海南大学会议费管理制度

海南大学会议费管理制度一、总则

第一条为规范海南大学会议费管理，加强会议费预算控制，提高资金使用效益，确保会议活动顺利开展，根据国家有关财务管理制度及海南省财政相关法规，结合海南大学实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于海南大学各级单位组织的各类会议，包括但不限于学术会议、工作会议、专题研讨会、培训班等。

第三条会议费管理遵循“统筹安排、厉行节约、注重实效、公开透明”的原则，确保会议费支出符合规定标准，避免浪费和违规行为。

第四条学校财务处负责会议费的预算审核、支出审批和监督管理工作；各学院、部门及直属单位应严格按照本制度执行会议费预算和报销流程。

第五条会议费预算应纳入学校年度预算管理，实行专项审批制度。未纳入预算或预算超支的会议，原则上不予安排经费支持。

第六条会议主办单位应提前编制会议费预算方案，明确会议规模、时间、地点、人员构成、经费来源及测算依据，经财务处审核后报学校批准。

第七条会议费支出应遵循国家及海南省制定的会议费标准，包括会议场地费、设备租赁费、资料费、伙食补助费、交通费等。超出标准部分需经学校审批同意后方可列支。

第八条会议结束后，主办单位应及时办理会议费结算手续，并提交会议纪要、支出明细等相关材料，由财务处审核报销。

二、会议费预算管理

第九条会议费预算应根据会议类型、规模和时长合理编制，不得虚列或超额申报。学术会议预算应重点考虑专家邀请费、学术资料费等；工作会议预算应优先保障基本开支。

第十条预算编制应遵循“实事求是、精打细算”的原则，优先使用学校预算资金，确需外部赞助的，须提供赞助协议及资金使用说明。

第十一条财务处对会议费预算进行审核，重点核查预算依据的合理性、支出范围的合规性及测算方法的准确性。不符合规定的预算不予批准。

第十二条预算一经批准，原则上不得调整。确需变更的，应提交书面申请，说明原因并提供调整依据，经财务处复核后报学校批准。

三、会议费支出标准

第十三条会议场地费按照学校有关规定执行，优先使用校内会议室，校内会议室使用费根据规模和使用时长收取，校外会议室费用应参照市场价格协商确定。

第十四条设备租赁费包括投影仪、音响、麦克风等设备租赁费用，应事先报备财务处，并根据学校设备租赁目录执行。超出目录标准的，需提供市场报价及审批手续。

第十五条资料费包括会议手册、论文集、纪念品等费用，应严格控制数量和标准，学术会议资料费每人不超过100元，其他会议不超过50元。

第十六条伙食补助费按照国家及海南省标准执行，校内会议伙食补助每人每日不超过80元，校外会议伙食补助每人每日不超过120元，不得以现金形式发放。

第十七条交通费包括与会人员往返会议地点的公共交通费用，原则上不得乘坐出租车或私家车，特殊情况需经学校审批。

第十八条会议费支出应使用学校统一采购的办公用品和耗材，严禁以会议费名义列支与会议无关的开支。

四、会议费报销流程

第十九条会议结束后5个工作日内，主办单位应提交会议费结算申请，包括会议预算批复文件、会议签到表、支出明细清单、发票及会议纪要等材料。

第二十条财务处对报销材料进行审核，重点核查发票真伪、支出范围及标准符合性。不符合规定的，退回单位重新整改。

第二十一条报销材料经财务处审核通过后，由单位负责人签字并加盖公章，报学校分管领导审批。审批通过后，财务处按规定办理报销手续。

第二十二条会议费报销应遵循“实报实销”原则，不得重复报销，所有支出明细应与发票、签到表等材料一致。

五、监督与审计

第二十三条学校财务处及审计处定期对会议费管理情况进行监督检查，重点抽查预算执行情况、支出合规性及内部控制有效性。

第二十四条对违反本制度的行为，视情节轻重给予通报批评、取消会议主办资格、追回违规资金等处理；涉嫌违纪的，移交纪检监察部门依法处理。

第二十五条各单位应建立健全会议费管理台账，详细记录会议预算、支出及报销情况，并接受学校财务及审计部门的随机抽查。

六、附则

第二十六条本制度由海南大学财务处负责解释，自发布之日起施行。

第二十七条本制度未尽事宜，参照国家及海南省相关财务制度执行。

二、会议费预算管理

第一条会议费预算是会议活动开展的前提，必须严格按照学校预算管理相关规定执行。学校各级单位在组织会议前，应当充分评估会议的必要性、可行性，并基于实际情况编制合理的会议费预算。预算编制应遵循科学、合理的原则，确保每一笔预算都经过深思熟虑，避免不必要的浪费。

第二条会议费预算的编制应包括会议的基本信息、预算金额、预算明细等内容。基本信息包括会议名称、会议时间、会议地点、会议规模、参会人员等；预算金额是指会议总预算，应明确列出各项支出预算；预算明细则应详细列出每一项支出的具体内容、数量、单价和金额。预算编制过程中，应充分考虑会议的实际情况，避免预算过高或过低。

第三条会议费预算的编制应依据国家及海南省的相关规定，结合学校实际情况制定。例如，会议场地费应根据学校会议室的使用收费标准进行预算，设备租赁费应根据学校设备租赁目录进行预算，伙食补助费应根据国家及海南省的标准进行预算。预算编制时应充分了解相关政策，确保预算的合规性。

第四条会议费预算的编制应遵循统筹安排、厉行节约的原则。学校鼓励各单位在编制预算时，优先考虑使用校内资源，如校内会议室、设备等，以降低会议成本。同时，应严格控制会议规模，避免不必要的会议，以节约会议费用。

第五条会议费预算的编制应经过严格的审核程序。财务处对各单位提交的会议费预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性及测算依据的准确性。审核过程中，财务处应与会议主办单位进行充分沟通，了解会议的实际情况，并对预算中存在的问题提出修改意见。

第六条会议费预算的编制应具有一定的灵活性，以应对突发情况。在预算编制过程中，应预留一定的预备费，以应对可能出现的意外情况。同时，预算编制时应充分考虑会议的实际情况，制定备选方案，以应对可能出现的变更情况。

第七条会议费预算的执行应严格按照预算方案进行。会议主办单位应严格按照预算方案执行，不得随意变更预算内容。如确需变更预算，应提交书面申请，说明变更原因并提供调整依据，经财务处复核后报学校批准。

第八条会议费预算的执行应接受财务处的监督。财务处应定期对会议费预算的执行情况进行检查，了解预算的执行情况，并对预算执行过程中存在的问题提出改进意见。同时，财务处应将预算执行情况向学校报告，以便学校及时掌握会议费预算的执行情况。

第二、会议费支出标准

第九条会议费支出标准是会议费管理的重要依据，必须严格按照国家及海南省的相关规定执行。学校根据国家及海南省的标准，结合学校实际情况制定了会议费支出标准，各单位在组织会议时应严格遵守这些标准。

第十条会议场地费是指会议使用的场地费用，应根据学校会议室的使用收费标准进行支付。校内会议室的使用收费标准应根据会议室的规模、使用时长等因素制定。校外会议室的使用费用应根据市场价格协商确定，并报财务处备案。

第十一条设备租赁费是指会议使用的设备租赁费用，应根据学校设备租赁目录进行支付。学校设备租赁目录应包括各种设备的名称、规格、租赁价格等信息。如需租赁目录以外的设备，应提供市场报价及审批手续。

第十二条资料费是指会议资料的制作费用，包括会议手册、论文集、纪念品等费用。资料费应严格控制，学术会议资料费每人不超过100元，其他会议资料费每人不超过50元。资料费应使用学校统一采购的办公用品和耗材，严禁以会议费名义列支与会议无关的开支。

第十三条伙食补助费是指会议期间的伙食补助费用，应根据国家及海南省的标准进行支付。校内会议伙食补助每人每日不超过80元，校外会议伙食补助每人每日不超过120元。伙食补助费不得以现金形式发放，应统一购买餐食或提供就餐证明。

第十四条交通费是指与会人员往返会议地点的公共交通费用，原则上不得乘坐出租车或私家车。如确需乘坐出租车或私家车，应提供相关证明及审批手续。交通费应按照实际支出进行报销，并提供相应的发票。

第十五条会议费支出应遵循“实报实销”原则，不得重复报销，所有支出明细应与发票、签到表等材料一致。会议主办单位应妥善保管会议相关的票据和资料，以备财务处审核。

第三、会议费报销流程

第十六条会议结束后，主办单位应及时办理会议费结算手续。首先，应整理会议预算批复文件、会议签到表、支出明细清单、发票及会议纪要等材料，确保所有材料齐全、完整。

第十七条主办单位将报销材料提交至财务处，财务处对报销材料进行审核。审核过程中，财务处应重点核查发票的真伪、支出范围及标准符合性。如发现不符合规定的情况，应及时退回单位重新整改。

第十八条报销材料经财务处审核通过后，由单位负责人签字并加盖公章，报学校分管领导审批。分管领导应认真审阅报销材料，确保会议费支出合理、合规。

第十九条审批通过后，财务处按规定办理报销手续。财务处应将报销款项支付给相关供应商或个人，并做好相关记录。

第二十条会议费报销应遵循“先审批、后报销”的原则，所有支出都应经过审批后方可报销。如未经过审批，财务处有权拒绝报销。

第二十一条会议费报销应定期进行总结，财务处应定期对会议费报销情况进行统计分析，了解会议费的使用情况，并提出改进意见。

第四、监督与审计

第二十二条学校财务处及审计处定期对会议费管理情况进行监督检查。监督检查的内容包括预算执行情况、支出合规性及内部控制有效性等。通过监督检查，及时发现并纠正会议费管理中存在的问题。

第二十三条对违反本制度的行为，视情节轻重给予通报批评、取消会议主办资格、追回违规资金等处理。如涉嫌违纪，应移交纪检监察部门依法处理。

第二十四条各单位应建立健全会议费管理台账，详细记录会议预算、支出及报销情况，并接受学校财务及审计部门的随机抽查。会议费管理台账应包括会议名称、会议时间、会议地点、会议规模、参会人员、预算金额、实际支出、报销金额等信息。

第二十五条学校鼓励各单位加强会议费管理，提高会议费使用效益。各单位应积极学习会议费管理制度，严格执行会议费管理制度，确保会议费支出合理、合规。

三、会议费支出标准

第一条会议费支出标准是规范会议费使用、控制会议成本的重要依据，必须严格执行。学校根据国家及海南省的相关规定，结合学校实际情况制定了会议费支出标准，各单位在组织会议时应当严格遵守。

第二条会议场地费应根据学校会议室的使用收费标准执行。校内会议室的使用收费标准应根据会议室的规模、使用时长等因素制定。例如，小型会议室的使用费用相对较低，大型会议室的使用费用相对较高；全天使用的费用高于半天使用。校外会议室的使用费用应根据市场价格协商确定，并报财务处备案。

第三条设备租赁费是指会议使用的设备租赁费用，应根据学校设备租赁目录进行支付。学校设备租赁目录应包括各种设备的名称、规格、租赁价格等信息。如需租赁目录以外的设备，应提供市场报价及审批手续。例如，投影仪、音响、麦克风等设备的租赁费用应事先报备财务处，并根据设备租赁目录执行。

第四条资料费是指会议资料的制作费用，包括会议手册、论文集、纪念品等费用。资料费应严格控制，学术会议资料费每人不超过100元，其他会议资料费每人不超过50元。资料费应使用学校统一采购的办公用品和耗材，严禁以会议费名义列支与会议无关的开支。例如，会议手册应包含会议议程、参会人员名单、专家介绍等内容，论文集应包含会议论文摘要或全文，纪念品应实用且价值不高。

第五条伙食补助费是指会议期间的伙食补助费用，应根据国家及海南省的标准进行支付。校内会议伙食补助每人每日不超过80元，校外会议伙食补助每人每日不超过120元。伙食补助费不得以现金形式发放，应统一购买餐食或提供就餐证明。例如，会议期间应提供工作餐，工作餐应包括主食、副食、水果等，并应确保食品安全卫生。

第六条交通费是指与会人员往返会议地点的公共交通费用，原则上不得乘坐出租车或私家车。如确需乘坐出租车或私家车，应提供相关证明及审批手续。交通费应按照实际支出进行报销，并提供相应的发票。例如，与会人员应优先选择公共交通工具，如地铁、公交车等，确需乘坐出租车时，应事先报备财务处，并提供出租车发票。

第七条会议费支出应遵循“实报实销”原则，不得重复报销，所有支出明细应与发票、签到表等材料一致。会议主办单位应妥善保管会议相关的票据和资料，以备财务处审核。例如，会议期间的各项支出都应有相应的发票或收据作为凭证，会议结束后，主办单位应将所有票据和资料整理好，提交财务处进行报销。

第八条会议费支出应注重节约，避免浪费。会议主办单位应合理安排会议规模、会议时间、会议地点等，尽量降低会议成本。例如，会议时间应合理安排，避免过长或过短；会议地点应选择交通便利、费用合理的场所；会议规模应控制在与会人数，避免过多或过少。

第九条会议费支出应接受财务处的监督。财务处应定期对会议费支出情况进行检查，了解支出情况，并对支出过程中存在的问题提出改进意见。同时，财务处应将支出情况向学校报告，以便学校及时掌握会议费支出情况。例如，财务处应定期对各单位提交的会议费报销材料进行审核，并随机抽查会议费支出情况，确保会议费支出合理、合规。

四、会议费报销流程

第一条会议结束后，主办单位应立即着手整理会议费报销所需材料，确保所有文件齐全、准确。这些材料通常包括经批准的会议费预算文件、会议签到表、各项支出的明细清单、合法有效的发票以及会议纪要等。主办单位需仔细核对每一项内容，保证信息一致，避免遗漏或错误。

第二条主办单位将整理好的报销材料提交至财务处进行审核。财务处收到材料后，将按照本制度规定的标准和程序进行详细审核。审核内容主要包括发票的真实性、支出的合规性以及各项费用是否符合预算规定。例如，财务处会检查发票是否为正规发票，是否与报销内容相符，支出是否属于会议活动必需，以及实际支出是否在预算范围内。

第三条审核过程中，如发现报销材料不符合要求，财务处将及时与主办单位沟通，指出存在的问题，并提出修改意见。主办单位应根据财务处的意见进行整改，补充或更正相关材料，直至符合报销要求。这一环节确保了会议费报销的准确性和合规性。

第四条报销材料经财务处审核无误后，将提交给单位负责人签字确认。单位负责人需认真阅读审核后的材料，确认各项内容无误后签字并加盖单位公章。这一步骤体现了单位对会议费支出的责任和管理。

第五条签字盖章后的报销材料将报学校分管领导审批。分管领导将根据实际情况对报销材料进行审批，决定是否同意报销。审批过程中，分管领导会考虑会议的必要性、支出是否合理等因素。这一环节确保了会议费支出的合理性和必要性。

第六条审批通过后，财务处将按照审批意见办理报销手续。财务处会及时将报销款项支付给相关供应商或个人，并做好相关记录。例如，如果会议费中包含场地租赁费，财务处会将款项支付给会议场地提供方；如果包含设备租赁费，财务处会将款项支付给设备租赁公司。

第七条财务处应对每一笔会议费报销进行登记，建立会议费报销台账。台账中应记录会议名称、会议时间、会议地点、参会人数、预算金额、实际支出、报销金额等信息。这一环节有助于财务处掌握会议费的使用情况，为今后的预算编制和支出管理提供参考。

第八条会议费报销应遵循“先审批、后报销”的原则。任何一项会议费支出都必须经过审批后才能进行报销。这是确保会议费支出合规性的重要措施。例如，如果某单位未经审批就报销了会议费，财务处将拒绝报销，并要求单位说明情况。

第九条财务处应定期对会议费报销情况进行总结和分析。总结内容包括会议费支出总额、各项费用的占比、报销的及时性等。分析内容包括会议费支出的合理性、合规性以及存在的问题等。通过总结和分析，财务处可以了解会议费的使用情况，为今后的预算编制和支出管理提供参考。

第十条财务处应将会议费报销情况的总结和分析报告提交给学校相关部门。相关部门将根据报告内容制定相应的政策措施，以进一步提高会议费管理水平。例如，如果报告显示某些单位的会议费支出过高，相关部门可以要求这些单位加强预算管理，控制会议规模，降低会议成本。

第十一条学校鼓励各单位加强会议费管理，提高会议费使用效益。各单位应积极学习会议费管理制度，严格执行会议费管理制度，确保会议费支出合理、合规。通过加强会议费管理，可以节约学校资源，提高资金使用效益，为学校的各项工作提供有力支持。

五、监督与审计

第一条为确保会议费管理的严肃性和规范性，海南大学设立监督与审计机制，对会议费预算编制、执行及报销等全过程进行监督。监督工作由学校财务处牵头，联合审计处及纪检监察部门共同实施，形成监督合力。监督机制旨在及时发现并纠正会议费管理中存在的问题，防止违规行为的发生，确保会议费使用的合理性和合规性。

第二条财务处定期对各单位会议费预算执行情况进行检查。检查内容包括预算编制的科学性、预算执行的合理性、支出报销的合规性等。通过检查，财务处可以了解各单位会议费使用情况，发现存在的问题，并提出改进意见。例如，财务处可能会抽查某单位的会议记录，核对会议费支出是否与会议记录相符，是否超出预算范围等。

第三条审计处定期对会议费管理情况进行独立审计。审计内容包括会议费预算编制的合法性、预算执行的合理性、支出报销的真实性、内部控制的有效性等。审计处会依据审计结果出具审计报告，并提交学校相关部门。审计报告可以作为改进会议费管理的重要参考依据。例如，审计处可能会发现某单位的会议费预算编制不够合理，导致预算超支，审计报告会提出相应的改进建议。

第四条纪检监察部门负责对违反会议费管理规定的行为进行查处。一旦发现违规行为，如虚报会议费、套取会议费等，纪检监察部门将依法依规进行调查处理，并追究相关人员的责任。纪检监察部门的介入，起到了震慑作用，有效遏制了违规行为的发生。例如，如果某单位工作人员虚报会议费，套取公款，纪检监察部门将对其进行调查，并根据调查结果给予相应的处理。

第五条各单位应建立健全内部控制制度，加强对会议费的管理。内部控制制度应包括会议费预算编制、审批、执行、报销等各个环节的控制措施。通过内部控制制度，可以规范会议费管理，防止违规行为的发生。例如，单位可以制定会议费审批流程，明确各级审批人员的职责，确保会议费支出的合理性和合规性。

第六条学校鼓励各单位加强会议费管理，提高会议费使用效益。各单位应积极学习会议费管理制度，严格执行会议费管理制度，确保会议费支出合理、合规。通过加强会议费管理，可以节约学校资源，提高资金使用效益，为学校的各项工作提供有力支持。

第七条学校将定期对会议费管理工作进行评估。评估内容包括会议费管理制度健全性、执行有效性、监督力度等。评估结果将作为改进会议费管理的重要参考依据。通过评估，可以及时发现会议费管理中存在的问题，并采取相应的措施进行改进。

第八条学校将根据评估结果，不断完善会议费管理制度。制度完善应结合学校实际情况，听取各单位意见，确保制度的科学性、合理性和可操作性。通过制度完善，可以进一步提高会议费管理水平，确保会议费使用的合理性和合规性。

第九条学校将通过多种方式，加强对会议费管理的宣传教育。宣传教育内容包括会议费管理制度、政策法规、典型案例等。通过宣传教育，可以提高各单位对会议费管理的认识，增强自律意识，自觉遵守会议费管理制度。

第十条学校将建立健全会议费管理信息化平台，实现会议费预算编制、审批、执行、报销等全流程网上办理。信息化平台的建立，可以提高会议费管理效率，减少人为因素干扰，确保会议费管理的规范性和透明度。例如，会议主办单位可以通过信息化平台提交会议费预算申请，财务处可以通过信息化平台进行审核，审计处可以通过信息化平台进行监督。

第十一条学校将加强对会议