部门档案安全管理制度

部门档案安全管理制度一、部门档案安全管理制度

部门档案安全管理制度旨在规范部门档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节，确保档案的完整性、准确性和安全性，防止档案丢失、损毁、泄露或被篡改。本制度适用于部门所有档案的管理，包括纸质档案、电子档案以及其他形式的档案资料。

（一）档案收集与整理

部门档案的收集应遵循全面性、系统性和及时性的原则。档案管理人员负责收集部门在日常工作中形成的各类具有保存价值的文件资料，包括但不限于会议记录、工作报告、财务报表、合同协议、项目文件、往来函电等。档案收集应确保资料的完整性，不得遗漏重要内容。

档案整理应按照档案的性质、形成时间和利用价值进行分类。纸质档案应采用统一的编号规则，并进行装订、编目和上架。电子档案应进行备份，并建立电子档案目录，确保电子档案的可检索性和可利用性。档案整理过程中，应严格核对档案内容，确保档案的真实性和准确性。

（二）档案保管与保护

档案保管应选择安全、干燥、通风的场所，避免阳光直射和潮湿环境。纸质档案应使用档案柜进行存放，并定期检查档案柜的完好性。电子档案应存储在可靠的存储设备中，并定期进行数据备份，防止数据丢失。

档案保护应采取多种措施，包括防潮、防火、防盗和防虫蛀等。纸质档案应使用防虫蛀剂和防潮剂进行保护。电子档案应使用加密技术，防止数据被非法访问和篡改。档案管理人员应定期检查档案保管环境，确保各项保护措施落实到位。

（三）档案利用与借阅

档案利用应遵循“按需利用、严格审批”的原则。部门工作人员需要利用档案时，应填写档案利用申请表，并经部门负责人审批。档案管理人员应核实申请人的身份和利用目的，确保档案利用符合规定。

档案借阅应严格控制，借阅期限不得超过规定时限。纸质档案借阅应办理借阅登记手续，并确保档案完好归还。电子档案借阅应通过授权方式访问，并记录访问日志，防止数据泄露。

（四）档案销毁与处置

档案销毁应遵循“分类销毁、严格审批”的原则。对于失去保存价值的档案，应编制档案销毁清单，并经部门负责人审批。档案销毁应采用符合规定的销毁方式，如焚烧或粉碎，确保档案内容无法恢复。

档案处置应做好记录，包括销毁时间、销毁方式、参与人员等。纸质档案销毁后应进行现场监督，确保档案内容被彻底销毁。电子档案销毁应进行数据清除，并记录清除过程，防止数据被恢复。

（五）档案安全责任

部门负责人对档案安全负总责，应建立健全档案安全管理责任制，明确各级人员的职责。档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，并严格遵守档案安全管理制度。部门工作人员应积极配合档案管理工作，共同维护档案安全。

档案安全管理制度应定期进行评估和修订，以适应部门发展和管理需求。档案管理人员应定期进行培训，提高档案安全管理水平。部门应建立档案安全检查制度，定期对档案安全情况进行检查，及时发现和解决档案安全问题。

（六）监督与考核

档案安全管理工作应接受上级部门的监督和考核。部门应建立档案安全责任追究制度，对违反档案安全管理制度的行为进行严肃处理。档案安全管理工作应纳入部门绩效考核体系，确保档案安全管理各项措施落实到位。

部门应建立档案安全举报制度，鼓励工作人员积极举报档案安全问题。对于举报属实的，应给予举报人奖励。部门应定期开展档案安全宣传教育，提高工作人员的档案安全意识。通过多种措施，确保档案安全管理制度有效实施，维护部门档案安全。

二、部门档案分类与编号

部门档案的分类与编号是档案管理工作的基础，旨在通过科学的方法对档案进行系统化整理，使其便于保管、检索和利用。合理的分类与编号能够提高档案管理的效率，确保档案的有序性和可追溯性。本章节将详细阐述部门档案的分类原则、编号规则以及具体操作流程。

（一）档案分类原则

档案分类应遵循科学性、系统性和实用性的原则。科学性要求分类方法应符合档案的形成规律和内在联系，确保分类结果的合理性和逻辑性。系统性要求分类体系应完整、统一，能够涵盖部门所有类型的档案。实用性要求分类方法应便于实际操作，能够满足档案利用的需求。

档案分类应结合部门的工作性质和档案的特点进行。例如，对于行政类档案，可以按照职能进行分类，如人事、财务、行政等；对于业务类档案，可以按照业务流程进行分类，如项目档案、合同档案等。分类过程中，应充分考虑档案的利用价值，将利用频率高、关联性强的档案归为一类，便于集中管理和利用。

（二）档案编号规则

档案编号应采用统一的编号规则，确保编号的唯一性和可读性。编号规则应包括分类号、顺序号、版本号等组成部分。分类号用于标识档案的类别，顺序号用于标识档案在同类档案中的顺序，版本号用于标识档案的版本。

纸质档案编号应采用阿拉伯数字进行编码，编号格式应简洁明了。例如，可以采用“分类号-顺序号-版本号”的格式，如“A-001-01”表示A类档案的第一份文件的第一版。电子档案编号可以采用字母和数字组合的方式，如“A-001-01-E”表示A类档案的第一份文件的电子版。

编号过程中，应确保编号的连续性和一致性。档案管理人员应建立编号台账，记录每份档案的编号信息，防止编号重复或遗漏。编号完成后，应将编号信息标注在档案上，并录入档案管理系统，确保档案编号的可追溯性。

（三）档案分类与编号操作流程

档案分类与编号的操作流程包括以下几个步骤：首先，档案管理人员应根据档案的性质和形成规律，制定档案分类方案，明确分类标准和分类体系。其次，对档案进行初步整理，将同类档案集中在一起，便于后续分类和编号。

接下来，档案管理人员应根据编号规则，对档案进行编号。编号过程中，应仔细核对档案信息，确保编号的准确性。编号完成后，应将编号信息标注在档案上，并录入档案管理系统。最后，对分类和编号结果进行审核，确保分类和编号的合理性和准确性。

在操作过程中，应注重档案的完整性，避免遗漏重要档案。档案管理人员应与部门工作人员保持沟通，了解档案的形成情况和利用需求，确保分类和编号能够满足实际工作需要。同时，应定期对档案分类和编号结果进行评估，根据部门发展和管理需求，对分类方案和编号规则进行修订，确保档案分类和编号的科学性和实用性。

（四）档案分类与编号的维护

档案分类与编号的维护是档案管理工作的长期任务，需要档案管理人员持续关注和改进。档案分类方案的维护应结合部门的工作变化和档案的特点进行调整，确保分类方案的适用性。编号规则的维护应定期进行评估，根据实际工作需要，对编号规则进行优化，提高编号的效率和准确性。

档案分类与编号的维护应建立相应的制度，明确维护责任和维护流程。档案管理人员应定期对档案分类和编号结果进行检查，及时发现和解决分类和编号中的问题。同时，应加强对档案分类和编号工作的培训，提高档案管理人员的专业水平，确保档案分类和编号工作的质量。

通过科学的分类与编号，部门档案管理能够更加有序和高效。分类与编号不仅便于档案的保管和检索，还能提高档案的利用效率，为部门工作提供有力支持。档案管理人员应不断优化分类与编号方法，适应部门发展和管理需求，确保档案管理工作的持续改进和提升。

三、部门档案保管与保护

档案的保管与保护是确保档案安全、完整和可用的关键环节。部门应建立完善的保管与保护制度，采取科学的方法和措施，对档案进行妥善的保管和有效的保护。本章节将详细阐述档案的保管环境要求、保管方式、安全防护措施以及日常维护工作，确保档案在保管过程中不受损害。

（一）档案保管环境要求

档案的保管环境应满足温度、湿度、光照和空气质量等方面的要求，以防止档案因环境因素而受到损害。纸质档案的保管环境温度应保持在14℃至24℃之间，湿度应保持在45%至60%之间。温度和湿度的波动应尽量小，避免因环境变化导致档案变形、发霉或脆化。

保管档案的场所应避免阳光直射，因为紫外线会对档案造成损害。档案室应使用遮光窗帘或双层玻璃窗，减少阳光对档案的影响。同时，应保持档案室的通风良好，防止潮湿和霉菌滋生。空气质量也应得到控制，避免有害气体对档案造成腐蚀。

档案室的选址应考虑安全性，远离易燃、易爆和污染源。档案室应设置防火、防盗设施，确保档案的安全。同时，应定期检查档案室的设施设备，确保其正常运行。档案室的地板、墙壁和天花板应采用防潮、防火的材料，提高档案室的防护能力。

（二）档案保管方式

纸质档案的保管应采用科学的装订和排列方式，确保档案的完整性和易用性。档案装订应使用无酸纸和专用装订工具，避免使用酸性材料对档案造成损害。档案排列应按照分类号或时间顺序进行，便于档案的查找和利用。

档案存放应使用档案柜和档案架，确保档案的整洁和有序。档案柜应采用坚固耐用的材料制成，并配备防虫蛀和防潮设施。档案架应设计合理，便于档案的存取和排列。档案存放时应留有一定的间隙，便于空气流通，防止档案受潮。

电子档案的保管应采用可靠的存储设备，如硬盘、服务器和云存储等。存储设备应定期进行数据备份，防止数据丢失。电子档案的保管应建立访问权限控制，确保档案的安全。同时，应定期检查存储设备的运行状态，确保其正常工作。

（三）档案安全防护措施

档案的保管应采取多种安全防护措施，防止档案丢失、损毁或泄露。纸质档案应设置专人保管，并建立严格的借阅制度。档案借阅应办理登记手续，并限时归还。档案存放应设置防盗设施，如门禁系统和监控摄像头，防止档案被盗。

电子档案的安全防护应采用加密技术和访问控制措施，防止数据被非法访问和篡改。存储设备的密码应定期更换，并采用强密码策略。访问控制应设置多级权限，确保只有授权人员才能访问档案。同时，应定期进行安全检查，发现和修复安全漏洞。

档案保管应建立应急预案，应对突发事件如火灾、水灾和盗窃等。应急预案应包括应急措施、责任分工和联系方式等内容。档案管理人员应定期进行应急演练，提高应对突发事件的能力。通过多种安全防护措施，确保档案在保管过程中的安全。

（四）档案日常维护

档案的日常维护是确保档案长期保存的重要工作。档案管理人员应定期检查档案的存放环境，确保温度、湿度和空气质量符合要求。发现异常情况应及时采取措施，防止档案受到损害。

档案日常维护还应包括档案的清洁和整理。纸质档案应定期进行除尘和整理，防止灰尘和污渍对档案造成损害。电子档案应定期进行数据校验，确保数据的完整性和准确性。档案的清洁和整理工作应轻柔细致，避免对档案造成损害。

档案日常维护还应包括档案的修复和复制。对于受损的档案，应进行修复处理，恢复档案的完整性。修复工作应采用专业的修复技术和材料，确保修复效果。对于重要的档案，应进行复制备份，防止原始档案丢失。

通过科学的保管与保护措施，部门档案能够得到有效的管理和维护，确保档案的安全、完整和可用。档案管理人员应不断学习和改进保管与保护方法，适应档案管理的发展需求，确保档案管理工作的持续改进和提升。

四、部门档案利用与借阅

档案利用与借阅是档案管理工作的一个重要环节，它关系到档案价值的实现和部门工作的开展。部门应建立科学合理的档案利用与借阅制度，确保档案的合理利用和安全管理。本章节将详细阐述档案利用与借阅的原则、申请流程、审批程序、借阅管理以及归还处理，确保档案利用与借阅工作的规范化和高效化。

（一）档案利用与借阅原则

档案利用与借阅应遵循“按需利用、严格审批、有序管理”的原则。按需利用要求档案利用应服务于部门工作需要，避免不必要的利用行为。严格审批要求档案利用必须经过审批程序，确保利用目的合法合规。有序管理要求档案利用与借阅应进行登记和管理，确保档案的有序流转和使用。

档案利用应尊重档案的完整性，不得对档案进行涂改、损毁或拆分。档案利用应遵循保密原则，对于涉密档案，应严格控制利用范围和方式。档案利用应注重效率，避免因利用不当影响部门工作的正常开展。

（二）档案利用与借阅申请流程

档案利用与借阅应通过书面或电子形式提出申请。申请人应填写档案利用申请表，详细说明利用目的、利用范围和利用时间等。申请表应经部门负责人审核，确保利用目的合法合规。

档案管理人员应核实申请人的身份和利用目的，确保申请信息的真实性和准确性。对于重要的档案，档案管理人员应与申请人进行沟通，了解利用需求，确保档案利用的合理性。申请流程应简洁高效，避免不必要的环节，提高档案利用的效率。

（三）档案利用与借阅审批程序

档案利用与借阅必须经过审批程序，确保利用行为的合法合规。审批程序应根据档案的密级和重要程度进行分级，一般档案由部门负责人审批，重要档案应由部门负责人和分管领导共同审批，涉密档案应由部门负责人和保密委员会共同审批。

审批程序应明确审批权限和审批流程，确保审批工作的规范性和高效性。审批过程中，应仔细审核申请信息，确保利用目的合法合规。审批结果应及时通知申请人，确保档案利用的及时性。

（四）档案借阅管理

档案借阅应进行登记管理，确保借阅档案的有序流转和使用。借阅登记应包括借阅人信息、借阅档案信息、借阅时间和归还时间等内容。档案管理人员应认真核对借阅信息，确保登记的准确性和完整性。

档案借阅应设置借阅期限，一般档案借阅期限为一个月，重要档案借阅期限应根据实际情况确定。借阅期限应合理设置，既要满足利用需求，又要防止档案长期外借。借阅过程中，应定期检查借阅档案的使用情况，确保档案的完好性。

档案借阅还应建立催还机制，确保借阅档案按时归还。对于逾期未归还的档案，应进行催还处理，通知借阅人按时归还。催还过程中，应与借阅人进行沟通，了解未归还原因，并采取相应措施，确保档案及时归还。

（五）档案归还处理

档案借阅结束后，借阅人应按时归还档案。归还档案时，应进行清点核对，确保档案的完整性和准确性。档案管理人员应认真检查归还档案，确认无误后办理归还手续。

档案归还后，应进行登记管理，记录归还时间和归还状态。归还档案应进行消毒处理，防止细菌和病毒传播。对于借阅过程中损坏的档案，应进行修复或赔偿处理。修复过程中，应采用专业的修复技术和材料，确保修复效果。

档案归还后，应进行借阅评价，了解借阅效果和改进建议。借阅评价应包括借阅满意度、利用效果和改进建议等内容。借阅评价应定期进行，根据评价结果，不断优化档案借阅管理，提高档案利用的效率和服务水平。

通过科学的档案利用与借阅管理，部门档案能够得到合理利用和有效保护，确保档案的价值实现和部门工作的顺利开展。档案管理人员应不断学习和改进利用与借阅方法，适应部门发展和管理需求，确保档案利用与借阅工作的持续改进和提升。

五、部门档案销毁与处置

档案的销毁与处置是档案管理工作的最后一个环节，它关系到档案的最终处理和信息安全。部门应建立规范的档案销毁与处置制度，确保档案在失去利用价值后能够得到妥善处理，防止信息泄露和资源浪费。本章节将详细阐述档案销毁的适用范围、审批程序、销毁方式以及处置流程，确保档案销毁与处置工作的合规性和安全性。

（一）档案销毁适用范围

档案的销毁应适用于失去保存价值、超出保管期限或涉密信息需要清除的档案。失去保存价值的档案包括那些内容重复、记录不准确、或对部门工作不再具有参考价值的档案。超出保管期限的档案应按照档案管理规定，在保管期满后进行销毁。涉密信息需要清除的档案，应确保信息无法恢复，防止泄密。

档案销毁应区分不同类型和密级的档案，采取不同的销毁方式。一般档案可以采用纸质粉碎或焚烧的方式，涉密档案应采用专业的销毁设备，确保信息无法恢复。档案销毁应遵循最小化原则，只销毁不再需要的档案，避免不必要的销毁行为。

（二）档案销毁审批程序

档案销毁必须经过严格的审批程序，确保销毁行为的合法合规。一般档案的销毁应由部门负责人审批，重要档案应由部门负责人和分管领导共同审批，涉密档案应由部门负责人和保密委员会共同审批。

审批程序应明确审批权限和审批流程，确保审批工作的规范性和高效性。审批过程中，应仔细审核销毁档案的信息，确保销毁的必要性。审批结果应及时通知档案管理人员，确保销毁工作的及时性。

档案销毁审批应进行登记管理，记录销毁档案的信息、审批结果和销毁时间等内容。审批登记应认真核对销毁信息，确保登记的准确性和完整性。审批过程中，应与档案管理人员进行沟通，了解销毁需求，并采取相应措施，确保销毁工作的合规性。

（三）档案销毁方式

档案销毁应采用科学合理的销毁方式，确保档案信息无法恢复。纸质档案的销毁可以采用粉碎或焚烧的方式。粉碎应使用专业的档案粉碎机，确保纸张被彻底粉碎，无法恢复。焚烧应使用安全的焚烧设备，确保档案被彻底焚烧，防止信息泄露。

电子档案的销毁应采用专业的数据清除设备，确保数据无法恢复。数据清除应采用物理清除或软件清除的方式，确保数据被彻底清除，无法恢复。物理清除应使用专业的硬盘粉碎机，将硬盘彻底粉碎，防止数据恢复。软件清除应使用专业的数据清除软件，将数据彻底清除，无法恢复。

档案销毁过程中，应进行现场监督，确保销毁行为的合规性。销毁现场应设置警戒线，防止无关人员进入。销毁过程中，应记录销毁情况，包括销毁时间、销毁方式、参与人员等。销毁完成后，应进行现场检查，确保档案信息无法恢复。

（四）档案销毁处置流程

档案销毁完成后，应进行处置管理，确保销毁档案得到妥善处理。纸质档案的销毁应将粉碎后的纸屑收集起来，进行安全处理。纸屑可以用于制作再生纸，防止资源浪费。涉密档案的销毁应将纸屑进行安全处理，防止信息泄露。

电子档案的销毁应将硬盘等存储设备进行安全处理。硬盘等存储设备应进行物理销毁，防止数据恢复。销毁后的硬盘等存储设备应进行登记管理，记录销毁时间和销毁方式，确保销毁档案得到妥善处理。

档案销毁处置应进行登记管理，记录销毁档案的信息、处置结果和处置时间等内容。处置登记应认真核对销毁信息，确保登记的准确性和完整性。处置过程中，应与档案管理人员进行沟通，了解处置需求，并采取相应措施，确保处置工作的合规性。

通过规范的档案销毁与处置管理，部门档案能够得到妥善处理，防止信息泄露和资源浪费。档案管理人员应不断学习和改进销毁与处置方法，适应部门发展和管理需求，确保档案销毁与处置工作的持续改进和提升。

六、部门档案安全责任与监督考核

部门档案安全管理的有效性，最终取决于责任制的落实和监督考核的到位。明确各级人员的责任，建立有效的监督考核机制，是确保档案安全管理制度得以执行和完善的保障。本章节将详细阐述部门档案安全责任体系的构建、监督考核的内容与方法，以及责任追究的机制，确保档案安全管理责任落实到位。

（一）部门档案安全责任体系

部门负责人对档案安全负总责，是档案安全的第一责任人。部门负责人应建立健全档案安全管理责任制，明确各级人员的职责，形成一级抓一级、层层抓落实的责任体系。部门负责人应定期听取档案安全管理工作的汇报，及时解决档案安全管理工作中的问题，确保档案安全管理工作的顺利开展。

档案管理人员对档案安全负直接责任，应具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案安全管理制度，认真履行档案管理职责。档案管理人员应定期进行档案安全检查，及时发现和解决档案安全问题，确保档案的安全。档案管理人员还应加强对部门工作人员的档案安全教育培训，提高部门工作人员的档案安全意识。

部门工作人员对本人形成的档案和利用的档案负有安全责任。部门工作人员应妥善保管好本人形成的档案，防止档案丢失、损毁或泄露。部门工作人员在利用档案时，应严格遵守档案利用与借阅制度，防止档案被不当使用。

通过明确各级人员的责任，形成完整的责任体系，部门档案安全管理工作能够得到有效保障。责任体系的建立应结合部门实际情况，明确各级人员的职责和权限，确保责任落实到位。

（二）档案安全监督考核

档案安全监督考核是确保档案安全管理制度得以执行的重要手段。部门应建立档案安全监督考核制度，定期对档案安全管理工作进行监督考核，确保档案安全管理责任落实到位。监督考核应包括档案安全管理制度执行情况、档案安全责任落实情况、档案安全事件发生情况等内容。

档案安全监督考核可以采用定期检查、专项检查和随机抽