标准化采购申请与审批流程手册

标准化采购申请与审批流程手册一、适用范围与场景说明本流程手册适用于企业各部门（含分支机构）因工作需要开展各类采购活动的申请与审批管理，涵盖办公用品、生产设备、服务外包、工程物资等采购场景。具体包括：常规采购：预算内计划性采购，如日常办公耗材、标准设备配件等；紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时项目需求）需快速响应的采购；专项采购：预算外或单笔金额较大的采购，如大型设备引进、定制化服务等。不同采购类型需根据金额、风险等级匹配相应审批层级，保证流程合规、高效。二、标准化操作流程详解（一）需求提出与申请单填写发起人：各部门采购需求人（如行政专员、项目负责人）根据实际工作需要，发起采购申请。操作内容：登录企业采购管理系统（或填写纸质《采购申请单》），准确填写以下信息：基本信息：申请编号（系统自动）、申请日期、申请人姓名*、所属部门、联系方式；采购明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、单位、数量、预估单价、预估总价、用途说明（需明确“用于项目/日常办公”等）；附件：提供至少1份支撑材料，如《需求说明书》（定制化采购需附技术要求）、《市场询价单》（3家及以上供应商报价单，单笔金额超5000元必附）、《库存盘点表》（如涉及库存物品调拨）。保证信息真实、完整，预估金额与市场行情一致，避免涂改。输出物：完整的《采购申请单》及附件材料。（二）部门初审审核人：申请人所在部门负责人*（如部门经理、主管）。操作内容：审核采购需求的必要性：是否符合部门年度工作计划、是否为重复采购（可优化库存）、是否存在替代方案（如租赁vs采购）；审核采购明细的合理性：规格型号是否匹配工作需求、数量是否合理（避免过量采购）、预估单价是否在部门预算范围内；审核附件完整性：支撑材料是否齐全、数据是否准确（如询价单是否包含供应商联系方式、报价有效期）。审核结果：通过：在系统中“同意”，流转至下一环节；不通过：注明驳回原因（如“需求不明确”“预算超支”），退回申请人修改后重新提交。时限要求：1个工作日内完成审核。（三）财务复核复核人：财务部门主管*（或预算专员）。操作内容：审核采购预算：申请金额是否在部门年度预算额度内，若为预算外采购，需核查《预算调整申请表》是否已获批；审核价格合规性：预估单价是否低于或等于历史采购均价（如有）、市场询价是否遵循“货比三家”原则（大额采购需提供比价分析表）；审核资金支付安排：是否符合企业付款周期（如“货到付款”“验收后30日内付款”）。复核结果：通过：在系统中签署“复核通过”意见；不通过：标注问题（如“预算不足”“报价异常”），退回申请人补充预算或重新询价。时限要求：2个工作日内完成复核。（四）管理层审批根据采购金额与风险等级，匹配不同审批层级：采购金额（预估）审批人5000元（含）以下部门负责人*+财务主管*5000元-5万元（含）部门负责人*+财务主管*+分管副总*5万元以上部门负责人*+财务主管*+分管副总*+总经理*操作内容：分管副总/总经理重点审核采购的战略匹配度（如是否符合企业发展方向）、投资回报率（如大额设备采购需附《可行性分析报告》）；审批人需在审批意见中明确“同意”“补充说明”或“驳回”，驳回需注明具体原因（如“不符合采购政策”“风险过高”）。时限要求：分管副总：2个工作日内；总经理：3个工作日内（5万元以上采购）。（五）采购执行执行部门：采购部门（或行政部，根据企业职责划分）。操作内容：收到审批通过的《采购申请单》后，1个工作日内联系供应商确认订单细节（交货期、交付方式、质保条款等）；签订采购合同：单笔金额超2万元的采购，需签订书面合同（合同模板需法务部门审核备案），明确双方权利义务；跟踪订单进度：保证供应商按约定时间、质量交付，如遇延迟需提前1个工作日通知申请人及财务部门。输出物：采购订单/合同、供应商确认函。（六）验收入库验收人：使用部门指定人员（如设备管理员、项目专员）+库管员（如涉及实物入库）。操作内容：实物验收：对照采购订单核对物品名称、规格、数量、外观质量，必要时进行功能测试（如设备需通电运行测试）；服务验收：对于服务类采购（如保洁、运维），需对照服务标准（如响应时效、服务质量）进行验收，填写《服务验收报告》；入库登记：验收合格后，库管员在系统中更新库存信息，《入库单》，验收人签字确认。异常处理：数量不符：当场与供应商确认，要求补发或退款；质量问题：出具《质量问题报告》，联系供应商退换货，同步抄送采购部门及财务部门暂停支付该笔款项。（七）资料归档责任部门：采购部门（牵头）、财务部门、使用部门。归档内容：《采购申请单》及附件（询价单、需求说明等）；审批流程记录（系统审批截图或纸质签字页）；采购合同/订单、供应商交付凭证；《验收单》《入库单》《服务验收报告》。归档要求：纸质材料按月整理成册，电子材料至企业档案管理系统，保存期限不少于5年。三、采购申请单模板及填写说明（一）采购申请单模板申请编号申请日期年月日申请人*所属部门联系方式采购类型物品/服务名称规格型号单位用途说明附件清单□需求说明书□市场询价单□库存盘点表□其他：________________部门负责人意见财务部门复核意见签字：*日期：分管副总意见总经理意见签字：*日期：（二）填写说明申请编号：由采购系统自动，格式为“CG-年份-部门代码-序号”（如“CG-2024-01-001”），部门代码由行政部门统一规定。规格型号：需填写详细技术参数（如办公纸“80gA4白色”，设备“功率：2200W，转速：3000rpm”），避免模糊描述（如“一批办公用品”）。用途说明：需明确关联的具体工作（如“用于2024年Q2市场推广活动物料制作”“替换研发部故障测试设备”），便于审批人判断必要性。预估单价：参考近期市场价格或历史采购价，需与附件《市场询价单》一致，不得虚高或低估。审批意见：所有审批人需手写签字并注明日期，不得代签，电子审批需留存审批痕迹。四、流程执行注意事项与风险提示（一）申请与审核阶段信息完整性：申请人需保证《采购申请单》所有字段填写完整，附件材料齐全（如无附件可能导致审批驳回）；紧急采购处理：如遇紧急情况（如生产设备突发故障需立即更换），申请人需先通过电话/企业向部门负责人*及采购部门报备，说明紧急原因，后补填《采购申请单》并标注“紧急”字样，审批流程可适当加快（各部门需在4小时内完成审核）。（二）采购与执行阶段供应商选择：优先从企业《合格供应商名录》中选择供应商，名录外供应商需由采购部门进行资质审核（营业执照、相关资质证书等），保证供应商具备履约能力；合同规范：采购合同需包含“质量保证条款（质保期不低于1年）”“违约责任条款（延迟交货每日按合同金额0.5%支付违约金）”等核心内容，严禁签订“口头协议”或“简单条款合同”。（三）验收与归档阶段验收时效：实物采购需在到货后24小时内完成验收，服务类采购按合同约定周期验收（如月度服务需在每月5日前完成上月验收），逾期未验收且无合理说明的，视为验收合格；档案完整性：归档材料需一一对应，不得缺失（如《采购申请单》无审批记录、《合同》无双方签字页），档案管理责任人为采购部门专员*，定期（每季度）检查档案完整性。（四）常见风险规避预算超支风险：各部门需实时跟踪采购预算使用情况，季度预算使用率超80%时，需向财务部门报备，超预算采购需提前1个月提交《预算调整申请表》；廉洁风险：严禁采购