销售合同签订及管理流程模板

销售合同签订及管理流程模板一、适用业务场景本流程模板适用于企业开展各类产品销售或服务提供业务时，从客户接洽、合同谈判到签订、履行、变更/解除及归档的全过程管理。无论是标准化产品销售（如设备、原材料）还是定制化服务（如技术开发、工程服务），均可通过此流程规范合同管理，明确各部门职责，降低履约风险，保障企业合法权益。尤其适用于涉及跨部门协作（销售、法务、财务、仓储等）的销售业务，保证合同条款合规、权责清晰、执行到位。二、合同签订及管理全流程步骤（一）合同前期准备：明确交易基础客户信息收集与核实销售人员通过客户拜访、官网查询、第三方平台等方式，收集客户基本信息，包括：企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、实际经营地址、联系方式等。核实客户营业执照、相关行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据产品/服务特性要求），确认客户具备签约主体资格及履约能力。产品/服务细节确认根据客户需求，明确产品规格型号、技术参数、数量、质量标准（如国标、行标或双方约定标准）或服务内容、服务范围、服务期限等关键信息。确认交易价格（含单价、总价）、折扣政策、是否含税（税率类型）、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例及支付节点）、交货/服务交付时间、地点、运输方式及费用承担方等交易条件。（二）合同谈判与条款确认：达成一致意见关键条款沟通销售人员与客户就合同核心条款进行谈判，重点包括：标的物描述（避免模糊表述，如“按样品交货”需明确样品编号及封存方式）；质量验收标准（约定具体检测方法、验收期限及异议处理流程）；违约责任（明确逾期交货、付款、质量不符等情况下的违约金计算方式或赔偿范围）；争议解决方式（优先约定协商解决，协商不成可选择诉讼或仲裁，明确管辖法院/仲裁机构）。形成谈判纪要谈判达成一致后，销售人员整理《谈判纪要》，经双方签字确认（客户为个人需签字，为企业需加盖公章或合同章），作为后续合同起草的依据。《谈判纪要》应包含已确认的核心条款及未明确事项的后续处理方案。（三）合同起草：规范文本内容使用标准模板优先使用企业制定的标准销售合同模板（模板需包含《民法典》等法律法规规定的必备条款，如当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等）。如客户有特殊要求需修改模板，需经法务部门审核同意。填写具体内容根据谈判结果，准确填写合同文本中的空白项，保证：双方名称、地址、联系方式等信息与营业执照一致，个人客户需记录证件号码号；产品/服务描述清晰，避免歧义（如“含税价”需注明税率，“免费安装”需明确安装范围及标准）；金额大小写一致，付款节点与约定一致（如“合同签订后3日内支付30%预付款”）；争议解决条款具体（如“向乙方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”）。（四）合同内部审核：控制风险与合规审核职责划分销售部门：审核业务条款准确性（如数量、价格、交付时间是否与谈判纪要一致）、客户信息完整性；法务部门：审核合同合法性（如条款是否违反法律法规、是否存在无效情形）、完整性（是否遗漏必备条款）、公平性（是否存在显失公平的格式条款）；财务部门：审核付款方式合理性（如预付款比例是否符合公司规定）、税务条款（如发票类型、税率、开票时间）、客户信用状况（如历史回款记录，评估坏账风险）；部门负责人：审核业务可行性及部门资源匹配情况（如生产/服务交付能力）。审核流程与反馈销售人员将起草完成的合同及《谈判纪要》、客户资质材料等，通过内部审批系统提交至销售部门负责人审核；审核通过后依次流转至法务、财务部门。各部门需在2个工作日内完成审核，如有修改意见需明确标注并说明理由。审核未通过的，销售人员根据意见修改后重新提交，直至所有部门审核通过。（五）合同签订：确立法律效力签订方式确认根据公司规定及客户要求，选择纸质签订或电子签订：纸质签订：打印合同文本（一式两份或三份，双方各执正本，公司存档副本），由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同章（公章需为备案公章，合同章需在授权范围内使用）；电子签订：通过合法的第三方电子签名平台（如e签宝、法大大）签订，保证电子签名符合《电子签名法》规定，具备与手写签名同等的法律效力。签订后交接纸质合同签订后，销售人员将客户签章的合同正本移交至档案管理部门，同时扫描存档电子版；电子签订后，平台自动合同PDF及存证报告，销售人员后同步提交档案管理部门备案。（六）合同履行：跟踪执行与交付交付/服务执行销售部门根据合同约定，向生产/服务部门下达交付指令，明确交付时间、地点、方式；仓储/物流部门备货发货，并留存发货凭证（如物流单、签收单）；服务部门按约定提供服务，记录服务过程（如服务日志、客户确认单）。验收与回款客户验收：产品交付后，客户按合同约定进行验收（如现场清点数量、检测质量），验收合格需签署《验收确认单》；验收不合格的，销售部门需及时与客户沟通，明确处理方案（如换货、维修、折价）。收款跟踪：财务部门根据合同约定的付款节点，向客户开具发票（发票信息需与合同一致），并跟踪回款情况；逾期未付款的，销售部门配合财务部门发送《催款通知书》，必要时采取法律措施。履约记录归档销售人员将交付凭证、物流单、验收确认单、发票、回款记录等履约过程中形成的文件，按合同编号整理归档，保证可追溯。（七）合同变更与解除：处理特殊情况合同变更履行过程中因客户需求变更、不可抗力（如自然灾害、政策调整）等原因需变更条款时，双方需协商一致并签订《补充协议》，明确变更内容（如数量、价格、交付时间调整）、《补充协议》与原合同效力关系（如“补充协议与原合同冲突的，以补充协议为准”）及生效条件（双方签字盖章后生效）。变更流程需参照合同起草、审核步骤执行。合同解除协商解除：双方协商一致可解除合同，签订《解除合同协议》，明确解除时间、已履行部分处理方式（如退货、退款）、违约责任承担（如因一方违约导致解除，违约方需赔偿损失）；单方解除：符合法定或约定解除情形的（如对方严重违约、不可抗力致使合同目的无法实现），解除方需书面通知对方，通知中说明解除理由及依据，自通知到达对方合同解除。（八）合同归档：保证资料完整归档范围合同全过程文件均需归档，包括：客户资质材料、《谈判纪要》、合同文本（正本/副本）、审批表、审核意见、补充协议、解除合同协议、交付凭证、验收确认单、发票、回款记录、履约过程中的沟通函件等。归档要求档案管理部门按合同编号建立台账，记录归档时间、归档人、文件清单；纸质档案需存放在专用档案柜，防潮、防火、防虫蛀；电子档案需加密存储，定期备份，防止丢失或泄露；合同保存期限：一般不少于合同履行完毕后5年，涉及诉讼、仲裁的，保存至案件终结。三、关键工具表格模板（一）销售合同审批表合同编号合同名称甲方（客户）乙方（本公司）标的物信息产品/服务名称规格型号数量主要条款摘要交付时间交付地点付款方式销售部意见负责人签字：日期：经办人签字：日期：法务部意见负责人签字：日期：经办人签字：日期：财务部意见负责人签字：日期：经办人签字：日期：最终审批意见总经理签字：日期：备注（二）合同履行跟踪表合同编号履行阶段计划时间实际时间责任人完成情况（√/×）备注（如问题记录）备货/服务准备发货/服务启动客户验收收款（尾款）更新记录日期：更新人：内容：日期：更新人：内容：（三）合同变更/解除申请表合同编号变更/解除事由原条款内容拟变更/解除后条款双方协商情况客户确认意见（签字/盖章）：日期：内部审批意见（销售/法务/财务）：负责人签字：日期：生效信息生效日期：备注四、操作要点与风险提示（一）客户资质审查不可忽视签订前务必核实客户营业执照、法定代表人证件号码明及授权委托书（如签约人为非法定代表人），保证签约主体合法。对于长期合作客户，需定期更新资质信息（如营业执照年检情况），避免因客户资质失效导致合同无效。（二）条款表述需清晰无歧义合同中“产品名称”“规格型号”“质量标准”等关键信息避免使用“大概”“优质”等模糊词汇，应明确具体参数或引用国家标准/行业标准；违约责任需量化（如“逾期付款按应付金额0.05%/日支付违约金”），避免“承担相应责任”等笼统表述。（三）审核流程需严格执行禁止“先签后审”或简化审核环节。法务部门审核发觉重大风险（如对方违约责任过轻、管辖权对我方不利）时，需暂停签订并重新谈判；财务部门对客户信用等级较低（如历史逾期付款）的，需建议提高预付款比例或要求提供担保。（四）履行过程需动态跟踪销售人员需定期与客户沟通，确