保培训工作的规范化和系统化，不断提高培训质量。

第七条附则

本制度由企业采购部门负责解释，自发布之日起施行，企业可根据实际情况进行修订。

四、

采购工作保密制度的风险管理与应对

第一条风险识别与评估

企业应建立采购工作保密风险识别与评估机制，系统性地识别采购活动中可能存在的保密风险，并对其进行科学评估。风险识别应全面覆盖采购活动的各个环节，包括需求发布、供应商选择、合同谈判、合同履行、履约监督等，重点关注可能引发信息泄露的关键节点和薄弱环节。例如，在需求发布阶段，需关注需求信息的详细程度是否适当，是否存在泄露核心技术秘密的风险；在供应商选择阶段，需关注供应商管理水平、信息安全能力以及其员工的保密意识，是否存在因供应商管理不善导致信息泄露的风险；在合同谈判阶段，需关注谈判过程的保密性，是否存在信息被竞争对手获取的风险；在合同履行和履约监督阶段，需关注合同条款的完善程度、履约过程的规范性以及相关人员的保密责任履行情况，是否存在因履约不当或监督不力导致信息泄露的风险。

风险评估应在风险识别的基础上，对识别出的风险进行分析，判断其发生的可能性和影响程度。风险评估应采用定性与定量相结合的方法，综合考虑风险因素、风险事件发生的概率、风险事件一旦发生可能造成的损失等方面，对风险进行排序，确定重点关注的风险领域。通过风险评估，企业可以明确风险管理的重点，有针对性地采取措施，降低保密风险发生的可能性和影响程度。

第二条风险控制措施

针对识别和评估出的保密风险，企业应制定相应的风险控制措施，将风险控制在可接受范围内。风险控制措施应具有针对性、可操作性和有效性，并根据风险的变化及时进行调整。具体措施包括但不限于：

（一）加强人员管理：企业应加强对采购人员的保密教育和管理，提高其保密意识和技能。通过定期的保密培训，使采购人员了解保密制度的具体要求，掌握保密技能，能够在实际工作中正确处理保密信息。同时，企业还应建立严格的保密责任制度，明确采购人员在保密工作中的职责，并对其履行情况进行监督和考核。对于违反保密规定的人员，应依法依规进行处理，以起到警示作用。

（二）完善制度流程：企业应建立健全采购工作保密制度，明确采购活动的各个环节的保密要求，规范采购流程，减少人为因素对保密工作的影响。例如，在需求发布阶段，可以采用模糊描述的方式，避免泄露核心技术秘密；在供应商选择阶段，可以对供应商进行背景调查，评估其信息安全能力，并与其签订保密协议，明确其保密责任；在合同谈判阶段，应选择安全的环境进行谈判，并控制参会人员范围，避免信息泄露；在合同履行和履约监督阶段，应严格按照合同条款执行，并加强对供应商履约情况的监督，确保其履行保密义务。

（三）采用技术手段：企业应采用先进的信息安全技术，加强保密信息的保护。例如，对存储保密信息的计算机进行加密，设置访问权限，防止未经授权的访问；对传输保密信息的网络进行监控，防止信息泄露；对保密信息进行备份，防止信息丢失。通过技术手段，可以有效提高保密信息的保护水平，降低信息泄露的风险。

（四）加强供应商管理：企业应加强对供应商的保密管理，将其纳入企业的保密管理体系。在供应商选择阶段，应将供应商的保密管理能力作为重要的评估指标，优先选择保密管理能力强、信息安全能力高的供应商。在合作过程中，应与供应商签订保密协议，明确其保密责任，并定期对其保密管理情况进行监督和评估。对于违反保密协议的供应商，应依法依规进行处理，并考虑终止合作关系。

第三条风险监控与预警

企业应建立风险监控机制，对采购工作中的保密风险进行持续监控，及时发现新的风险和风险变化。风险监控可以通过定期检查、专项审计、数据分析等方式进行。例如，通过定期检查采购人员的保密责任履行情况，可以发现其在保密工作中存在的问题；通过专项审计采购活动的各个环节，可以发现其中的薄弱环节和风险点；通过数据分析，可以识别出异常的采购行为，及时发现潜在的风险。

风险预警机制应在风险监控的基础上，对可能发生的保密风险进行预警，及时采取措施，防止风险发生。风险预警可以通过建立风险预警指标体系，对风险进行实时监控，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号。此外，企业还可以建立风险预警信息通报制度，及时将风险预警信息通报给相关部门和人员，使其能够及时采取应对措施。

第四条应急响应与处置

企业应建立保密事件应急响应机制，对发生的保密事件进行及时处置，minimizingdamage.应急响应机制应包括应急组织、应急流程、应急资源等内容。应急组织应明确应急响应的负责人和成员，并赋予其相应的权限和职责；应急流程应明确应急响应的步骤和程序，确保应急响应的及时性和有效性；应急资源应包括应急物资、应急设备、应急人员等，确保应急响应的顺利进行。

当发生保密事件时，应急组织应立即启动应急响应机制，按照应急流程进行处置。例如，对于信息泄露事件，应立即采取措施，控制信息泄露范围，防止信息进一步扩散；对于计算机信息系统被攻击事件，应立即采取措施，恢复系统正常运行，并调查攻击原因，采取措施防止类似事件再次发生。

应急处置过程中，应注重与相关部门和人员的沟通协调，形成合力，共同应对保密事件。同时，还应及时向有关部门报告保密事件的情况，并配合有关部门进行调查处理。

第五条持续改进与完善

企业应建立保密风险管理的持续改进机制，不断完善风险管理体系，提高风险管理的水平。持续改进可以通过定期评估风险管理的效果，发现风险管理中存在的问题，并采取措施进行改进；可以通过学习借鉴先进的风险管理经验，不断完善风险管理体系；可以通过开展风险管理培训，提高相关人员的风险管理意识和技能。

通过持续改进，企业可以不断完善保密风险管理体系，提高风险管理的水平，有效防范采购工作中的保密风险，保障企业的利益和信息安全。

第六条附则

本制度由企业采购部门负责解释，自发布之日起施行，企业可根据实际情况进行修订。

五、

采购工作保密制度的监督与检查

第一条内部监督机制

企业应建立完善的内部监督机制，对采购工作保密制度的执行情况进行持续有效的监督。内部监督机制应由独立于采购部门的第三方机构或人员负责，以确保监督的客观性和公正性。该机构或人员应具备相应的专业知识和管理经验，能够对采购活动的各个环节进行全面的监督和评估。

内部监督机构或人员应定期对采购工作进行现场检查，核实采购活动是否按照保密制度的要求进行。检查内容应包括保密信息的处理、保密措施的落实、保密协议的签订与执行等方面。此外，内部监督机构或人员还应定期对采购人员的保密意识和技能进行评估，了解其是否能够正确理解和执行保密制度。

内部监督机构或人员应建立监督记录，详细记录每次监督的时间、地点、内容、发现的问题及整改措施等信息。监督记录应妥善保管，并定期向企业管理层报告监督情况，并提出改进建议。通过内部监督，可以及时发现采购工作中存在的保密风险和问题，并采取相应的措施进行整改，确保保密制度的有效执行。

第二条外部审计监督

企业应定期聘请外部审计机构，对采购工作保密制度进行独立审计。外部审计机构应具备相应的资质和经验，能够对采购活动的各个环节进行全面的审计和评估。外部审计可以采用现场审计、问卷调查、数据分析等多种方式，确保审计结果的客观性和公正性。

外部审计机构应根据审计结果，出具审计报告，详细说明采购工作保密制度的执行情况、存在的问题及改进建议。审计报告应提交给企业管理层，并抄送采购部门。企业管理层应根据审计报告，采取相应的措施进行整改，并监督整改措施的落实。

外部审计可以有效地促进企业保密管理水平的提升，帮助企业发现自身在保密管理方面存在的不足，并采取针对性的措施进行改进。通过外部审计，可以增强企业对保密工作的重视，推动保密管理制度的有效执行。

第三条专项检查与抽查

企业应定期开展专项检查，对采购工作中的重点领域和关键环节进行重点检查。专项检查可以由内部监督机构或人员组织实施，也可以由外部审计机构进行。专项检查的内容应根据企业实际情况和保密风险评估结果确定，重点关注可能存在较高保密风险的事项。

除了定期开展专项检查外，企业还应定期进行抽查，对采购活动进行随机检查。抽查可以有效地防止采购人员放松对保密工作的要求，增强其对保密工作的重视。抽查应由内部监督机构或人员组织实施，也可以由外部审计机构进行。抽查结果应记录在案，并作为评价采购人员和部门的重要依据。

专项检查和抽查应注重实效，发现问题及时整改，并跟踪整改效果，确保保密制度的有效执行。通过专项检查和抽查，可以及时发现采购工作中存在的保密风险和问题，并采取相应的措施进行整改，确保保密制度的有效执行。

第四条信息披露与透明度

企业应建立信息披露机制，将采购工作保密制度的执行情况向相关部门和人员披露，提高保密工作的透明度。信息披露可以通过内部刊物、网站、会议等方式进行。通过信息披露，可以让相关部门和人员了解保密制度的具体要求，增强其对保密工作的重视，并积极参与保密工作。

企业还应建立举报机制，鼓励员工和第三方举报违反保密制度的行为。举报可以通过电话、邮件、信件等方式进行。企业应建立举报受理和处理制度，对举报信息进行及时调查和处理，并对举报人进行保护，防止其受到打击报复。

通过信息披露和举报机制，可以增强企业对保密工作的重视，推动保密管理制度的有效执行，并形成全员参与保密工作的良好氛围。

第五条激励与约束机制

企业应建立激励与约束机制，对在保密工作中表现突出的个人和部门给予奖励，对违反保密制度的行为进行处罚。激励措施可以包括通报表扬、奖金、晋升等；约束措施可以包括警告、降级、解聘等。

激励与约束机制应明确奖励和处罚的标准和程序，确保奖励和处罚的公平性和公正性。奖励和处罚结果应记录在案，并作为评价个人和部门的重要依据。通过激励与约束机制，可以增强个人和部门对保密工作的重视，推动保密管理制度的有效执行。

激励与约束机制应与企业绩效考核体系相结合，将保密工作纳入绩效考核的指标体系，并作为评价个人和部门的重要依据。通过绩效考核，可以有效地激励个人和部门做好保密工作，并形成全员参与保密工作的良好氛围。

第六条附则

本制度由企业采购部门负责解释，自发布之日起施行，企业可根据实际情况进行修订。

六、

采购工作保密制度的修订与完善

第一条修订原则

企业应定期对采购工作保密制度进行修订，以适应不断变化的内外部环境。修订工作应遵循以下原则：

（一）合法合规：修订后的制度必须符合国家相关法律法规的要求，确保制度的合法性和合规性；

（二）针对性强：修订应针对实际工作中发现的问题和不足，有针对性地进行改进，确保制度能够有效解决实际问题；

（三）可操作性：修订后的制度应具有可操作性，便于实际执行，避免制度过于抽象或难以理解；

（四）系统性：修订应注重制度的系统性，确保制度内部的各个组成部分相互协调，形成一个完整的保密管理体系；

（五）前瞻性：修订应具有前瞻性，预见未来可能出现的保密风险，并提前采取措施进行防范。

第二条修订程序

企业应建立保密