最高院档案保密制度

最高院档案保密制度一、

最高院档案保密制度旨在规范最高人民法院各类档案的保密管理，确保国家秘密安全，维护司法权威，保障司法公正。该制度适用于最高人民法院及其所属单位、机构，以及所有接触、使用、保管最高院档案的内部人员及外部相关方。制度明确了档案保密的范围、原则、责任、措施及监督机制，以实现档案保密管理的科学化、规范化、制度化。

最高院档案保密制度的核心在于严格界定保密档案的范围，包括但不限于涉密案件卷宗、审判委员会会议记录、重大案件审理报告、司法解释草案、内部调研报告、人事档案、财务档案等。所有涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密以及个人隐私的档案均需纳入保密管理范畴。制度规定，保密档案的密级根据档案内容的重要程度和泄露可能造成的损害程度划分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级，不同密级的档案对应不同的管理措施和权限控制。

为保障档案保密工作的有效性，最高院建立了完善的保密责任体系。院领导班子对档案保密工作负总责，分管领导具体负责，档案管理部门承担日常管理职责，各业务部门负责本部门档案的保密初审。制度要求，所有接触保密档案的人员必须经过保密教育培训，签订保密承诺书，并定期进行保密考核。新入职人员必须接受保密审查，确保证书持有人具备相应的保密素质和能力。对于违反保密规定的行为，将依法依规严肃处理，构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

最高院档案保密制度规定了严格的档案管理措施。保密档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节均需执行保密规定。档案保管部门必须配备符合保密要求的库房，安装监控、温湿度控制等安防设施，并实行双人双锁管理。涉密档案的复制、摘抄、传递必须经批准，并记录在案。利用涉密档案进行工作或研究的人员，需在指定场所进行，并全程监督。外借涉密档案必须履行审批手续，并限定使用范围和期限。档案销毁必须由档案管理部门组织，经院领导批准后实施，并确保销毁彻底，防止泄密事件发生。

最高院档案保密制度建立了动态的保密监督机制。院保密委员会定期对档案保密工作进行检查，内容包括档案保密制度的落实情况、保密设施设备的运行状况、人员保密教育培训效果等。检查结果作为部门绩效考核的重要依据。同时，设立保密举报电话和邮箱，鼓励内部人员和社会公众对泄密行为进行监督。对于发现的保密风险，必须立即采取补救措施，并分析原因，完善制度，防止类似问题再次发生。此外，最高院还与公安、国安等部门建立协作机制，共同防范和打击涉密违法犯罪活动，确保档案安全。

二、

保密档案的密级确定与变更管理。最高院档案的密级确定，遵循最小化原则，即仅根据档案内容所承载的国家秘密、工作秘密、商业秘密或个人隐私的实际价值及泄露后可能造成的损害程度来划定。档案密级的确定过程，首先由档案形成部门或保管部门提出申请，详细说明档案内容、可能涉及的国家利益或公共利益、以及泄露可能带来的具体风险。申请材料需包含档案全文或关键内容的摘要，并需经部门负责人签字确认。其次，档案管理部门对申请材料进行初步审核，核查其完整性和准确性，并结合档案管理相关规定，提出密级建议。该建议需提交院保密委员会审议。保密委员会由院领导班子成员、相关部门负责人及档案管理专家组成，确保审议过程的权威性和专业性。在审议过程中，保密委员会成员会充分讨论档案内容的敏感性、重要性，以及可能面临的泄密风险，最终以投票方式确定档案的密级。密级确定后，由院领导签发，并在档案管理系统和实体档案上明确标注密级信息。

密级标注应清晰、规范，便于识别和管理。对于实体档案，密级标注应位于档案封面或卷皮显著位置，采用红色字体，并加盖院印或档案管理部门印章。电子档案的密级标注则需嵌入档案元数据中，确保在任何存储或传输环节都能被准确识别。同时，密级档案的保管期限也需根据密级确定。绝密级档案的保管期限通常最长，可能长达永久；机密级档案的保管期限根据档案内容的具体情况确定，一般不低于三十年；秘密级档案的保管期限相对较短，通常为十年至二十年。保管期限的确定同样需经保密委员会审议，并报院领导批准。保管期限的标注应与密级标注一并完成，并在档案管理系统中进行记录。

档案密级变更的管理同样严格。随着时间推移或形势变化，部分档案的密级可能需要调整。密级变更的申请主体与确定程序与初始密级设定类似，需由档案形成部门或保管部门提出申请，说明变更理由，如档案内容解密、相关法律法规调整、或泄密风险变化等。档案管理部门对申请进行初审，保密委员会审议，院领导签发后生效。密级变更的生效时间通常为审议通过之日或档案管理部门通知之日。变更后的密级需及时更新在档案管理系统和实体档案上，并通知相关使用部门和人员。例如，某项司法解释草案在审议通过并公布后，其密级由绝密调整为机密，档案管理部门会立即更新档案信息，并通知原涉密人员停止使用原密级档案，转而使用新密级档案。密级变更的过程需详细记录，包括申请时间、变更原因、审议过程、生效时间等，以备后续审计和检查。

档案密级管理还需考虑特殊情况。对于涉及多个密级的复合档案，如一份卷宗中既有绝密级材料，也有秘密级材料，需按照最高密级进行管理。即，该卷宗整体应按绝密级档案进行保管和使用。但在实际使用中，若确需查阅秘密级材料，需经更高级别审批，并采取额外的安全措施。对于跨国案件或涉外司法协助产生的档案，其密级管理还需符合相关国际条约和双边协议的要求。最高院会根据具体情况，与相关部门协商，确定合适的密级和管理措施。此外，对于已解密档案的管理，虽然其密级已降至公开级，但仍需在一段时间内作为内部档案进行管理，防止敏感信息不当扩散。解密档案的开放需经院领导批准，并对外界进行适当限制，如限制复印、拍照等，确保信息安全。解密档案的管理期限通常为五年至十年，期满后可转为公开档案。整个过程需在档案管理系统中进行记录，并定期进行审核。

密级管理的最终目的是确保档案安全，防止泄密事件发生。最高院通过建立完善的密级管理体系，实现了对档案的精细化、动态化安全管理。从档案形成之初的密级设定，到使用过程中的密级调整，再到解密后的管理，每一个环节都严格遵循相关规定，确保档案的安全性和保密性。通过不断的监督检查和制度完善，最高院的档案密级管理工作取得了显著成效，有效保障了国家秘密安全，维护了司法权威，为司法公正提供了有力支撑。未来，随着信息化建设的不断深入，最高院将继续优化密级管理体系，引入先进技术手段，提升档案保密工作的智能化水平，确保在新的形势下，档案安全始终得到有效保障。

三、

保密档案的日常安全防护措施。最高院档案的日常安全防护是确保档案安全的核心环节，涉及实体档案和电子档案等多个方面，需采取多重措施，构建全方位的防护体系。对于实体档案，安全防护首先体现在库房管理上。档案库房必须设置在院内相对隐蔽的位置，配备防盗门、监控设备、报警系统等安防设施，并实行严格的出入库房登记制度。库房内需保持适宜的温湿度，防止档案因环境因素而损坏。此外，实体档案的日常保管需遵循“三分三合”原则，即三分开保管、三分开使用、三分开登记，三分合存放、三分合管理、三分合监督，确保任何时刻都能追踪到档案的具体位置和状态。档案工作人员需定期对库房进行安全检查，包括设施设备运行情况、环境参数等，并做好记录。对于重要涉密档案，可采用铁皮档案盒或特制保险柜进行额外保护，并限制接触人员。

实体档案的借阅、复制、摘抄等操作同样需严格管理。任何部门或个人需借阅涉密档案，必须填写借阅申请表，说明借阅目的、范围、期限，并经部门负责人和档案管理部门审批。借阅档案时，需有两人在场监督，并办理登记手续，注明档案去向。档案归还时，需核对无误并进行记录。对于需要复制的涉密档案，必须经院领导批准，并在档案管理部门监督下进行，复制件同样需纳入保密管理。严禁私自将涉密档案带出办公区域，或通过非安全渠道进行传输。在办公区域，涉密档案应存放在带锁的档案柜中，并限制无关人员接近。档案工作人员需定期清点档案，确保档案完整无损，并及时发现异常情况。对于长期闲置的档案，需定期进行检查和维护，防止霉变、虫蛀等问题。

电子档案的安全防护同样重要，且面临更多挑战。最高院采用先进的电子档案管理系统，对电子档案进行加密存储，并设置多重访问权限。系统需具备用户身份认证、操作日志记录、数据备份等功能，确保电子档案的完整性和安全性。所有访问电子档案的人员必须经过授权，并使用符合保密要求的设备。在传输电子档案时，需采用加密通道，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。电子档案的备份需定期进行，并存储在安全的环境中，如专用服务器或异地存储设施。同时，需建立电子档案的防病毒、防黑客攻击机制，定期进行系统安全检查和漏洞修复。对于电子档案的删除操作，必须经过严格审批，并记录在案，防止误删重要信息。此外，最高院还制定了电子档案的灾难恢复计划，以应对可能发生的系统故障、自然灾害等突发事件，确保电子档案的持续可用性。

档案安全防护还需注重人员管理。最高院对所有接触涉密档案的人员进行保密教育培训，内容包括保密法律法规、档案管理制度、安全操作规范等，确保人员具备必要的保密意识和技能。培训结束后，需进行考核，合格者方可接触涉密档案。对于核心涉密人员，还需进行背景审查，确保证书持有人无泄密风险。档案工作人员需签订保密承诺书，并定期进行保密提醒和监督。对于违反保密规定的行为，将依法依规严肃处理，构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。通过严格的人员管理，最高院有效降低了内部泄密风险，保障了档案安全。同时，最高院还建立了档案安全责任追究制度，对于因管理不善导致档案丢失、损坏或泄密的情况，将追究相关责任人的责任，确保档案安全责任落实到位。

四、

保密档案的利用与对外提供管理。最高院档案的利用与对外提供是档案管理的重要环节，旨在满足司法工作、理论研究、学术交流等正当需求，同时严格防范泄密风险，确保档案安全。档案的利用首先需明确目的和范围，确保利用行为符合法律法规和最高院相关规定。任何部门或个人利用档案，必须提交利用申请，说明利用目的、利用方式（如查阅、复制、摘抄）、利用期限等，并附上相关证明材料，如研究项目立项文件、学术交流邀请函等。申请材料需经部门负责人审核，并报档案管理部门审批。对于涉密档案的利用，审批程序更为严格，需经分管领导审批，必要时需报院领导班子会议研究决定。审批通过后，方可办理借阅手续。

档案利用过程中，需严格遵守保密规定。利用涉密档案必须在指定场所进行，如档案阅览室，并由档案工作人员全程监督。利用人员需佩戴工作证，并签署保密承诺书。利用过程中，严禁拍照、复印涉密档案，或将档案内容对外泄露。对于需要复制的涉密档案，必须经院领导批准，并在档案管理部门监督下进行，复制件同样需纳入保密管理。利用期限一般不超过三十天，特殊情况需经批准延长。利用期满后，档案需及时归还，并办理注销手续。档案管理部门需对利用情况进行登记，记录利用目的、利用方式、利用期限、利用人员等信息，以备后续审计和检查。通过严格的审批和监督，最高院有效控制了涉密档案的利用范围，防止了泄密事件的发生。

对外提供档案需经过更加严格的程序。最高院原则上不对外提供档案，确因工作需要或公共利益，需对外提供档案的，必须经院领导批准，并报上级机关备案。对外提供档案的形式主要包括提供复制件、摘录件或口头答复等，原则上不提供原件。对外提供档案时，需与接收方签订保密协议，明确双方的责任和义务，确保档案安全。接收方必须是合法的机构或个人，并具备相应的保密条件。对外提供档案的内容需进行严格审查，防止敏感信息泄露。例如，某地方法院需查阅最高院某项案件的卷宗，以借鉴经验，需向最高院提出申请，并提供相关证明材料。最高院档案管理部门对申请进行审核，并报院领导批准后，提供复制件给该地方法院。同时，最高院与该地方法院签订了保密协议，明确双方的责任和义务。通过严格的程序和措施，最高院有效保障了对外提供档案的安全性。

对于涉外档案的对外提供，需遵循相关国际条约和双边协议的要求。最高院在对外提供涉外档案时，需首先核查相关国家或地区的法律法规，确保提供行为合法合规。同时，需与相关部门（如外交部、司法部等）协商，确保提供行为符合国家利益。对外提供涉外档案时，需采用安全可靠的传输方式，如加密邮件、加密传输等，防止档案在传输过程中被窃取或篡改。提供档案的内容需进行严格审查，防止敏感信息泄露。例如，某国外法院需查阅最高院某项涉及该国公民案件的卷宗，需通过外交渠道向最高院提出申请。最高院档案管理部门对申请进行审核，并报院领导批准后，提供经过脱敏处理的复制件给该国外法院。同时，最高院与该国外法院通过外交渠道签订了保密协议，明确双方的责任和义务。通过严格的程序和措施，最高院有效保障了涉外档案的对外提供安全性。

档案利用与对外提供的管理还需注重效果评估和反馈。最高院定期对档案利用情况进行评估，内容包括利用效率、利用效果、存在问题等，并形成评估报告，为档案管理制度的完善提供参考。同时，最高院建立了档案利用反馈机制，鼓励利用者对档案管理提出意见和建议，以不断改进档案管理服务水平。通过效果评估和反馈机制，最高院不断提升档案利用效率和服务水平，更好地满足司法工作、理论研究、学术交流等正当需求。此外，最高院还建立了档案利用的监督机制，对违规利用档案的行为进行严肃处理，确保档案利用管理的规范性和有效性。通过不断完善档案利用与对外提供管理，最高院有效保障了档案的安全性和利用效率，为司法工作和学术研究提供了有力支撑。

五、

保密档案的保管期限与销毁管理。最高院档案的保管期限是根据档案内容的重要程度、保存价值以及法律要求等因素综合确定的，旨在确保需要长期保存的档案能够得到妥善保管，同时及时清理无保存价值的档案，节约存储空间，提高管理效率。保管期限的确定是一个科学、严谨的过程，需遵循国家档案主管部门的相关规定，并结合最高院的具体情况。档案的保管期限分为永久、长期（一般三十年以上）和短期（十年以下）三个等级。不同保管期限的档案对应不同的管理要求，如永久保管档案需采用更安全的存储条件，并指定专人负责；长期保管档案需定期进行检查和维护；短期保管档案则相对简化管理流程。保管期限的确定通常在档案形成初期或整理归档时完成，并由档案管理部门负责具体实施。

保管期限的执行需严格遵守相关规定。档案保管期限的执行是确保档案安全的重要环节，需要档案管理部门定期对档案进行梳理和评估，确保证案按照确定的保管期限进行管理。对于保管期限已满的档案，需组织专家进行鉴定，评估其保存价值。鉴定委员会由院领导、档案管理专家、业务部门代表等组成，确保鉴定的权威性和客观性。鉴定过程需严格遵循国家档案主管部门的规定，对档案的内容、形式、利用情况等进行全面评估。鉴定结果需经院领导批准后生效，并作为档案销毁或继续保存的依据。鉴定过程中，需特别关注涉密档案的鉴定，确保证密要求得到满足。例如，某批涉及早期司法改革的历史档案，保管期限已满，需组织专家进行鉴定。鉴定委员会对档案内容进行了详细审查，并听取了业务部门的意见，最终确定部分档案具有较高保存价值，需继续保存；部分档案保存价值较低，可予以销毁。鉴定结果经院领导批准后，作为档案销毁或继续保存的依据。通过严格的鉴定程序，最高院有效保证了档案管理的科学性和规范性。

档案的销毁是档案管理的重要环节，需严格按照相关规定执行。档案销毁必须由档案管理部门提出申请，说明销毁档案的内容、数量、原因等，并附上鉴定报告。申请材料需经部门负责人审核，并报院领导批准。销毁档案时，需由档案管理部门组织，并邀请相关部门（如保密部门、安全部门等）共同参与，确保销毁过程的安全和规范。销毁方式通常采用碎纸机或焚烧等方式，确保档案内容无法恢复。销毁过程需全程录音录像，并做好记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式、销毁数量等。销毁完成后，需在记录上签字确认，并归档保存。销毁记录需定期进行审核，以备后续检查。例如，某批保管期限已满的涉密档案，需予以销毁。档案管理部门提出申请，并附上鉴定报告，经院领导批准后，组织销毁小组进行销毁。销毁过程中，销毁小组对档案进行了碎纸处理，并全程录音录像，做好记录。销毁完成后，参与人员签字确认，并归档保存。通过严格的销毁程序，最高院有效防止了涉密档案的流失和泄密风险。

档案的数字化迁移与销毁管理是信息化时代档案管理的新要求。随着信息化建设的不断深入，最高院逐步将纸质档案进行数字化迁移，以方便查阅和利用，同时降低对纸质档案的依赖，提高管理效率。数字化迁移需遵循“先鉴定、后迁移”的原则，即先对档案进行鉴定，确保证案的价值和安全性，再进行数字化迁移。数字化迁移过程中，需采用专业的扫描设备和软件，确保扫描质量，并做好数据备份。数字化迁移完成后，需对数据进行校验，确保数据的完整性和准确性。对于数字化迁移后的纸质档案，需根据鉴定结果进行销毁或继续保存。数字化迁移后的电子档案需纳入电子档案管理系统，并采取相应的安全措施，如加密存储、访问控制等，确保电子档案的安全。例如，某批历史档案需进行数字化迁移。档案管理部门先组织专家进行鉴定，确定哪些档案具有数字化迁移的价值。鉴定完成后，采用专业的扫描设备对档案进行扫描，并做好数据备份。扫描完成后，对数据进行校验，确保数据的完整性和准确性。数字化迁移完成后，纸质档案根据鉴定结果进行销毁或继续保存；电子档案则纳入电子档案管理系统，并采取相应的安全措施。通过数字化迁移，最高院有效提高了档案的管理效率和服务水平，同时确保了档案的安全。

档案的保管期限与销毁管理还需注重制度建设和人员培训。最高院建立了完善的档案保管期限与销毁管理制度，明确了保管期限的确定、执行、鉴定、销毁等各个环节的具体要求，确保档案管理工作的规范性和科学性。同时，最高院定期对档案工作人员进行培训，内容包括档案保管期限与销毁管理的相关政策法规、操作流程、安全要求等，确保人员具备必要的专业知识和技能。通过制度建设和人员培训，最高院不断提升档案保管期限与销毁管理的水准，确保档案的安全和完整。此外，最高院还建立了档案保管期限与销毁管理的监督机制，对违规行为进行严肃处理，确保制度的落实和执行。通过不断完善档案保管期限与销毁管理，最高院有效保障了档案的安全性和利用效率，为司法工作和学术研究提供了有力支撑。

六、

保密档案的监督检查与责任追究。最高院高度重视档案保密工作，建立了常态化的监督检查机制，以定期和不定期相结合的方式，对档案保密制度的执行情况进行全面检查，确保各项制度规定落到实处。监督检查由院保密委员会牵头组织，联合档案管理部门、纪检监察部门等相关单位共同参与。检查内容涵盖档案保密制度的落实情况、档案管理设施的运行状况、人员的保密意识及培训效果、以及档案保密工作的风险隐患等。检查组会深入档案库房、办公区域、信息系统等场所，通过实地查看、查阅资料、人员访谈等方式，全面了解档案保密工作的实际情况。检查结束后，检查组会形成检查报告，详细列出检查发现的问题，并提出整改意见。被检查单位需根据整改意见，制定整改方案，明确整改措施、责任人和完成时限，并抓好整改落实。保密委员会会对整改情况进行跟踪督促，确保证改到位，防止问题反弹。通过常态化的监督检查，最高院及时发现并解决了档案保密工作中存在的问题，有效提升了档案保密管理水平。

责任追究是确保档案保密制度有效执行的重要保障。最高院建立了完善的档案保密责任追究制度，明确了不同违反保密规定行为的责任主体和追究方式，确保有责必问、问责