企业董事会办公室职责说明书

企业董事会办公室职责说明书一、部门定位与使命董事会办公室（简称“董办”）是公司董事会的常设办事机构，是董事会高效运作、科学决策的“参谋助手”与“服务枢纽”。其核心使命在于确保董事会各项职能的顺利履行，保障公司治理结构的规范运作，维护公司、股东及其他利益相关者的合法权益，促进公司战略目标的实现。董办在公司治理体系中扮演着承上启下、内外协调的关键角色，直接服务于董事会、董事及高级管理层。二、核心职责与工作内容（一）董事会运作保障与事务管理1.会议组织与筹备：全面负责董事会会议、监事会会议（如需协调）、股东大会（如需协助）的筹备、组织与保障工作。包括但不限于：会议议程的拟定与报批、会议材料的收集、整理、审核与分发，会议场地、设备的安排，以及会议通知的及时送达。2.会议记录与决议跟踪：负责董事会会议记录的规范撰写、整理与归档，确保记录的准确性、完整性与保密性。对董事会形成的各项决议，进行跟踪、督办与反馈，确保决议事项得到有效执行。3.议案管理：负责公司提交董事会审议议案的征集、初步审核、流转协调及合规性审查，确保议案材料符合相关规定及会议要求。（二）信息披露与投资者关系管理（如适用，部分企业可能单独设立IR部门）1.信息披露统筹：根据监管要求及公司规定，协助董事会履行信息披露义务，统筹协调公司定期报告（年报、半年报、季报）及临时公告的编制、审核与披露工作，确保信息披露的真实、准确、完整、及时、公平。2.投资者关系维护：建立并维护与投资者、分析师、媒体等资本市场相关方的良好沟通渠道。组织投资者调研、业绩说明会等活动，解答投资者疑问，传递公司价值，提升公司资本市场形象。3.监管沟通：作为公司与证券监管机构、交易所的日常联络窗口，及时传递监管信息，配合监管检查，确保公司运作符合监管要求。（三）公司治理体系建设与合规管理1.治理制度建设：协助董事会健全和完善公司治理结构及相关制度，包括但不限于公司章程、董事会议事规则、独立董事工作制度等重要治理文件的拟定、修订与解释工作。2.合规监督与提示：持续关注与公司治理、证券监管相关的法律法规及政策动态，为董事会及管理层提供合规咨询与风险提示，确保公司治理运作的合规性。3.股权事务管理：负责公司股东名册的管理，协助办理股份变动、权益分派、股东提案等股权相关事务，保障股东合法权益。（四）战略支持与决策辅助1.信息调研与分析：围绕公司战略发展、重大投资、并购重组等关键议题，开展行业动态、市场趋势、政策法规等方面的信息收集、整理与分析研究，为董事会决策提供有价值的参考依据。2.专项报告撰写：根据董事会要求，组织或参与撰写各类专题研究报告、可行性分析报告等，为董事履职提供信息支持。（五）董事服务与沟通协调1.董事履职保障：为董事履职提供必要的工作条件和信息支持，包括及时提供公司经营管理、财务状况等重要信息，协助董事开展调研、学习等活动。2.内外部沟通协调：承担董事会与公司管理层之间、董事会各专门委员会之间、董事之间的日常沟通与协调工作，促进信息顺畅流转与高效协作。同时，协调公司内部各部门配合董事会工作。3.董事档案管理：负责董事任职资格管理、简历信息更新及相关档案资料的规范管理。（六）其他专项工作与领导交办事项1.协助董事会各专门委员会开展工作，提供必要的服务与支持。2.参与公司重大投融资、并购重组等项目的协调与资料准备工作。3.完成董事会、董事长及其他高级管理人员交办的其他与董事会运作相关的专项工作。三、人员素质与能力要求董办工作人员应具备较高的政治素养、职业道德和专业能力，具体包括：*专业知识：熟悉公司法、证券法等相关法律法规，掌握公司治理原理及运作机制，了解财务、金融、证券等相关专业知识。*文字功底：具备优秀的文字表达能力和公文写作能力，能够精准、高效地撰写各类报告、纪要和文件。*沟通协调：具备出色的组织协调能力、沟通表达能力和人际交往能力，善于处理复杂关系，有效整合资源。*逻辑分析：具备较强的逻辑思维能力、分析判断能力和学习能力，能够快速理解和应对复杂问题。*职业素养：严守保密纪律，工作严谨细致，责任心强，具备良好的抗压能力和团队协作精神。四、工作原则*独立性与客观性：在工作中保持独立判断，客观公正地提供信息与建议。*保密性与严谨性：严格遵守保密制度，对工作中接触的敏感信息予以高度保密；工作作风严谨细致，确保各项工作准确无误。*服务性与高效性：以服务董事会和董事为核心，提供高质量、高效率的专业服务。*合规性与前瞻性：确保