销售合同标准化审查与签订流程

销售合同标准化审查与签订流程工具模板一、适用业务场景本流程适用于企业各类销售业务的合同管理场景，包括但不限于：新客户首次合作合同的签订；老客户常规订单续签合同；大额/长期销售框架协议的签订；特殊定制产品或服务的销售合同签订。通过标准化流程，可规范合同条款、降低法律风险、提高签订效率，保证销售业务合规有序推进。二、标准化操作流程（一）需求发起与合同草拟发起需求销售经理根据客户需求（如订单明细、交付要求、价格约定等），填写《销售合同需求申请表》（见模板1），附客户基本信息（名称、统一社会信用代码、联系方式等）、合作背景、特殊条款需求（如定制化要求、交付周期、验收标准等）。提交需求至部门负责人审批，明确合同优先级及紧急程度。草拟合同销售专员依据审批后的需求，使用公司标准《销售合同模板》（见模板2）起草合同，保证以下核心内容完整：合同主体信息（甲方：公司全称、地址、法定代表人；乙方：客户全称、地址、法定代表人/授权代表）；标的物信息（产品名称、规格型号、数量、单价、总价、含税/不含税条款）；履行条款（交付时间、地点、方式、运输责任；验收标准、流程及期限）；付款条款（付款方式、比例、时间、账户信息；逾期违约金计算方式）；双方权利义务（质量保证、售后服务、保密义务、知识产权归属等）；违约责任（违约情形、赔偿范围、争议解决方式）；不可抗力、合同生效及终止条件、附件清单等。特殊条款需标注“非标条款”，并说明必要性。（二）合同内部审查业务部门初审销售经理重点审查：客户信息与需求申请表一致，无错漏；标的物数量、价格、交付周期等业务条款与客户确认无误；特殊条款符合公司业务政策（如最低售价、账期限制等）。审查通过后，在《合同审查表》（见模板3）中填写业务部门意见，转交财务部门。财务部门复审财务专员重点审查：合同金额、付款方式、开票信息等财务数据准确；付款条件与公司信用政策一致（如客户账期是否超权限、预付款比例是否符合要求）；违约金、滞纳金等条款符合财务风险管控要求；涉及税费条款（如税率、价税分离）符合税法规定。审查通过后，填写财务部门意见，转交法务部门（或合规部门，视公司规模而定）。法务部门终审法务专员重点审查：合同主体资格（乙方营业执照、授权委托书等资质文件是否齐全有效）；条款合法性（无违反法律法规、无显失公平条款）；权利义务对等性（如违约责任、争议解决方式是否公平合理）；知识产权、保密等条款是否存在法律风险；附件（如技术协议、质量标准文件）与主合同冲突。对审查发觉的条款问题，标注修订意见并退回销售专员修改；修改后重新提交审查，直至无法律风险。（三）客户沟通与修订发送合同初稿销售专员将终审通过的合同初稿（PDF版）通过邮件或公司客户管理系统发送给乙方授权代表，附《合同签收确认函》（需客户签字盖章后扫描返回）。客户反馈处理收到客户反馈后，若仅涉及文字表述或非核心条款调整（如联系人、联系方式等），销售专员可直接修改并同步法务部门确认；若涉及核心条款变更（如价格、付款周期、违约责任等），需重新填写《合同需求变更申请表》，按内部流程重新审查（无需完整流程，重点由业务、财务、法务确认变更必要性及风险）。沟通过程中需保留书面记录（邮件往来、沟通函件等），保证双方意思表示一致。（四）最终审批与签订合同审批审查通过且客户确认无异议后，销售专员汇总《合同审查表》《客户确认函》等材料，按审批权限提交最终审批：金额≤10万元：销售总监审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；金额＞50万元：总经理审批。审批人重点确认合同整体风险与收益匹配性，签署审批意见。合同签订审批通过后，销售专员根据公司签订方式组织签订：纸质合同：打印一式两份（或三份，视客户要求），双方加盖公章（或合同专用章）及法定代表人/授权代表签字；骑缝章需完整覆盖合同页边；电子合同：通过合规电子签约平台（如e签宝、法大大）签订，保证电子签名/印章符合《电子签名法》规定，合同后及时并归档。签订后，销售专员在1个工作日内将原件归档至行政部，同步更新客户管理系统合同状态。（五）合同归档与执行跟踪归档管理行政部统一归档合同文件，建立《合同台账》（见模板4），记录合同编号、签订日期、双方主体、金额、履行期限、归档位置等信息，保证可追溯。合同保管期限：一般合同不少于5年，长期/重大合同不少于10年（按公司档案管理规定执行）。执行跟踪销售专员负责跟踪合同履行情况（如交付、验收、付款等），关键节点（如预付款到账、发货、验收合格）需在客户管理系统中记录，并同步财务部门；履行过程中若出现争议（如逾期付款、质量纠纷），销售专员需第一时间上报部门负责人，联合法务、财务部门制定应对方案，避免风险扩大。三、常用工具模板模板1：销售合同需求申请表申请部门销售部申请日期2023年XX月XX日申请人*XX合同名称XX产品销售合同客户信息名称：XX公司统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX联系人：*XX，XXXXXXXX合作背景客户首次采购XX产品，订单量XX台需求内容产品名称：XX设备规格型号：XX-001数量：XX台单价：XX元/台总价：XX元交付时间：2023年XX月XX日前特殊要求：需提供3年免费保修附件清单客户营业执照复印件、技术参数要求部门意见负责人签字：*XX日期：2023年XX月XX日模板2：销售合同模板（简化版）销售合同合同编号：XXXXXX甲方（采购方）：XX公司统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX地址：XX省XX市XX区XX路XX号法定代表人：*XX联系方式：010-XXXXXXXX乙方（销售方）：[公司全称]统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX地址：XX省XX市XX区XX路XX号法定代表人：*XX联系方式：010-XXXXXXXX根据《_________民法典》及相关法律法规，甲乙双方平等自愿、协商一致，就乙方向甲方销售产品事宜达成如下协议：第一条标的物信息产品名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）XX设备XX-001台XXXXXXXXXXXX合计————————XXXXXX第二条质量标准与验收乙方提供的产品符合国家及行业质量标准，附件《技术参数说明书》作为质量验收依据；甲方应在产品交付后XX日内验收，验收合格签署《验收确认单》；逾期未验收视为合格。第三条交付与运输交付时间：2023年XX月XX日前；交付地点：甲方指定地点（XX省XX市XX区）；运输方式：乙方负责物流运输，运费由乙方承担。第四条付款方式甲方在合同签订后XX个工作日内支付预付款30%，即XXXXX元；产品验收合格后XX个工作日内支付尾款70%，即XXXXX元；乙方账户信息：开户行XX银行XX支行，账号XXXXXXXXXXXXXXXXXXX。第五条违约责任甲方逾期付款，每逾期一日按应付金额的0.05%支付违约金；乙方逾期交付，每逾期一日按合同总额的0.05%支付违约金；逾期超过15日，甲方有权解除合同。第六条争议解决因本合同产生的争议，双方协商解决；协商不成的，提交乙方所在地人民法院诉讼解决。第七条其他本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效；附件：《技术参数说明书》《验收确认单》为本合同组成部分，具有同等法律效力。甲方（盖章）：乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：XX法定代表人/授权代表（签字）：XX日期：2023年XX月XX日日期：2023年XX月XX日模板3：合同审查表合同编号XXXXXX合同名称XX产品销售合同审查环节业务初审财务复审法务终审业务部门意见客户信息准确，价格、交付周期符合需求，特殊条款合规。负责人签字：*XX日期：2023年XX月XX日财务部门意见付款比例符合信用政策，开票信息无误，违约金计算合理。负责人签字：*XX日期：2023年XX月XX日修订记录无无修改第X条“验收期限”为“XX日内”，原表述模糊。模板4：合同台账合同编号签订日期甲方名称合同金额（元）履行期限归档位置履行状态XXXXXX2023-XX-XXXX公司XXXXXX2023-XX-XX至2025-XX-XX档案柜-2023-销售-001履行中（待验收）XXXXXX2023-XX-XXYY企业YYYYYYY2023-XX-XX至2024-XX-XX档案柜-2023-销售-002已履行完毕四、关键风险提示（一）主体资格风险签订前必须核实客户营业执照、法定代表人证件号码明（或授权委托书），保证乙方为合法存续企业，避免与分公司、分支机构（无独立签约资格）或吊销/注销企业签约；涉及特殊行业（如食品、医疗器械），需核查客户相关经营资质（如许可证）。（二）条款完整性风险合同核心条款（标的、数量、价格、履行期限、违约责任等）不得缺失，避免因条款模糊导致争议（如“验收合格”需明确标准，“交付时间”需具体到日期）；附件（如技术协议、图纸）需与主合同一并签署，保证效力一致。（三）履约能力风险对新客户或大额合同，可通过征信报告、过往合作案例等评估客户履约能力（如付款信用、仓储物流条件）；预付款比例需根据客户信用等级设定