印章用字管理制度

印章用字管理制度一、印章用字管理制度

印章用字管理制度旨在规范印章刻制、使用及管理过程中的文字应用，确保印章文字的准确性、规范性和严肃性，维护组织形象和合法权益。本制度适用于组织内部所有涉及印章刻制、使用及管理的部门和个人，包括但不限于行政部、法务部、人力资源部等。

1.印章用字管理原则

印章用字管理应遵循以下原则：（1）准确性原则。印章文字应与相关文件、证件等内容完全一致，不得出现错别字、漏字、多字等情况。（2）规范性原则。印章文字应符合国家通用语言文字法规定，使用规范汉字，不得使用异体字、繁体字、已废止的汉字和字母、数字、标点符号等。（3）严肃性原则。印章文字应庄重、正式，不得使用庸俗、不雅或易引起歧义的词语。（4）一致性原则。同一组织名称、简称、标识等应在不同印章中保持一致，不得随意变更。

2.印章用字规范

（1）组织名称用字规范。印章中使用的组织名称应与依法登记的名称完全一致，包括全称和简称。不得擅自更改组织名称，确需变更的，应按法定程序办理变更手续后重新刻制印章。（2）地址用字规范。印章中使用的地址应与依法登记的地址完全一致，包括省、市、区、街道、门牌号等。不得擅自更改地址，确需变更的，应按法定程序办理变更手续后重新刻制印章。（3）法定代表人姓名用字规范。印章中使用的法定代表人姓名应与法定登记的姓名完全一致，包括汉字和拼音。不得擅自更改法定代表人姓名，确需变更的，应按法定程序办理变更手续后重新刻制印章。（4）其他文字用字规范。印章中使用的其他文字，如“公章”、“合同章”、“财务章”等，应使用规范汉字，不得使用异体字、繁体字、已废止的汉字和字母、数字、标点符号等。

3.印章刻制用字管理

（1）刻制申请。需刻制印章的部门应填写《印章刻制申请表》，经组织负责人审批后，报送行政部备案。（2）刻制规范。印章刻制单位应严格按照国家通用语言文字法规定和本制度要求进行刻制，确保印章文字的准确性、规范性和严肃性。（3）刻制监督。行政部应对印章刻制过程进行监督，确保刻制单位按审批意见进行刻制，并对刻制完成的印章进行验收。

4.印章使用用字管理

（1）使用审批。使用印章的部门应填写《印章使用申请表》，经组织负责人或其授权人审批后，方可使用印章。（2）使用规范。使用印章时，应确保印章文字与相关文件、证件等内容完全一致，不得出现错别字、漏字、多字等情况。（3）使用监督。行政部应对印章使用过程进行监督，确保印章使用符合本制度要求，并对使用情况进行记录。

5.印章管理责任

（1）行政部负责印章用字管理的组织实施和监督检查，确保印章文字的准确性、规范性和严肃性。（2）法务部负责提供印章用字方面的法律咨询和指导，确保印章用字符合法律法规要求。（3）人力资源部负责对印章用字管理制度的宣传和培训，提高员工的法律意识和规范意识。（4）使用印章的部门和使用人员应严格遵守本制度，确保印章文字的准确性、规范性和严肃性。

6.违规处理

（1）对违反本制度规定，擅自更改印章文字的，行政部应责令其立即停止使用，并视情节轻重给予警告、罚款等处分。（2）对违反本制度规定，造成不良影响的，行政部应责令其立即采取补救措施，并视情节轻重给予警告、罚款等处分。（3）对违反本制度规定，构成犯罪的，应依法移送司法机关处理。

二、印章用字管理制度实施细则

1.印章用字申请与审批流程

（1）申请提交。需刻制或变更印章的部门，应填写《印章刻制申请表》或《印章变更申请表》，详细列明印章用途、规格、文字内容等信息，并附上相关证明材料，如组织机构代码证、营业执照、法定代表人身份证明等。申请表应经部门负责人签字确认，并按组织内部审批权限逐级报批。（2）审批程序。行政部收到申请表后，应对申请材料进行审核，核实印章用途的合理性、文字内容的规范性等，并出具审核意见。审核通过后，报组织负责人审批。组织负责人应认真审查申请内容，确保符合组织规定和法律法规要求。审批完成后，行政部应将审批结果通知申请部门。（3）备案登记。印章刻制或变更完成后，使用部门应将刻制单位出具的刻制证明、变更证明等材料报送行政部备案。行政部应建立印章档案，详细记录印章的名称、规格、文字内容、刻制单位、刻制时间、使用情况等信息，并指定专人负责印章档案的管理。

2.印章刻制过程中的用字监督

（1）刻制单位选择。行政部应根据组织需求和相关规定，选择具备合法资质的印章刻制单位进行合作。在选择刻制单位时，应充分考虑其刻制质量、服务态度、价格等因素，并进行综合评估。（2）刻制过程监督。印章刻制过程中，行政部应派专人进行现场监督，确保刻制单位严格按照审批意见和本制度要求进行刻制。监督人员应重点检查印章文字的准确性、规范性、严肃性，确保印章文字与申请内容完全一致，不得出现错别字、漏字、多字等情况。（3）刻制质量验收。印章刻制完成后，行政部应组织相关部门进行验收。验收内容包括印章的规格、文字、质量等。验收合格后，刻制单位应出具刻制证明，并交付印章。验收不合格的，应要求刻制单位进行整改，直至符合要求为止。

3.印章使用过程中的用字规范

（1）使用申请。使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细列明使用事由、使用时间、使用范围等信息，并附上相关文件复印件。申请表应经部门负责人签字确认，并按组织内部审批权限逐级报批。（2）审批程序。行政部收到申请表后，应对申请材料进行审核，核实使用事由的合理性、使用范围的合法性等，并出具审核意见。审核通过后，报组织负责人或其授权人审批。组织负责人或其授权人应认真审查申请内容，确保符合组织规定和法律法规要求。审批完成后，行政部应将审批结果通知申请部门。（3）使用规范。使用印章时，应确保印章文字与相关文件、证件等内容完全一致，不得出现错别字、漏字、多字等情况。使用人员应认真核对印章文字，确保无误后方可使用。使用完毕后，应妥善保管印章，并及时办理使用登记手续。

4.印章保管与使用人员的责任

（1）印章保管。行政部应指定专人负责印章的保管，并建立印章保管制度。印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自借用、转交他人使用。印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。（2）使用人员责任。使用印章的人员应认真履行职责，严格遵守本制度规定，确保印章文字的准确性、规范性和严肃性。使用人员应妥善保管印章，使用完毕后及时归还，并办理使用登记手续。（3）责任追究。对违反本制度规定，擅自更改印章文字、违规使用印章等行为，行政部应责令其立即停止使用，并视情节轻重给予警告、罚款等处分。对造成不良影响或损失的，应追究相关人员的责任，并依法进行处理。

5.印章用字管理的培训与宣传

（1）培训内容。行政部应定期组织印章用字管理制度的培训，培训内容包括印章用字规范、使用流程、保管要求等。培训应结合实际案例进行讲解，提高员工的法律意识和规范意识。（2）宣传方式。行政部应通过多种方式进行印章用字管理制度的宣传，如张贴公告、发放宣传资料、组织知识竞赛等。宣传内容应通俗易懂，便于员工理解和掌握。（3）培训效果评估。行政部应定期对培训效果进行评估，了解员工对印章用字管理制度的掌握程度，并根据评估结果改进培训内容和方式，提高培训效果。

6.印章用字管理制度的修订与完善

（1）修订依据。行政部应根据国家法律法规的变化、组织内部管理制度的要求以及实际工作需要，定期对印章用字管理制度进行修订和完善。（2）修订程序。印章用字管理制度的修订，应经过以下程序：行政部提出修订建议，组织负责人审批，相关部门意见征集，修订草案制定，组织内部公示，修订正式实施。（3）修订内容。印章用字管理制度的修订内容应包括印章用字规范、使用流程、保管要求、责任追究等方面的改进和完善。修订后的制度应及时发布，并组织员工进行学习，确保制度的有效实施。

三、印章用字管理制度执行监督与检查

1.监督检查机制

（1）内部监督。行政部作为印章用字管理的归口部门，负责对组织内部印章用字管理的执行情况进行日常监督。行政部应制定年度监督检查计划，明确监督检查的内容、范围、频次、方法等，并组织实施。其他部门有权对印章用字管理工作进行监督，发现问题的应及时向行政部报告。（2）外部监督。行政部应积极配合上级主管部门、市场监管部门等外部机构的监督检查，如实提供相关资料，并按要求进行整改。同时，应建立健全投诉举报机制，接受社会公众对印章用字管理问题的监督，对举报的问题应认真调查核实，并及时处理反馈。（3）定期检查。行政部应定期对印章用字管理制度的执行情况进行全面检查，检查内容包括印章刻制、使用、保管等各个环节。检查结果应形成书面报告，报组织负责人审阅。对于检查中发现的问题，应督促相关部门及时整改，并跟踪整改效果。

2.监督检查内容

（1）印章刻制监督。行政部应检查印章刻制申请、审批、刻制、验收等环节是否符合制度要求，确保印章文字的准确性、规范性和严肃性。重点检查刻制单位是否按审批意见进行刻制，是否存在擅自更改印章文字的行为。（2）印章使用监督。行政部应检查印章使用申请、审批、使用、登记等环节是否符合制度要求，确保印章使用符合规定，不存在违规使用印章的行为。重点检查使用事由是否合理、使用范围是否合法、使用人员是否具备相应权限等。（3）印章保管监督。行政部应检查印章保管制度是否健全、保管措施是否落实、保管人员是否尽职等，确保印章安全。重点检查印章是否妥善保管、是否存在擅自借用、转交他人使用的情况、保管人员是否定期检查印章状况等。

3.监督检查方法

（1）查阅资料。行政部可通过查阅印章档案、印章使用申请表、印章使用登记表等资料，了解印章用字管理制度的执行情况。（2）现场检查。行政部可对印章刻制单位、印章使用部门进行现场检查，核实印章刻制、使用、保管等情况。（3）访谈询问。行政部可对相关部门负责人、印章保管人员、印章使用人员进行访谈询问，了解印章用字管理制度的执行情况和存在的问题。（4）抽查检验。行政部可对印章进行抽查检验，核实印章文字的准确性、规范性、严肃性。

4.监督检查结果处理

（1）问题整改。对于监督检查中发现的问题，行政部应责令相关部门及时整改。整改措施应具体可行，并明确整改时限和责任人。（2）跟踪问效。行政部应跟踪检查整改情况，确保问题得到有效解决。对于整改不到位的，应再次督促整改，并追究相关人员的责任。（3）报告反馈。行政部应将监督检查结果形成书面报告，报组织负责人审阅。对于重大问题或普遍性问题，应向组织领导汇报，并提出改进建议。（4）持续改进。行政部应根据监督检查结果，不断完善印章用字管理制度，提高管理水平和效率。

5.监督检查人员的职责与要求

（1）职责。监督检查人员应认真履行职责，客观公正地开展监督检查工作，及时发现和纠正印章用字管理中存在的问题。（2）要求。监督检查人员应熟悉印章用字管理制度，具备相应的业务知识和技能。监督检查人员应廉洁自律，不得利用职权谋取私利。监督检查人员应定期参加培训，不断提高业务水平和工作能力。（3）考核。行政部应定期对监督检查人员进行考核，考核内容包括业务知识、工作能力、工作态度等。考核结果应作为监督检查人员评优评先的依据。

6.监督检查制度的完善

（1）制度修订。行政部应根据国家法律法规的变化、组织内部管理制度的要求以及实际工作需要，定期对印章用字管理制度执行监督与检查制度进行修订和完善。（2）制度公示。印章用字管理制度执行监督与检查制度的修订，应经过组织内部公示，征求相关部门意见，确保制度的科学性和可操作性。（3）制度培训。行政部应定期组织印章用字管理制度执行监督与检查制度的培训，提高监督检查人员的业务水平和工作能力。（4）制度实施。修订后的制度应及时实施，并跟踪实施效果，不断完善制度内容，提高制度的执行力和有效性。

四、印章用字管理制度违规处理与责任追究

1.违规行为界定

（1）刻制环节违规。使用部门未按程序提交申请或刻制单位未按审批意见刻制印章，导致印章文字出现错别字、漏字、多字、使用不规范汉字、字母、数字、标点符号等情形的，属于刻制环节违规。（2）使用环节违规。未按审批程序使用印章，或擅自变更印章使用范围、超出授权范围使用印章，或使用印章制作虚假文件、证件等，属于使用环节违规。（3）保管环节违规。印章保管人员未妥善保管印章，导致印章遗失、被盗、被他人擅自使用，或未按规定进行登记、交接，属于保管环节违规。（4）其他违规行为。违反本制度其他规定，如擅自更改印章文字、伪造印章、变造印章等，属于其他违规行为。

2.违规处理程序

（1）调查核实。行政部接到举报或发现印章用字管理违规行为后，应立即成立调查组，进行调查核实。调查组应全面收集证据，包括相关文件、资料、证人证言等，并形成调查报告。（2）认定责任。调查组应根据调查结果，认定违规行为的性质和责任人。责任认定应依据事实，客观公正。（3）处理决定。行政部根据调查组的调查报告和责任认定，提出处理意见，报组织负责人审批。组织负责人应认真审查处理意见，并作出最终处理决定。（4）处理执行。行政部应将处理决定通知责任人，并监督处理决定的执行。责任人应积极配合处理，落实整改措施。

3.违规处理方式

（1）批评教育。对于情节轻微、初次违规的，行政部可对责任人进行批评教育，责令其改正错误，并签订承诺书，确保不再发生类似行为。（2）经济处罚。对于情节较重、造成一定损失的，行政部可对责任人进行经济处罚，如罚款等。罚款金额应依据违规情节和造成的损失确定，并报组织负责人审批。（3）行政处分。对于情节严重、造成重大损失或恶劣影响的，行政部可对责任人给予行政处分，如警告、记过、降级、撤职等。行政处分应依据国家相关法律法规和组织内部规章制度执行。（4）移送处理。对于触犯法律的，行政部应依法移送司法机关处理。如涉嫌刑事犯罪的，应立即向公安机关报案，并配合司法机关进行调查。

4.责任追究范围

（1）直接责任人。直接责任人是指直接实施违规行为的人员，如印章保管人员、印章使用人员等。（2）间接责任人。间接责任人是指对违规行为负有领导责任或管理责任的人员，如部门负责人、组织负责人等。（3）相关责任人。相关责任人是指对违规行为负有监督责任的人员，如行政部负责人等。

5.责任追究程序

（1）立案调查。行政部根据违规行为的严重程度，决定是否立案调查。对于情节轻微的，可进行批评教育；对于情节较重的，应立案调查。（2）取证取证。调查组应全面收集证据，包括相关文件、资料、证人证言等，并形成证据链。（3）责任认定。调查组应根据证据链，认定责任人的责任。（4）处理决定。行政部根据责任认定，提出处理意见，报组织负责人审批。（5）处理执行。行政部应将处理决定通知责任人，并监督处理决定的执行。

6.责任追究方式

（1）批评教育。对于情节轻微、初次违规的，可对责任人进行批评教育，责令其改正错误，并签订承诺书，确保不再发生类似行为。（2）经济处罚。对于情节较重、造成一定损失的，可对责任人进行经济处罚，如罚款等。罚款金额应依据违规情节和造成的损失确定，并报组织负责人审批。（3）行政处分。对于情节严重、造成重大损失或恶劣影响的，可对责任人给予行政处分，如警告、记过、降级、撤职等。行政处分应依据国家相关法律法规和组织内部规章制度执行。（4）移送处理。对于触犯法律的，应依法移送司法机关处理。如涉嫌刑事犯罪的，应立即向公安机关报案，并配合司法机关进行调查。

7.责任追究保障

（1）申诉机制。责任人有权对处理决定提出申诉。行政部应成立申诉委员会，负责受理责任人的申诉，并作出最终处理决定。（2）法律援助。责任人有权获得法律援助。行政部应联系法律援助机构，为责任人提供法律咨询和法律援助。（3）心理疏导。责任人有权获得心理疏导。行政部应联系心理咨询机构，为责任人提供心理疏导服务。

8.责任追究效果评估

（1）评估内容。行政部应定期对责任追究效果进行评估，评估内容包括责任追究的及时性、公正性、有效性等。（2）评估方法。行政部可采用问卷调查、访谈等方式，对责任人、相关人员进行评估。（3）评估结果应用。行政部应根据评估结果，不断完善责任追究制度，提高责任追究的水平和效果。

五、印章用字管理制度应急处理与风险防范

1.应急处理机制

（1）应急响应。建立印章用字管理应急响应机制，明确应急响应的组织架构、职责分工、响应流程、处置措施等。应急响应机制应覆盖印章遗失、被盗、被伪造、被滥用等突发事件，确保能够快速、有效地应对突发事件。（2）应急指挥。成立印章用字管理应急指挥小组，由组织负责人担任组长，行政部负责人担任副组长，相关部门负责人为成员。应急指挥小组负责统一指挥、协调应急处置工作。（3）应急队伍。组建印章用字管理应急队伍，由行政部、法务部、人力资源部等部门人员组成。应急队伍应定期进行培训演练，提高应急处置能力。（4）应急资源。储备应急资源，包括备用印章、印章刻制联系单位、法律援助机构、心理咨询机构等，确保应急处置工作顺利进行。

2.常见突发事件处理

（1）印章遗失处理。印章保管人员发现印章遗失后，应立即向行政部报告，并采取以下措施：①在公共媒体上公告声明印章作废；②联系银行冻结相关账户；③重新刻制印章，并办理变更手续；④对遗失事件进行调查，查明原因，追究相关人员的责任。（2）印章被盗处理。印章保管人员发现印章被盗后，应立即向行政部报告，并采取以下措施：①在公共媒体上公告声明印章作废；②联系公安机关立案侦查；③重新刻制印章，并办理变更手续；④对被盗事件进行调查，查明原因，追究相关人员的责任。（3）印章被伪造处理。发现印章被伪造后，应立即向行政部报告，并采取以下措施：①对伪造印章进行调查，查明原因；②联系公安机关立案侦查；③对伪造行为进行法律追究；④重新刻制印章，并加强印章管理。（4）印章被滥用处理。发现印章被滥用后，应立即向行政部报告，并采取以下措施：①对滥用行为进行调查，查明原因；②对滥用者进行批评教育或纪律处分；③对被滥用的文件、证件进行核实，并采取补救措施；④加强印章管理，防止类似事件再次发生。

3.风险识别与评估

（1）风险识别。行政部应定期对印章用字管理风险进行识别，识别内容包括印章刻制、使用、保管等各个环节的风险。风险识别应结合实际情况，全面、系统地识别印章用字管理风险。（2）风险评估。行政部应对识别出的风险进行评估，评估内容包括风险发生的可能性、风险造成的损失等。风险评估应采用定量与定性相结合的方法，确保评估结果的科学性和准确性。（3）风险排序。行政部应根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点风险和一般风险。重点风险应优先进行管控，一般风险应进行常规管控。

4.风险防范措施

（1）加强印章刻制管理。严格控制印章刻制单位，选择具备合法资质、信誉良好的刻制单位进行合作。对印章刻制过程进行监督，确保印章刻制质量符合要求。（2）规范印章使用管理。严格执行印章使用审批制度，确保印章使用符合规定。加强对印章使用人员的培训，提高其责任意识和规范意识。（3）强化印章保管管理。指定专人负责印章保管，建立印章保管制度，明确印章保管职责和操作规程。加强印章保管场所的安全防范措施，确保印章安全。（4）建立风险预警机制。行政部应建立风险预警机制，对印章用字管理风险进行实时监控，及时发现风险隐患，并采取预防措施。（5）加强信息安全管理。建立信息安全管理制度，加强对印章相关信息的保护，防止信息泄露。

5.风险防范责任

（1）行政部责任。行政部负责印章用字管理风险的日常防范工作，包括风险识别、风险评估、风险排序、风险防范措施制定和实施等。（2）使用部门责任。使用部门负责本部门印章用字管理风险的防范工作，包括印章使用申请、审批、使用、登记等环节的风险防范。（3）印章保管人员责任。印章保管人员负责印章的日常保管工作，包括印章的保管、使用登记、交接等环节的风险防范。（4）印章使用人员责任。印章使用人员负责印章使用的风险防范，包括认真核对使用事由、使用范围、使用方式等，确保印章使用符合规定。

6.风险防范效果评估

（1）评估内容。行政部应定期对风险防范效果进行评估，评估内容包括风险防范措施的落实情况、风险防范效果的达成情况等。（2）评估方法。行政部可采用问卷调查、访谈、检查等方式，对风险防范效果进行评估。（3）评估结果应用。行政部应根据评估结果，不断完善风险防范措施，提高风险防范效果。对于风险防范措施不到位的，应立即进行整改，并追究相关人员的责任。

7.风险防范制度的完善

（1）制度修订。行政部应根据国家法律法规的变化、组织内部管理制度的要求以及实际工作需要，定期对印章用字管理制度风险防范制度进行修订和完善。（2）制度公示。印章用字管理制度风险防范制度的修订，应经过组织内部公示，征求相关部门意见，确保制度的科学性和可操作性。（3）制度培训。行政部应定期组织印章用字管理制度风险防范制度的培训，提高相关部门和人员的风险防范意识和能力。（4）制度实施。修订后的制度应及时实施，并跟踪实施效果，不断完善制度内容，提高制度的执行力和有效性。

8.风险防范文化建设

（1）加强宣传教育。行政部应通过多种方式进行印章用字管理风险防范宣传教育，如张贴公告、发放宣传资料、组织知识竞赛等。宣传教育内容应通俗易懂，便于员工理解和掌握。（2）树立风险意识。行政部应通过宣传教育、案例警示等方式，帮助员工树立风险意识，认识到印章用字管理风险的严重性和危害性。（3）培养责任意识。行政部应通过制度约束、责任追究等方式，培养员工的责任意识，使其自觉遵守印章用字管理风险防范制度。（4）营造良好氛围。行政部应积极营造良好的风险防范文化氛围，鼓励员工积极参与风险防范工作，共同维护印章安全。

六、印章用字管理制度持续改进与制度优化

1.持续改进机制

（1）定期评估。行政部应每年对印章用字管理制度执行情况进行全面评估，评估内容包括制度的适用性、有效性、完整性等。评估应结合实际情况，采用定性与定量相结合的方法，确保评估结果的客观公正。（2）反馈收集。行政部应建立反馈机制，通过问卷调查、座谈会、个别访谈等方式，收集相关部门和人员对印章用字管理制度的意见和建议。反馈收集应注重实效，确保收集到的意见建议真实可靠。（3）分析改进。行政部应定期对收集到的反馈意见进行分析，找出制度执行中存在的问题和不足，并提出改进措施。分析改进应注重针对性，确保改进措施能够有效解决问题。（4）持续优化。行政部应根据评估结果和反馈意见，对印章用字管理制度进行持续优化，不断提高制度的科学性和有效性。

2.制度优化方向

（1）完善制度内容。行政部应根据国家法律法规的变化、组织内部管理制度的要求以及实际工作需要，对印章用字管理制度的内容进行完善，确保制度内容的合法性、合规性和可操作性。（2）简化审批流程。行政部应优化印章刻制、使用审批流程，减少不必要的环节，提高审批效率。同时，应加强审批过程的监督，确保审批结果的公正