计财处报销限时办结制度

计财处报销限时办结制度一、计财处报销限时办结制度

第一章总则

第一条为规范计财处报销业务办理流程，提高工作效率，保障报销及时性，特制定本制度。

第二条本制度适用于计财处所有报销业务的受理、审核、审批及支付环节，确保各环节均在规定时限内完成。

第三条计财处应设立专门岗位负责报销业务的限时办结工作，明确各岗位职责及操作规范。

第四条报销业务限时办结的总体原则为“及时受理、快速审核、高效审批、准时支付”，确保报销流程的顺畅与高效。

第五条计财处应建立完善的限时办结考核机制，定期对报销业务办理效率进行评估，并对未达标情况进行整改。

第二章报销业务受理

第六条报销业务须由申请人提交书面申请，并附相关原始凭证，包括但不限于发票、支出明细、审批文件等。

第七条申请人提交报销申请时，应确保所有材料完整、合规，如有缺失或不符合要求，计财处应立即通知申请人补充或更正。

第八条计财处应在收到报销申请后2个工作日内完成受理，对材料齐全的申请予以受理，并出具受理凭证；对材料不齐全的申请，应一次性告知需补充的材料清单。

第九条受理过程中，计财处应详细记录受理时间、申请人信息、申请事项及附件材料清单，确保可追溯性。

第十条对于紧急报销需求，申请人应提供书面说明，计财处应优先受理并加急处理。

第三章报销业务审核

第十一条受理后的报销申请，计财处应在5个工作日内完成初步审核，审核内容包括：

（一）报销事项是否符合财务制度及预算要求；

（二）原始凭证是否真实、合规；

（三）审批流程是否完整。

第十二条审核过程中发现问题的，计财处应立即与申请人沟通，要求补充说明或修改材料，并记录沟通内容。

第十三条审核通过的申请，计财处应转入审批环节；未通过的申请，应书面说明原因并退回申请人。

第十四条计财处应建立审核台账，详细记录每笔报销的审核时间、审核人、审核意见及处理结果。

第四章报销业务审批

第十五条审核通过的报销申请，应按权限层级进行审批，审批流程应遵循“分级授权、逐级审批”原则。

第十六条一级审批应在3个工作日内完成，二级审批应在2个工作日内完成，特殊情况可适当延长，但最长不超过5个工作日。

第十七条审批过程中，审批人应认真阅读申请内容及相关材料，并在审批系统或纸质文件上签署明确意见。

第十八条审批意见分为“批准”、“驳回”或“修改后批准”，计财处应依据审批结果立即反馈申请人。

第十九条对于需多部门会签的报销申请，计财处应协调各部门在2个工作日内完成会签，逾期未签视为同意。

第五章报销业务支付

第二十条经审批通过的报销申请，计财处应在3个工作日内完成支付，特殊情况可延长至5个工作日。

第二十一条支付前，计财处应核对收款人信息、支付金额及发票信息，确保准确无误。

第二十二条支付方式包括银行转账、现金支付等，应根据申请人的需求及公司规定选择合适方式。

第二十三条支付完成后，计财处应出具支付凭证，并通知申请人领取或确认。

第二十四条对于分期付款或预付款项，计财处应建立台账，跟踪支付进度并及时与申请人沟通。

第六章监督与考核

第二十五条计财处应设立内部监督小组，定期对报销业务限时办结情况进行抽查，对未达标环节进行通报整改。

第二十六条计财处应建立客户满意度调查机制，每年至少开展两次满意度调查，收集申请人意见并持续优化流程。

第二十七条对于因计财处原因导致的超时办结，应追究相关责任人责任，并纳入绩效考核体系。

第二十八条计财处应定期发布限时办结报告，公开各环节办理效率及改进措施，接受内部监督。

第二十九条本制度由计财处负责解释，自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。

二、计财处报销限时办结制度执行细则

第一章受理与登记规范

第一条计财处前台或指定受理窗口应设置明显的标识，配备必要的受理设备，如电脑、扫描仪、打印机等，确保申请人能够清晰了解报销业务办理地点及所需材料。

第二条申请人提交报销申请时，应主动出示身份证明及相关授权文件，计财处受理人员应核对信息，对未授权或权限不足的申请，应耐心解释并引导其联系相关部门或授权人。

第三条受理人员应在申请人提交申请的当日完成初步核对，检查材料是否齐全，对于缺件情况，应一次性列出所需补充材料清单，并说明补充要求，避免重复提交。

第四条受理人员应使用标准化受理表格，记录申请人的基本信息、申请事项、提交材料清单、受理时间及受理编号，确保每笔申请都有唯一标识，便于后续跟踪。

第五条对于电子报销系统，计财处应确保系统稳定运行，申请人可通过系统提交申请，系统自动生成受理编号并推送至申请人手机或邮箱，提高透明度。

第六条受理过程中，如遇申请人对政策不熟悉或材料疑问，受理人员应提供书面或口头指导，必要时可提供政策解读文件或指引，确保申请人理解报销要求。

第七条计财处应建立应急预案，对于突发批量报销申请，应启动快速受理通道，安排专人负责，确保在短时间内完成初步筛选和登记。

第二章审核操作流程

第八条审核人员应在收到受理通知后2个工作日内完成初步审核，审核时需核对以下内容：

（一）报销申请是否符合公司财务制度及预算范围，如超预算部分应注明并要求申请人说明原因；

（二）发票是否合规，包括真伪查验、抬头、日期、金额等是否正确，对于电子发票应通过官方渠道验证；

（三）支出明细是否清晰，与发票金额是否一致，附件材料是否完整。

第九条审核过程中发现问题的，审核人员应通过内部审批系统或邮件与申请人沟通，要求补充材料或解释说明，并记录沟通详情，确保问题可追溯。

第十条对于多次沟通仍无法解决的问题，审核人员应提交至复核小组，由复核小组集体讨论决定，确保审核结果公正合理。

第十一条审核通过的申请，审核人员应在系统中标记“已审核通过”，并注明预计审批时间，同时将申请材料流转至审批环节；未通过的申请，应注明驳回原因并退回申请人。

第十二条审核人员应定期整理审核台账，记录每笔申请的审核时间、审核人、审核意见及处理结果，确保审核过程透明可查。

第十三条计财处应建立审核模板，规范审核意见的表述，避免因表述不清导致申请人误解或重复提交。

第三章审批权限与时效

第十四条审批流程应根据公司授权体系设定，一级审批通常由部门主管或财务经理负责，二级审批由分管领导或财务总监负责，特殊金额或事项需上报更高层级审批。

第十五条一级审批应在申请转入审批环节后的3个工作日内完成，二级审批应在收到一级审批意见后的2个工作日内完成，确保审批时效。

第十六条审批过程中，审批人应仔细阅读申请内容及相关材料，必要时可要求申请人补充说明，但补充说明时间不计入审批时限。

第十七条对于需多部门会签的申请，计财处应提前协调各部门，明确会签顺序和时间要求，避免因会签延误导致整体流程超时。

第十八条审批意见分为“批准”、“驳回”或“修改后批准”，审批人应在系统中或纸质文件上明确签署意见，并注明理由，确保申请人知晓审批结果。

第十九条审批过程中如遇审批人休假或出差，计财处应安排代为审批人员，并提前告知申请人，确保审批工作不间断。

第四章支付执行标准

第二十条支付人员应在收到审批通过的申请后3个工作日内完成支付准备，包括核对收款人信息、支付金额、发票真伪等，确保支付准确无误。

第二十一条支付方式应根据申请人需求及公司规定选择，银行转账通常为首选方式，现金支付需符合公司现金管理规定，并做好收款记录。

第二十二条支付前，支付人员应再次确认申请信息，并通过系统生成支付凭证，打印并签字确认，确保支付流程合规。

第二十三条支付完成后，支付人员应立即通知申请人领取或确认，并记录支付时间、收款人签收情况，确保资金安全。

第二十四条对于分期付款或预付款项，计财处应建立台账，跟踪每笔款项的支付进度，并及时与申请人沟通，避免遗漏或重复支付。

第二十五条支付过程中如遇发票问题或收款人信息错误，计财处应立即联系申请人核实并更正，避免支付错误导致资金损失。

第五章异常情况处理

第二十六条如遇报销申请因政策调整或系统故障无法按时办理，计财处应立即上报并启动应急预案，通过口头或书面形式向申请人说明情况，并承诺最短处理时间。

第二十七条对于申请人因特殊原因需紧急报销的，计财处应提供绿色通道，在核实情况后优先办理，并适当放宽材料要求，但需申请人签字确认。

第二十八条如遇批量报销申请积压，计财处应分析原因，优化流程或增加人力，确保在规定时限内完成所有申请，并及时向申请人反馈处理进度。

第二十九条计财处应定期对异常情况进行分析，总结经验教训，并改进制度或流程，避免类似问题再次发生。

第六章考核与改进机制

第三十条计财处应建立限时办结考核制度，每月统计各环节办理效率，对未达标环节进行通报，并要求相关责任人说明原因及改进措施。

第三十一条计财处应定期开展满意度调查，收集申请人对报销流程的意见建议，并根据反馈优化制度或流程，提高服务满意度。

第三十二条计财处应组织内部培训，提升员工业务能力及服务意识，确保每位员工都能熟练掌握报销流程及限时办结要求。

第三十三条计财处应建立持续改进机制，每年至少开展两次流程评审，分析存在问题并制定改进方案，确保报销限时办结制度不断完善。

第三十四条本细则由计财处负责解释，自发布之日起施行，原有规定与本细则不一致的，以本细则为准。

三、计财处报销限时办结制度监督与考核细则

第一章内部监督机制

第一条计财处设立内部监督小组，由处内资深员工组成，负责日常报销限时办结情况的监督与检查，确保各环节按规定时限执行。

第二条内部监督小组每月至少开展两次随机抽查，核对报销申请的受理、审核、审批及支付时间，确保实际办理时间不超过制度规定的时限。

第三条抽查内容包括申请人的反馈意见、系统记录的办理时间、以及实际完成时间，对于超时未办结的申请，应立即查明原因并记录在案。

第四条监督小组应建立问题台账，详细记录每笔超时申请的具体情况、原因分析及整改措施，并定期向计财处负责人汇报监督结果。

第五条对于监督中发现的问题，计财处应指定责任人进行整改，并设定整改期限，监督小组负责跟踪整改落实情况，确保问题得到有效解决。

第六条计财处应定期组织内部培训，强调限时办结的重要性，提高员工的责任意识，确保每位员工都能遵守制度规定，按时完成工作。

第二章外部监督与反馈

第七条计财处设立外部监督渠道，包括意见箱、热线电话、电子邮箱等，方便申请人反映报销业务办理中的问题及建议。

第八条计财处应在收到外部反馈后2个工作日内进行核实，对于合理诉求应立即处理，并书面或口头回复申请人，确保问题得到及时解决。

第九条对于重大问题或重复出现的问题，计财处应组织专题会议进行分析，查找制度或流程上的漏洞，并制定改进措施，避免类似问题再次发生。

第十条计财处应建立客户满意度调查机制，每年至少开展两次满意度调查，通过问卷调查、访谈等方式收集申请人的意见建议，并根据反馈优化报销流程。

第十一条计财处应定期发布限时办结报告，公开各环节办理效率、超时情况及改进措施，接受内部员工及外部申请人的监督，提升透明度。

第三章考核与奖惩

第十二条计财处建立绩效考核体系，将限时办结情况纳入员工年度考核指标，考核结果与绩效奖金挂钩，激励员工提高工作效率。

第十三条对于按时完成限时办结的员工，计财处应给予表扬或奖励，例如绩效加分、奖金奖励等，树立先进典型，带动整体工作效率提升。

第十四条对于未按时完成限时办结的员工，计财处应进行约谈，要求其说明原因并制定改进措施，连续两次未达标的，应给予警告或降级处理。

第十五条计财处应定期召开考核会议，总结限时办结情况，对表现优秀的员工进行表彰，对未达标的员工进行批评教育，确保考核制度的严肃性。

第十六条计财处应建立奖惩档案，详细记录每位员工的考核情况，作为年度评优评先的重要依据，确保奖惩制度的公平公正。

第四章制度持续改进

第十七条计财处每年至少开展两次流程评审，分析限时办结制度的执行情况，查找存在问题并制定改进方案，确保制度不断完善。

第十八条计财处应收集各环节的办理数据，如受理时间、审核时间、审批时间、支付时间等，通过数据分析找出瓶颈环节，并制定优化措施。

第十九条计财处应定期组织员工进行经验交流，分享限时办结工作中的好经验、好做法，提升整体业务水平，确保报销流程更加高效。

第二十条计财处应关注行业发展趋势，学习借鉴其他单位的先进经验，结合自身实际不断优化限时办结制度，提升服务质量和效率。

第二十一条本细则由计财处负责解释，自发布之日起施行，原有规定与本细则不一致的，以本细则为准。

四、计财处报销限时办结制度应急预案与特殊情况处理

第一章应急预案制定与执行

第一条计财处应针对可能出现的突发情况，如系统故障、人员短缺、批量紧急报销等，制定专项应急预案，明确应对措施及责任人。

第二条系统故障应急预案要求计财处配备备用系统或手工处理流程，确保在系统无法使用时，报销业务能够继续办理，并尽快恢复系统运行。

第三条人员短缺应急预案要求计财处建立内部支援机制，明确各岗位职责及交叉培训要求，确保在人员离职或休假时，有其他员工能够接替工作。

第四条批量紧急报销应急预案要求计财处设立快速处理通道，安排专人负责，优先办理紧急报销申请，并适当放宽材料要求，确保及时满足申请人需求。

第五条应急预案应定期进行演练，至少每年两次，检验预案的可行性和有效性，并根据演练结果进行修订完善，确保预案能够实际应用。

第六条应急预案的执行情况应记录在案，包括启动时间、执行措施、处理结果及后续改进等，确保每次应急处理都有据可查，便于总结经验。

第二章特殊情况处理流程

第七条申请人因故无法提供完整材料的，计财处应要求其提供书面说明，并根据情况决定是否允许先行办理，但需明确补充材料的时限及后果。

第八条报销申请涉及多个部门审批，且部门间存在争议的，计财处应协调相关部门进行沟通，必要时可组织专题会议，共同研究解决方案，确保审批进度。

第九条对于跨区域或特殊行业的报销申请，计财处应提前了解相关政策及流程，必要时可咨询外部专家或相关部门，确保报销申请的合规性。

第十条报销申请因政策调整或法规变化需要补充材料的，计财处应及时通知申请人，并说明补充要求及理由，确保申请人理解并配合完成。

第十一条申请人因特殊原因需变更报销内容的，计财处应审核变更的合理性，必要时可要求提供相关证明，并确保变更后的报销符合制度要求。

第三章申请人与计财处沟通协调

第十二条计财处应建立畅通的沟通渠道，如设立专门咨询电话、邮箱地址或在线客服，方便申请人咨询报销流程及限时办结要求。

第十三条计财处应定期发布报销指南，通过公司内部网站、宣传栏等途径进行公示，确保申请人能够清晰了解报销流程及注意事项。

第十四条对于申请人的疑问或投诉，计财处应在2个工作日内进行响应，通过电话、邮件或当面沟通等方式给予解答，确保问题得到及时处理。

第十五条计财处应建立沟通记录制度，详细记录每次沟通的时间、内容、双方意见及处理结果，确保沟通过程可追溯，避免纠纷。

第十六条计财处应定期组织申请人座谈会，收集意见建议，了解申请人在报销过程中遇到的问题，并根据反馈优化制度或流程，提升服务体验。

第四章异常情况责任认定

第十七条计财处应明确各环节的责任人，如受理人员、审核人员、审批人员、支付人员等，确保在出现问题时能够找到责任人并进行追责。

第十八条对于因计财处原因导致的超时办结，应追究相关责任人的责任，并纳入绩效考核体系，确保责任追究制度的有效性。

第十九条对于因申请人原因导致的超时办结，计财处应做好解释说明工作，并记录在案，避免产生纠纷，同时提醒申请人注意报销时效。

第二十条计财处应建立责任认定流程，包括问题调查、责任判定、处理措施等，确保责任认定过程公平公正，避免争议。

第二十一条计财处应定期对责任认定情况进行总结，分析存在问题并改进制度或流程，避免类似问题再次发生，提升整体工作效率。

第五章制度适用范围与调整

第二十二条本制度适用于计财处所有报销业务的限时办结工作，包括但不限于费用报销、采购报销、差旅报销等，确保所有报销业务都在制度框架内进行。

第二十三条对于特殊行业或特殊项目的报销申请，计财处应制定专项规定，明确限时办结的具体要求，确保报销业务能够合规高效办理。

第二十四条本制度应根据公司发展情况及业务变化进行定期评估和调整，至少每年一次，确保制度能够适应公司发展需求，持续优化报销流程。

第二十五条制度调整应经过内部讨论、征求意见等程序，确保调整方案的合理性和可行性，并在发布后进行宣传培训，确保员工和申请人知晓变化。

第二十六条本细则由计财处负责解释，自发布之日起施行，原有规定与本细则不一致的，以本细则为准。

五、计财处报销限时办结制度信息化管理支持

第一章信息系统建设与维护

第一条计财处应建立统一的报销业务管理信息系统，实现报销申请的在线提交、受理、审核、审批及支付全流程电子化，减少人工操作，提高办理效率。

第二条信息系统应具备用户权限管理功能，根据不同角色设定不同的操作权限，如申请人只能提交申请和查看进度，审核人员可以审核和转交，审批人员可以审批和驳回，支付人员可以支付和查询，确保系统安全。

第三条信息系统应支持多种报销方式，如费用报销、采购报销、差旅报销等，并针对不同报销方式设置相应的申请模板和审核标准，方便申请人提交和计财处审核。

第四条信息系统应具备智能校验功能，自动核对申请信息的完整性和合规性，如发票真伪、金额一致性、预算符合性等，减少人工审核工作量，提高审核准确性。

第五条信息系统应支持电子签名功能，实现审批环节的电子化审批，审批人员可以通过系统进行电子签名，并记录审批时间，确保审批过程的规范性和可追溯性。

第六条信息系统应建立数据备份机制，定期对系统数据进行备份，并存储在安全的环境中，确保数据的安全性和完整性，避免数据丢失或损坏。

第七条信息系统应具备良好的可扩展性，能够随着公司业务的发展进行功能扩展和性能升级，满足不断变化的报销管理需求。

第二章系统操作规范

第八条申请人应通过信息系统进行报销申请，按照系统提示填写申请信息、上传相关附件，并提交申请，系统自动生成申请编号并通知计财处受理。

第九条计财处受理人员在系统中查看申请列表，核对申请信息的完整性，对于材料齐全的申请予以受理，并在系统中标记为“受理”，对于材料不齐全的申请，在系统中标记为“需补充材料”，并注明所需补充的材料清单。

第十条计财处审核人员在系统中查看已受理的申请，按照审核标准进行审核，审核通过的在系统中标记为“审核通过”，并转交至审批环节；审核不通过的在系统中标记为“审核不通过”，并注明驳回原因，退回申请人补充材料。

第十一条计财处审批人员在系统中查看待审批的申请，根据授权进行审批，审批通过的在系统中标记为“审批通过”，并记录审批意见和审批时间；审批不通过的在系统中标记为“审批不通过”，并注明驳回原因。

第十二条计财处支付人员在系统中查看已审批通过的申请，核对支付信息，确认无误后进行支付，支付完成后在系统中标记为“已支付”，并生成支付凭证。

第三章系统安全保障

第十三条计财处应建立信息系统安全管理制度，明确系统安全责任人，制定系统安全操作规程，确保信息系统安全运行。

第十四条信息系统应具备用户身份认证功能，所有用户必须通过身份认证才能登录系统，并定期修改密码，防止密码泄露。

第十五条信息系统应具备访问控制功能，根据用户角色设定不同的访问权限，防止用户越权操作，确保系统数据安全。

第十六条信息系统应具备日志记录功能，记录所有用户的操作日志，包括登录时间、操作内容、操作时间等，便于追溯和审计。

第十七条信息系统应定期进行安全漏洞扫描和修复，防止黑客攻击和数据泄露，确保系统安全。

第十八条信息系统应建立灾备机制，在发生系统故障时能够快速恢复系统运行，确保报销业务的连续性。

第四章系统培训与支持

第十九条计财处应定期对申请人进行系统操作培训，讲解系统功能和使用方法，确保申请人能够熟练使用系统提交报销申请。

第二十条计财处应定期对计财处内部员工进行系统操作培训，更新系统操作流程，提升员工系统操作技能，确保系统高效运行。

第二十一条计财处应设立系统支持热线，为申请人和计财处内部员工提供系统使用支持，解答系统使用过程中遇到的问题。

第二十二条计财处应建立系统问题反馈机制，收集申请人和计财处内部员工对系统的意见和建议，并根据反馈进行系统优化，提升系统用户体验。

第二十三条计财处应与系统供应商保持密切联系，及时了解系统更新和升级信息，并根据公司需求进行系统定制开发，提升系统功能满足度。

第五章系统监督与评估

第二十四条计财处应定期对信息系统运行情况进行监督，检查系统稳定性、安全性、可用性等，确保系统正常运行。

第二十五条计财处应定期对信息系统使用情况进行评估，收集申请人和计财处内部员工对系统的评价，并根据评估结果进行系统优化，提升系统使用效率。

第二十六条计财处应定期对信息系统进行审计，检查系统安全漏洞和操作风险，并根据审计结果进行系统改进，提升系统安全性。

第二十七条计财处应建立信息系统改进机制，根据公司发展需求和业务变化，持续优化信息系统功能，提升信息系统对报销业务的支撑能力。

第二十八条本细则由计财处负责解释，自发布之日起施行，原有规定与本细则不一致的，以本细则为准。

六、计财处报销限时办结制度持续改进与优化

第一章制度定期评审与修订

第一条计财处应建立制度定期评审机制，至少每年一次，对《计财处报销限时办结制度》及其执行细则进行全面回顾，评估制度的有效性和适用性。

第二条评审工作由计财处负责人牵头，组织内部监督小组及相关业务人员参与，通过查阅资料、数据分析、座谈讨论等方式，系统梳理制度执行情况，识别存在的问题和不足。

第三条评审内容应涵盖制度各环节的限时办结情况、申请人的反馈意见、内部监督结果、考核奖惩情况等，确保评审内容的全面性和客观性。

第四条评审结束后，应形成评审报告，详细记录评审过程、发现的问题、原因分析及改进建议，并提交计财处负责人审定。

第五条计财处应根据评审报告及实际工作需要，对制度进行修订完善，明确修订内容、修订原因及修订时间，确保制度的持续优化和有效执行。

第六条制度修订后，应及时发布并组织相关人员进行培训，确保所有人员了解制度变化，并按照新制度要求开展工作。

第二章基于数据的优化分析

第七条计财处应建立报销业务数据分析体系，收集各环节的办理时间、超时笔数、申请人反馈等数据，并定