项目档案管理规范制度及执行标准

项目档案管理规范制度及执行标准一、总则1.1目的与依据为规范项目档案管理工作，确保项目档案的真实、完整、准确、系统和安全，有效发挥项目档案在项目建设、运营、管理及历史查考中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业管理要求，结合本单位实际情况，特制定本规范制度及执行标准。1.2适用范围本规范适用于本单位所有立项、实施、验收及后评价的各类项目档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、保密和销毁等管理工作。项目各参与方（包括建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位及其他相关单位）在项目实施过程中形成的具有保存价值的文件材料，均应遵守本规范。1.3基本原则项目档案管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范整理、安全保密、有效利用的原则。确保项目档案与项目建设进程同步形成、同步收集、同步整理、同步归档。二、项目档案管理规范制度2.1档案定义与分类2.1.1项目档案：指在项目策划、立项、勘察、设计、招投标、施工、监理、验收、试运行、后评价等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式（文字、图表、声像、电子数据等）的历史记录。2.1.2档案分类：根据项目特点和管理需要，项目档案一般可分为：前期准备文件、勘察设计文件、招投标文件、合同协议文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、竣工图、设备文件、财务文件、声像与电子文件及其他有保存价值的文件材料。2.2组织领导与职责分工2.2.1单位领导：对本单位项目档案管理工作负总责，负责审批档案管理重大事项，保障档案工作所需经费和人员。2.2.2档案管理部门：是项目档案管理的职能部门，负责统筹、指导、监督和检查本单位及所属项目的档案管理工作；制定和完善档案管理制度；组织档案业务培训；接收、保管、利用和销毁归档档案。2.2.3项目管理部门及项目组：是项目档案形成和收集的直接责任部门，负责本部门及所管项目文件材料的形成、积累、收集、整理和预归档工作，并向档案管理部门移交合格的项目档案。2.2.4各业务部门：负责本部门在项目实施过程中形成的专业文件材料的收集、整理和按时向项目管理部门或档案管理部门移交。2.2.5项目各参与方：应按合同约定和相关规定，负责各自职责范围内项目文件材料的形成、收集、整理，并向建设单位或委托方移交符合要求的档案资料。2.3档案的形成与收集2.3.1形成要求：项目文件材料的形成应符合国家及行业有关技术标准和规范，做到字迹清楚、图样清晰、签章完备、数据准确、格式规范。手写文件应使用不易褪色的书写材料。2.3.2收集责任：项目负责人是项目档案收集工作的第一责任人，应督促项目团队成员及时收集在项目实施过程中形成的各类文件材料，确保不遗漏、不丢失。2.3.3收集范围：凡反映项目全过程且具有查考利用价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像、实物等，均应收集齐全。2.3.4收集时间：文件材料应随项目进度及时收集，阶段性成果应在阶段工作完成后及时整理，项目竣工验收前应完成全部档案的收集工作。2.4档案的整理与归档2.4.1整理原则：项目档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持档案的成套性、系统性和有机联系，便于保管和利用。2.4.2整理要求：归档文件材料应进行分类、组卷、排列、编号、编目、装订（或装盒）。具体整理方法应符合国家或行业相关档案著录规则和整理规范。2.4.3归档份数：项目档案一般应归档正本一份，副本份数根据需要确定。重要的、利用频繁的档案可适当增加副本份数。电子档案应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。2.4.4归档时间：项目竣工验收后规定时间内（通常为三个月内，具体可根据项目规模和性质确定），项目管理部门应将整理完毕的项目档案向档案管理部门正式移交归档。2.4.5归档验收：档案管理部门应对移交的项目档案进行验收，重点检查其完整性、准确性、系统性和规范性。验收合格后方可办理移交手续。2.5档案的保管与保护2.5.1保管条件：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.5.2库房管理：建立健全库房管理制度，严格执行档案入库、出库登记手续。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。2.5.3档案保护：对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。对重要档案和电子档案，应采取异地备份、离线存储等措施，确保其安全。2.6档案的利用与保密2.6.1利用原则：项目档案的利用应遵循“按需提供、严格审批、注意保密”的原则，在符合法律法规和本单位保密规定的前提下，为各项工作提供服务。2.6.2利用手续：单位内部人员查阅档案，需按规定办理借阅手续；外部单位或人员查阅，须持单位介绍信并经相关领导批准。查阅涉密档案，须严格遵守保密规定。2.6.3利用要求：查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。2.6.4保密管理：严格执行国家保密法律法规，明确档案的密级划分和保密期限。涉密档案的管理、利用、复制、销毁等应按保密规定执行，防止泄密事件发生。2.7档案的鉴定与销毁2.7.1鉴定组织：成立档案鉴定小组，由单位领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。2.7.2销毁程序：对经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报单位领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。2.7.3涉密档案销毁：涉密档案的销毁应按照国家保密规定执行，确保信息无法恢复。三、项目档案管理执行标准3.1文件材料质量标准3.1.1纸张要求：正式文件材料应使用符合国家标准的A4或A3纸张，字迹、图像清晰，色调均匀。3.1.2书写要求：手写文件应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料。3.1.3打印要求：打印文件应采用激光或喷墨打印，确保字迹清晰、耐久。图纸应采用CAD绘制或蓝图，线条清晰，标注规范。3.1.4签署要求：文件材料的签署应齐全、规范，责任单位、责任人签字并加盖公章（如需）。3.1.5编号要求：各类文件材料应按规定进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。3.2案卷整理标准3.2.1组卷：根据文件材料的性质、内容、形成阶段或专业进行组卷。案卷内文件材料应齐全完整，无重复。3.2.2排列：卷内文件材料应按其形成的时间顺序或逻辑关系系统排列。批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。3.2.3编号：卷内文件应按排列顺序编写页号。单面书写的文件在右上角编写页号，双面书写的文件正面在右上角，背面在左上角编写页号。案卷封面、卷内目录、备考表不编页号。3.2.4编目：卷内目录应包括序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项。案卷封面应填写准确、规范，包括项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等。备考表应填写卷内文件材料的情况说明，如缺损、修改、补充等。3.2.5装订：案卷可采用装订或不装订方式。装订应牢固、整齐，不压字、不损坏文件。采用装订方式时，应去除文件上的金属物，使用线装或专用档案装订夹。不装订的案卷，文件材料应放入符合标准的档案盒，并加装卷内文件目录和备考表。3.3电子档案管理标准3.3.1格式要求：电子文件应采用通用、开放、稳定的文件格式。文本文件宜采用PDF/A格式；图像文件宜采用TIFF或JPEG格式；CAD图纸宜采用DWG或DXF格式，并同时提交PDF格式副本。3.3.2元数据：电子档案应包含必要的元数据，如文件名、文件格式、创建时间、修改时间、责任者、关联文件等，确保电子档案的真实性和可追溯性。3.3.3存储与备份：电子档案应存储在专用的服务器或存储介质中，定期进行备份，备份介质应异地存放。重要电子档案应采用“双套制”管理，即同时保存电子版本和纸质版本（或缩微品）。3.3.4迁移与转换：随着技术更新，应及时对电子档案进行格式迁移或转换，确保其长期可读性。3.3.5安全管理：建立电子档案安全保密制度，采取身份认证、权限控制、加密、防病毒等安全措施，防止电子档案被非法访问、篡改或破坏。3.4档案管理流程标准3.4.1项目启动阶段：项目管理部门应明确项目档案负责人，制定项目档案收集整理计划，向项目团队成员进行档案管理要求交底。3.4.2项目实施阶段：各责任人按计划收集整理文件材料，项目档案负责人定期检查收集整理情况，档案管理部门提供业务指导。3.4.3项目验收阶段：项目竣工验收前，项目管理部门组织对项目档案进行自查，档案管理部门进行预验收。验收时应将档案验收作为项目验收的重要组成部分。3.4.4档案移交阶段：项目竣工验收后，项目管理部门在规定时限内将整理合格的项目档案及《项目档案移交清单》一并移交档案管理部门，双方签字确认。3.4.5日常管理阶段：档案管理部门对接收的档案进行登记、编目、入库保管，并提供利用服务，定期进行清点、维护和鉴定。3.5档案利用服务标准3.5.1查阅服务：档案管理部门应热情接待查阅者，提供必要的检索工具，指导查阅方法，及时准确提供所需档案。3.5.2复制服务：经批准，可为查阅者提供档案复制件，复制件应加盖档案证明章。3.5.3咨询服务：提供档案政策、法规、业务等方面的咨询服务。3.5.4利用反馈：建立档案利用效果反馈机制，了解档案利用情况，改进档案管理工作。四、监督与责任4.1单位应将项目档案管理工作纳入项目管理考核体系，定期对项目档案管理情况进行监督检查。4.2对在项目档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，应给予表彰和奖励。4.3对违反本规范，造成项目