开放空间会议操作手册

开放空间会议操作手册一、引言：何为开放空间会议？开放空间会议（OpenSpaceTechnology,OST）是一种灵活、高效的会议模式，旨在应对复杂议题，激发群体智慧，并快速达成共识与行动方案。其核心理念在于相信参会者的集体智慧和自主能动性，通过创造一个开放、平等、自主的环境，让议题自然浮现，让对话自由流淌，让行动自发形成。相较于传统的由少数人主导的会议形式，开放空间会议更强调参与者的深度卷入和责任共担，特别适用于需要打破壁垒、促进跨界合作、解决创新挑战或在不确定性中寻找方向的场景。二、会议前的准备：奠定成功基石充分的前期准备是开放空间会议成功的关键。这一阶段的核心目标是明确会议的目的与主题，并为会议的顺利进行创造适宜的物理与心理环境。1.明确会议目的与主题：*核心议题：首先需确定一个或一组清晰、引人深思且具有一定挑战性的核心议题。这一议题应能触动参会者的共同关切，并激发他们贡献智慧的热情。议题不宜过于宽泛，也不宜过于狭窄。*预期成果：初步设想会议希望达成的成果，例如：形成若干行动倡议、厘清问题的关键症结、建立合作网络、或仅仅是加深相互理解。这将帮助引导者（如果设置）和参会者在过程中保持聚焦。2.确定参会人员：*相关利益方：邀请那些真正关心议题、拥有相关知识经验、并能为议题的解决或推进做出贡献的人。确保参与者背景的多样性，不同视角的碰撞是开放空间价值的重要来源。*人数规模：开放空间会议在人数上具有较大弹性，但通常建议在一定范围内以保证深度互动。过少可能缺乏足够的观点碰撞，过多则可能需要更复杂的空间管理。3.选择适宜的时间与场地：*时间：确保会议有足够的时长。一个完整的开放空间会议通常不少于半天，复杂议题可能需要一至两天。避免将会议安排在参会者身心疲惫或有其他重要事务缠身的时段。*场地：*开放性：选择一个能够灵活布置、空间开阔的场地。理想情况下，应有一个主会场用于全体集合，以及若干个可独立使用的小组讨论空间（这些空间可以是固定的会议室，也可以是通过屏风、书架等临时分隔出来的区域）。*舒适性：确保场地通风、采光良好，温度适宜。提供足够舒适的座椅。*自由度：允许参会者自由走动、交谈，无需担心过度打扰他人。4.准备必要的物料：*引导物料：白板或大白纸若干（用于记录议题、议程、讨论成果）、不同颜色的马克笔、便签纸、胶带或磁贴（用于张贴便签和纸张）、计时器。*空间标识：用于标记不同讨论区域的指示牌或旗帜。*记录工具：为每个小组讨论区域准备记录用的大白纸、马克笔，或鼓励参会者自带电子设备记录。*其他：签到表（可选）、饮用水、简单茶点。5.会前沟通：*提前向所有参会者发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、预期成果以及开放空间会议的基本理念和流程，让大家有所准备。可以简要介绍开放空间的核心原则，帮助参会者调整心态。三、会议中的实施：让空间自然流动开放空间会议的魅力在于其流程的简洁与灵活，但其顺利运行仍需遵循一定的步骤和原则。1.开场与引导（约30分钟）：*欢迎与感谢：由引导者（或会议发起人）致欢迎词，感谢大家的到来。*阐述会议背景与目的：清晰重申会议的核心议题和期望达成的成果，激发参会者的参与热情。*介绍开放空间会议方法：简要介绍开放空间会议的起源、核心理念（如“四大原则”和“双脚法则”，详见下文），以及会议的基本流程。强调其与传统会议的不同之处，特别是参会者的自主性和责任。*设定基本规则：除了开放空间固有的原则外，可以共同约定一些基本的会场礼仪，如相互尊重、积极倾听等。*激发参会热情：通过一个简短的故事、提问或互动，点燃大家对议题的关注和参与的渴望。2.议题生成与议程共创（约60-90分钟）：*提出议题：引导者宣布议题征集开始。参会者如果有自己关心且与会议主题相关的具体议题，可以向引导者示意。*阐述议题：希望提出议题的参会者，依次走到台前，用简洁明了的语言（通常不超过一两分钟）阐述自己的议题：“我关心的是……”或“我认为我们需要讨论……”。*记录议题：引导者（或助手）将每个议题清晰地记录在大白纸上或大型便签上，并请议题提出者为议题命名（一个简洁、醒目的标题）。*张贴议题：将写有议题的纸张张贴在指定的“议题墙”或“集市墙”上。*合并与梳理议题：所有议题提出完毕后，引导者带领大家快速浏览所有议题。如果出现明显重复或高度相似的议题，可以与原议题提出者商议后进行合并。*确定讨论时间与地点：这是议程共创的核心环节。*引导者在墙上画出一个时间矩阵表（横轴为时间段，纵轴为可用的讨论空间/区域）。*请议题提出者（或其授权人）根据议题的重要性和自己的意愿，在时间矩阵表上为自己的议题选择一个合适的时间段和讨论地点，并将议题纸张贴在相应的格子里。这个过程可能需要协商和调整，以避免时间和空间的冲突。*最终议程确认：当所有议题都被安排进时间矩阵后，一份由参会者共同创造的会议议程就诞生了。引导者向全体参会者确认最终的议程安排。3.平行讨论阶段（会议的主要时段，通常持续数小时，中间安排茶歇）：*自主参与：在每个时间段开始时，参会者根据自己的兴趣和关注，自由选择一个议题小组参与讨论。他们也可以选择不参与任何小组，在“集市”中漫步，或在安静的角落思考。*小组讨论：每个议题小组的讨论由议题提出者（或其指定的协调人）负责引导。讨论应围绕议题展开，鼓励自由发言、深度交流、集思广益。*角色：小组内可以自发产生记录员（负责记录讨论的关键点、共识、问题和行动建议）、计时员（提醒讨论时间）等角色，也可以不设固定角色，自由讨论。*记录：鼓励将讨论的重要内容清晰地记录在大白纸上，以便后续分享。*“双脚法则”的应用：参会者如果觉得当前讨论对自己没有价值，或有更感兴趣的议题，可以随时起身离开，前往其他小组。这确保了每个人的时间都花在自己真正关心的事情上。*引导者的角色：引导者在此阶段不是控制者，而是“守护者”和“服务员”。他们在各个讨论区域间巡视，确保讨论顺利进行，提供必要的支持（如补充物料、协助解决冲突），并提醒各小组讨论时间。4.汇讲/集市（Marketplace）（约60-90分钟）：*所有平行讨论结束后，进入汇讲环节。这是分享成果、相互学习的重要时刻。*展示成果：每个议题小组将其讨论成果（通常是记录讨论内容的大白纸）张贴在主会场的展示区。*流动分享：参会者自由走动，浏览各个小组的成果。议题小组的成员（特别是记录员或协调人）留在自己的成果旁，向感兴趣的人简要介绍讨论的主要内容、关键发现、达成的共识以及提出的行动建议，并回答提问。*互动与连接：这一环节鼓励跨小组的交流，发现不同议题之间的联系和潜在的合作机会。可以使用便签纸写下对其他小组成果的评论或建议，贴在相应的成果纸上。5.总结与感谢（约30分钟）：*集体回顾：引导者引导全体参会者回顾整个会议过程，分享各自的感受、收获和关键洞察。可以邀请几位参会者谈谈印象最深刻的部分或最大的收获。*行动展望：重点关注讨论中涌现出的行动倡议、待解决的问题以及潜在的合作意向。鼓励大家思考如何将会议成果带回去，并采取实际行动。*感谢与告别：引导者对所有参会者的积极参与、贡献和共同创造表示感谢。可以简要预告后续可能的跟进步骤。会议在积极、开放的氛围中结束。四、会议中的核心原则与引导技巧开放空间会议的成功，很大程度上依赖于对其核心原则的遵循和引导者的恰当引导。1.开放空间的四大核心原则：*何时开始何时结束（Wheneveritstartsistherighttime）：讨论的真正开始，是当参与者都投入进来的时候。时间只是参考，重要的是讨论的质量。*怎么发生就怎么发生（Whateverhappensistheonlythingthatcouldhave）：不必为会议没有按“预想”进行而焦虑，相信过程的自然呈现和集体的智慧。*结束时就结束（Whenit'sover,it'sover）：当一个议题的讨论自然达成共识或无话可说时，即使预定时间未到，也可以结束。2.双脚法则（LawofTwoFeet）：*这是开放空间会议中最具特色的原则。它赋予参会者充分的自主权：如果你发现自己在一个会议中既不能贡献也无法获得价值，就应该用你的双脚走到一个能让你贡献或获得价值的地方去。这保证了能量的正向流动和会议的高效。3.引导者的核心角色与技巧：*创建容器：营造一个安全、信任、开放、尊重的会议氛围，让参会者敢于表达真实想法。*清晰引导：准确、简洁地介绍流程、原则，确保每个人都理解规则。*保持中立：不预设立场，不评判观点，鼓励多元声音。*适时干预：当讨论陷入僵局、跑题太远或出现不尊重行为时，进行适度干预和引导，但避免主导讨论。*赋能参与者：鼓励参会者承担责任，自主组织讨论，相信他们的能力。*观察与聆听：敏锐观察会场动态和参会者状态，用心聆听发言背后的声音和需求。*灵活应变：根据现场情况，灵活调整流程和节奏。五、会议后的跟进：让成果落地生根开放空间会议产生的能量和成果需要通过有效的后续行动来巩固和转化，否则会议的价值将大打折扣。1.成果整理与分享：*收集记录：会议结束后，尽快收集所有小组讨论的记录（大白纸、照片、电子文档等）。*整理汇总：将讨论成果进行系统整理、编辑和排版，形成会议纪要或成果报告。报告应包括会议概况、主要议题、各议题讨论要点、达成的共识、提出的行动建议、待解决问题等。*广泛分享：将整理好的会议成果及时分享给所有参会者，以及其他相关利益方（如果适用）。2.行动项的追踪与落实：*明确责任：对于会议中产生的具体行动建议，应明确初步的负责人（或小组）和大致的时间表。这最好在会议结束前或结束后不久由相关方确认。*建立机制：建立后续的沟通和追踪机制，例如定期召开跟进会议、建立共享文档更新进展等，确保行动建议不会不了了之。*鼓励自发组织：开放空间的精神也应延续到会后，鼓励参会者基于共同的兴趣和承诺，自发组织起来推进相关行动。3.经验总结与复盘：*会议评估：可以通过问卷、小范围访谈等形式，收集参会者对本次开放空间会议的反馈意见，包括优点、不足以及改进建议。*引导者复盘：引导团队（如果有）应进行内部复盘，总结本次会议组织和引导过程中的经验教训，为未来改进提供参考。六、常见问题与注意事项*会议会失控吗？虽然开放空间强调“开放”，但在四大原则和双脚法则的引导下，以及参会者的自主责任感，会议通常能有序进行。引导者的恰当引导也至关重要。*人数太多怎么办？人数较多时，需要更大的场地和更多的讨论空间。可以考虑设置更多的平行讨论时段，或在议题生成和议程安排阶段给予更充分的时间。*有人不发言或过度发言怎么办？引导者或小组内其他成员可以温和地鼓励沉默者发言，提醒过度发言者给他人机会。开放、尊重的氛围是关键。*讨论偏离主题怎么办？小组协调人或其他参会者可以适时提醒，将讨论拉回核心议题。引导者巡视时也可以提供必要的帮助。*没有明确的成果怎么办？开放空间的价值不仅在于达成具体的行动方案，有时深化理解、建立连接、激发