软件正版化使用考核制度

PAGE软件正版化使用考核制度一、总则（一）目的为规范公司软件使用行为，确保公司所使用的软件均为正版，保护软件著作权人的合法权益，提升公司的法律合规意识和信息化管理水平，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、各部门及下属分支机构在工作中涉及的各类软件使用情况。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于软件正版化的法律法规，确保公司软件使用行为合法合规。2.责任明确原则：明确各部门、各岗位在软件正版化工作中的职责，做到责任清晰、分工明确。3.监督考核原则：建立健全监督考核机制，定期对软件使用情况进行检查和评估，确保制度有效执行。二、软件正版化的定义与范围（一）定义本制度所称软件正版化，是指公司使用的操作系统、办公软件、数据库管理系统、行业专用软件等各类计算机软件，均通过合法渠道获得授权许可，并按照授权要求进行使用。（二）范围1.操作系统软件：包括Windows、Linux等各类服务器和客户端操作系统。并按照不同的版本进行分类管理，如WindowsServer2019标准版、企业版等，以及Linux的不同发行版本。2.办公软件：如MicrosoftOffice、WPS办公软件等，涵盖文字处理、电子表格、演示文稿等功能模块。3.数据库管理系统：如Oracle、MySQL、SQLServer等，用于存储和管理公司的各类数据。4.行业专用软件：根据公司业务特点，涉及的行业特定软件，如财务软件、设计软件、项目管理软件等。三、职责分工（一）软件正版化工作领导小组1.组成人员：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责全面领导公司软件正版化工作，制定软件正版化工作的总体方针和战略目标。审批软件正版化工作计划、预算及相关重大决策。协调解决软件正版化工作中涉及的重大问题，确保工作顺利推进。（二）信息技术部门1.职责负责制定软件正版化工作方案和具体实施计划，明确工作步骤、时间节点和责任人。对公司现有软件进行全面清查，建立软件资产清单，详细记录软件名称、版本、购买时间、授权情况等信息。负责软件采购渠道的管理，确保通过合法、正规渠道获取软件授权，审核软件采购合同条款，确保符合软件正版化要求。定期对公司员工进行软件正版化培训，提高员工的法律意识和合规使用软件的能力。负责对软件使用情况进行日常监督检查，及时发现和纠正违规使用软件的行为。配合相关部门进行软件正版化工作的考核评估，提供技术支持和数据统计分析。（三）各部门1.职责负责本部门软件正版化工作的具体落实，按照公司要求开展软件自查自纠工作，及时上报软件使用情况。组织本部门员工学习软件正版化相关制度和规定，确保员工了解并遵守软件使用规范。配合信息技术部门进行软件采购、安装、使用等环节的管理工作，不得擅自安装未经授权的软件。对本部门软件使用情况进行日常监督，发现问题及时整改，并向信息技术部门反馈。（四）员工个人1.职责严格遵守公司软件正版化制度，不得私自安装、使用未经授权的软件。妥善保管个人使用的正版软件授权文件，不得随意转让或共享给他人。积极配合公司开展软件正版化工作，如发现他人违规使用软件，及时向所在部门或信息技术部门报告。四、软件采购与授权管理（一）采购流程1.需求提出：各部门根据工作需要，填写软件采购申请表，详细说明软件名称、版本、功能需求、预计使用人数等信息。2.审批：申请表经部门负责人审核后，提交信息技术部门进行技术可行性评估，再报软件正版化工作领导小组审批。3.采购实施：信息技术部门根据审批结果，通过正规软件销售渠道进行采购，确保获取合法有效的软件授权。采购过程中，要与软件供应商签订详细的采购合同，明确软件的使用范围、授权期限、售后服务等条款。4.验收：软件到货后，信息技术部门组织相关人员进行验收，检查软件的版本、功能、数量等是否与采购合同一致，同时验证软件的授权文件是否齐全、有效。验收合格后，办理入库手续，并将软件安装部署到相应的设备上。（二）授权管理措施1.建立软件授权档案，对每一款软件的授权信息进行详细记录，包括授权证书编号、授权期限、授权范围等。授权档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.对软件授权文件进行妥善保管，实行专人专柜管理，防止授权文件丢失、损坏或被盗用。同时，建立授权文件备份制度，定期将授权文件备份到安全的存储介质上，并异地存放。3.严格控制软件授权的使用范围，确保软件仅在公司规定的范围内使用，不得超出授权范围进行安装、复制或传播。对于涉及多部门使用的软件，要明确各部门的使用权限和责任。4.在软件授权期限届满前，信息技术部门要及时提醒相关部门办理续授权手续，确保软件的合法使用不受影响。如因业务调整等原因不再使用某款软件，要及时办理软件卸载和授权文件注销手续，并通知软件供应商停止授权服务。五、软件使用规范（一）正版软件安装与使用1.员工在工作电脑上安装软件时，必须使用公司统一采购的正版软件或经公司授权的合法软件。未经授权，不得私自从互联网下载、安装任何软件。2.安装正版软件时，要严格按照软件安装向导的提示进行操作，确保安装过程合法合规。安装完成后，要及时激活软件，获取完整的使用权限。3.在使用正版软件过程中，要遵守软件的使用条款和许可协议，不得进行任何违反软件版权的行为，如破解软件加密、修改软件代码、制作盗版软件等。4.对于需要定期更新的软件，员工要及时配合信息技术部门进行更新操作，以确保软件的安全性和稳定性，同时保持软件的合法使用状态。（二）软件使用记录与报告1.各部门要建立软件使用记录台账，详细记录本部门员工使用软件的名称、版本、使用时间、使用人员等信息。使用记录台账应定期进行整理和归档，以备检查。2.员工在使用软件过程中，如发现软件出现故障或异常情况，要及时向信息技术部门报告，并配合技术人员进行故障排查和修复。信息技术部门要对软件故障情况进行记录和分析，总结经验教训，采取相应的改进措施。3.信息技术部门要定期对公司软件使用情况进行统计分析，形成软件使用报告，向软件正版化工作领导小组汇报。报告内容应包括软件使用现状、存在问题、改进建议等，为公司软件正版化工作决策提供依据。（三）软件使用监督与检查1.信息技术部门要定期对公司各部门的软件使用情况进行监督检查，检查内容包括软件安装情况、授权文件保存情况、使用记录台账等。检查方式可采用现场检查、远程监控、软件扫描等多种手段。2.在监督检查过程中，如发现有员工违规使用软件的行为，信息技术部门要及时制止，并要求相关人员立即整改。对于情节较轻的违规行为，给予警告并责令限期改正；对于情节严重的违规行为，按照公司相关规定进行严肃处理，包括但不限于罚款、辞退等，并追究相关部门和人员的管理责任。3.公司鼓励员工相互监督，对发现他人违规使用软件的行为并及时报告的员工，给予一定的奖励。同时，要保护举报人权益，对举报人信息严格保密。六、考核与奖惩（一）考核指标1.软件正版化率：考核公司使用正版软件的比例，计算公式为：正版软件数量÷软件总数量×100%。要求公司整体软件正版化率达到[X]%以上。2.软件采购合规率：考核软件采购过程是否符合法律法规和公司规定，包括采购渠道合法性、合同条款合规性等。要求软件采购合规率达到100%。3.软件使用违规次数：统计公司员工违规使用软件的次数，作为考核各部门软件使用管理情况的指标。4.员工软件正版化培训参与率：考核员工参加软件正版化培训的情况，要求员工软件正版化培训参与率达到[X]%以上。（二）考核周期考核周期为每年度一次，每年[考核时间]对各部门和员工的软件正版化工作进行全面考核。（三）考核方式1.各部门在每年[考核时间前]向信息技术部门提交本部门软件正版化工作年度总结报告，包括软件使用情况、自查自纠情况、存在问题及改进措施等。2.信息技术部门根据各部门提交的报告，结合日常监督检查记录、软件使用统计数据等，对各部门软件正版化工作进行综合评估，形成考核意见。3.软件正版化工作领导小组根据信息技术部门的考核意见，对各部门和员工进行最终考核评定，确定考核结果。（四）奖励措施1.对于在软件正版化工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。表彰形式包括颁发荣誉证书、内部通报表扬等；奖励方式包括奖金、晋升机会、培训机会等。2.部门软件正版化率达到[优秀标准]%以上，且软件采购合规率、员工软件正版化培训参与率均达到考核要求，无软件使用违规行为的，该部门可评为“软件正版化工作优秀部门”，给予[X]元奖金奖励，并在公司内部进行通报表扬。3.员工积极参与软件正版化工作，严格遵守软件使用规范，在软件采购、使用、管理过程中提出合理化建议并被采纳，为公司软件正版化工作做出显著贡献的，给予[X]元奖金奖励，并根据公司相关规定给予晋升或培训机会。（五）惩罚措施1.对于软件正版化工作考核不达标的部门和个人，公司给予批评教育，并责令限期整改。整改期间，暂停该部门或个人的相关评优评先资格。2.部门软件正版化率低于[合格标准]%，或软件采购存在严重违规行为，或软件使用违规次数较多的，该部门负责人要向软件正版化工作领导小组作出书面检讨，并给予[X]元罚款。同时，对该部门进行重点监督，要求在规定时间内完成整改。3.员工存在违规使用软件行为，经批评教育后仍不改正的，给予警告处分，并扣除当月绩效奖金的[X]%。情节严重的，给予辞退处理，并要求其承担因违规行为给公司造成的经济损失。七、培训与宣传（一）培训计划1.信息技术部门每年制定软件正版化培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。培训内容包括软件正版化法律法规、公司软件使用制度、正版软件安装与使用技巧等。2.根据培训对象的不同，将培训分为全员培训和专项培训。全员培训面向公司全体员工，每年至少开展[X]次，培训时间不少于[X]小时；专项培训针对软件采购人员、信息技术人员、软件使用部门负责人等关键岗位人员，根据工作需要适时开展，培训时间根据实际情况确定。（二）培训方式1.集中授课：组织全体员工或特定岗位人员参加集中培训课程，由专业讲师进行授课讲解，通过PPT演示、案例分析、互动问答等方式，使员工深入了解软件正版化知识和公司相关制度。2.在线学习：利用公司内部网络学习平台，发布软件正版化培训课程视频、文档资料等，供员工自主学习。员工可根据自己的时间安排，随时进行学习，并通过在线测试等方式检验学习效果。3.现场指导：针对软件安装、使用过程中遇到的实际问题，信息技术人员深入各部门进行现场指导，帮助员工解决操作难题，确保员工正确使用正版软件。（三）宣传活动1.公司通过内部宣传栏、电子邮件、公司网站等多种渠道，广泛宣传软件正版化的重要意义和法律法规知识，提高员工的法律意识和版权保护意识。2.定期发布软件正版化工作动态和相关案例，让员工了解公司软件正