行政采购审批表单供应商信息完备版

适用情境与发起时机在行政采购活动中，为保证供应商资质合规、信息完整，规范采购流程并降低风险，当公司需采购办公用品、固定资产、服务外包（如保洁、维修）等物资或服务，且涉及新增供应商或现有供应商关键信息更新时，需使用本表单。通过完备的供应商信息采集，为后续资质审核、比价议价、合同签订及履约验收提供依据，保障采购活动的合规性与透明度。流程指引：从申请到审批的全步骤第一步：需求部门发起申请发起主体：采购需求部门（如行政部、人力资源部、业务部门等）。操作内容：明确采购需求（如“采购办公用打印机10台”“年度IT设备维保服务”），初步估算采购预算。确认是否为新供应商：若为新合作供应商，需同步收集供应商基础信息；若为现有供应商，仅更新发生变更的信息（如地址、联系人等）。登录公司OA系统或采购管理模块，选择“行政采购审批表单-供应商信息完备版”模板，填写采购基本信息（包括需求部门、采购项目、预算金额、期望交付日期等）。第二步：填写供应商详细信息填写要点：根据模板表格逐项填写供应商信息，保证真实、准确、完整（具体字段见“表单模板”部分）。重点关注以下内容：供应商资质：营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据采购品类确定）、ISO体系认证（如有）等文件需扫描件，保证在有效期内。产品/服务信息：明确采购项目的规格型号、技术参数、质量标准，避免描述模糊（如“电脑”需注明品牌、型号、配置要求）。报价明细：供应商需提供含税报价单，列明单价、数量、总价及费用构成（如是否包含运费、安装费等）。第三步：部门负责人初审审核主体：需求部门负责人（如行政部经理）。审核重点：采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划，是否为必要支出。供应商信息的完整性：关键字段（如统一社会信用代码、联系人、资质文件）是否缺失，资质是否与采购品类匹配（如采购食品需具备《食品经营许可证》）。预算是否符合部门权限：若超出部门审批权限，需标注并提交至下一级审批。操作结果：通过则流转至采购部门，不通过则退回需求部门补充修改。第四步：采购部门复核审核主体：采购部门（或采购专员*）。审核重点：供应商资质合规性：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核验供应商是否存在经营异常、严重违法失信记录，资质文件是否与采购项目对应。报价合理性：对比历史采购价格、市场均价，判断报价是否合理，是否存在虚高情况；若为单一来源采购，需说明理由并附相关证明。采购流程规范性：是否完成比价议价（如达到招标金额需启动招标程序），紧急采购是否按规定履行特殊审批。操作结果：复核通过则提交至审批领导，不通过则反馈需求部门或供应商调整。第五步：领导审批审批主体：根据采购金额分级审批（如金额≤5万元由分管副总审批，＞5万元由总经理审批）。审批重点：采购事项的战略匹配度：是否符合公司整体发展规划或年度预算安排。风险评估：供应商履约能力（如产能、技术实力）、合同条款风险（如违约责任、质保期）等。操作结果：审批通过则采购部门推进合同签订与订单下达，审批不通过则终止流程并说明原因。第六步：归档备案执行主体：采购部门。操作内容：将审批通过的表单、供应商资质文件、报价单、合同等资料整理归档，电子版存入采购管理系统，纸质版按公司档案管理规定保存，保存期限不少于5年。表单模板：供应商信息完备版一、采购基本信息字段名称填写示例/说明采购项目名称办公用笔记本电脑（2024年第三批）需求部门行政部采购预算（元）50,000期望交付日期2024年XX月XX日采购类型□物资采购□服务采购□工程采购（勾选）是否新供应商□是□否（勾选）供应商推荐人（如内部推荐/供应商自行联系，填写推荐人*）二、供应商基本信息字段名称填写要求供应商全称与营业执照一致统一社会信用代码18位代码，需核对准确性注册地址详细到省、市、区（县）、街道、门牌号经营范围与采购项目相关内容（如“办公用品销售”）法定代表人填写姓名注册资本（万元）以营业执照为准成立日期YYYY年MM月DD日经营期限长期/至YYYY年MM月DD日开户银行（如中国工商银行XX支行）银行账号（用*代替部分数字，如6222）资质有效期营业执照、许可证等文件的到期日期三、供应商资质文件（扫描件）资质名称是否必备要求营业执照是需包含统一社会信用代码、有效期、经营范围相关行业许可证（按需）如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等ISO体系认证证书（按需）如ISO9001质量管理体系认证（如有）法定代表人授权委托书（按需）若非法定代表人办理，需提供其他资质证明（按需）如获奖证书、专利证书等（如有）四、采购项目详情与报价序号产品/服务名称规格型号/技术参数单位数量单价（元）总价（元）质量标准/交付要求1商务笔记本电脑Inteli7/16G/512GSSD台104,80048,000符合国家3C认证，1年质保2上门安装服务含系统调试、软件安装次12,0002,000交付后3个工作日内完成合计——————————50,000——报价大写人民币伍万元整————————————五、供应商联系人信息联系人类型姓名职务联系方式（*）固定电话（*）电子邮箱（*）主要联系人张*销售经理5678010-zhang*紧急联系人李*法定代表人139010-li*六、审批意见审批环节审批人意见签名日期需求部门负责人王*同意——2024-XX-XX采购部门复核刘*同意——2024-XX-XX分管副总审批陈*同意——2024-XX-XX总经理审批赵*同意——2024-XX-XX关键提示：保证审批高效与合规的要点1.信息真实性与完整性供应商填报的信息需与营业执照、资质文件原件一致，不得虚报、瞒报（如注册资本、经营范围）。关键字段缺失（如统一社会信用代码、联系人手机号）将导致审批退回。2.资质文件有效性资质文件需在有效期内，若临近到期（如距离有效期不足1个月），供应商需承诺在合同签订前完成更新并提交新文件，否则不予通过审核。3.报价与预算匹配供应商报价需包含所有费用（如运输、安装、税费等），避免后期增补费用。若报价超出预算10%以上，需求部门需书面说明超预算理由并提交成本分析报告。4.审批流程时效各审批环节需在2个工作日内完成反馈，紧急采购（如突发维修需求）可启动“绿色通道”，但需在备注栏注明“紧急”并由需求部门负责人加急签字。5.信息保密