采购流程和报销制度表

采购流程和报销制度表一、采购流程和报销制度表

1.1总则

采购流程和报销制度表旨在规范企业内部采购行为与费用报销流程，确保采购活动的合规性、效率性与经济性，同时明确费用报销的标准与程序，防范财务风险。本制度适用于企业所有部门及员工，所有采购行为及费用报销均须遵循本制度规定。企业应建立健全采购与报销管理体系，确保采购流程的透明化与规范化，报销流程的合理化与高效化。

1.2采购流程

1.2.1需求申请

部门根据业务需求提出采购申请，填写《采购申请单》，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额等信息。需求部门负责人审核确认后，提交至采购管理部门。

1.2.2供应商选择

采购管理部门根据采购需求，通过市场调研、招标、比价等方式选择合适的供应商。供应商选择应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购质量与性价比。采购管理部门应建立合格供应商名录，定期更新与评估。

1.2.3合同签订

采购管理部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利与义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式等关键条款。合同签订前，应由法务部门进行法律审核，确保合同的合法性与有效性。

1.2.4订单执行

采购管理部门根据合同约定，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。供应商应按时按质按量交付物品或服务，采购管理部门应进行验收确认，确保采购物品或服务的质量符合要求。

1.2.5付款结算

采购管理部门根据采购订单及验收确认单，向供应商办理付款结算。付款前，应核对发票信息与合同约定，确保发票的合规性与准确性。财务部门应审核付款申请，确保资金支付的合规性。

1.3报销流程

1.3.1费用发生

员工因业务需要发生费用，应妥善保存相关票据，包括发票、收据等，确保票据的合规性与完整性。

1.3.2报销申请

员工填写《费用报销单》，详细列明报销事项、费用金额、票据张数等信息，并附上相关票据。部门负责人审核确认后，提交至财务部门。

1.3.3审核审批

财务部门对报销申请进行审核，检查票据的合规性、报销标准的合理性等。符合规定的报销申请，由财务部门负责人审批；不符合规定的报销申请，应退回员工补充材料或进行调整。

1.3.4支付结算

审批通过的报销申请，由财务部门办理支付结算。财务部门应核对报销单与票据信息，确保支付金额的准确性。支付方式应遵循企业财务规定，确保资金支付的安全性与合规性。

1.4采购与报销监督

1.4.1内部审计

企业应设立内部审计部门，定期对采购流程与报销流程进行审计，检查是否存在违规行为，确保采购与报销活动的合规性。审计结果应形成报告，提交至企业管理层，作为改进管理的重要依据。

1.4.2异常处理

采购流程与报销流程中，如发现异常情况或违规行为，应及时进行调查处理。涉及违规行为的，应根据企业相关规定进行处罚，确保制度的严肃性与权威性。

1.4.3持续改进

企业应定期评估采购流程与报销制度的执行情况，收集员工反馈，不断优化与完善制度，提高管理效率与水平。

二、采购申请与审批细则

2.1采购申请的提出

企业各部门在开展业务活动时，如需购买物品或服务，应由具体需求部门首先提出采购申请。采购申请的提出应基于实际业务需求，避免盲目采购和资源浪费。需求部门在提出采购申请前，应充分评估采购的必要性和经济性，确保采购行为符合企业整体发展战略和资源配置原则。

采购申请应通过标准化的《采购申请单》进行，该申请单应包含采购物品或服务的详细描述、规格型号、数量、预算金额、期望到货时间等信息。此外，申请单还应注明采购原因和用途，以便采购管理部门和相关领导进行审核时能够全面了解采购的背景和必要性。

需求部门在填写《采购申请单》时，应确保信息的准确性和完整性，避免因信息错误导致采购流程的延误或中断。同时，申请单的填写应符合企业的格式要求，确保格式规范、条理清晰，便于审核人员阅读和操作。

2.2采购申请的审核

《采购申请单》提交后，将进入审核流程。首先，需求部门负责人应对申请单进行初步审核，确保采购需求的真实性和合理性。需求部门负责人会根据部门的预算情况和采购的必要性，对申请单进行初步筛选，避免不合理的采购请求。

初步审核通过后，申请单将提交至采购管理部门进行进一步审核。采购管理部门会根据企业的采购政策和相关规定，对申请单进行详细审查。审核内容包括采购物品或服务的必要性、预算的合理性、采购方式的适用性等。采购管理部门还会考虑企业的库存情况，避免重复采购和资源浪费。

在审核过程中，采购管理部门可能会与需求部门进行沟通，了解采购的详细情况，确保采购需求得到充分满足。如果发现申请单中存在不合理或不符合规定的内容，采购管理部门会及时提出修改意见，要求需求部门进行调整。

2.3采购申请的审批

经过采购管理部门审核通过的《采购申请单》，将提交至企业领导进行最终审批。企业领导会根据企业的整体发展战略和资源配置原则，对采购申请进行审批。审批内容包括采购的必要性、预算的合理性、采购方式的适用性等。

在审批过程中，企业领导可能会要求采购管理部门提供更多的信息或解释，以便做出更准确的判断。采购管理部门会积极配合企业领导，提供所需的信息和解释，确保采购申请得到顺利审批。

审批通过后，《采购申请单》将作为采购执行的依据，采购管理部门将根据申请单的内容进行采购操作。如果审批未通过，采购管理部门会及时通知需求部门，并说明未通过的原因。需求部门根据反馈意见进行调整后，可重新提交采购申请。

2.4采购申请的变更与撤回

在采购申请提交后，如果需求发生变更或不再需要采购，需求部门应及时通知采购管理部门，进行采购申请的变更或撤回。采购申请的变更应填写《采购变更申请单》，详细说明变更的内容和原因。采购管理部门会根据变更申请进行审核，确保变更的合理性和必要性。

如果采购申请已进入执行阶段，变更或撤回可能会对采购进度和成本产生影响。因此，需求部门在提出变更或撤回申请时，应充分考虑相关因素，并与采购管理部门进行充分沟通，确保变更或撤回的顺利进行。

2.5采购申请的记录与归档

所有采购申请都应进行详细的记录和归档，以便后续查阅和审计。采购管理部门会建立采购申请台账，记录每一份申请的提交时间、审核过程、审批结果等信息。此外，还会将申请单及相关文件进行电子化归档，确保数据的完整性和安全性。

记录和归档的目的是为了便于后续的审计和追溯。如果发生采购纠纷或违规行为，企业可以通过查阅采购申请记录进行追溯和调查。同时，记录和归档也有助于企业进行采购分析和优化，提高采购管理的效率和水平。

通过以上采购申请与审批细则的实施，企业可以确保采购流程的规范性和透明度，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险。

三、供应商管理与评估规范

3.1供应商的初选与入围

企业在开展采购活动前，应根据采购需求对潜在供应商进行初步筛选。采购管理部门会根据采购物品或服务的特性，制定相应的供应商初选标准，包括供应商的资质、经验、信誉、生产能力等。这些标准旨在确保初选出的供应商具备基本的市场竞争力和履约能力。

初选过程中，采购管理部门会通过公开征集、定向邀请等方式，收集潜在供应商的信息。收集到的信息应进行整理和分类，以便进行后续的评估和比较。采购管理部门还会利用互联网、行业报告等资源，对潜在供应商进行市场调研，了解其市场表现和行业地位。

初选完成后，采购管理部门会根据初选标准，对潜在供应商进行综合评估。评估结果将作为供应商入围的依据。入围的供应商将进入企业的合格供应商名录，成为企业未来采购活动的主要合作对象。

3.2供应商的资质审核

供应商入围后，企业应对其资质进行详细审核。资质审核的目的是确保供应商具备合法的市场经营资格和履约能力。审核内容包括供应商的营业执照、生产许可证、质量体系认证等。这些资质是供应商参与企业采购活动的基本要求，确保其能够提供符合标准的物品或服务。

审核过程中，采购管理部门会要求供应商提供相关资质证书的复印件或原件，并进行核对。如果发现供应商资质不齐全或不符合要求，采购管理部门会及时通知供应商进行补充。供应商应在规定时间内完成资质补充，否则将失去参与企业采购活动的资格。

资质审核通过后，供应商将正式成为企业的合格供应商。合格供应商将进入企业的供应商管理系统，进行统一的管理和评估。采购管理部门会定期对合格供应商进行维护，确保其资质的持续有效性。

3.3供应商的履约评估

供应商入围后，企业会对其履约能力进行持续评估。履约评估的目的是确保供应商能够按时按质按量完成采购任务。评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量、服务水平等。这些评估指标旨在全面衡量供应商的履约能力，确保其能够满足企业的采购需求。

交货及时性是评估供应商履约能力的重要指标。企业会根据采购订单的约定时间，对供应商的交货情况进行跟踪和记录。如果供应商未能按时交货，企业会及时与其沟通，了解原因并寻求解决方案。交货及时性是评估供应商履约能力的重要依据，直接影响供应商的评估结果。

产品质量是评估供应商履约能力的另一重要指标。企业会根据采购物品或服务的标准，对供应商提供的产品进行抽样检测。检测结果将作为评估供应商产品质量的重要依据。如果产品质量不符合标准，企业会及时通知供应商进行整改，并考虑取消其合作资格。

服务水平是评估供应商履约能力的另一重要方面。企业会根据采购过程中的服务体验，对供应商的服务水平进行评估。服务水平包括供应商的响应速度、问题解决能力、沟通效率等。良好的服务水平能够提高采购效率，降低采购成本，是企业选择供应商的重要考虑因素。

3.4供应商的绩效管理

供应商绩效管理是确保供应商持续提供高质量物品或服务的重要手段。企业会建立供应商绩效管理体系，对供应商的履约能力进行持续跟踪和评估。绩效管理体系包括定期的绩效评估、反馈和改进机制，确保供应商能够不断提升其履约能力。

定期绩效评估是供应商绩效管理的重要环节。企业会根据采购合同和评估指标，对供应商的履约情况进行评估。评估结果将作为供应商绩效管理的重要依据，直接影响供应商的绩效等级。绩效等级高的供应商将获得更多的合作机会，而绩效等级低的供应商可能会被淘汰。

绩效反馈是供应商绩效管理的重要手段。企业会根据绩效评估结果，向供应商提供详细的反馈意见。反馈意见将包括供应商的优点和不足，以及改进建议。供应商应根据反馈意见，制定改进计划，提升其履约能力。

改进机制是供应商绩效管理的重要保障。企业会根据供应商的改进计划，对其进行跟踪和监督。如果供应商未能按计划完成改进，企业会及时与其沟通，了解原因并寻求解决方案。改进机制旨在确保供应商能够持续提升其履约能力，满足企业的采购需求。

3.5供应商的退出机制

供应商退出机制是确保企业能够及时淘汰不合格供应商的重要手段。企业会建立供应商退出机制，对不合格供应商进行淘汰。退出机制包括定期的退出评估、通知和协议解除，确保供应商能够顺利退出企业的采购体系。

定期退出评估是供应商退出机制的重要环节。企业会根据供应商的绩效评估结果，对其履约能力进行评估。如果供应商连续多次绩效不达标，企业会启动退出评估程序。退出评估程序包括对供应商的履约情况、服务质量等进行综合评估，确保其确实不符合企业的采购需求。

退出通知是供应商退出机制的重要步骤。一旦供应商被确定为退出对象，企业会及时向其发出退出通知。退出通知将包括退出原因、退出时间等信息，确保供应商能够有足够的时间进行准备和调整。

协议解除是供应商退出机制的最终步骤。企业会根据采购合同和退出通知，与供应商解除合作协议。解除协议后，供应商将正式退出企业的采购体系，不再参与企业的采购活动。解除协议前，企业会与供应商进行沟通，确保其了解退出后的相关事宜，并寻求合理的解决方案。

通过以上供应商管理与评估规范的实施，企业可以确保供应商的资质和能力，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险。

四、采购订单执行与验收管理

4.1采购订单的下达与确认

在采购申请获得批准后，采购管理部门将根据批准的《采购申请单》内容，向选定的合格供应商下达正式的《采购订单》。采购订单是企业向供应商发起采购要求的法律文件，其中详细列明了采购物品或服务的具体信息，包括品名、规格型号、数量、单价、总金额、交货时间、交货地点、付款条件等关键条款。采购订单的格式应符合企业的标准化要求，确保信息的准确无误和格式的规范统一。

采购订单在下达前，采购管理部门应再次核对《采购申请单》的审批结果、供应商信息以及合同条款，确保订单内容的准确性和完整性。如有必要，采购管理部门会与需求部门进行沟通，确认采购需求的最终细节，避免因信息错误导致后续的采购问题。

采购订单一经下达，即具有法律效力。采购管理部门应将采购订单及时发送至供应商，并保留一份副本以备查验。同时，采购管理部门会向财务部门发送通知，告知即将到账的采购款项，以便财务部门做好相应的资金准备。

供应商在收到采购订单后，应仔细核对订单内容，确认无误后向采购管理部门发送确认回执。确认回执是供应商确认已收到并理解采购订单的证明，也是后续交货和验收的依据。采购管理部门在收到供应商的确认回执后，应将订单状态更新为“已确认”，并通知财务部门准备付款。

4.2物品或服务的接收与验收

供应商按照采购订单的约定时间，将采购物品或服务送达指定地点。到达后，接收部门或人员应首先核对物品或服务的数量、规格型号等信息，确保与采购订单的内容一致。核对无误后，接收部门或人员应签署《到货签收单》，确认物品或服务的到达。

到货签收单是物品或服务到达的证明，也是后续验收的重要依据。接收部门或人员在签收时应仔细核对物品或服务的状态，确保物品或服务完好无损，无明显的质量问题。如有问题，接收部门或人员应及时记录并在签收单上注明，以便后续的验收和处理。

物品或服务签收后，采购管理部门会安排进行正式的验收。验收由采购管理部门组织，相关职能部门如技术部门、质量部门等可能参与。验收内容包括物品或服务的规格型号、数量、质量、性能等，确保其符合采购订单的约定以及企业的使用要求。

验收过程中，验收人员会根据采购订单和相关的技术标准，对物品或服务进行详细的检查和测试。验收结果将记录在《验收报告》中，并由验收人员签字确认。如果验收合格，验收报告将作为物品或服务入库的依据；如果验收不合格，验收报告将作为与供应商沟通和处理问题的依据。

4.3验收不合格的处理

在验收过程中，如果发现物品或服务存在质量问题、数量不足或其他不符合采购订单约定的情况，验收人员应立即停止验收，并通知采购管理部门。采购管理部门会根据验收报告的内容，与供应商进行沟通，了解问题的原因，并寻求解决方案。

供应商在接到通知后，应根据问题的性质，采取相应的措施。如果是物品或服务的质量问题，供应商应负责进行维修或更换；如果是数量不足，供应商应负责补足数量。供应商应尽快完成问题的处理，并再次提交物品或服务，以便重新进行验收。

采购管理部门会监督供应商的处理过程，确保问题得到及时有效的解决。在供应商完成问题处理后，采购管理部门会安排重新进行验收。重新验收合格后，物品或服务将作为合格产品入库；重新验收仍不合格，采购管理部门会根据合同约定，与供应商协商处理方案，可能包括退货、赔偿等。

4.4验收文档的管理

所有与采购订单执行和验收相关的文档，包括《采购订单》、《到货签收单》、《验收报告》等，都应进行妥善的管理和归档。这些文档是采购活动的重要记录，也是后续审计和追溯的依据。

采购管理部门会建立验收文档管理系统，对验收文档进行电子化归档。归档的文档应包括文档的名称、编号、日期、内容等信息，以便后续的查阅和检索。同时，采购管理部门会定期对验收文档进行备份，确保数据的安全性和完整性。

验收文档的管理应符合企业的档案管理要求，确保文档的完整性和可追溯性。在需要时，采购管理部门可以随时提供验收文档，以便进行审计或调查。验收文档的管理也是企业采购管理的重要组成部分，有助于提高采购管理的效率和水平。

通过以上采购订单执行与验收管理规范的实施，企业可以确保采购物品或服务的质量和数量，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险。

五、采购付款与结算管理

5.1付款条件的确认与跟踪

采购订单在下达时，通常会明确约定付款条件，包括付款时间、付款方式、付款比例等关键信息。付款条件是供应商履行合同义务的重要保障，也是企业控制采购成本和现金流的重要手段。企业应确保采购订单中的付款条件合理可行，既能够激励供应商按时交货，又能够保障企业的资金安全。

付款条件的确认需要采购管理部门、财务部门以及需求部门的共同参与。采购管理部门在下达采购订单前，会与供应商协商确定付款条件，并确保其符合企业的财务政策和采购需求。财务部门会根据企业的资金状况和预算安排，对付款条件进行审核，确保其合理性和可行性。需求部门会根据采购物品或服务的使用计划，对付款条件提出意见，确保采购活动能够顺利开展。

付款条件的跟踪是确保采购活动顺利进行的重要环节。采购管理部门会根据采购订单的约定时间，跟踪付款进度，确保企业能够按时履行付款义务。同时，采购管理部门还会与供应商保持沟通，了解供应商的付款需求，并及时解决付款过程中出现的问题。

付款条件的跟踪也需要财务部门的积极配合。财务部门会根据采购订单的约定时间，准备付款资金，并按时向供应商支付款项。财务部门还会定期核对付款信息，确保付款的准确性和及时性。通过采购管理部门和财务部门的共同努力，可以确保付款条件的有效执行，维护企业与供应商的良好关系。

5.2付款申请的提交与审核

在付款条件确认并开始跟踪后，采购管理部门会根据采购订单的约定时间，向财务部门提交付款申请。付款申请是财务部门支付款项的依据，其中详细列明了付款的金额、收款人信息、付款方式、付款原因等关键信息。付款申请的格式应符合企业的标准化要求，确保信息的准确无误和格式的规范统一。

付款申请在提交前，采购管理部门会再次核对采购订单的约定时间、付款金额等信息，确保无误后向财务部门提交。财务部门在收到付款申请后，会进行详细的审核，确保付款的合规性和合理性。审核内容包括付款金额是否与采购订单一致、收款人信息是否准确、付款方式是否符合企业规定等。

财务部门的审核过程需要严格遵循企业的财务制度，确保每一笔付款都符合规定。审核过程中，财务部门会与采购管理部门进行沟通，了解付款的详细情况，并确认付款的必要性。如果发现付款申请存在问题，财务部门会及时通知采购管理部门进行修正，确保付款的准确性和合规性。

审核通过后，财务部门会准备付款所需的相关文件，包括付款凭证、发票等。财务部门会根据付款申请的内容，准备相应的付款凭证，并确保其完整性和准确性。同时，财务部门还会核对供应商的发票信息，确保发票的合规性和有效性。通过严格的审核程序，可以确保付款的合规性和安全性，防范财务风险。

5.3款项的支付与记录

付款申请在经过财务部门的审核确认后，将进入支付环节。财务部门会根据付款申请的内容，选择合适的付款方式，如银行转账、支票等，向供应商支付款项。支付过程中，财务部门会确保付款信息的准确性和及时性，避免因信息错误导致付款问题。

款项支付前，财务部门会再次核对付款金额、收款人信息、付款方式等关键信息，确保无误后进行支付。支付完成后，财务部门会及时通知采购管理部门，并保留支付凭证以备查验。支付凭证是款项支付的证明，也是后续审计和追溯的依据。

款项支付后，采购管理部门会与供应商确认收款情况，确保款项已经成功到达供应商账户。如果供应商在收到款项后提出异议，采购管理部门会及时与供应商沟通，了解原因并寻求解决方案。通过及时有效的沟通，可以确保款项支付的顺利进行，维护企业与供应商的良好关系。

款项支付完成后，财务部门会进行详细的记录，包括付款时间、付款金额、收款人信息、付款方式等关键信息。记录的目的是为了便于后续的审计和追溯，确保每一笔付款都清晰可查。财务部门会定期对付款记录进行整理和归档，确保数据的完整性和安全性。

5.4付款异常的处理

在付款过程中，可能会出现各种异常情况，如付款信息错误、收款人信息不符、供应商未及时收到款项等。这些异常情况需要及时处理，以避免对企业和供应商造成损失。

付款信息错误是常见的付款异常情况。如果发现付款金额、收款人信息等关键信息错误，财务部门会立即停止支付，并通知采购管理部门进行修正。修正完成后，财务部门会重新提交付款申请，并确保付款信息的准确性和完整性。

收款人信息不符也是常见的付款异常情况。如果发现收款人信息与供应商账户不符，财务部门会立即通知供应商进行更正，并确保收款人信息的一致性。更正完成后，财务部门会重新提交付款申请，并确保付款的顺利进行。

供应商未及时收到款项也是常见的付款异常情况。如果供应商在约定时间内未收到款项，采购管理部门会立即与供应商沟通，了解原因并寻求解决方案。可能是付款信息错误、收款人信息不符等原因导致款项未及时到达供应商账户，采购管理部门会及时与财务部门协调，确保款项的及时支付。

付款异常的处理需要采购管理部门、财务部门以及供应商的共同努力。通过及时有效的沟通和协调，可以确保付款异常得到及时解决，维护企业与供应商的良好关系。同时，企业应建立付款异常处理机制，对常见的付款异常情况进行预防和控制，提高付款效率，降低付款风险。

通过以上采购付款与结算管理规范的实施，企业可以确保采购款项的及时支付，维护企业与供应商的良好关系，提高采购效率，降低采购成本，防范财务风险。

六、采购与报销的监督与审计

6.1内部监督机制

企业为确保采购流程与报销流程的合规性与效率，设立了内部监督机制。该机制旨在通过多层次的监督与检查，及时发现并纠正流程中的问题，防止违规行为的发生，保障企业资产的安全与完整。

内部监督首先由财务部门承担日常职责。财务部门负责审核采购订单的付款申请，核对发票与订单、合同的一致性，检查报销单据的合规性与合理性。财务部门工作人员需严格遵守财务纪律，对不符合规定的付款与报销申请，有权拒绝办理，并及时向管理层或审计部门报告。

除了财务部门的日常监督，企业还设立了专门的内部审计部门。内部审计部门定期或不定期地对采购与报销流程进行独立审计，评估流程的合规性、风险评估与管理效果。审计内容包括采购流程的每一个环节，从需求申请到付款结算，以及报销流程的申请、审批、支付等。内部审计部门会查阅相关文档记录，访谈相关人员，必要时进行实地考察，以全面了解流程的执行情况。

内部监督机制还强调员工的监督作用。企业鼓励员工对采购与报销过程中的异常情况保持警惕，发现可疑行为或违规操作时，可通过指定的渠道向管理层或审计部门举报。为保护举报人，企业建立了举报保护制度，确保举报人不会受到打击报复。员工的积极参与，为内部监督机制提供了重要的信息来源，有助于及时发现并解决问题。

6.2审计程序的执行

内部审计部门的审计工作遵循一套规范的程序，确保审计的客观性、公正性与有效性。审计程序开始前，审计部门会制定审计计划，明确审计的目标、范围、方法与时间安排。审计计划会提交至管理层审批，确保审计工作与企业整体目标一致。

审计过程中，审计人员会根据审计计划，收集并分析相关数据与文档，包括采购申请单、采购订单、验收报告、付款凭证、报销单据等。审计人员会运用专业的审计方法，如核对、观察、访谈、分析性复核等，对流程的执行情况进行深入检查。例如，审计人员会核对采购订单与验收报告，确认采购的物品或服务是否真实收到，以及是否与申请需求一致；审计人员还会检查报销单据的