2025年档案归档与查阅管理办法

2025年档案归档与查阅管理办法#2025年档案归档与查阅管理办法

##第一章总则

###第一条目的与依据

为规范本单位档案的收集、整理、保管、利用和处置工作，确保档案的完整性、系统性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本办法。

###第二条适用范围

本办法适用于本单位所有部门、所有人员及所有档案信息的管理，包括但不限于文书档案、电子档案、音视频档案、实物档案等各类档案。

###第三条档案定义

本办法所称档案，是指本单位在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于以下几种：

1.文书档案：各类会议记录、决议、通知、报告、计划、总结等；

2.电子档案：电子邮件、电子合同、数据库记录、系统日志等；

3.音视频档案：照片、录音、录像、视频资料等；

4.实物档案：奖状、证书、实物标本、纪念品等；

5.其他具有保存价值的资料。

###第四条管理原则

档案管理应遵循以下原则：

1.**依法管理原则**：严格遵守国家有关档案管理的法律、法规和规章；

2.**全面收集原则**：确保档案的完整性，全面收集与单位活动相关的各类档案；

3.**分类整理原则**：按照档案的种类、形成时间、保管期限等进行分类整理；

4.**安全保管原则**：采取有效措施，确保档案的物理安全、信息安全；

5.**规范利用原则**：建立规范的查阅利用程序，确保档案的合理利用；

6.**定期鉴定原则**：定期对档案进行鉴定，确定保管期限，及时处置到期档案。

##第二章档案收集与整理

###第五条档案收集

1.**归档范围**：各部门形成的具有保存价值的文件材料均应纳入归档范围，具体包括但不限于：

-机构设置、调整、撤销的文件；

-重要会议记录、决议、会议纪要；

-各类计划、总结、报告、统计报表；

-法规性文件、合同协议、协议书；

-重大活动、重要事件的文件材料；

-员工奖惩、任免、培训等人事档案；

-财务、审计、资产等经济档案；

-音视频、实物等特殊载体档案；

-其他具有保存价值的文件材料。

2.**收集要求**：档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案的原始性和真实性。各部门应指定专人负责档案的收集工作，并定期向档案管理部门移交档案。

###第六条档案整理

1.**整理原则**：档案整理应遵循分类、排序、编号、装订、标注等原则，确保档案的系统性、条理性。

2.**整理方法**：

-**文书档案**：按照年度、机构、保管期限进行分类，同一类档案按照时间顺序排列，并编写档号。

-**电子档案**：按照档案类型、形成时间进行分类，统一采用电子文件管理系统进行管理，并建立电子目录。

-**音视频档案**：按照形成时间、内容进行分类，统一采用专业存储设备进行存储，并建立音视频目录。

-**实物档案**：按照类别、形成时间进行分类，统一采用专业存储设备进行保管，并建立实物档案目录。

3.**整理要求**：

-档案整理应保持档案的原貌，不得损坏、涂改、伪造档案；

-档案装订应牢固、规范，便于保存和查阅；

-档案标注应清晰、准确，便于识别和查找；

-档案整理过程中应做好记录，并形成整理说明。

##第三章档案保管与安全

###第七条档案保管

1.**保管场所**：档案保管应选择安全、干燥、通风、避光的环境，禁止在易燃、易爆、潮湿、高温、强磁场等场所存放档案。

2.**保管设施**：档案保管应配备专业的档案柜、档案架、温湿度控制设备、消防设备等，确保档案的物理安全。

3.**保管要求**：

-档案存放应分类、分层、分区域，便于管理和查找；

-档案保管应定期检查，发现破损、霉变、虫蛀等情况应及时修复或处理；

-档案保管应做好出入库记录，确保档案的流向清晰。

###第八条档案安全

1.**物理安全**：档案保管场所应设置门禁系统，禁止无关人员进入；档案保管设施应定期检查，确保其完好性；档案存放应定期清理，防止火灾、水灾等意外事故发生。

2.**信息安全**：电子档案应采用专业的电子文件管理系统进行管理，并定期进行数据备份；电子档案的访问应设置权限控制，防止未经授权的访问和修改；电子档案的传输应采用加密方式，防止数据泄露。

3.**安全责任**：档案管理部门应定期对档案安全进行检查，发现问题及时处理；档案管理人员应定期参加安全培训，提高安全意识；各部门应配合档案管理部门，共同做好档案安全工作。

##第四章档案利用与查阅

###第九条档案利用

1.**利用原则**：档案利用应遵循“依法利用、规范利用、高效利用”的原则，确保档案的合理利用。

2.**利用方式**：档案利用可以通过查阅、复印、摘录、借阅等方式进行，具体方式应根据档案的类型和保管期限确定。

3.**利用要求**：

-档案利用应填写《档案利用申请表》，经档案管理部门审核后才能进行利用；

-档案利用应严格遵守档案管理规定，不得损坏、涂改、伪造档案；

-档案利用应做好记录，并定期统计利用情况。

###第十条档案查阅

1.**查阅范围**：本单位员工因工作需要可以查阅相关档案，但涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案不得查阅。

2.**查阅程序**：查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门审核后才能进行查阅；查阅档案应在档案管理部门的监督下进行，不得将档案带出档案管理部门；

3.**查阅要求**：

-查阅档案应爱护档案，不得损坏、涂改、伪造档案；

-查阅档案应做好记录，并定期统计查阅情况；

-查阅档案后应及时归还，不得逾期不还。

##第五章档案鉴定与处置

###第十一条档案鉴定

1.**鉴定原则**：档案鉴定应遵循“科学鉴定、依法鉴定、公正鉴定”的原则，确保档案鉴定的准确性。

2.**鉴定方法**：档案鉴定应采用专家鉴定、群众评议、综合分析等方法，确定档案的保管期限。

3.**鉴定要求**：

-档案鉴定应定期进行，一般在档案形成后5年左右进行一次；

-档案鉴定应形成鉴定意见书，并归档保存；

-档案鉴定应做好记录，并定期统计鉴定情况。

###第十二条档案处置

1.**处置原则**：档案处置应遵循“依法处置、规范处置、安全处置”的原则，确保档案的合理处置。

2.**处置方式**：档案处置可以通过销毁、移交、捐赠等方式进行，具体方式应根据档案的类型和保管期限确定。

3.**处置要求**：

-档案处置应填写《档案处置申请表》，经档案管理部门审核后才能进行处置；

-档案处置应做好记录，并定期统计处置情况；

-档案处置应确保档案的安全，防止数据泄露。

##第六章档案工作人员与培训

###第十三条档案工作人员

1.**任职资格**：档案工作人员应具备较高的政治素质、业务能力和责任心，熟悉档案管理的法律法规和业务知识。

2.**职责要求**：档案工作人员应认真履行职责，做好档案的收集、整理、保管、利用和处置工作；档案工作人员应定期参加业务培训，提高业务水平；档案工作人员应严格遵守档案管理规定，保守档案秘密。

###第十四条档案培训

1.**培训内容**：档案培训应包括档案管理的法律法规、业务知识、安全知识、保密知识等。

2.**培训方式**：档案培训可以通过集中培训、现场培训、网络培训等方式进行。

3.**培训要求**：档案培训应定期进行，新入职的档案工作人员必须参加岗前培训；档案工作人员应积极参加培训，提高业务水平；档案管理部门应做好培训记录，并定期统计培训情况。

##第七章附则

###第十五条监督检查

档案管理部门应定期对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时纠正；各部门应配合档案管理部门，共同做好档案管理工作。

###第十六条责任追究

违反本办法规定，造成档案损失的，应依法追究相关人员的责任；情节严重的，应给予行政处分；构成犯罪的，应依法追究刑事责任。

###第十七条修改与解释

本办法由档案管理部门负责解释，并根据实际情况进行修订。

###第十八条生效日期

本办法自发布之日起施行。

##第二章档案收集与整理（续）

###第五条档案收集（续）

4.**收集责任**：档案的收集工作不仅仅是档案管理部门的责任，更是各部门自身的职责。各部门负责人应高度重视档案收集工作，指定专人负责，并定期向档案管理部门汇报档案收集情况。档案管理部门应定期对各部门的档案收集工作进行指导和监督，确保档案收集工作的顺利进行。

5.**特殊载体档案收集**：对于音视频、实物等特殊载体档案，应制定专门的收集规范。音视频档案应注明形成时间、内容、格式、存储介质等信息，并采用专业的存储设备进行存储。实物档案应进行拍照、登记，并采用专业的存储设备进行保管。特殊载体档案的收集应确保其完整性和安全性，防止损坏、丢失或失密。

6.**电子档案收集**：随着信息化时代的到来，电子档案的数量日益增多，收集工作也面临着新的挑战。档案管理部门应建立电子档案收集制度，明确电子档案的收集范围、收集方式、收集时间等。各部门应定期将形成的电子档案移交档案管理部门，档案管理部门应进行审核、整理，并纳入电子档案管理系统进行管理。

###第六条档案整理（续）

4.**档案分类的具体要求**：

-**文书档案**：按照年度、机构、保管期限进行分类，同一类档案按照时间顺序排列。年度分类应按照公历年度进行，机构分类应按照单位的组织架构进行，保管期限分类应按照档案的保存价值进行。档号应采用分类号+年度+机构号+顺序号的格式，确保档号的唯一性和连续性。

-**电子档案**：按照档案类型、形成时间进行分类，统一采用电子文件管理系统进行管理。电子档案的分类应与文书档案的分类相对应，便于进行综合管理和利用。电子档案的档号应采用分类号+年度+机构号+顺序号+版本号的格式，确保档号的唯一性和版本控制。

-**音视频档案**：按照形成时间、内容进行分类，统一采用专业存储设备进行存储。音视频档案的分类应便于进行检索和利用，音视频档案的档号应采用分类号+年度+内容号+顺序号的格式，确保档号的唯一性和清晰性。

-**实物档案**：按照类别、形成时间进行分类，统一采用专业存储设备进行保管。实物档案的分类应便于进行管理和展示，实物档案的档号应采用分类号+年度+类别号+顺序号的格式，确保档号的唯一性和清晰性。

5.**档案整理的标准化**：

-**文书档案**：文书档案的整理应采用统一的装订方式，一般采用左侧装订，装订应牢固、美观。文书档案的标注应采用统一的格式，一般包括档案标题、形成时间、密级、保管期限等信息。

-**电子档案**：电子档案的整理应采用统一的元数据标准，一般包括档案标题、形成时间、作者、主题词、密级、保管期限等信息。电子档案的存储应采用统一的存储格式，一般采用JPEG、PDF、Word等格式。

-**音视频档案**：音视频档案的整理应采用统一的标签系统，一般包括档案标题、形成时间、内容摘要、作者、主题词、密级、保管期限等信息。音视频档案的存储应采用统一的存储格式，一般采用MP4、AVI、MOV等格式。

-**实物档案**：实物档案的整理应采用统一的标签系统，一般包括档案标题、形成时间、内容摘要、作者、主题词、密级、保管期限等信息。实物档案的存储应采用统一的存储格式，一般采用纸质标签、电子标签等格式。

6.**档案整理的数字化**：

-**文书档案**：对于重要的文书档案，应进行数字化扫描，并纳入电子档案管理系统进行管理。数字化扫描应确保图像质量，一般采用300dpi的分辨率进行扫描，并采用JPEG或PDF格式进行存储。

-**音视频档案**：对于重要的音视频档案，应进行数字化转换，并纳入电子档案管理系统进行管理。数字化转换应确保音视频质量，一般采用无损压缩的方式进行转换，并采用MP4或AVI格式进行存储。

-**实物档案**：对于重要的实物档案，应进行数字化拍照，并纳入电子档案管理系统进行管理。数字化拍照应确保图像质量，一般采用500dpi的分辨率进行拍照，并采用JPEG格式进行存储。

###第七条档案整理的规范化

1.**档案整理的流程**：档案整理应按照收集、分类、排序、编号、装订、标注、录入、验收的流程进行。每个环节都应严格把关，确保档案整理的质量。

2.**档案整理的标准化**：档案整理应采用统一的规范和标准，确保档案整理的规范性和一致性。档案管理部门应制定档案整理的作业指导书，并对各部门的档案整理工作进行指导和监督。

3.**档案整理的记录**：档案整理应做好记录，并形成整理说明。整理说明应包括档案的来源、数量、分类、排序、编号、装订、标注等信息，便于进行查阅和利用。

4.**档案整理的验收**：档案整理完成后，应进行验收，确保档案整理的质量。验收应由档案管理部门组织，并邀请相关部门参与。验收合格后，方可入库保管。

##第三章档案保管与安全（续）

###第八条档案保管（续）

4.**档案保管的环境控制**：档案保管场所的温湿度应控制在适宜的范围内，一般温度应保持在14-24摄氏度，湿度应保持在45-60%。档案保管场所应保持清洁卫生，防止灰尘、虫蛀、鼠咬等情况发生。

5.**档案保管的定期检查**：档案保管应定期进行检查，一般每月检查一次，发现破损、霉变、虫蛀等情况应及时修复或处理。档案保管应做好检查记录，并定期统计检查情况。

6.**档案保管的应急预案**：档案保管应制定应急预案，应对火灾、水灾、地震等突发事件。应急预案应包括应急组织、应急措施、应急物资等内容，并定期进行演练，确保应急预案的有效性。

###第九条档案安全（续）

4.**档案安全的物理防护**：档案保管场所应设置门禁系统，禁止无关人员进入；档案保管设施应定期检查，确保其完好性；档案存放应定期清理，防止火灾、水灾等意外事故发生。

5.**档案安全的信息防护**：电子档案应采用专业的电子文件管理系统进行管理，并定期进行数据备份；电子档案的访问应设置权限控制，防止未经授权的访问和修改；电子档案的传输应采用加密方式，防止数据泄露。

6.**档案安全的教育培训**：档案安全不仅仅是档案管理部门的责任，更是所有部门和相关人员的责任。应定期对员工进行档案安全教育培训，提高员工的安全意识，防止人为因素导致的安全事故发生。

##第四章档案利用与查阅（续）

###第十一条档案利用（续）

1.**档案利用的审批**：档案利用应进行审批，一般应填写《档案利用申请表》，经档案管理部门审核后才能进行利用。审批时应根据档案的类型和保管期限确定审批权限，确保档案的安全。

2.**档案利用的监督**：档案利用应在档案管理部门的监督下进行，防止将档案带出档案管理部门；档案利用应做好记录，并定期统计利用情况。

3.**档案利用的反馈**：档案利用完成后，应进行反馈，了解档案利用的效果，并根据反馈意见改进档案管理工作。

###第十二条档案查阅（续）

1.**档案查阅的权限**：档案查阅应设置权限，一般应按照以下原则进行：

-**公开档案**：公开档案可以公开查阅，但查阅时应遵守档案管理规定，不得损坏、涂改、伪造档案。

-**内部档案**：内部档案可以内部查阅，但查阅时应遵守档案管理规定，不得外传。

-**秘密档案**：秘密档案不得查阅，如确因工作需要查阅，应经单位领导批准，并采取必要的安全措施。

2.**档案查阅的预约**：档案查阅一般应进行预约，预约时应提供查阅的档案名称、查阅时间、查阅目的等信息，便于档案管理部门做好准备工作。

3.**档案查阅的指导**：档案查阅时应进行指导，帮助查阅人员快速找到所需档案，并解答查阅人员的问题。

##第五章档案鉴定与处置（续）

###第十三条档案鉴定（续）

1.**档案鉴定的组织**：档案鉴定应成立鉴定委员会，鉴定委员会应由档案管理部门、业务部门、技术部门等相关人员组成。鉴定委员会应制定鉴定方案，明确鉴定的时间、地点、内容、方法等。

2.**档案鉴定的程序**：档案鉴定应按照以下程序进行：

-**准备阶段**：鉴定委员会应收集相关资料，了解档案的形成背景、历史价值、保存状况等。

-**鉴定阶段**：鉴定委员会应按照鉴定方案进行鉴定，并对档案的价值进行评估。

-**结论阶段**：鉴定委员会应形成鉴定意见书，并报单位领导批准。

3.**档案鉴定的结果**：档案鉴定的结果应分为永久保管、长期保管、短期保管、销毁四种。鉴定结果应进行公示，并听取相关部门的意见。

###第十四条档案处置（续）

1.**档案处置的方式**：

-**销毁**：对于失去保存价值的档案，应进行销毁。销毁时应采用安全的方式，防止数据泄露。

-**移交**：对于具有历史价值的档案，可以移交国家档案馆或相关机构。移交时应进行登记，并形成移交文书。

-**捐赠**：对于具有社会价值的档案，可以捐赠给相关机构或博物馆。捐赠时应进行登记，并形成捐赠文书。

2.**档案处置的程序**：

-**申请阶段**：相关部门应填写《档案处置申请表》，经档案管理部门审核后才能进行处置。

-**审批阶段**：档案处置申请应报单位领导批准。

-**处置阶段**：档案处置应按照审批意见进行，并做好记录。

-**反馈阶段**：档案处置完成后，应进行反馈，了解处置的效果，并根据反馈意见改进档案管理工作。

3.**档案处置的监督**：档案处置应接受监督，防止出现违规操作。档案管理部门应定期对档案处置工作进行监督检查，发现问题及时纠正。

##第六章档案工作人员与培训（续）

###第十五条档案工作人员（续）

1.**档案工作人员的考核**：档案工作人员应定期进行考核，考核内容包括业务知识、工作能力、工作态度等。考核结果应与绩效挂钩，并作为晋升的依据。

2.**档案工作人员的晋升**：档案工作人员应通过晋升机制，逐步提高自身的业务水平和管理能力。晋升应按照德才兼备的原则，公平、公正、公开地进行。

3.**档案工作人员的激励**：档案工作人员应建立激励机制，鼓励档案工作人员积极工作，提高工作效率和服务质量。激励方式可以包括精神奖励和物质奖励，如表彰、奖金等。

###第十六条档案培训（续）

1.**档案培训的内容**：

-**法律法规培训**：培训档案管理的法律法规，如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等。

-**业务知识培训**：培训档案管理的业务知识，如档案收集、整理、保管、利用、处置等。

-**安全知识培训**：培训档案管理的安全知识，如物理安全、信息安全、保密知识等。

-**技能培训**：培训档案管理的技能，如档案数字化、档案信息化等。

2.**档案培训的方式**：

-**集中培训**：定期组织档案工作人员进行集中培训，集中培训应采用讲授、讨论、案例分析等方式，提高培训效果。

-**现场培训**：组织档案工作人员到先进单位进行现场学习，学习先进的档案管理经验和方法。

-**网络培训**：利用网络平台进行档案培训，方便档案工作人员进行学习。

3.**档案培训的效果评估**：档案培训应进行效果评估，评估内容包括培训内容的掌握程度、培训效果的满意度等。评估结果应用于改进培训工作，提高培训质量。

##第七章附则（续）

###第十七条监督检查（续）

档案管理部门应建立常态化的监督检查机制，确保本办法的有效执行。监督检查应采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，覆盖所有部门和所有环节。检查内容应包括档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性、利用的合规性以及处置的合理性等。监督检查应形成书面报告，对发现的问题应及时通报相关部门，并责令限期整改。对于整改不力的部门或个人，应进行严肃处理，确保监督检查的实际效果。

监督检查的具体实施可由档案管理部门牵头，联合内部审计、纪检监察等部门共同进行。检查组应具备专业的知识和丰富的经验，能够准确判断档案管理工作的合规性和有效性。检查过程中，应注重与相关部门的沟通，了解实际情况，避免形式主义。检查结果应作为年度考核的重要依据，与部门的绩效评价直接挂钩，从而激励各部门重视档案管理工作，自觉遵守相关规定。

此外，还应鼓励员工积极参与监督检查工作，建立内部举报制度，鼓励员工对档案管理中的违规行为进行举报。对于举报属实的，应给予举报人一定的奖励，并保护举报人的合法权益。通过多渠道的监督检查，形成全方位、立体化的监督体系，确保档案管理工作的规范化和制度化。

###第十八条责任追究（续）

对于违反本办法规定，造成档案损失的，应依法追究相关人员的责任。责任追究应坚持“谁主管、谁负责”的原则，明确责任主体，严肃处理违规行为。责任追究的方式应根据违规情节的严重