学校档案资料分类目录索引

学校档案资料分类目录索引学校档案是学校历史发展、教育教学、管理运营等各项活动的真实记录，是学校宝贵的信息资源和历史财富。建立科学、系统、规范的档案资料分类目录索引，是实现档案精细化管理、提升档案利用效率、保障档案完整性与安全性的基础。本索引旨在为学校档案管理工作提供一个清晰、实用的分类框架，以期更好地服务于学校的各项事业发展。一、行政管理类档案(XZ)本类档案主要记录学校行政管理层面的各项决策、制度、活动及成果，反映学校整体运营与管理状况。（一）学校概况(XZ01)1.学校沿革：建校批文、历史变迁、校名更改、隶属关系变更等材料。2.学校章程与发展规划：学校章程、中长期发展规划、年度工作计划与总结。3.基本信息：学校简介、组织机构代码证、法人登记证、各类资质证书复印件、校园平面图、主要建筑分布图等。4.荣誉资质：学校获得的集体荣誉称号、奖项证书、牌匾（复印件或照片）等。（二）规章制度(XZ02)1.综合管理：学校全局性、综合性管理制度汇编。2.部门规章：各职能部门制定的专项管理规定、细则。3.岗位职责：各级各类人员岗位职责说明书、工作标准。（三）会议纪要(XZ03)1.校级会议：党委会议、校长办公会议、校务会议、教职工代表大会等会议记录、纪要、决议。2.专项会议：各类专题工作会议、协调会议纪要。（四）印信管理(XZ04)1.印章启用与废止文件：学校及各部门印章的刻制、启用、变更、废止的申请与批复。2.印模档案：学校及各部门正式印章的印模留存。3.用印登记：重要用印审批单及登记记录（可按年度整理）。（五）人事管理综合(XZ05)1.人事规划与调配：学校人员编制方案、人事调配文件、师资队伍建设规划。2.奖惩任免：学校层面教职工奖惩文件、干部任免文件。3.考核评价：年度考核方案、汇总结果。（六）财务管理综合(XZ06)1.财务制度：学校财务管理制度、内部控制制度。2.预决算报告：年度财务预算、决算报告及批复文件。3.审计报告：各类财务审计、专项审计报告。（七）资产管理综合(XZ07)1.资产管理制度：学校固定资产、物资管理制度。2.资产清查：年度资产清查报告、盘点表。（八）对外交流与合作(XZ08)1.上级来文：上级主管部门下发的各类文件（按年度、文号整理）。2.学校发文：以学校名义发出的各类正式文件（按年度、文号整理，含定稿及发文底稿）。3.对外往来函件：与兄弟单位、合作机构等的重要函件往来。二、教学管理类档案(JX)本类档案主要记录学校教学工作的组织、实施、改革与评估等活动，是衡量学校教学质量和办学水平的重要依据。（一）专业建设(JX01)1.专业设置与调整：新增专业申报材料、审批文件，专业调整、撤销的相关文件。2.人才培养方案：各专业人才培养方案、课程标准（教学大纲）。3.专业评估：专业建设评估、认证材料及结果。（二）课程建设(JX02)1.课程设置：课程开设计划、课程表（按学期或年度）。2.教材与讲义：教材选用审批、自编教材、讲义、教学参考资料。3.精品课程/优质课程建设：相关申报、建设、验收材料。（三）教学计划与运行(JX03)1.教学计划：学期教学工作计划、教学进程表。2.排课与调度：教学任务书、课程安排表、调课记录。3.教学日志与检查：教学日志样本、教学常规检查记录。（四）实践教学(JX04)1.实习实训：实习基地建设材料、实习计划、实习报告（样本）、实习总结。2.实验教学：实验室建设、实验教学大纲、实验项目卡。3.毕业设计（论文）：毕业设计（论文）工作管理规定、优秀毕业设计（论文）汇编（或目录索引）。（五）教学质量监控(JX05)1.教学检查：各类教学检查（期初、期中、期末）的通知、总结、反馈材料。2.学生评教：学生对教师教学评价的相关材料、分析报告。3.考试管理：考试工作安排、试卷样本（含参考答案与评分标准）、考务记录、成绩分析报告。（六）教学研究与改革(JX06)1.教研项目：各级各类教学研究项目的申报、立项、中期检查、结题材料。2.教学成果：教学成果奖申报材料、获奖证书复印件、成果推广应用材料。3.教学改革：教学改革方案、实施情况、总结报告。（七）学籍管理(JX07)1.新生录取：招生计划、录取名册、新生登记表（可按年度、专业整理，或仅存索引目录指引至学生个人档案）。2.学籍变动：学生休学、复学、转学、退学、留级、跳级等审批材料（可按年度整理，或指引至学生个人档案）。3.毕业生管理：毕业生名册、学历学位证书电子注册数据、毕业资格审核材料、学位授予材料。三、学生工作类档案(XS)本类档案主要记录学生在校期间的学习、生活、奖惩、社会实践等方面的情况，反映学生管理与服务工作的全貌。（一）学生管理规章制度(XS01)1.学生行为规范：学生手册、日常行为管理规定。2.奖惩管理：学生奖励、处分条例及实施细则。（二）学生组织与活动(XS02)1.学生会、团委（团总支）：组织架构、换届选举材料、工作计划与总结。2.学生社团：学生社团成立审批、活动记录、年度审核材料。3.社会实践与志愿服务：社会实践活动方案、总结、报告、图片资料；志愿服务相关材料。（三）学生奖惩(XS03)1.奖学金：各类奖学金评定办法、获奖学生名单、审批表。2.评优评先：三好学生、优秀学生干部等评选材料、表彰决定。3.处分材料：学生违纪处分决定、调查报告、本人申诉材料（按规定期限保存或移交）。（四）学生资助(XS04)1.资助政策：各类奖助学金、助学贷款、困难补助等政策文件。2.评审材料：贫困生认定材料、资助评审结果公示、审批文件。（五）心理健康教育(XS05)1.心理健康教育计划、总结、活动记录。2.心理咨询工作相关制度（不含个案记录，个案按专业规范管理）。四、人事管理类档案(RS)本类档案主要记录教职工个人基本情况、工作经历、专业技术职务、奖惩等信息，以及学校人事队伍建设的整体情况。（注：教职工个人档案通常由专人专柜管理，此处可设索引指引或存放综合人事材料）（一）教职工基本信息(RS01)1.教职工名册（按年度更新）。2.教职工履历表、个人基本情况登记表（汇总或关键人员）。（二）聘用与调配(RS02)1.招聘材料：招聘计划、公告、考核记录、录用审批。2.聘用合同：教职工聘用（劳动）合同样本及管理台账。3.调配任免：教职工调动、任免、借调的相关文件。（三）专业技术职务(RS03)1.职称评审：职称评审工作通知、评审委员会组成、评审结果公示及批复。2.资格证书：教职工专业技术职务资格证书、执业资格证书复印件（汇总或关键人员）。（四）考核与奖惩(RS04)1.年度考核：教职工年度考核登记表（汇总或关键人员）、考核结果。2.奖惩材料：教职工个人获得校级及以上奖励、处分的文件和证书复印件。（五）培训与发展(RS05)1.培训计划与总结：教职工培训年度计划、总结。2.进修学习：教职工外出进修、培训、访学的审批材料、学习成果。五、科研管理类档案(KY)本类档案主要记录学校科研项目、科研成果、学术交流等科研活动的组织与管理情况。（一）科研项目(KY01)1.项目申报：各级各类科研项目申报指南、申报材料、立项通知书。2.项目管理：科研项目合同书、中期检查报告、结题报告、经费决算。（二）科研成果(KY02)1.论文论著：教职工发表的论文、出版的专著目录及收录证明（或复印件）。2.专利与成果鉴定：专利证书复印件、科研成果鉴定证书、获奖证书复印件。3.成果转化：科研成果转让、推广应用的相关材料。（三）学术交流(KY03)1.学术会议：主办或承办学术会议的通知、议程、总结、照片资料。2.讲座报告：校内外专家学者讲座、学术报告记录、讲稿（或复印件）。（四）科研机构与团队(KY04)1.科研机构：各类科研平台、实验室的申报、审批、建设与评估材料。2.科研团队：重点科研团队建设规划、成员构成、成果。六、财务与资产管理类档案(CW)本类档案主要记录学校财务收支、资产购置、使用、处置等经济活动的情况。（注：原始会计凭证、账簿等按会计档案管理规定单独整理归档）（一）会计档案(CW01)1.会计凭证、账簿、报表（按年度、类别，参照会计档案管理办法整理，此处可设检索指引）。2.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。（二）经费管理(CW02)1.专项经费：各类专项经费管理办法、立项依据、经费预算、决算报告。2.科研经费：科研项目经费管理相关规定、到账通知、使用审批。（三）固定资产(CW03)1.设备购置：大型设备购置可行性报告、审批文件、采购合同、验收报告。2.资产台账：固定资产总台账、分类台账（可指引至资产管理系统）。3.资产处置：固定资产报废、报损、转让的审批材料。（四）基建财务(CW04)1.基建项目财务预算、决算、审计报告。2.工程款支付凭证及审批（汇总或关键节点）。七、后勤保障类档案(HQ)本类档案主要记录学校后勤服务、校园建设、安全保卫等保障学校正常运转的相关活动。（一）校园规划与基建(HQ01)1.校园总体规划：校园建设总体规划图、批复文件。2.基建项目：新建、改建、扩建工程项目的立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等全套材料（按项目立卷）。3.房屋档案：各类建筑物、构筑物的产权证明、竣工图、使用说明书。（二）后勤服务(HQ02)1.物业管理：校园物业管理制度、服务合同、检查记录。2.餐饮服务：食堂管理规定、卫生许可证、食品安全检查记录。3.水电维修：水电供应保障、设施设备维修保养记录（汇总或重大维修）。（三）安全保卫(HQ03)1.安全制度：校园安全管理、消防管理、治安管理等规章制度。2.应急预案：各类突发事件应急预案、演练记录。3.安全检查与事故处理：安全检查记录、隐患整改报告；安全事故调查处理材料（若有）。4.消防档案：消防设施分布图、年检记录、消防培训材料。八、对外交流与合作类档案(JL)本类档案主要记录学校与国内外高校、科研机构、企事业单位等的交流合作情况。（一）校际合作(JL01)1.合作协议：与国内外院校签订的合作办学、学术交流、师生互换等协议。2.交流项目：合作项目实施方案、总结报告、活动记录。（二）校企合作(JL02)1.合作协议：与企业签订的产学研合作、实习基地共建等协议。2.合作项目：合作项目的开展情况、成果材料。（三）外事活动(JL03)1.出国（境）管理：教职工、学生因公出国（境）审批材料、总结报告。2.来访接待：国外及港澳台地区代表团来访的接待方案、日程、总结、照片。九、声像与实物档案(SX)本类档案主要包括以声音、图像等形式记录的历史资料和具有保存价值的实物。（一）照片档案(SX01)1.重要活动：校级重要会议、庆典、外事活动、大型文体活动等照片，按事件或年度整理，附文字说明。2.人物照片：历任校领导、知名校友、杰出教职工等照片。3.校园风光：不同时期校园建筑、环境风貌照片。（二）音像档案(SX02)1.录音录像：重要会议、演讲、庆典活动、校史纪录片等录音带、录像带、光盘。2.数字媒体：存储声像资料的硬盘、U盘等，需注明内容、存储介质、日期。（三）实物档案(SX03)1.荣誉实物：奖杯、奖牌、锦旗、奖状（原件或有代表性的复制品，贵重物品需特殊保管）。2.印章印模：学校历史上使用过的废旧印章。3.礼品：对外交往中接收的有纪念意义的礼品。十、出版物与档案(CB)本类档案主要包括学校编辑出版的各类刊物、书籍以及档案管理工作本身的档案。（一）学校出版物(CB01)1.校报校刊：学校主办的报纸、期刊、学报（按年度、期号整理）。2.校史年鉴：学校史、年鉴、大事记、纪念册。3.自编教材与著作：学校组织或教职工编写的正式出版的教材、专著。（二）档案管理(DA)1.档案工作制度：档案管理办法、归档范围、保管期限表等。2.档案交接：档案接收、移交清册。3.档案利用：档案查阅、借阅登记簿（按年度）。4.档案统计：档案年度统计报表、销毁清册。索引使用说明1.分类标识：本索引采用大类汉字简称（如“行政”）与两位字母代码（如“XZ”）结合，二级类目采用两位数字代码（如“01”），形成“大类代码-二级类目代码”的标识方式，便于计算机检索和手工查阅。2.归档范围：各部门应参照本索引，结合自身实际工作，明确具体