档案审计人员保密制度

档案审计人员保密制度一、档案审计人员保密制度

第一条档案审计人员保密制度的制定目的与依据

档案审计人员保密制度旨在规范档案审计人员在工作过程中对涉密信息的保护行为，确保档案信息的安全性、完整性和机密性。该制度的制定依据包括《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》以及相关行业法规和内部管理制度。通过明确保密责任、规范保密行为、强化保密监督，防范泄密风险，保障档案审计工作的正常开展。

第二条档案审计人员的保密职责与义务

档案审计人员对所接触的涉密档案信息负有保密责任，必须严格遵守国家及组织的保密法律法规，履行以下职责：

1.不得以任何形式泄露档案审计过程中获取的涉密信息，包括但不限于档案内容、审计过程、审计结果等；

2.在档案审计工作结束后，及时销毁或返还涉密档案，不得私自留存或传播；

3.未经授权不得复制、摘录、传播涉密档案信息，确因工作需要使用涉密档案的，必须经相关负责人批准；

4.加强对涉密档案的保管，防止遗失、被盗或被非法访问；

5.对接触到的敏感信息进行严格管理，不得向无关人员透露，不得利用涉密信息谋取私利。

第三条涉密档案的定义与分类

档案审计人员应明确涉密档案的定义与分类，根据档案内容的重要程度和泄露后的危害程度，将涉密档案分为以下等级：

1.绝密级档案：泄露后可能对国家安全、公共利益或组织利益造成特别严重损害的档案；

2.机密级档案：泄露后可能对国家安全、公共利益或组织利益造成严重损害的档案；

3.秘密级档案：泄露后可能对国家安全、公共利益或组织利益造成较大损害的档案。

档案审计人员应根据档案分类采取相应的保密措施，绝密级档案应采取最高级别的保护措施。

第四条档案审计人员的保密教育培训

组织应定期对档案审计人员进行保密教育培训，内容包括：

1.国家保密法律法规和行业保密制度；

2.涉密档案的分类与管理；

3.档案审计过程中的保密风险防范；

4.泄密事件的应急处置措施。

档案审计人员必须参加保密教育培训，并经考核合格后方可上岗，每年至少进行一次保密知识更新培训。

第五条档案审计工作场所的保密管理

档案审计工作场所应具备以下保密条件：

1.设置独立的保密工作区域，不得与其他非涉密工作区域混合；

2.工作场所应安装防盗门、监控设备，并设置门禁系统；

3.电脑、打印机等设备应安装保密软件，禁止连接外部网络；

4.涉密档案应存放在保险柜或防电磁干扰的档案柜中，并实施双人双锁管理；

5.工作场所应定期进行安全检查，发现漏洞及时整改。

第六条档案审计人员的保密行为规范

档案审计人员在执行档案审计任务时，必须遵守以下行为规范：

1.未经批准不得擅自进入涉密档案存放区域；

2.涉密档案的借阅、复制、摘录必须填写审批表，并经相关负责人签字；

3.工作结束后应及时清理涉密文件，不得遗留在工作场所；

4.使用涉密设备时必须遵守操作规程，禁止无关人员接触；

5.发现泄密风险或泄密事件时，应立即向组织报告，并采取措施控制泄密范围。

第七条保密责任的追究与处罚

档案审计人员违反保密制度，造成泄密事件的，将依法依规追究责任，处罚措施包括：

1.警告、记过等行政处分；

2.解除劳动合同或依法解除劳动合同；

3.构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任；

4.泄密造成的经济损失由责任人承担赔偿。

组织应建立泄密事件责任追究制度，确保责任追究的严肃性和公正性。

第八条保密制度的监督与修订

组织应设立保密监督机构，定期对档案审计人员的保密行为进行监督检查，发现问题及时整改。保密制度应根据国家法律法规的变化和组织的实际情况进行修订，每年至少进行一次制度评估，确保制度的适用性和有效性。

二、档案审计人员保密制度的实施与管理

第一条档案审计保密制度的管理机构与职责

组织应设立专门的保密管理机构或指定专人负责档案审计人员的保密制度实施工作。该机构或负责人主要职责包括：

1.负责保密制度的宣传、培训和解释，确保档案审计人员充分理解保密要求；

2.制定保密工作的具体实施细则，明确保密工作的流程和标准；

3.对档案审计人员的保密行为进行日常监督和检查，及时发现并纠正违规行为；

4.建立保密工作档案，记录保密教育培训情况、监督检查结果等；

5.参与泄密事件的调查处理，提出处理意见并监督落实。

保密管理机构或负责人应具备较强的保密意识和业务能力，能够有效履行职责。

第二条档案审计人员的保密协议与承诺

档案审计人员在接触涉密档案前，必须签署保密协议，明确保密责任和义务。保密协议应包括以下内容：

1.档案审计人员承诺严格遵守国家及组织的保密法律法规，不泄露涉密信息；

2.明确涉密信息的范围和分类，以及相应的保密措施；

3.规定保密期限，明确档案审计工作结束后仍需承担的保密责任；

4.说明违反保密协议的法律责任和行政处分。

保密协议一式两份，档案审计人员和组织各执一份，经双方签字盖章后生效。保密协议应作为档案审计人员岗位培训的重要内容，确保其理解并履行协议内容。

第三条涉密档案的流转与交接管理

涉密档案在档案审计过程中流转和交接时，必须严格履行登记手续，确保档案的安全。具体管理要求如下：

1.涉密档案的借阅、复制、摘录必须填写审批表，经相关负责人签字批准后方可进行；

2.涉密档案的交接必须由两人以上在场，并认真核对档案内容、数量，双方签字确认；

3.涉密档案应存放在指定地点，不得擅自带离工作场所；

4.工作结束后，涉密档案应及时返还或销毁，不得私自留存；

5.涉密档案的流转和交接过程应记录在案，以便日后查证。

通过规范涉密档案的流转和交接程序，可以有效防止档案遗失、被盗或被非法访问。

第四条档案审计工作记录的保密管理

档案审计人员在工作过程中形成的各类记录，包括审计方案、审计报告、工作笔记等，均应视为涉密文件，实施严格的保密管理。具体要求如下：

1.工作记录应存放在指定地点，不得与普通文件混合存放；

2.工作记录的复制、传播必须经相关负责人批准；

3.工作记录应定期清理，不再需要的记录应及时销毁；

4.工作记录的保管期限应与所涉及档案的保密期限一致；

5.工作记录的销毁必须由两人以上在场监督，并做好销毁记录。

通过对工作记录的严格管理，可以有效防止涉密信息通过记录泄露。

第五条档案审计设备的保密管理

档案审计过程中使用的电脑、打印机、复印机等设备，必须采取保密措施，防止涉密信息泄露。具体管理要求如下：

1.涉密计算机必须安装保密软件，并设置密码、指纹等身份验证措施；

2.禁止在涉密计算机上连接外部网络，禁止使用移动存储设备；

3.涉密打印机、复印机必须安装防护装置，防止打印、复印内容被窃取；

4.工作结束后，应及时关闭设备电源，并清除临时文件和缓存数据；

5.设备故障维修必须由指定人员负责，并做好保密措施。

通过对设备的严格管理，可以有效防止涉密信息通过设备泄露。

第六条档案审计人员的保密意识培养

组织应定期对档案审计人员进行保密意识培养，提高其对保密工作的认识和重视程度。具体措施包括：

1.定期开展保密教育培训，讲解保密法律法规和保密制度；

2.组织保密知识竞赛、案例分析等活动，增强保密意识；

3.在工作中强调保密重要性，形成保密文化氛围；

4.对保密意识淡薄的档案审计人员，进行重点教育和帮助；

5.鼓励档案审计人员举报泄密行为，并给予奖励。

通过多种形式的保密意识培养，可以有效提高档案审计人员的保密意识和能力。

第七条档案审计人员的离岗保密管理

档案审计人员离岗时，必须严格执行保密管理措施，确保其不再接触涉密信息。具体要求如下：

1.离岗前，必须清退所有涉密档案和工作记录；

2.离岗期间，仍需承担保密责任，不得泄露涉密信息；

3.离岗后，仍需定期接受保密监督，保密期限根据档案等级确定；

4.离岗人员不得从事与涉密档案相关的工作；

5.离岗人员违反保密协议的，依法追究责任。

通过对离岗人员的严格管理，可以有效防止涉密信息通过离岗人员泄露。

第八条档案审计人员的保密监督与检查

组织应定期对档案审计人员的保密工作进行监督和检查，及时发现并纠正违规行为。具体措施包括：

1.保密管理机构或负责人应定期对档案审计人员的工作场所、设备、文件等进行检查；

2.对档案审计人员进行突击检查，了解其保密意识和行为；

3.对检查中发现的问题，及时进行整改，并追究相关责任；

4.建立保密检查档案，记录检查情况和处理结果；

5.将保密检查结果作为档案审计人员绩效考核的重要依据。

通过定期监督和检查，可以有效提高档案审计人员的保密意识和执行力。

三、档案审计人员保密制度的监督与检查

第一条保密监督机构的职责与权限

组织内设立的保密监督机构或指定负责人，承担着对档案审计人员保密制度执行情况实施监督与检查的核心职责。该机构或负责人独立于档案审计工作流程，拥有对保密制度落实状况进行常态化及突击性检查的权力。其职责不仅包括对档案审计人员遵守保密规定的行为进行观察与记录，还涉及对工作场所的保密条件、涉密文件的管理情况以及保密培训效果的评估。权限方面，监督机构或负责人有权查阅与保密相关的记录、文件，询问档案审计人员关于保密工作的执行细节，并要求对发现的问题进行解释说明。对于检查中发现的违规行为，有权责令立即整改，并对相关责任人提出处理建议，报请组织管理层审批执行。这种独立的监督地位和明确的权限配置，是确保保密制度有效实施的重要保障。

第二条日常保密检查的实施与记录

日常保密检查是维持保密制度严肃性、发现潜在风险、督促持续改进的关键环节。监督机构或负责人应根据预先制定的检查计划，定期对档案审计人员的工作区域进行实地查看。检查内容应全面覆盖保密制度的各个方面，例如：涉密档案是否存放在符合安全要求的场所，是否落实了双人管理或加锁措施；使用的计算机、移动存储设备是否安装了必要的保密软件，是否按规定进行使用和保管；工作完成后，临时文件、打印样张等是否按规定清除了；档案审计人员是否遵守了禁止将涉密信息带到工作场所之外的规定等。检查过程应形成书面记录，详细记载检查时间、地点、检查人员、检查内容、发现的问题以及被检查人员的确认情况。这些记录不仅是监督工作的凭证，也为后续的责任认定和处理提供了依据。对于检查中发现的轻微问题，应当场指出并要求立即纠正；对于反复出现或较为严重的问题，则需启动进一步调查和处理程序。

第三条突击保密检查的运用与目的

除了计划性的日常检查，实施突击保密检查同样是保密监督的重要手段。突击检查旨在打破档案审计人员可能存在的侥幸心理，检验其在非预期情况下的保密自觉性和行为习惯。监督机构或负责人可以在未事先通知的情况下，突然进入档案审计人员的工作区域，对其保密措施的落实情况进行快速评估。这种检查方式更能真实反映实际工作状态，有效发现那些可能被日常检查忽略的保密漏洞，如临时离开时涉密文件无人看管、电脑密码设置不规范等。突击检查的目的在于强化警示效果，促使档案审计人员时刻保持警惕，将保密要求内化为自觉行动。每次突击检查后，同样需要做出详细记录，包括检查的具体时间点、现场情况、发现的问题以及后续处理措施。通过常态化地结合日常检查与突击检查，可以构建起更加严密有效的保密监督网络。

第四条保密培训效果的监督与评估

保密制度的生命力在于执行，而执行的基础在于相关人员对制度的理解和掌握。因此，对档案审计人员保密培训效果的监督与评估，是检验保密制度实施成效的重要方面。监督机构或负责人应关注保密培训的组织情况，如培训内容是否贴合实际工作需要，培训方式是否生动有效，参训人员是否认真投入等。更重要的是，要通过提问、测试或案例分析等方式，检验档案审计人员是否真正理解了保密规定，掌握了必要的保密技能，如如何正确处理涉密文件，如何防范常见的泄密风险等。可以通过抽样调查或定期考核的方式，评估整体培训效果。对于培训效果不佳的个体，应进行补训或针对性辅导；对于培训内容或方式存在问题的，应向组织提出改进建议，优化培训方案，确保持续提升档案审计人员的保密素养和合规意识。

第五条问题整改的跟踪与闭环管理

保密检查中发现的问题，仅仅发现是不够的，关键在于后续的整改落实和效果跟踪。监督机构或负责人在提出整改要求后，需要建立问题清单，明确整改责任人、整改措施和完成时限。对于整改情况进行持续跟踪，确保问题得到切实解决。在整改完成后，应进行复查，验证整改措施是否有效，问题是否彻底消除。这一过程形成了一个“发现-报告-整改-跟踪-复查”的闭环管理。对于整改不力或敷衍了事的行为，应查明原因，视情节轻重采取进一步措施，如加强教育、调整岗位，甚至追究相关责任。通过严格的整改跟踪与闭环管理，不仅能够解决现存的问题，更能强化档案审计人员对保密工作的重视程度，促进保密责任制的有效落实，形成持续改进的良好局面。

四、档案审计人员保密制度的违规处理与责任追究

第一条违规行为的具体认定与分类

在档案审计工作中，若档案审计人员出现违反保密制度的行为，首先需要进行明确的认定。违规行为的认定应基于保密制度的具体规定，结合实际情况进行判断。常见的违规行为包括：擅自泄露涉密档案信息，无论是以口头、书面、电子或其他形式；未经批准擅自复制、摘录、传播涉密档案；工作完成后未按规定清退或销毁涉密档案，导致档案遗失或被他人获取；违反规定将涉密文件或设备带到工作区域之外；工作场所的保密措施不到位，如涉密文件未加锁，电脑未设置密码或连接了不安全的网络等。根据违规行为的性质、情节严重程度以及造成的后果，可以将违规行为分为不同类别。例如，无意中的疏忽导致涉密文件被遗忘在公共区域，与故意泄露涉密信息给第三方造成损害，其性质和应承担的责任显然不同。明确的认定和分类，是后续实施恰当处理和责任追究的基础，有助于体现处理的公平性和教育惩戒的针对性。

第二条违规行为的调查取证程序

对于发现的违规行为，组织应启动正式的调查程序，以查明事实真相，收集相关证据。调查程序应遵循客观、公正、及时的原则。首先，监督机构或相关负责人应初步核实举报信息或检查中发现的疑点，确定是否需要启动正式调查。若需启动，应指定调查人员，成立调查小组。调查小组在调查过程中，有权向相关人员了解情况，查阅相关文件、记录和电子数据。调查取证的方式可以包括谈话、询问、现场勘查、调取监控录像等。所有调查过程都应做好详细记录，并由相关人员签字确认。收集的证据必须真实、客观、合法，确保证据链条完整，能够清晰反映违规事实。调查结束后，应形成调查报告，客观陈述调查过程、发现的事实、收集的证据，并初步提出处理建议。整个调查取证程序应在规定的时限内完成，保障被调查人员的合法权益，避免长时间的调查影响正常工作秩序。

第三条对违规人员的处理措施

基于调查结果，组织应根据违规行为的类别、严重程度以及相关规定，对违规人员进行相应的处理。处理措施应具有明确性、一致性，并与违规行为的危害程度相匹配。常见的处理措施包括：批评教育、责令做出书面检查；对于情节较轻的违规行为，如无意中的疏忽，可以进行警告或通报批评，以示警戒。对于造成一定后果但仍属较轻的违规行为，如未经批准少量复制涉密档案但未造成严重泄露，可以给予记过处分。对于情节严重、造成较大损害的违规行为，如泄露敏感信息给组织造成损失，应给予记大过、降级或撤职等较重的处分。特别严重者，如故意泄露国家秘密或组织核心商业秘密，构成犯罪的，应依法移交司法机关处理。处理决定应由组织的相关管理层做出，并正式通知被处理人员。被处理人员对处理决定不服的，可以按照组织内部规定或国家相关法律法规申请复核或提出申诉。处理的目的不仅在于惩戒违规行为，更在于教育本人和警示他人，强化保密意识。

第四条对造成损失的责任追究

档案审计人员的违规行为，特别是泄密行为，往往会对组织造成直接或间接的经济损失、声誉损害甚至安全风险。因此，对于因违规行为造成的损失，必须进行责任追究。责任追究的对象不仅包括直接责任人，即实施违规行为的档案审计人员，根据情况也可能包括管理责任人员，即在管理上存在失职、疏忽导致违规行为发生的部门负责人或上级领导。责任追究的方式应与损失程度相适应。对于直接责任人，除了上述行政处分外，还应根据损失情况要求其承担相应的经济赔偿责任。损失的计算应基于实际损失，包括直接经济损失的估算，以及难以量化的声誉损失、监管处罚等间接影响的评估。组织应建立相应的损失评估和赔偿机制，明确赔偿标准和程序。对于管理责任人员，也应根据其失职程度承担相应的责任，可能包括批评教育、通报批评，甚至职务调整等。通过严格的责任追究，可以体现组织对保密工作的重视，维护制度的严肃性，警示相关人员切勿因违规行为给组织带来损害。

第五条建立违规处理记录与档案管理

组织应将所有发生的违规行为、调查处理过程以及最终处理结果，系统地记录下来，并建立专门的处理记录档案。这些记录档案不仅是处理工作的凭证，也是组织保密工作历史的重要资料。记录内容应包括违规行为的详细情况、调查过程的关键节点、收集的证据材料、处理决定的依据和过程、被处理人员的反馈或申诉情况等。档案管理应确保其安全、完整和可查阅性，防止记录被篡改或遗失。建立违规处理档案的意义在于：一是为后续的类似事件处理提供参考和借鉴，总结经验教训；二是作为对档案审计人员进行保密教育和培训的素材，通过典型案例增强其警示效果；三是便于组织内部进行保密工作的统计分析，评估保密制度的执行效果，发现管理上的薄弱环节，为制度的修订和完善提供依据。通过规范化的记录与档案管理，使保密工作的监督、处理和改进形成闭环，不断提升保密管理水平。

五、档案审计人员保密制度的持续改进与完善

第一条定期评估保密制度的适用性

档案审计人员保密制度并非一成不变，随着外部环境的变化、技术的进步以及组织内部管理需求的发展，制度原有的条款可能逐渐显现出局限性或需要调整的地方。因此，组织需要定期对保密制度的有效性和适用性进行评估。评估工作可以由保密管理机构或负责人牵头，结合档案审计工作的实际开展情况、近年来发生的泄密事件或未遂事件案例、新出现的泄密风险点以及相关法律法规的最新要求等因素进行。评估的目的是判断现行的保密制度是否仍然能够有效防范风险，是否与组织的发展战略和业务需求保持一致，是否在操作层面上具有可行性和合理性。评估过程可以采取问卷调查、座谈会、专家咨询等多种形式，广泛听取档案审计人员、管理人员以及相关技术人员的意见。通过全面的评估，可以发现制度中需要修订、补充或废止的内容，为制度的完善提供依据。

第二条收集反馈意见与信息更新

持续改进保密制度离不开来自实践层面的真实反馈。组织应建立畅通的反馈渠道，鼓励档案审计人员就保密制度的执行情况、遇到的困难、发现的问题以及改进建议等积极提出意见。这些反馈可以通过定期的保密工作会议、设立意见箱、开通内部邮箱或在线平台等多种方式进行收集。同时，组织还应密切关注国家在保密方面的法律法规更新、行业内的最佳实践以及新兴的泄密风险形式，如网络安全威胁、社交媒体使用风险等。外部信息的获取有助于组织及时了解宏观环境的变化，将新的要求和管理理念融入保密制度之中。保密管理机构或负责人应认真研究收集到的反馈意见和外部信息，筛选出具有建设性的建议和需要关注的新风险点，作为修订和完善保密制度的重要输入。信息的及时更新和反馈的充分收集，是确保保密制度与时俱进的关键。

第三条启动制度修订的程序与要求

当评估结果或收集到的反馈意见表明保密制度需要进行修订时，组织应启动正式的制度修订程序。首先，由保密管理机构或负责人提出修订建议，明确修订的目标、主要内容、预期效果等，报请组织管理层批准。获得批准后，应成立由相关部门人员组成的修订工作组，负责具体修订方案的拟定。修订工作组在制定新方案时，应充分吸收之前的评估结果、收集到的反馈意见以及最新的外部信息，确保修订内容的针对性、必要性和可行性。修订草案拟定完成后，应按照组织内部规定进行审核，可能需要经过法律部门、技术部门以及相关业务部门的审核环节，以确保修订内容符合法律法规要求、技术可行且满足业务需求。在审核通过后，修订草案应向组织内的相关人员，特别是档案审计人员，进行公示或征求意见，以便发现可能遗漏的问题。经过充分讨论和必要的修改，最终形成正式的修订版本。

第四条制度修订的发布与实施

完成修订并履行必要的审批和公示程序后，新的保密制度版本应正式发布实施。发布工作应确保所有相关人员都能及时了解到制度的更新内容。可以通过组织内部的通知、会议宣讲、内部网站发布等多种方式进行。对于修订内容的重要变化，应重点进行讲解，确保档案审计人员准确理解新的规定和要求。同时，应明确新旧制度的衔接方式，如新制度何时起效，旧制度如何废止等。在制度实施初期，组织应提供必要的支持和指导，如组织专题培训、解读新制度要点等，帮助档案审计人员适应新的要求。保密管理机构或负责人应密切关注新制度实施后的效果，收集实施过程中的问题和反馈，以便及时采取进一步的调整措施。新制度的成功实施，是保密工作持续改进的重要体现，有助于不断提升组织的整体保密防护能力。

第五条培训教育适应制度变化

保密制度的修订和完善，必然要求相关的培训教育工作也随之调整，以适应新的制度要求。组织应及时更新保密培训的内容，将制度修订的部分作为重点培训内容，确保档案审计人员了解新规定、掌握新要求。培训形式可以根据修订内容的性质和需要，采取不同的方式，如专题讲座、案例分析、模拟演练、在线学习等。培训的目标是使档案审计人员不仅知晓制度的变化，更能理解变化的原因，掌握在实际工作中如何遵守新规，识别新的泄密风险点，并具备相应的应对能力。培训效果的评估也应结合新制度的要求进行，检验档案审计人员对修订内容的掌握程度和应用能力。通过持续的培训教育，使保密意识深入人心，确保制度的修订能够真正转化为员工的自觉行动，为保密工作的持续改进奠定坚实的人员基础。

六、档案审计人员保密制度的附则

第一条制度的解释权

本档案审计人员保密制度由组织的保密管理机构或指定部门负责解释。对于制度中任何条款的理解和适用，若存在疑问，应向该