医院采购流程标准操作手册

医院采购流程标准操作手册前言医院采购工作是保障医院正常运转、提升医疗服务质量与安全的关键环节。为规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购过程的公开、公平、公正，防范采购风险，特制定本标准操作手册。本手册旨在为医院各部门及相关人员提供清晰、可操作的采购流程指引，适用于医院所有物资、设备、服务等采购活动。全体相关人员须严格遵照执行。一、需求提出与审批（一）需求提出各科室或使用部门根据实际工作需要、发展规划以及库存情况，提出采购需求。需求提出应遵循必要性、合理性和经济性原则。1.常规消耗品：由科室指定专人根据月度或季度消耗量及安全库存量，定期提出采购申请。2.固定资产与设备：需提交详细的可行性论证报告，说明购置理由、预期效益、技术参数、数量、预算金额等。涉及大型医用设备，还需符合国家相关配置规划和许可要求。3.服务类采购：如维修、维保、咨询等，需明确服务范围、服务标准、服务期限、质量要求等。4.应急采购：因突发公共卫生事件或紧急临床需求等情况，可启动应急采购流程，但事后须按规定补办相关手续。（二）需求审批采购需求需经过严格的审批程序，以确保其合规性和预算可控。1.科室内部审核：科室负责人对本科室提出的采购需求的真实性、必要性进行初步审核。2.技术可行性论证：对于技术含量较高的设备或服务，应由医院相关技术部门（如设备科、信息科）组织专业人员进行技术参数的合理性、先进性及与现有系统兼容性的论证。3.预算审核：财务部门根据医院年度预算及资金状况，对采购需求的预算金额进行审核。4.管理层审批：根据采购项目的金额、性质及重要程度，按照医院规定的审批权限，报相应层级的管理层审批。重大采购项目需经医院党委会议或院长办公会议集体决策。二、采购计划制定（一）计划汇总与编制采购管理部门（通常为采购中心或设备科、后勤保障部等，视医院组织架构而定）在收到经审批通过的采购需求后，进行汇总整理，并结合医院年度预算、采购周期、市场供应等因素，编制医院阶段性（月度、季度或年度）采购计划。（二）计划审批与下达编制完成的采购计划需报财务部门复核，并按审批权限报请医院管理层审批。审批通过的采购计划正式下达至采购执行部门。三、采购方式选择与执行根据采购项目的金额、性质、市场竞争程度以及国家相关法律法规（如《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《招标投标法》等）的规定，选择适宜的采购方式。（一）采购方式分类1.公开招标：适用于采购金额达到规定标准、市场竞争充分的货物或服务。应严格按照法定程序在指定媒介发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标。2.邀请招标：符合法定条件，因特殊原因只能从有限范围的供应商处采购的，可以采用邀请招标。需向三家以上合格供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判/竞争性磋商：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者技术复杂、性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；或者不能事先计算出价格总额的情形。4.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向三家以上潜在的供应商发出询价单，对报价进行比较后确定成交供应商。5.单一来源采购：符合法定情形，只能从唯一供应商处采购的，可以采用单一来源采购方式。需提供充分的理由和证明材料，并按规定报批。6.框架协议采购：对于小额零星采购或需要长期稳定供应的通用类货物或服务，可采用框架协议采购方式，通过一次招标或谈判确定入围供应商及协议价格、条款，在协议期内根据实际需求分批采购。（二）采购执行流程1.采购文件准备：根据选定的采购方式，编制招标文件、询价单、谈判文件等采购文件。文件内容应包括采购项目概况、技术参数、商务要求、评审标准、合同主要条款等。采购文件需经过法务部门或指定法律顾问审核，确保合法合规。2.信息发布：按照规定在指定的媒介（如政府采购网、公共资源交易平台、医院官网等）发布采购信息公告。3.供应商邀请/报名：根据采购方式，邀请或接受符合资质条件的供应商参与。4.开评标/谈判/询价：*招标：按照规定时间和程序组织开标、评标。评标委员会应独立、客观、公正地进行评审。*谈判/磋商：成立谈判小组，与符合条件的供应商进行多轮谈判或磋商，明确技术方案、价格和服务等。*询价：接收供应商报价，进行比较评审。5.结果公示与确认：采购结果在规定媒介进行公示，公示期满无异议后，向成交供应商发出成交通知书。四、合同管理（一）合同起草与审核采购执行部门根据采购结果及相关法律法规，与成交供应商起草采购合同。合同内容应包括：当事人基本信息、采购标的（名称、规格型号、数量、质量标准）、价款或报酬、履行期限、地点和方式、验收标准和方法、违约责任、解决争议的方法等。合同草案需经过医院法务部门（或外聘法律顾问）、财务部门及相关使用部门审核，确保合同条款的严谨性、合法性和完整性。（二）合同签订合同审核无误后，由医院法定代表人或其授权委托人代表医院与供应商正式签订。合同签订应规范，加盖医院合同专用章。（三）合同履行跟踪合同签订后，采购执行部门负责对合同的履行情况进行跟踪，协调解决履约过程中出现的问题。五、履约验收（一）验收组织货物到达或服务完成后，由使用部门牵头，采购执行部门、技术部门（如需）、财务部门（如需）共同组成验收小组，按照合同约定的验收标准、技术参数及国家相关标准进行验收。（二）验收内容与流程1.外观检查：检查货物的包装、标识、数量、规格型号等是否与合同一致。2.技术性能测试：对于设备类，需进行安装调试，并按照技术参数要求进行各项性能指标的测试。3.文件资料核查：核查产品合格证、说明书、检验报告、保修卡、进口产品的报关单及商检证明等相关资料是否齐全、真实。4.服务验收：对于服务类采购，检查服务内容、服务质量、服务期限是否符合合同约定。5.试用考核：部分大型或精密设备可根据合同约定进行一定期限的试用考核。（三）验收记录与报告验收完成后，验收小组应填写详细的验收记录，明确验收结论（合格、不合格、整改后合格）。对于验收合格的，各方签字确认；对于不合格的，应明确提出整改意见和期限，供应商整改后需重新组织验收。验收报告作为付款和后续处理的重要依据。六、付款结算（一）付款申请供应商按照合同约定履行完毕，经医院验收合格后，向采购执行部门提交付款申请，并附上相关凭证（如发票、验收报告、合同等）。（二）审核与付款采购执行部门对付款申请及相关凭证的完整性、合规性进行审核，报财务部门。财务部门根据合同约定、审批流程及医院资金状况办理付款手续。涉及预付款、进度款、尾款等不同支付方式的，应严格按照合同约定执行。七、采购档案管理（一）档案收集与整理采购活动结束后，采购执行部门应将采购全过程形成的所有文件资料（包括但不限于采购需求申请、审批文件、采购计划、招标文件/询价单/谈判文件、投标文件/报价单、评标报告、中标通知书、合同文本、验收报告、付款凭证等）进行系统收集、整理。（二）档案保管与利用整理后的采购档案应按照医院档案管理规定进行分类、编号、登记、归档，由专人负责保管。档案保管期限应符合国家及医院相关规定。档案资料应便于查询和利用，为后续审计、监督、追溯及数据分析提供依据。八、监督与改进（一）内部监督医院纪检监察部门、审计部门应对采购全过程进行监督检查，重点检查采购流程的合规性、采购行为的廉洁性、资金使用的效益性等，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。（二）供应商管理建立供应商准入、评价和退出机制。对供应商的资质、信誉、产品质量、履约能力、售后服务等进行综合评价，形成合格供应商名录，并实行动态管理。（三）流程优化与持续改进定期对采购流程的执行情况进行评估和分析，总结经验教训，针对存在的问题及时优化采购流程