工作台账格式不统一问题整改措施报告

工作台账格式不统一问题整改措施报告序号问题点位现象描述根因追溯整改动作责任人完成时限验证方式佐证材料风险再评估备注1综合管理部《周例会台账》日期栏存在“2024.5.6”“2024/05/06”“06-05-2024”三种写法；责任人签字有人用楷体、有人用行书，字号从10磅到14磅不等2019年版本发布后未同步更新模板；老员工沿用个人习惯，新员工无人指导；部门内部无字体、字号、日期格式强制校验机制1.立即停用旧模板，统一启用V5.2新版台账；2.在日期栏设置下拉日历控件，禁止手工输入；3.责任人签字区嵌入手写板控件，自动统一为12磅黑色楷体；4.建立“格式纠察”轮值表，每周随机抽查5份台账，发现1处不合格即对责任人扣月度绩效2%综合管理部经理A2024-06-151.后台导出签字笔迹矢量图比对；2.用正则表达式校验日期字段合规率=100%1.新版模板审批单；2.控件上线截图；3.抽查记录表若6月20日前仍出现格式混杂，升级处罚为扣5%绩效并通报批评nan2生产中心《设备点检表》同一台设备编号栏出现“EQ-01-A”“EQ-01A”“eq-01-a”大小写及连接符混用设备编码规则在2022年修订后未组织全员培训；MES系统与纸质台账未打通，手工转录易出错1.设备动力科牵头，将全厂872台设备重新贴码，二维码与纸质台账联动；2.点检表模板里设备编号栏加公式“=UPPER(扫码值)”，强制转大写并剔除异常连接符；3.制定《设备编码速查手册》口袋版，人手一册；4.每月最后一天现场抽检10台设备，若发现1处错误，对维护工程师罚款200元设备动力科科长B2024-06-101.扫码枪读取记录与台账比对；2.现场随机抽问编码规则，答错率>0%即再培训1.新旧编码对照表；2.扫码测试日志；3.培训签到及试卷若连续两月抽检100%合规，则降级为季度抽查nan3质量部《不合格品评审表》表格列宽被人为拖拽，导致打印时“处理结论”栏被截断，内容显示不全原模板未锁定列宽；评审会议现场需投影，有人为了大屏看清而拉宽，事后未恢复1.启用保护视图，密码由质量总监保管，列宽锁定；2.投影时提供“大屏专用副本”，与正式台账分离；3.评审表打印前增加“打印预览”强制步骤，系统校验边界<1cm即弹窗提醒；4.设立“格式破坏”匿名举报通道，查实奖励100元质量部主管C2024-06-051.后台日志查看保护状态解除记录；2.打印预览截图上传共享盘；3.举报记录闭环率100%1.保护视图设置截图；2.大屏副本模板；3.举报台账若连续30天无举报，则撤销匿名通道，改为每季度回顾nan4采购部《供应商准入台账》供应商名称栏出现“ABC有限公司”“ABC有限公司（括号全角）”“ABC有限公司（多空格）”导致系统无法去重准入流程涉及5个岗位，各自从邮件复制名称，未做Trim()清洗；系统导入时未设置模糊匹配规则1.在Excel模板增加“名称清洗”宏，自动去除全角括号、多余空格、特殊符号；2.准入流程增加“数据管家”角色，唯一负责最终名称确认；3.系统后台设置Levenshtein距离≤2自动合并；4.每月对新增供应商做一次去重报告，重复率>1%即复盘采购数据管家D2024-06-121.宏运行日志；2.系统去重前后截图；3.重复率计算表1.宏代码文件；2.去重报告；3.岗位SOP若连续三月重复率<0.5%，则取消人工复核环节nan5财务部《费用报销台账》金额栏有人用“￥1,234.56”，有人用“1234.56”，还有人加货币符号“$”财务系统早期未强制币种；境外员工远程填写时系统默认美元；无输入掩码1.模板金额栏设置“会计专用”格式，强制人民币符号、千分位、两位小数；2.境外员工单独提供“USD模板”，币种隔离；3.提交前增加VBA校验，非合规格式无法保存；4.对历史数据启动“币种清洗”专项，3个月内完成追溯调整财务共享中心E2024-07-011.VBA弹窗记录；2.历史数据调整底稿；3.审计抽样核对1.格式设置截图；2.清洗脚本；3.调整凭证若7月15日后仍发现混用，对提交人及审核人各扣500元nan6人事部《员工培训台账》课程名称栏字体颜色有红、蓝、黑，有人加粗，有人斜体培训专员为突出新课程，手动改色；部门内部无统一VI指引；未启用样式刷1.发布《培训台账VI规范》，规定正文仅可使用黑色10.5磅宋体，标题11磅加粗；2.模板内置“格式刷”按钮，一键复位；3.台账提交前增加“格式审查”节点，由HRBP二次确认；4.对历史台账启动“褪色”脚本，统一改为黑色人事培训专员F2024-06-081.脚本运行日志；2.HRBP审查截图；3.规范手册签收单1.VI规范PDF；2.脚本代码；3.签收扫描件若6月底前抽查不合格率>2%，则扣培训专员月度绩效10%nan7研发中心《项目进度台账》百分比栏出现“75%”“75”“0.75”三种写法；部分单元格居左，部分居中项目经理各自复制旧文件，未统一单元格格式；无数据验证1.百分比栏设置数据验证，仅允许0-100整数，自动加“%”；2.单元格对齐统一水平居中；3.模板加批注提示“请勿手动输入%”；4.每周五PMO例会现场投屏抽查，发现1处错误现场整改并记录PMO总监G2024-06-071.数据验证截图；2.例会抽查记录；3.现场整改照片1.模板验证设置；2.例会纪要；3.整改照片若连续三周0错误，则改为月度抽查nan8物流部《出入库台账》时间戳栏有人用“14:30”“14:30:00”“2:30PM”仓库班次交接习惯12小时制，系统导出24小时制；未统一格式1.模板时间栏设置自定义格式“hh:mm”，禁止输入AM/PM；2.扫码枪自动同步服务器时间，杜绝手工填写；3.对夜班人员补充24小时制培训；4.每月对时间格式做一次正则校验，错误率>0.5%即通报物流班长H2024-06-091.扫码枪日志；2.培训试卷；3.正则校验报告1.格式设置截图；2.培训材料；3.校验脚本若连续两月错误率为0，则取消月度校验nan9市场部《活动费用台账》活动地点栏出现“北京·国家会议中心”“北京国家会议中心”“北京市国家会议中心”行政区划层级不一致活动执行人员从百度地图复制，来源格式多样；未建立地点词典1.建立《标准地点词典》Excel版，内置省级、市级、venue三级下拉；2.模板地点栏加公式，禁止手动输入；3.对历史数据启动FuzzyLookup批量匹配，匹配度<90%的人工核实；4.每季度更新词典，新增场地须备案市场活动主管I2024-06-201.下拉选择日志；2.匹配报告；3.词典更新记录1.词典文件；2.匹配脚本；3.备案表若次季度抽查不一致率>1%，则对活动主管扣绩效5%nan10安全环保部《隐患整改台账》隐患等级栏出现“重大”“重大隐患”“Ⅰ级”混用2018年旧标准用“Ⅰ级”，2021年新标准用“重大”，并行至今；模板未同步1.立即废止“Ⅰ级”字样，统一为“重大”“较大”“一般”三级；2.模板设置下拉选择，禁止手写；3.对历史数据启动“等级翻译”脚本，全部替换；4.组织全员线上考试，通过率100%方可上岗安环部经理J2024-06-031.脚本替换日志；2.考试成绩；3.模板下拉截图1.新旧对照表；2.脚本代码；3.考试卷若6月10日后仍发现旧写法，对责任人罚款1000元nan11信息中心《系统故障台账》故障描述栏有人用红色高亮，有人用黄色底纹；行高从15磅到30磅不等值班工程师按个人喜好标记；无统一标记规范；模板未保护1.发布《故障标记规范》，仅允许使用“浅黄底纹+黑色文字”标识未解决项；2.模板设置行高20磅锁定；3.启用“格式保护+密码”，值班经理掌握；4.每周一自动邮件发送格式抽检报告，违规次数>1即扣月度绩效5%信息中心值班经理K2024-06-061.保护设置截图；2.抽检邮件；3.违规记录1.标记规范PDF；2.模板保护密码记录；3.绩效扣款单若连续四周0违规，则改为月度回顾nan12行政部《办公用品台账》规格型号栏出现“A470g”“A4-70g”“A470g/m²”空格与符号混用采购来源多样，供应商标签不统一；行政人员直接复制粘贴；未做数据清洗1.制定《规格型号命名规则》，明确空格、连接符、单位写法；2.模板加“规格清洗”宏，自动删除多余空格；3.对供应商发函，要求标签与规则一致，否则退货；4.每月对库存做一次规格抽检，不合格批次数>1即对采购专员扣绩效3%行政采购专员L2024-06-111.宏运行日志；2.供应商回函；3.抽检报告1.命名规则文件；2.宏代码；3.回函扫描件若连续两月抽检100%合规，则放宽为季度检查nan13法务部《合同评审台账》合同金额栏有人用“万元”，有人用“元”，有人用“USD”涉外合同与境内合同混用模板；无法币隔离；无单位校验1.拆分模板为“境内版”“涉外版”，币种隔离；2.金额栏加单位下拉，禁止手写；3.设置公式自动换算为人民币底表，便于汇总；4.对历史数据启动“币种清洗”专项，2个月内完成法务主管M2024-06-251.模板拆分截图；2.换算公式校验；3.清洗报告1.新版模板；2.换算底稿；3.清洗脚本若7月31日后仍发现混用，对合同管理员罚款500元nan14客服部《客户投诉台账》客户姓名栏有人用“张先生”“张先生（张先生）”重复括号客服新人从CRM复制字段，未做Trim清洗；模板无提示1.模板姓名栏加公式去除括号及重复；2.设置数据验证，长度>10字符即弹窗；3.对CRM源数据启动清洗，2周内完成；4.每月对投诉台账做一次姓名规范抽检，错误率>0.5%即再培训客服班长N2024-06-041.公式校验日志；2.CRM清洗报告；3.培训记录1.公式截图；2.清洗脚本；3.培训签到若次月错误率为0，则取消月度抽检nan15审计部《审计整改台账》整改状态栏出现“已完成”“完成”“closed”中英混用被审计单位回填随意；无字典约束；模板未锁定1.统一状态字典“未整改、整改中、已完成、已关闭”四级；2.模板设置下拉，禁止输入；3.对历史数据启动“状态翻译”脚本，全部标准化；4.每季度出具合规报告，不合规率>1%即通报审计主管O2024-06-141.脚本日志；2.合规报告；3.通报文件1.状态字典；2.脚本代码；3.通报扫描件若连续两季合规率100%，则改为半年回顾nan整改闭环流程：1.每日17:00前，各部门将整改佐证材料上传至共享盘“格式统一专项”文件夹，命名规则“部门+日期+序号”。2.专项小组每晚20:00运行Python脚本，自动比对佐证材料与台账字段，生成《日清报告》，邮件推送至总经理、分管领导、部门负责人。3.未在时限前上传或比对失败的条目，系统自动触发SMS提醒，并抄送HRBP