2026年高合金属材料公司发票管理制度

2026年高合金属材料公司发票管理制度第一章总则第一条为规范高合金属材料公司（以下简称“公司”）发票全生命周期管理，防范发票管理风险，保障公司税务合规及经营权益，依据《中华人民共和国发票管理办法》《中华人民共和国税收征收管理法》《增值税专用发票使用规定》等相关法律法规，结合公司金属材料生产、销售、采购及服务提供等经营实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部、各分公司、办事处及所有涉及发票开具、接收、保管、传递、核销、认证抵扣的岗位人员，涵盖财务、销售、采购、仓储、行政、生产等所有相关部门。第三条发票管理坚持“合法合规、真实完整、权责清晰、全程可控”的核心原则，所有发票相关操作必须严格遵循国家税收政策、行业规范及公司内部管理要求，严禁任何形式的虚开发票、转借发票、违规保管发票、擅自销毁发票等行为。第四条公司财务中心为发票管理的归口责任部门，负责制定发票管理实施细则、组织发票管理培训、监督发票全流程执行情况、对接税务机关处理发票相关事宜；各业务部门指定专人担任发票联络专员，配合财务中心完成发票申请、信息核对、传递交接等工作，确保发票流转高效、可追溯。第五条公司建立发票管理责任体系，财务负责人为发票管理第一责任人，各部门负责人为本部门发票管理直接责任人，所有涉及发票操作的人员需签订《发票管理责任承诺书》，明确岗位职责及违规责任。第二章发票开具管理第六条发票开具范围界定1.公司对外开展金属材料销售业务（包括黑色金属、有色金属、合金材料等各类金属制品）、提供金属加工、技术咨询、物流配送等经营服务，凡达到收入确认条件的，必须按规定开具合规发票；2.公司采购生产用原材料、设备备件、办公用品、劳保用品等各类物资，以及接受运输、维修、咨询等服务时，须向合作方索取合法有效的发票；3.严禁超出公司营业执照核定经营范围开具发票，严禁为非经营活动开具发票，严禁为其他单位或个人以本公司名义代开发票，严禁开具与实际经营业务不符的发票。第七条发票开具申请流程1.销售类发票申请：销售部门完成合同履约、货物交付并确认收入后，由业务人员填写《发票开具申请单》，完整填写客户全称、统一社会信用代码/纳税人识别号、注册地址、联系电话、开户银行及账号、商品/服务名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额、税率、发票类型（增值税专用发票/普通发票）等核心信息，附销售合同、出库单、验收单、回款凭证等佐证材料，经部门负责人审核、财务专员复核后，提交至财务中心开票岗；2.费用类发票申请：各部门报销各类费用时，需确保取得的外部发票信息完整、真实有效，发票抬头必须为公司全称及统一社会信用代码，商品/服务项目与实际支出内容一致，报销时附费用报销单、消费明细、合同（如有）等材料，经部门负责人审核后提交财务中心审核入账；3.特殊业务发票申请：涉及销售折让、退货、红字发票开具等特殊情形的，需额外附相关证明材料，经财务负责人审批后方可提交开票申请。第八条发票开具规范要求1.发票开具必须使用公司税务机关核定的税控系统及发票专用设备，开票人员须为财务中心经授权的专职人员，严禁非授权人员操作税控设备，严禁擅自修改开票系统参数、篡改开票信息；2.发票内容必须与实际经营业务完全一致，商品和服务税收分类编码选择准确无误，金额、税额计算精准，大小写金额保持一致，价税合计金额与合同、结算单金额相符；3.客户信息需严格按照客户提供的《开票信息确认单》填写，确保发票抬头、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等信息无任何错误；4.发票打印须使用规定的发票专用纸张，确保字迹清晰、无模糊、无涂改，发票各联次内容一致，不得出现压线、错格、缺字、漏印等情况，全部联次一次性打印完成；5.向一般纳税人客户销售货物或提供应税服务的，经核实客户一般纳税人资格后，方可开具增值税专用发票；向小规模纳税人、个人及非增值税一般纳税人客户，一律开具增值税普通发票；6.发票开具完成后，须在发票联和抵扣联（专用发票）加盖公司发票专用章，盖章位置为发票右下角“销售方盖章”处，确保印章清晰完整，不得覆盖发票关键信息（如金额、税额、发票代码/号码等）；7.开票人员需在开票完成后即时核对发票信息，确认无误后登记《发票开具登记簿》，记录发票代码、号码、开票日期、客户名称、金额、税额、开票人等信息。第九条发票作废与红字发票管理1.当月开具的发票，如发现信息错误且尚未交付客户的，由开票人员在税控系统中完成作废操作，收回发票全部联次，核对无误后加盖“作废”印章，按发票号码顺序整理存档，并在《发票开具登记簿》中注明作废原因及时间；2.跨月发票需作废，或因销货退回、销售折让、服务终止等原因需开具红字发票的，由销售部门提交《红字发票开具申请单》，附客户拒收证明（如有）、退货协议、折让协议等合法佐证材料，经财务中心审核、财务负责人审批后，按税务机关规定流程开具红字发票；3.红字发票开具后，需将红字发票与对应的原发票、相关佐证材料一并整理归档，确保红冲理由合规、资料完整，红冲金额不得超出原发票金额；4.所有作废发票、红字发票需单独建档管理，不得随意丢弃，保存期限与正常发票存根联一致。第十条发票交付管理1.开具完成的发票，由财务中心开票岗与销售部门业务人员核对无误后，通过专人送达、邮政挂号信、正规快递公司（如顺丰、EMS）等可追溯方式交付客户，严禁通过无物流追踪的方式交付；2.发票交付时需填写《发票交付回执单》，明确发票代码、号码、交付时间、交付方式、接收人等信息，由客户接收人员签字或加盖客户公章确认，回执单由财务中心留存归档；3.空白发票、已开具未交付的发票需由财务中心专人保管，严禁交由非授权人员保管、传递，严禁携带空白发票或已开具发票外出（经审批的除外），防止发票丢失、损毁或被非法使用。第三章发票保管管理第十一条发票存放标准1.公司空白发票、税控盘、金税盘、发票专用章等核心票据及设备，由财务中心指定专人保管，存放于财务室带密码锁的保险柜中，保险柜钥匙由保管人专人保管，密码定期更换并严格保密，严禁将钥匙或密码告知他人；2.空白发票实行限量领用制度，保管人需建立《空白发票领用登记簿》，详细记录发票代码、起始号码、领用日期、领用数量、领用人、归还日期、剩余数量等信息，领用人需签字确认；3.已开具的发票存根联、作废发票、红字发票及相关佐证材料，按发票开具年度、月份顺序整理成册，存放于财务档案柜中，档案柜需具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件，存放环境保持干燥、通风；4.电子发票需下载电子版文件，按“年度-月份-客户”分类建立电子档案，存储于专用加密硬盘中，由专人保管，定期进行数据备份，防止电子发票数据丢失、篡改；5.发票保管人员离岗（包括调岗、离职、休假等）时，需办理发票及相关设备的交接手续，填写《发票保管交接清单》，由交接人、接收人、监交人签字确认，确保交接过程可追溯。第十二条发票保管期限1.空白发票保管至使用完毕或按税务机关要求核销为止；已开具发票的存根联、记账联及相关凭证保管期限为5年；电子发票电子版文件永久备份保存；2.发票保管期满后，由财务中心提出销毁申请，编制《发票销毁清单》，注明发票代码、号码、数量、保管期限、销毁原因等信息，经财务负责人、公司管理层审核后，向主管税务机关备案，按税务机关规定程序组织销毁；3.发票销毁过程需有专人监督，全程记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，销毁完成后留存销毁凭证（如照片、视频、销毁机构证明等），归档备查。第十三条发票盘点与核查1.财务中心每月末对空白发票、已开具发票、作废发票、红字发票进行全面盘点，核对《发票登记簿》与实际库存数量、号码是否一致，形成《发票月度盘点报告》，由盘点人、监盘人签字确认，盘点差异需立即查明原因并整改；2.每季度由财务中心联合审计部门对发票管理情况进行专项核查，重点核查发票开具的合规性、保管的安全性、红冲作废的合理性，核查范围覆盖所有业务部门，核查结果形成《发票专项核查报告》，上报公司管理层；3.税务机关开展发票检查时，财务中心需积极配合，按要求提供发票管理相关资料、账簿、凭证等，确保检查工作顺利开展，检查发现的问题需及时整改并上报。第四章发票接收与审核第十四条发票接收基本要求1.各部门接收外部单位开具的发票时，首先需核对发票的真实性、合法性、完整性：检查发票监制章、发票专用章是否为最新样式且合规，发票代码、号码是否在有效范围内，发票打印信息是否清晰、无涂改，项目内容是否与实际业务相符；2.接收增值税专用发票的，需在发票开具之日起360日内完成认证抵扣，因特殊原因逾期未认证的，需由接收部门提交《逾期发票认证申请》，说明原因并经公司管理层审批后，按税务机关规定处理；3.发现假发票、作废发票、信息有误发票、项目与实际业务不符发票等不合规发票的，一律拒收，并立即要求对方重新开具合规发票，严禁将不合规发票用于报销、入账或抵扣税款。第十五条发票审核流程1.各部门将接收的外部发票提交财务中心后，由财务审核岗通过国家税务总局发票查验平台核验发票真伪，核对发票抬头、税号、项目、金额等信息与合同、入库单、费用报销单等业务资料是否一致；2.审核内容包括：发票是否加盖有效发票专用章、税率适用是否正确、价税计算是否准确、是否存在压线错格等开具不规范情形、是否属于虚开发票等；3.审核通过的发票，按公司财务核算制度要求及时入账、认证抵扣；审核不通过的，退回相关部门，要求补充佐证材料或重新索取合规发票，审核结果需在《发票审核登记簿》中记录。第五章责任追究第十六条违规行为界定与处理1.轻微违规行为：未按规定填写发票申请单、发票信息填写错误但未造成损失、未及时传递发票但未影响业务办理的，给予相关责任人口头警告，责令限期整改，整改情况纳入当月绩效考核；2.一般违规行为：丢失空白发票（未造成后果）、未按规定保管发票导致轻微损毁、违规作废发票但未造成税务风险、接收不合规发票未及时退回的，给予相关责任人书面警告，扣减当月绩效奖金10%-30%，部门负责人承担连带责任；3.严重违规行为：虚开发票、转借发票、伪造变造发票、丢失发票造成税务处罚或经济损失、因发票管理不当导致公司被税务机关稽查并处罚、擅自销毁发票的，给予相关责任人降职、调岗或解聘处理，扣减全部绩效奖金，情节严重触犯法律的，移交司法机关追究刑事责任；4.所有违规行为处理结果需形成《发票违规处理决定书》，存入员工档案，作为绩效考核、职务调整的重要依据。第十七条奖励机制1.严格执行本制度，及时发现并制止发票违规行为、避免公司税务风险或经济损失的，给予500-5000元现金奖励；2.在发票管理工作中表现突出，连续12个月无违规记录，或提出合理化建议并被采纳、显著提升发票管理效率的，给予表彰并纳入年度评优范围。第六章附则