会计制度报销制度纸质

会计制度报销制度纸质一、会计制度报销制度纸质

1.1总则

会计制度报销制度纸质旨在规范企业内部费用报销行为，确保报销流程的合规性、透明性及高效性。本制度适用于企业全体员工，包括但不限于行政、财务、业务等部门的员工。制度的核心在于明确报销范围、报销流程、报销标准及审批权限，以实现费用管理的精细化与科学化。通过纸质报销形式，企业能够更直观地审核每一笔费用的真实性、合理性，同时便于存档与查询。本制度遵循真实、准确、完整、及时的原则，确保所有报销行为符合国家法律法规及企业内部管理要求。

1.2报销范围

1.2.1职工个人报销范围包括但不限于差旅费、交通费、业务招待费、办公费、通讯费、培训费等。差旅费涵盖员工因公出差的交通、住宿、伙食补助等费用；交通费包括员工日常工作中发生的市内交通费用，如出租车、公交车、地铁等费用；业务招待费指员工因业务需要发生的宴请、礼品费用等；办公费包括办公用品购置、打印复印等费用；通讯费涵盖员工因工作需要产生的手机费、网络费等；培训费指员工参加企业组织的内外部培训所支付的费用。

1.2.2报销范围的具体内容根据企业实际情况进行细化，并由财务部门根据国家相关法律法规及企业内部管理制度进行解释与修订。员工在进行费用报销时，应确保所报销的费用符合本制度规定的范围，避免超范围报销现象的发生。对于超出本制度规定的费用，需经企业管理层审批同意后方可进行报销。

1.3报销流程

1.3.1员工发生费用后，应首先收集并整理相关票据，确保票据的完整性、真实性与合规性。票据包括但不限于发票、收据、交通票据等，员工需对票据进行分类整理，以便后续报销时能够快速、准确地提交。

1.3.2员工完成费用发生后，应填写《费用报销申请表》，详细列明报销费用的事由、金额、票据张数等信息。员工需在《费用报销申请表》上签字确认，并按照企业内部规定的审批流程提交给部门负责人进行审核。

1.3.3部门负责人在收到员工提交的《费用报销申请表》及相关票据后，应进行初步审核，确保报销费用符合本制度规定的范围及标准。审核通过后，部门负责人在《费用报销申请表》上签字确认，并提交给财务部门进行进一步审核。

1.3.4财务部门在收到部门负责人提交的《费用报销申请表》及相关票据后，应进行详细审核，包括但不限于票据的真实性、合规性、金额的准确性等。审核通过后，财务部门在《费用报销申请表》上签字确认，并提交给企业分管领导进行最终审批。

1.3.5企业分管领导在收到财务部门提交的《费用报销申请表》及相关票据后，应进行最终审批，确保报销费用符合企业内部管理制度及国家相关法律法规。审批通过后，财务部门按照审批金额及支付方式将费用支付给员工。

1.4报销标准

1.4.1差旅费报销标准根据企业实际情况制定，包括交通费、住宿费、伙食补助等。交通费报销标准根据不同城市、不同交通方式制定，例如，市内交通费每日不超过50元，超出部分需自行承担；住宿费报销标准根据不同级别制定，例如，普通员工住宿费每日不超过300元，高级别员工住宿费每日不超过500元；伙食补助根据不同地区制定，例如，一线城市伙食补助每日不超过100元，二线城市伙食补助每日不超过80元。

1.4.2业务招待费报销标准根据企业实际情况制定，例如，宴请费用不超过500元/次，礼品费用不超过200元/次。员工在进行业务招待费报销时，应提供详细的接待清单，列明接待对象、接待内容、费用明细等信息。

1.4.3办公费报销标准根据企业实际情况制定，例如，办公用品购置费用每月不超过1000元，打印复印费用每月不超过500元。员工在进行办公费报销时，应提供详细的采购清单，列明办公用品名称、数量、单价、总价等信息。

1.4.4通讯费报销标准根据企业实际情况制定，例如，手机费每月不超过100元，网络费每月不超过50元。员工在进行通讯费报销时，应提供详细的费用清单，列明费用发生时间、费用内容、费用金额等信息。

1.5审批权限

1.5.1员工提交的《费用报销申请表》需经过部门负责人、财务部门、企业分管领导三级审批，确保报销流程的合规性与透明性。部门负责人对报销费用的初步审核，主要确保报销费用符合本制度规定的范围及标准；财务部门对报销费用的详细审核，主要确保票据的真实性、合规性、金额的准确性；企业分管领导对报销费用的最终审批，主要确保报销费用符合企业内部管理制度及国家相关法律法规。

1.5.2对于金额较大的报销申请，企业分管领导可要求员工提供额外的说明或解释，以确保报销费用的合理性。例如，对于金额超过1000元的报销申请，企业分管领导可要求员工提供详细的事由说明、费用明细等信息，以便进行更全面的审核。

1.5.3员工在提交报销申请时，应确保所有审批流程均已完成，并按照企业内部规定的审批顺序提交给相关部门进行审核。员工需在报销申请表中签字确认，并按照审批意见进行调整或补充，以确保报销流程的顺利进行。

1.6票据管理

1.6.1员工在发生费用后，应妥善保管相关票据，确保票据的完整性、真实性与合规性。票据包括但不限于发票、收据、交通票据等，员工需对票据进行分类整理，以便后续报销时能够快速、准确地提交。

1.6.2员工在进行报销时，应提供所有相关票据，不得遗漏或伪造票据。财务部门在审核报销申请时，应仔细核对票据的真实性、合规性、金额的准确性，确保票据与报销申请表中的信息一致。

1.6.3对于遗失票据的情况，员工需提供详细的事由说明，并经企业分管领导审批同意后方可进行报销。例如，员工因特殊情况遗失票据，需提供详细的事由说明，并经企业分管领导审批同意后，可提供相关证明材料进行报销。

1.6.4企业财务部门应建立票据管理制度，对员工提交的票据进行统一管理，确保票据的安全性与完整性。票据管理制度包括票据的收集、整理、审核、存档等环节，确保票据管理的规范性与科学化。

1.7存档管理

1.7.1财务部门应建立费用报销档案，对员工提交的《费用报销申请表》及相关票据进行统一存档，确保报销资料的完整性、真实性与合规性。费用报销档案包括但不限于《费用报销申请表》、发票、收据、交通票据等，财务部门需对报销档案进行分类整理，以便后续查询与核对。

1.7.2费用报销档案的存档期限根据企业实际情况制定，例如，一般费用报销档案存档期限为3年，重要费用报销档案存档期限为5年。财务部门需按照企业内部档案管理制度进行存档，确保报销档案的安全性与完整性。

1.7.3员工在报销完成后，应将报销档案交由财务部门进行统一存档，不得私自保留或销毁报销档案。财务部门需对报销档案进行定期检查，确保报销档案的完整性、真实性与合规性。

1.7.4企业财务部门应建立费用报销档案查询制度，对员工查询报销档案进行统一管理，确保报销档案查询的规范性与高效性。费用报销档案查询制度包括查询申请、查询审核、查询提供等环节，确保报销档案查询的安全性与保密性。

1.8违规处理

1.8.1员工在进行费用报销时，如存在虚报、多报、漏报等违规行为，企业财务部门应立即停止支付相关费用，并按照企业内部管理制度进行处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、解雇等，具体处罚措施根据违规行为的严重程度进行制定。

1.8.2员工如存在严重违规行为，企业可要求员工进行经济赔偿，并保留追究其法律责任的权利。例如，员工因虚报费用导致企业经济损失，企业可要求员工进行经济赔偿，并保留追究其法律责任的权利。

1.8.3企业财务部门应建立违规处理制度，对员工违规行为进行统一管理，确保违规处理的规范性与公正性。违规处理制度包括违规行为的认定、处罚措施的制定、处罚执行的监督等环节，确保违规处理的科学性与合理性。

1.8.4企业应加强对员工的费用报销培训，提高员工的费用报销意识，避免违规行为的发生。费用报销培训包括本制度的学习、报销流程的讲解、报销标准的说明等，确保员工能够正确理解和执行费用报销制度。

二、会计制度报销制度纸质

2.1报销单据要求

2.1.1员工在提交报销申请时，必须附上与报销项目对应的原始凭证。原始凭证是费用真实发生的证明，包括但不限于各类发票、收据、支付凭证等。发票必须是正规发票，能够清晰地反映消费内容、金额、日期以及销售单位信息。收据通常用于无法提供发票的情况，如小额费用或某些特殊服务，收据需由收款方签字或盖章，并注明详细的收款事由和金额。支付凭证包括银行转账记录、微信或支付宝转账截图等，用于证明费用的实际支付情况。

2.1.2原始凭证必须完整、清晰，不得有涂改、挖补、粘贴等痕迹。如果原始凭证不清晰或存在部分缺失，员工需要补充完整或提供相关证明材料。例如，发票金额模糊不清，员工需要联系原开具单位重新开具；收据丢失，员工需要提供其他相关证据佐证费用发生的真实性。对于因客观原因无法获取完整凭证的情况，员工需向部门负责人和财务部门说明情况，并提交相关证明材料，经审批后可进行报销。

2.1.3员工在整理原始凭证时，应按照报销项目进行分类粘贴。粘贴时应整齐、平整，不得遮挡凭证上的关键信息。每张原始凭证粘贴在粘贴单上时，应标明凭证类型、金额、日期等信息，方便财务部门审核。粘贴单应使用统一的格式，由员工填写并签字，确保粘贴过程的规范性和可追溯性。

2.1.4对于多张原始凭证，员工应按照时间顺序或项目顺序进行排列，并在报销单上注明每张凭证的详细信息。例如，差旅费报销中包含多张住宿发票和交通票据，员工应将发票按照入住日期顺序排列，并在报销单上注明每张发票的日期、金额和住宿地点。

2.2报销单填写规范

2.2.1员工在填写《费用报销申请表》时，应确保所有信息准确、完整。报销单的填写内容包括报销人姓名、部门、报销日期、报销事由、费用明细、合计金额、审批人签字等。报销事由应详细描述费用发生的原因和用途，例如，出差前往某地参加会议，详细注明会议名称、时间、地点等；购买办公用品，详细列出办公用品的名称、数量、单价和总价。

2.2.2费用明细部分应详细列出每项费用的具体内容、金额、数量和单价。例如，交通费中包含出租车费用，应注明出租车票号、金额、日期等信息；住宿费中包含多天住宿，应注明每天住宿的日期、金额和住宿地点。费用明细的填写应清晰、准确，不得有遗漏或错误。

2.2.3员工在填写报销单时，应使用黑色或蓝色钢笔或签字笔，字迹工整、清晰。不得使用圆珠笔、铅笔或电子设备填写报销单，以确保报销单的规范性和可读性。报销单填写完毕后，员工需仔细核对所有信息，确保无误后签字并提交给部门负责人。

2.2.4对于需要补充说明的情况，员工应在报销单的备注栏中注明。例如，某些费用需要提供额外的证明材料，员工应在备注栏中注明需要提供的材料名称和获取方式；某些费用有特殊的报销规定，员工应在备注栏中注明相关规定，以便财务部门审核时参考。

2.3报销流程详解

2.3.1报销流程分为四个主要环节：员工提交报销申请、部门负责人审核、财务部门复核、企业分管领导审批。每个环节都有明确的职责和要求，确保报销流程的规范性和高效性。

2.3.2员工在完成费用发生后，应首先整理好所有原始凭证，并填写《费用报销申请表》。填写完毕后，员工需将报销单和原始凭证提交给部门负责人进行审核。

2.3.3部门负责人在收到员工提交的报销申请后，应进行初步审核。审核内容包括报销事由的真实性、合理性，费用是否符合企业内部报销标准，原始凭证是否完整、合规等。审核通过后，部门负责人在报销单上签字并注明审核意见，然后提交给财务部门。

2.3.4财务部门在收到部门负责人提交的报销申请后，应进行详细复核。复核内容包括原始凭证的真实性、合规性，费用金额的准确性，报销单填写是否规范等。复核过程中，财务部门会仔细核对每一张原始凭证，确保其与报销单上的信息一致。对于存在疑问或问题的报销申请，财务部门会与员工进行沟通，要求补充相关材料或解释情况。

2.3.5复核通过后，财务部门会将报销申请提交给企业分管领导进行最终审批。企业分管领导在收到财务部门提交的报销申请后，会根据企业内部管理制度和国家相关法律法规进行审批。审批内容包括报销费用是否符合企业内部报销标准，是否超出预算范围，是否具有合理性等。审批通过后，财务部门会按照审批金额和支付方式将费用支付给员工。

2.3.6对于审批不通过的报销申请，财务部门会及时通知员工，并说明不予批准的原因。员工可根据审批意见进行调整或补充材料，然后重新提交报销申请。财务部门会重新进行审核，直至审批通过或员工放弃报销。

2.4报销时间要求

2.4.1员工应在费用发生后及时进行报销，不得拖延。一般情况下，员工应在费用发生的当月内完成报销，最迟不得超过一个月。例如，某员工在10月份出差，应在11月份完成报销，最迟不得超过12月初。

2.4.2对于跨月报销的情况，员工需提前向部门负责人和财务部门说明原因，并提交相关证明材料。例如，由于项目延期导致费用跨月发生，员工需提供项目延期证明，并说明费用发生的具体情况。

2.4.3财务部门会定期组织报销工作，员工应在报销截止日期前完成报销申请的提交。例如，财务部门每月10号进行报销审核，员工应在9号前完成报销申请的提交，以确保报销工作能够按时完成。

2.4.4对于未按时报销的费用，员工需提前向部门负责人和财务部门说明情况，并提交相关证明材料。例如，由于工作繁忙导致未及时报销，员工需提供工作安排说明，并承诺尽快完成报销。

2.5报销预算管理

2.5.1企业应根据实际情况制定报销预算，明确各部门和员工的报销额度。报销预算的制定应考虑企业的经营状况、部门的工作性质和员工的实际需求等因素。例如，销售部门的报销预算可能会高于行政部门的报销预算，因为销售部门的工作性质决定了其需要更多的差旅和业务招待费用。

2.5.2员工在进行报销时，应确保费用在报销预算范围内。超预算的费用需经企业分管领导审批同意后方可报销。例如，某员工的报销预算为每月1000元，实际发生费用为1200元，超出200元，需经企业分管领导审批同意后方可报销。

2.5.3财务部门会定期对报销预算进行监控，确保报销费用控制在预算范围内。对于超预算的费用，财务部门会及时通知员工，并要求其提供相关证明材料。例如，某员工的报销费用超出预算，财务部门会通知其提供项目延期证明或其他相关材料，以说明超预算的原因。

2.5.4企业分管领导会定期审查报销预算的使用情况，确保报销预算的合理性和有效性。对于预算使用不合理的情况，企业分管领导会要求相关部门进行调整和改进。例如，某部门的报销预算使用率过高，企业分管领导会要求该部门进行预算调整，并优化报销流程，以降低报销费用。

2.6报销特殊情况处理

2.6.1对于特殊情况下的费用报销，如紧急情况、自然灾害等，员工需提前向部门负责人和财务部门说明情况，并提交相关证明材料。例如，由于自然灾害导致出差延误，员工需提供灾害证明，并说明费用发生的具体情况。

2.6.2财务部门会根据实际情况对特殊情况的费用报销进行审核，确保报销的合理性和合规性。例如，对于紧急情况下的费用报销，财务部门会优先审核，以确保障员工的基本生活和工作需要。

2.6.3企业分管领导会对特殊情况的费用报销进行最终审批，确保报销符合企业内部管理制度和国家相关法律法规。例如，对于自然灾害导致的费用报销，企业分管领导会根据灾害情况和员工的实际需求进行审批，以提供必要的支持。

2.6.4对于特殊情况的费用报销，员工需在报销单的备注栏中注明相关情况，并提交相关证明材料。例如，由于紧急情况导致费用发生，员工需在备注栏中注明紧急情况的具体情况，并提交相关证明材料，以便财务部门审核时参考。

2.7报销争议处理

2.7.1员工在报销过程中如与部门负责人、财务部门或企业分管领导存在争议，应首先进行沟通，协商解决。例如，员工对报销审批结果有异议，应首先与审批人进行沟通，说明自己的观点和理由。

2.7.2如果沟通未能解决问题，员工可向企业人力资源部门或上级领导反映情况，寻求帮助。例如，员工对财务部门的审核结果有异议，可向人力资源部门或上级领导反映情况，请求协调解决。

2.7.3企业会建立争议处理机制，对报销过程中的争议进行统一管理。争议处理机制包括争议的受理、调查、处理、反馈等环节，确保争议处理的规范性和公正性。例如，企业会设立争议处理小组，由人力资源部门、财务部门和相关部门的代表组成，负责处理报销过程中的争议。

2.7.4争议处理小组会根据实际情况对争议进行调查和处理，确保争议处理的合理性和有效性。例如，对于报销审批不通过的情况，争议处理小组会重新审核报销申请，并根据实际情况进行审批，以确保障员工的合法权益。

2.7.5对于争议处理的结果，企业会及时反馈给员工，并说明处理的原因和依据。例如，争议处理小组对报销申请重新审核后，会及时将审核结果反馈给员工，并说明处理的原因和依据，以确保障员工的知情权和监督权。

三、会计制度报销制度纸质

3.1报销单据审核标准

3.1.1财务部门在收到员工提交的报销申请及相关原始凭证后，的首要任务是进行严格的审核。审核的核心目的是确保报销的费用真实、合理，符合企业内部制定的报销标准和相关规定。审核人员会逐一检查每一张原始凭证，确认其真实性、合规性以及与报销单内容的对应关系。

3.1.2对于发票，审核时会重点检查发票的基本要素是否齐全，包括但不限于发票代码、发票号码、开票日期、销售方名称及纳税人识别号、购买方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率和税额等。同时，会核验发票的印章是否清晰、完整，是否为正规发票章或电子发票专用章。对于电子发票，还会检查其二维码是否可扫描，信息是否与纸质内容一致。

3.1.3对于收据，审核时会关注收据的抬头是否正确，是否为收款单位或个人的有效收据，是否有明确的收款事由和金额，以及收款方是否按规定签章。特别是对于一些特殊服务或无法取得发票的零星支出，收据的有效性显得尤为重要。

3.1.4对于交通票据，如出租车发票或公交车票，会检查票据上的时间、地点、金额等信息是否与实际情况相符，票据是否连续，是否存在异常的票号或重复使用的情况。对于跨市或长途交通，可能会要求员工提供更详细的行程证明或相关票据。

3.1.5审核人员还会核对报销单上的费用明细与原始凭证是否一一对应，金额是否一致。例如，如果报销单上列明了多张发票，审核时会检查每一张发票是否都体现在报销单的附件清单中，并且总金额是否与报销单合计金额相符。

3.1.6在审核过程中，如果发现原始凭证不清晰、关键信息缺失、发票与实际消费内容不符、报销事由不合理或费用超出了企业规定的标准等情况，审核人员会及时与员工沟通，要求其补充材料、解释情况或调整报销内容。只有在所有问题都得到妥善解决后，报销申请才会继续进入下一环节。

3.2报销单填写复核

3.2.1在完成对原始凭证的审核后，财务部门会进一步复核报销单本身的填写情况。报销单是记录报销事项的正式文件，其填写是否规范、信息是否完整，直接影响报销流程的顺利进行。

3.2.2复核时会检查报销人的姓名、部门、报销日期等基本信息是否填写准确无误。姓名需与员工档案中的姓名一致，部门需与员工所属部门一致，报销日期一般应填写费用发生的月份或具体的报销提交日期。

3.2.3重点审核报销事由的描述是否清晰、具体。报销事由应能够简要说明费用发生的原因和背景，使审核人员和审批人员能够快速了解费用的性质。例如，“出差前往上海参加XX会议”比“出差费”更能说明费用发生的具体情况。

3.2.4复核费用明细部分，检查每一项费用的描述、数量、单价和金额是否填写清晰、准确，是否与原始凭证相符。如果有多项同类费用，应确保分类清晰，汇总金额准确。例如，多天的住宿费应分别列出日期、金额，并汇总。

3.2.5核对报销单的合计金额是否与分项金额之和一致。同时，会检查报销单上的签字环节是否齐全，包括员工本人的签字、部门负责人的审批签字以及财务部门的复核签字（如有规定）。缺少任何一环都可能导致报销流程中断。

3.2.6对于报销单中的备注栏，也会进行关注。如果员工在备注栏中注明了特殊说明或需要解释的情况，复核人员会仔细阅读，并判断这些说明是否清晰、合理，是否有助于理解整个报销事项。

3.3审批权限与流程执行

3.3.1通过财务部门复核的报销申请，将按照企业内部规定的审批权限逐级上报。审批权限的设定是基于费用金额的大小和费用类型的不同而划分的，目的是确保不同级别的管理人员能够关注和审批与其职责相关的费用。

3.3.2一般情况下，小额费用可能只需部门负责人审批即可；中等金额的费用可能需要部门负责人和分管领导共同审批；而大额费用或特殊类型的费用（如大额业务招待费、高价值资产购置等）则可能需要更高级别的领导，甚至企业主要负责人进行审批。

3.3.3员工在提交报销申请时，应了解大致的审批流程和所需的审批层级，以便在提交时确保流程的完整性。如果不确定审批层级，可以向部门负责人或财务部门咨询。

3.3.4审批人员收到报销申请后，会根据费用发生的实际情况、企业规章制度以及预算情况等进行审批。审批时可能会在报销单上签字并注明审批意见，如“同意”、“批准”、“需调整”等。对于需要调整的费用，审批人员会提出具体修改意见，要求员工进行相应调整后再次提交。

3.3.5每个审批环节都应有明确的记录，无论是纸质签字还是电子审批系统记录，都应确保审批过程的可追溯性。这有助于在后续需要时，能够查清每一笔费用的审批情况和审批人。

3.3.6只有当所有应审批环节都完成，并且审批意见为“同意”或“批准”时，财务部门才会按照审批金额和支付方式，通过银行转账、现金支付等方式将费用支付给员工。支付时，财务人员会再次核对报销单和原始凭证，确保支付信息准确无误。

3.4报销周期与时效性

3.4.1企业会设定一个固定的报销周期，通常是一个月。例如，员工在10月份发生的费用，应在这个月内完成报销流程，最迟不应超过次月的10号。这个周期的设定是为了确保费用报销的及时性，避免费用记录的混淆和账目的混乱。

3.4.2报销周期的设定也考虑到了财务部门处理报销申请所需的时间。虽然企业力求流程高效，但审核、复核、审批等环节仍需要一定的时间。合理的报销周期能够给予员工和财务部门足够的时间来处理报销事务。

3.4.3员工应尽量在报销周期内完成报销，避免拖延。如果因为某些原因无法在周期内完成，应提前向部门负责人和财务部门说明情况，争取获得理解和支持。例如，如果员工在月底临近时才发生费用，可能就需要在下个月初尽快提交报销申请。

3.4.4财务部门会严格按照设定的报销周期处理报销申请。对于逾期提交的报销申请，财务部门可能会要求员工提供额外的说明，并根据企业规定处理。这主要是为了维护报销制度的严肃性和规范性。

3.4.5企业也会定期对报销周期内的报销申请进行清理，确保所有应报销的费用都得到及时处理。对于确实无法按时报销的情况，会启动相应的处理程序，以确保障员工的权益。

3.5报销预算的执行监控

3.5.1报销预算是企业进行成本控制的重要手段，也是报销制度执行的重要依据。财务部门在处理报销申请时，会密切关注费用是否在预算范围内。

3.5.2员工在进行报销前，最好能够了解自己的报销预算额度，并在报销时注意控制费用，避免超预算。如果预计费用可能超预算，应提前与部门负责人沟通，寻求支持或调整方案。

3.5.3财务部门在审核报销申请时，会检查报销费用是否超出了预算。对于超预算的费用，会要求员工提供详细的解释和说明，并可能需要企业分管领导或更高层级的领导进行审批。

3.5.4企业会定期对各部门的报销预算执行情况进行监控和分析，检查预算的使用效率和使用效果。对于预算使用不合理或超预算情况较多的部门，会要求其进行分析和改进。

3.5.5通过预算监控，企业能够及时发现和纠正费用支出中的问题，确保企业的成本控制在合理范围内，提高资金使用效率。同时，也能促使员工更加合理地规划和管理费用。

四、会计制度报销制度纸质

4.1报销单据的整理与粘贴规范

4.1.1员工在提交报销申请时，除了填写完整的《费用报销申请表》外，还需要将所有与报销项目相关的原始凭证进行整理，并按照一定的规范进行粘贴。规范的整理和粘贴不仅便于财务部门审核，也体现了报销工作的严谨性。

4.1.2原始凭证的整理应按照费用发生的先后顺序或项目类别进行分类。例如，如果是差旅费报销，应将住宿发票、交通票据、餐饮发票等按照时间顺序排列。如果是办公用品采购报销，应将采购清单、发票等按照品名或类别排列。这样整理有助于审核人员清晰地了解费用的发生过程和构成。

4.1.3粘贴原始凭证时，应使用透明胶带或专用粘贴本，确保粘贴牢固，同时不影响凭证上的文字和数字。粘贴时，应将凭证的上方或左上方留出一定的空白边缘，以便在报销单上对应注明凭证的日期、金额等信息。避免将凭证粘贴得过满，导致关键信息被遮挡。

4.1.4对于尺寸较大的原始凭证，如某些发票或收据，可以适当裁剪，但裁剪时不得影响关键信息的完整性。如果凭证上的信息被裁剪掉，必须另外附上清晰的复印件或照片，并在复印件或照片上注明“复印件与原件一致”字样，并由员工签字确认。

4.1.5粘贴单应使用企业统一提供的格式，员工需在粘贴单上对应每一张粘贴的凭证，填写凭证的日期、金额、张数等信息。粘贴单应与报销单一起提交给财务部门，作为报销申请的附件。

4.1.6在粘贴过程中，应注意保持整洁美观。避免出现粘贴不牢、歪斜、重叠等情况。如果粘贴过程中不慎弄脏了凭证或粘贴单，应及时清理，确保提交的报销材料干净整洁。

4.2报销流程中的沟通与协调

4.2.1报销流程的顺利进行离不开员工、部门负责人、财务部门以及审批领导之间的有效沟通与协调。每个环节都可能出现各种问题，需要各方共同努力解决。

4.2.2当员工提交报销申请后，部门负责人是第一审核人。部门负责人会根据费用发生的实际情况和企业的报销制度，对报销事由的真实性、合理性进行初步判断。如果发现报销事由不清、费用不合理等情况，部门负责人会及时与员工沟通，要求其补充说明或调整费用。

4.2.3员工在收到部门负责人的反馈意见后，应根据意见进行相应的调整或补充。如果对部门负责人的意见有疑问，可以再次与部门负责人沟通，说明自己的理由和情况。例如，某员工因参加紧急会议产生的差旅费用，部门负责人initially认为不符合报销规定，员工在沟通后提供了会议通知和公司领导的指示，最终获得了部门负责人的批准。

4.2.4财务部门在审核原始凭证和报销单时，如果发现与规定不符或存在疑问的地方，会及时与员工联系。沟通时，财务人员会详细说明问题所在，并指导员工如何进行修正。例如，对于发票不合规的情况，财务人员会告知员工正确的开具要求，并指导其如何获取合规的发票。

4.2.5员工在财务部门提出问题后，应积极配合解决。如果需要补充材料或解释情况，应及时办理。在沟通过程中，员工应保持礼貌和耐心，与财务人员共同维护一个良好的报销环境。

4.2.6审批领导在审批报销申请时，如果对费用有疑问，也会通过财务部门或直接与员工沟通，了解详细情况。例如，对于金额较大的费用，审批领导可能会要求员工提供更详细的说明或预算依据。

4.2.7在整个报销流程中，任何一方都应本着实事求是、公平公正的原则进行沟通和协调。遇到问题时，应积极寻求解决方案，而不是相互指责或推诿。只有通过良好的沟通与协调，才能确保报销流程的顺畅和高效。

4.3报销特殊情况的申请与处理

4.3.1在日常报销工作中，有时会遇到一些特殊情况，如员工因公出差期间发生的紧急费用、因自然灾害导致的额外支出等。这些情况可能无法完全符合常规的报销规定，需要特殊的申请和处理流程。

4.3.2当员工遇到特殊情况需要报销时，应首先向部门负责人说明情况，并提交相关的证明材料。例如，出差员工在途中遇到意外情况需要额外购买药品，应立即向部门负责人报告，并提供购买药品的发票和病历证明。

4.3.3部门负责人在接到员工的特殊情况说明后，会进行初步判断，并决定是否批准特殊报销。如果部门负责人认为情况属实且合理，会签署意见并同意员工进行特殊报销申请。

4.3.4员工在获得部门负责人的同意后，需按照规定填写《费用报销申请表》，并在备注栏中详细说明特殊情况，附上所有相关的证明材料。例如，注明“因XX原因导致额外支出，详见附件证明材料”。

4.3.5财务部门在审核特殊情况的报销申请时，会更加谨慎。审核人员会仔细核对员工提交的证明材料，确保情况的属实性。同时，会根据企业的相关规定，判断该特殊费用是否属于可报销范围。

4.3.6对于审核通过的特殊情况报销申请，财务部门会提交给企业分管领导或更高级别的领导进行审批。审批领导会根据实际情况和企业的政策，决定是否批准特殊报销。

4.3.7即使特殊情况的报销申请获得了批准，企业也鼓励员工在事后进行总结和反思，分析特殊情况发生的原因，并思考如何避免类似情况再次发生。例如，对于因准备不足导致的紧急费用，员工可以提出改进建议，优化出差前的准备工作。

4.3.8企业通过建立特殊情况的申请和处理流程，既体现了对员工的关怀和支持，也保证了报销制度的灵活性和适应性。在特殊情况处理过程中，企业能够更加全面地了解费用的发生情况，并做出合理的判断和处理。

4.4报销争议的解决机制

4.4.1在报销过程中，员工与财务部门、审批领导之间可能会因费用是否合规、审批结果等事项产生争议。为了妥善解决这些争议，企业需要建立一套完善的解决机制。

4.4.2当争议发生时，首先应由争议双方进行沟通，尝试自行解决。例如，员工对财务部门的审核结果有异议，可以先与负责审核的财务人员沟通，说明自己的观点和理由。

4.4.3如果沟通未能解决争议，员工可以向部门负责人反映情况。部门负责人会听取双方的陈述，并根据实际情况和报销制度进行判断，尝试协调解决争议。例如，员工对部门负责人的审批意见有异议，可以请求部门负责人重新考虑或向上级领导反映。

4.4.4如果争议仍未解决，员工可以向企业的人力资源部门或专门的争议处理部门提出申诉。企业会设立专门的争议处理小组，由财务部门、人力资源部门以及相关部门的代表组成，负责处理报销过程中的争议。

4.4.5争议处理小组在接到申诉后，会进行调查核实，收集相关证据和资料，并听取争议双方的陈述。调查过程中，可能会与相关部门或人员进行沟通，以全面了解情况。

4.4.6调查结束后，争议处理小组会根据调查结果和企业的相关规定，做出公正的裁决。裁决结果会通知争议双方，并说明裁决的理由和依据。

4.4.7争议双方对裁决结果有异议的，可以根据企业的规定向上级主管部门或相关机构申诉。例如，对企业的裁决有异议，可以向政府相关部门或行业协会投诉。

4.4.8企业通过建立争议解决机制，能够及时有效地解决报销过程中的争议，维护员工的合法权益，同时也保障了企业的正常管理秩序。在争议解决过程中，企业始终坚持公平公正、实事求是的原则，确保每一起争议都能得到妥善处理。

4.4.9为了减少争议的发生，企业还应加强对员工的报销制度培训，提高员工对报销规定的理解和认识。同时，企业也应不断完善报销制度，使其更加科学合理，便于员工理解和执行。

五、会计制度报销制度纸质

5.1报销档案的建立与管理

5.1.1报销档案是企业财务管理和会计核算的重要依据，也是企业内部控制的重要组成部分。纸质报销档案的建立与管理，旨在确保报销信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性，为企业提供可靠的财务数据支持。

5.1.2当员工完成报销流程，费用支付后，财务部门会按照一定的规则对报销档案进行整理和归档。整理工作包括将《费用报销申请表》、原始凭证（如发票、收据、交通票据等）进行分类、排序，并按照一定的顺序（如按部门、按报销日期、按费用类型等）进行排列。

5.1.3排列好的报销档案需要装订成册，并编写详细的档案目录。档案目录应包含报销日期、报销人、部门、报销事由、报销金额、附件张数等信息，以便于后续的查询和检索。装订时要注意牢固、平整，避免档案散乱或破损。

5.1.4装订成册的报销档案应存放在指定的档案柜或档案室中，并做好防潮、防火、防盗等工作。档案室的环境应保持干燥、通风，避免阳光直射和潮湿环境，以延长档案的保存寿命。

5.1.5财务部门会指定专人负责报销档案的管理工作，并建立档案借阅制度。借阅档案需要经过审批，并登记借阅人、借阅时间、借阅内容等信息。借阅完毕后，需及时归还档案，并核对是否完好无损。

5.1.6报销档案的保管期限根据企业内部档案管理制度规定，一般费用报销档案保管期限为3年，重要费用报销档案（如涉及大额资金支付、资产购置等）保管期限为5年或更长。保管期满后，需按照规定进行销毁，销毁过程应有专人监督，并做好记录。

5.1.7为了便于档案管理，企业可以建立电子档案管理系统，将纸质档案的信息进行数字化处理，并存储在电子设备中。电子档案管理系统应具备安全、可靠、易用等特点，并定期进行数据备份，以防数据丢失。

5.2报销制度的内部审计与监督

5.2.1内部审计是监督报销制度执行情况的重要手段，旨在发现报销过程中存在的问题和风险，并提出改进建议，以完善报销制度，提高财务管理水平。

5.2.2企业内部审计部门会定期对报销制度的执行情况进行审计，审计内容包括报销流程的合规性、报销费用的合理性、报销档案的管理情况等。审计时会查阅报销申请表、原始凭证、审批记录等资料，并进行现场核实。

5.2.3审计人员会重点关注以下几个方面：一是报销流程是否符合规定，是否存在跳过审批环节或绕过正常审批程序的情况；二是报销费用是否真实、合理，是否存在虚报、多报、冒领等情况；三是报销档案是否完整、规范，是否存在缺失、损坏、伪造等情况。

5.2.4审计过程中，审计人员会与财务部门、部门负责人、员工等进行沟通，了解报销制度的执行情况和存在的问题。同时，也会收集相关证据，以便于后续的审计报告撰写。

5.2.5审计结束后，审计部门会撰写审计报告，详细说明审计情况、发现的问题、原因分析以及改进建议。审计报告会提交给企业领导层，以便于领导层了解报销制度的执行情况，并做出相应的决策。

5.2.6对于审计发现的问题，企业会责令相关部门进行整改，并跟踪整改落实情况。整改工作应有明确的责任人和完成时间，并定期进行复查，以确保问题得到有效解决。

5.2.7除了内部审计，企业还可以设立举报机制，鼓励员工和社会公众监督报销过程中的违规行为。举报人可以匿名或实名举报，企业会根据举报内容进行调查核实，并依法处理违规行为。

5.2.8通过内部审计和监督，企业能够及时发现报销制度执行过程中的问题和风险，并采取相应的措施进行整改，从而不断完善报销制度，提高财务管理水平，确保企业资金的安全和有效使用。

5.3报销制度的持续改进

5.3.1报销制度是企业内部控制的重要组成部分，需要根据企业的实际情况和外部环境的变化进行持续改进，以适应企业发展的需要。

5.3.2企业会定期对报销制度进行评估，评估内容包括制度的合理性、合规性、可操作性等。评估时会收集员工、部门负责人、财务部门等各方面的意见和建议，并进行综合分析。

5.3.3在评估过程中，企业会重点关注以下几个方面：一是报销制度是否与企业的发展战略相适应，是否能够满足企业管理的需要；二是报销制度是否符合国家法律法规的要求，是否存在违规风险；三是报销制度是否便于员工理解和执行，是否存在操作难度。

5.3.4评估结束后，企业会根据评估结果和存在的问题，对报销制度进行修订和完善。修订工作应充分考虑各方面的意见和建议，并进行充分的论证和测试，以确保修订后的制度更加科学合理。

5.3.5报销制度的修订需要经过一定的程序，包括起草、审核、审批等环节。修订后的制度需要及时发布，并组织员工进行培训，以确保员工能够理解和执行新的制度。

5.3.6企业还应关注报销领域的新技术和新方法，如电子报销系统、移动报销等，并积极探索将这些新技术和新方法应用到报销管理中，以提高报销效率和管理水平。

5.3.7通过持续改进，报销制度能够更好地适应企业发展的需要，提高财务管理水平，为企业创造更大的价值。

六、会计制度报销制度纸质

6.1员工教育与培训

6.1.1企业认识到，规范的报销行为离不开员工的积极配合和正确理解。因此，员工教育与培训是报销制度有效执行的基础。企业应定期组织针对全体员工的报销制度培训，确保每位员工都清楚报销流程、标准和要求。

6.1.2培训内容应涵盖报销制度的各个方面，包括报销范围、报销流程、报销单据要求、审批权限、预算管理、特殊情况处理以及违规处理等。培训时应使用通俗易懂的语言，避免使用过于专业的术语，确保员工能够理解并掌握报销制度的核心内容。

6.1.3培训形式可以多样化，如集中授课、案例分析、在线学习等。企业可以根据实际情况选择合适的培训方式，以提高培训效果。例如，对于新入职员工，企业可以安排专门的入职培训，介绍报销制度的基本内容和操作流程。

6.1.4培训结束后，企业应组织考核，检验员工对报销制度的掌握程度。考核方式可以是笔试、口试或实际操作模拟等。考核结果应作为员工绩效评估的参考依据，并对考核不合格的员工进行补训。

6.1.5企业还应建立报销制度咨询机制，为员工提供咨询服务。员工在报销过程中遇到问题时，可以通过咨询热线、在线平台等方式获得帮助。咨询内容应涵盖报销制度的各个方面，包括报销范围、报销流程、报销单据要求、审批权限、预算管理、特殊情况处理以及违规处理等。

6.1.6通过持续