2026年服务机器人公司应收账款催收管理制度

2026年服务机器人公司应收账款催收管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司应收账款催收管理工作，明确催收责任、流程、标准及异常账款处理规则，加快资金回笼速度，降低坏账风险，保障公司现金流稳定，结合《中华人民共和国民法典》《合同法》及公司销售管理、财务管理相关规定，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有因销售服务机器人整机、核心部件、提供机器人定制化开发服务等产生的应收账款催收工作，涵盖销售部、财务部、法务部等所有参与应收账款管理的部门；适用范围包括常规账龄账款催收、项目型账款专项催收、逾期账款强制催收及坏账核销前的催收核查，覆盖直销客户、渠道客户、项目合作客户等所有类型欠款客户。第三条核心管理原则责任到人原则：每笔应收账款明确专属催收责任人（销售对接人），同步明确财务部对账责任人，双重把控催收进度；分级催收原则：按账款账龄、欠款金额、客户类型分级制定催收策略，差异化开展催收工作；合规催收原则：催收行为严格遵循法律法规，严禁采用威胁、骚扰等不当手段，确保催收流程合法合规；时效优先原则：账款到期前启动提醒催收，逾期后立即升级催收措施，避免账款长期拖欠；证据留存原则：所有催收沟通（电话、邮件、面谈）需留存记录，作为后续维权或核销的核心依据。第四条职责分工销售部（核心催收部门）：负责客户账款到期提醒、日常催收沟通、收集客户付款困难证明材料、跟进回款进度，对本人对接客户的应收账款回收率直接负责；财务部：负责应收账款台账维护、账龄分析、对账数据提供、回款到账核对，监督催收进度，向管理层报送催收报表；法务部：负责逾期超90天账款的法律风险评估、律师函出具、诉讼材料准备，协助处理账款纠纷；管理层：审批专项催收方案、坏账核销申请、法律诉讼事项，协调跨部门催收资源，对重大账款催收决策负责；客户服务部：配合催收工作，了解客户使用机器人产品/服务的反馈，排查因产品问题导致的付款拖延，协助解决客户合理诉求。第二章应收账款管理基础第五条账款台账管理台账建立：财务部在每笔销售订单生效后3个工作日内，建立应收账款台账，明确订单编号、客户名称、欠款金额、付款节点、到期日期、催收责任人等信息；台账更新：回款到账后1个工作日内更新台账回款状态，客户付款计划变更的，需同步更新并标注变更原因及审批记录；账龄分析：财务部每月5日前完成应收账款账龄分析，区分30天内、30-60天、60-90天、90天以上四个账龄区间，识别高风险账款；台账核对：销售部与财务部每月核对台账数据，确保账款金额、到期日期、客户信息一致，核对差异需在3个工作日内核实整改。第六条付款节点约定（适配服务机器人行业）常规订单：销售服务机器人整机的常规订单，付款节点约定为预付款（合同生效后）、发货款（产品出库前）、验收款（客户验收后）、质保款（质保期满后），各节点付款比例在合同中明确；定制化项目：机器人定制化开发项目，付款节点约定为立项款（项目立项后）、研发进度款（核心功能交付后）、验收款（整体项目验收后）、尾款（交付满6个月无质量问题后）；渠道合作：渠道客户账款付款节点约定为月度对账结算，次月15日前完成回款，逾期未付的暂停下一批次产品发货；特殊约定：因客户资质或合作规模可调整付款节点的，需经销售部负责人、财务部负责人双审批，管理层终审。第七条到期前提醒机制提醒时间：账款到期前7个工作日，催收责任人向客户发送付款提醒通知（邮件+书面），明确应付款金额、付款账号、到期日期；提醒内容：提醒通知需附订单编号、产品交付/验收证明（如有），定制化项目需附进度确认单，确保客户核对付款依据；反馈跟进：发送提醒后3个工作日内跟进客户反馈，了解付款安排，客户明确无法按时付款的，立即启动付款计划调整评估。第三章分账龄催收流程第八条30天内账款催收（未逾期）催收主体：由销售对接人作为催收责任人开展催收；催收方式：以友好提醒为主，通过电话、微信、邮件等方式确认客户付款计划，了解是否存在付款障碍；催收频次：每3天跟进一次，直至账款到账；异常处理：客户反馈付款困难的，催收责任人需在1个工作日内提交《付款困难说明》，附客户证明材料，报销售部负责人评估。第九条30-60天逾期账款催收催收主体：由销售部负责人协同催收责任人开展催收；催收方式：发送正式催收通知，列明逾期天数、逾期金额、违约金条款（按合同约定），要求客户3个工作日内反馈付款计划；催收动作：至少开展1次面谈或视频沟通，核实客户逾期原因（资金周转、产品问题、流程审批等），记录沟通内容并由客户确认；措施升级：客户未反馈付款计划的，暂停该客户后续订单对接，直至回款到账。第十条60-90天逾期账款催收催收主体：由财务部负责人、销售部负责人联合开展催收；催收方式：出具《逾期账款催收函》，加盖公司公章后送达客户，明确要求10个工作日内付清全款，否则启动违约金计收；催收动作：法务部介入风险评估，核查合同条款有效性、客户还款能力，协助制定催收话术及应对方案；资产保全：对有还款能力但恶意拖欠的客户，排查其可执行资产线索，为后续法律手段做准备。第十一条90天以上逾期账款催收催收主体：管理层牵头，销售部、财务部、法务部联合成立专项催收小组；催收方式：由法务部出具律师函，送达客户后要求7个工作日内回款，明确拒不回款的法律后果（诉讼、仲裁等）；催收动作：专项小组与客户高层对接，协商还款方案（分期、资产抵押、以货抵债等），方案需经管理层审批；终极措施：协商无果的，法务部在15个工作日内启动诉讼或仲裁程序，同步申请财产保全，最大程度降低坏账损失。第四章行业专属专项催收第十二条项目型账款专项催收进度挂钩：机器人定制化项目的进度款催收，需与项目交付进度挂钩，客户以进度未达标拒付的，由项目组出具进度确认证明，协商整改方案并重新约定付款时间；验收协调：验收款催收中，客户以产品质量问题拒付的，客户服务部24小时内安排技术人员上门核查，核实问题后制定整改计划，整改完成后重新验收并催收账款；尾款催收：质保款/项目尾款催收前，客户服务部出具产品/项目使用评估报告，无质量问题的附报告催收，有小问题的协商扣款比例后催收。第十三条核心客户差异化催收定义标准：年采购额达到公司设定阈值、合作年限超2年的客户列为核心客户，核心客户名单由销售部每季度更新；催收策略：核心客户逾期账款优先采用协商方式，可适当延长付款期限（最长不超过30天），但需签订延期付款协议，明确利息及担保措施；资源倾斜：为核心客户配备专属催收对接人+财务对账人，每月开展对账沟通，提前预判付款风险，避免账款逾期。第十四条渠道客户批量催收对账前置：每月25日前完成与渠道客户的月度对账，确认欠款金额及未付原因，对账差异当场核实整改；批量提醒：每月底向所有渠道客户发送次月付款提醒，明确回款要求及逾期后果（暂停发货、扣减返利等）；集中催收：渠道客户逾期的，由销售部渠道负责人集中开展催收沟通，逾期超15天的，统一暂停渠道授权，直至回款到账。第五章异常账款处理第十五条付款计划调整申请条件：客户因不可抗力、经营困难等原因无法按时付款的，可申请调整付款计划，需提交加盖公章的书面申请及相关证明材料；审批流程：销售部初审（核实材料真实性）→财务部复审（评估回款风险）→管理层终审，调整后的付款期限最长不超过原到期日90天；协议签订：付款计划调整获批后，需与客户签订《延期付款协议》，明确分期金额、付款日期、违约金比例，协议由法务部审核后盖章生效；跟进催收：按新付款计划开展催收，每笔分期款项到期前3天再次提醒，未按新计划付款的立即恢复原催收强度。第十六条坏账认定与核销认定标准：账款逾期超180天，经多轮催收无果，且客户已停业、破产或无还款能力（由法务部出具评估报告），可认定为坏账；核销申请：销售部提交《坏账核销申请表》，附催收记录、客户还款能力证明、法务评估报告，报财务部审核；审批流程：财务部审核→审计部核查→管理层审批→董事会终审（大额坏账）；后续跟进：坏账核销后，仍保留对客户的追偿权利，客户恢复还款能力的，立即重启催收流程。第十七条法律手段介入介入时机：账款逾期超90天，协商无果且客户无还款意愿的，法务部启动法律手段；准备工作：收集订单合同、交付凭证、催收记录、对账确认单等证据，整理诉讼材料，选定合作律所；流程执行：按诉讼或仲裁流程推进，及时跟进案件进展，申请财产保全的需在诉讼前完成；执行跟进：胜诉后协助法院开展执行工作，核查客户可执行资产，最大程度追回欠款。第六章监督考核与责任追究第十八条考核指标回款率：月度应收账款回款率≥95%，年度回款率≥98%（不含坏账核销部分）；逾期率：月度逾期账款占比≤5%，90天以上逾期账款占比≤1%；催收及时率：到期提醒发送及时率100%，逾期账款首次催收响应及时率100%；台账准确率：应收账款台账数据准确率100%，账龄分析完成及时率100%。第十九条正向激励个人激励：催收责任人完成月度回款率目标的，按回款金额的一定比例发放催收奖金；提前收回逾期账款的，额外给予专项奖励；部门激励：销售部完成年度回款率目标的，给予部门团队奖金，财务部台账管理零差错的，给予团队绩效加分；长效激励：核心客户账款零逾期的对接人，在年度评优、岗位晋升中优先考虑。第二十条责任追究条款轻度追责：台账录入错误、提醒发送延迟、催收记录不全的，给予责任人约谈提醒，责令限期整改；中度追责：因催收不力导致账款逾期超30天、未及时上报客户付款风险的，给予责任人通报批评，扣减当月绩效奖金20%-30%；重度追责：因失职导致账款形成坏账、虚报催收进度、泄露客户回款信息的，给予责任人降岗降薪或解除劳动合同，造成公司损失的追偿经济赔偿，涉嫌违法的移交司法机关处理。第七章附则第二十一条制度解释权本制度由公司销售部牵头，会同财务部、法务部共同解释，未尽事宜由销售部组织相关部门协商解决，协商结果报公司管理层备案。第二十二条制度修订本制度根据国家法律法规更新、公司销售模式调整、行业回款特点变化适时修订，