2026年高合金属材料公司技术文档管理制度

2026年高合金属材料公司技术文档管理制度第一章总则第一条制定目的为规范高合金属材料公司（以下简称“公司”）技术文档的编制、审核、发布、归档、使用及保密等全生命周期管理工作，保障技术文档的完整性、准确性、规范性和安全性，提升技术文档的使用效率和管理水平，为公司生产经营、技术研发、质量管控等工作提供可靠的技术支撑，结合公司金属材料加工制造的业务特点及实际管理需求，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国著作权法》等相关法律法规及公司内部管理规定，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有技术文档的管理工作，覆盖技术文档从编制立项、内容撰写、审核审批、发布生效、版本更新、归档保存到借阅使用、销毁废止的全流程，涉及公司技术部门、生产车间、研发部门、质量部门、采购部门、保密管理部门等所有产生、使用、保管技术文档的部门及相关岗位人员。本制度所指技术文档包含以书面、电子等形式存在的各类技术性文件，不包含行政办公、财务管理等非技术性文档。第三条管理原则规范统一原则：建立统一的技术文档编制标准、编号规则、审核流程和管理规范，确保各类技术文档格式统一、内容规范、管理有序。准确严谨原则：技术文档的编制需基于实际生产研发数据和工艺要求，内容真实准确、逻辑严谨，严禁编造、篡改技术数据，确保文档可直接指导生产研发工作。安全保密原则：根据技术文档的涉密程度划分保密等级，落实分级管控措施，防止技术信息泄露，保障公司核心技术权益。实用高效原则：技术文档的管理需贴合公司生产研发实际需求，简化不必要的管理流程，确保文档能够快速检索、便捷使用，满足各部门工作需要。全程追溯原则：建立技术文档全生命周期管理台账，记录文档编制、审核、修改、借阅、归档等所有环节信息，确保每一份技术文档均可追溯管理。第二章管理职责第四条技术部门职责作为技术文档管理的归口部门，负责牵头制定和修订技术文档管理制度及配套规范，组织开展制度宣贯和培训工作，确保各部门理解并执行相关管理要求。负责统筹公司各类技术文档的编制规划，明确不同类型技术文档的编制要求、完成时限和质量标准，指导各业务部门开展技术文档编制工作。组织技术文档的审核工作，牵头召开跨部门审核会议，对技术文档的内容准确性、格式规范性、合规性进行审核，提出修改意见并督促整改。负责技术文档的发布、版本管理和更新维护工作，建立技术文档管理台账，实时更新文档状态，确保各部门使用的为最新有效版本。配合保密管理部门开展技术文档保密检查工作，识别技术文档保密风险，制定防范措施，处理技术文档管理过程中的异常问题。第五条文档管理专职岗位职责隶属于技术部门，负责技术文档的日常管理工作，包括文档的收集、整理、分类、归档、编号等，建立电子和纸质文档管理台账，确保文档存放有序。受理各部门的技术文档借阅、复制申请，严格按照权限审批流程办理相关手续，记录借阅信息，督促借阅人员按时归还文档。定期对技术文档进行核查，检查文档的完整性、保存状态，对破损、丢失的文档及时上报并协助处理，定期备份电子技术文档，防止数据丢失。负责作废技术文档的回收、登记和销毁工作，严格执行销毁审批流程，确保作废文档全部回收，不流入非授权范围。配合技术部门完成技术文档的版本更新工作，及时替换旧版本文档，标注版本信息，保障文档版本的准确性。第六条各业务部门职责按照本制度及技术部门要求，组织本部门相关人员编制职责范围内的技术文档，指定专人负责本部门技术文档的初审和提报工作，确保文档编制按时完成、内容符合要求。配合技术部门开展技术文档审核工作，对涉及本部门业务的文档内容进行确认，提出专业意见，确保文档贴合实际业务需求。严格遵守技术文档借阅和使用规定，督促本部门人员妥善保管借阅的技术文档，严禁私自复制、传播、泄露技术文档内容，使用完毕后及时归还。及时向技术部门反馈技术文档使用过程中发现的问题，如内容错误、版本滞后等，提出文档更新建议，配合完成技术文档的修订工作。第七条保密管理部门职责负责对技术文档进行保密等级划分，明确不同保密等级文档的管理要求和接触权限，制定技术文档保密管控措施。定期开展技术文档保密检查，核查各部门保密制度执行情况，排查泄密风险点，对违规行为提出整改要求并监督落实。负责技术文档泄密事件的调查处理工作，核实泄密原因、范围和损失，提出处理意见，督促责任部门和人员整改，完善保密管理措施。第八条质量部门职责对涉及产品质量管控、检验检测的技术文档进行专业审核，确保文档中的质量标准、检验方法、判定规则等符合国家相关标准和公司质量管理制度。配合技术部门验证技术文档的实用性，结合生产过程中的质量检验数据，反馈技术文档中与实际生产不符的内容，提出修订建议。监督各生产车间严格按照生效的技术文档开展质量管控工作，对不按技术文档要求执行的行为及时制止并上报相关部门。第三章技术文档分类与编制规范第九条技术文档分类基础技术文档：包括公司技术管理规范、工艺通用标准、原材料技术要求、产品通用技术参数等，为公司各类技术工作提供基础依据的文档。生产工艺文档：包括各产品生产工艺流程、工序操作指导书、工艺参数设定标准、设备操作规范、生产过程技术控制要求等，直接指导生产作业的文档。产品技术文档：包括产品技术说明书、产品研发设计方案、产品性能检测报告、产品改进升级技术方案、产品适用范围及使用要求等，围绕产品全生命周期的技术文档。设备技术文档：包括生产设备技术参数、设备安装调试手册、设备维护保养规范、设备故障诊断及维修指导书、设备改造技术方案等，针对生产设备管理的技术文档。研发技术文档：包括研发项目立项技术论证报告、研发过程实验数据记录、研发成果技术分析报告、新技术应用评估报告等，涉及技术研发工作的文档。质量技术文档：包括产品检验检测规范、质量异常分析技术报告、质量改进技术方案、原材料入厂检验技术要求等，用于质量管控的技术文档。第十条技术文档编制基本要求格式规范：所有技术文档需采用公司统一规定的文档格式，包括字体、字号、行距、页边距、页眉页脚等，电子文档优先使用通用办公软件格式，确保兼容性；纸质文档使用标准纸张规格，打印清晰。内容完整：技术文档需包含标题、编制部门、编制人、编制日期、审核人、审批人、版本号、正文、附件（如有）等核心要素，正文内容需覆盖对应业务的全部技术要点，无关键信息缺失。语言准确：文档内容需使用规范的专业术语，语言简洁、逻辑清晰、表述准确，避免模糊、歧义性语句，数据需标注计量单位，引用标准需注明标准编号和名称。编号统一：技术文档实行统一编号管理，编号规则为“部门代码-文档类型代码-年份-顺序号-版本号”，其中部门代码、文档类型代码由技术部门统一制定并发布，确保每份文档编号唯一可识别。依据充分：技术文档的编制需以国家相关法律法规、行业标准、公司管理规定及实际生产研发数据为依据，不得违反相关规定，不得编造无依据的技术内容。第十一条不同类型文档编制细则生产工艺文档编制时，需明确各工序的操作步骤、工艺参数允许偏差范围、质量控制点、异常处理方法、安全操作要求等，需结合生产现场实际作业流程编制，确保可直接指导一线操作。产品技术文档编制时，需详细说明产品的技术指标、性能特点、适用场景、使用注意事项、常见问题解决方法等，需兼顾专业性和易懂性，满足不同使用场景的需求。设备技术文档编制时，需包含设备的基本信息、运行参数、操作流程、维护周期、易损件更换标准、故障排查步骤等，需结合设备实际运行情况，确保文档内容可指导设备操作和维护工作。研发技术文档编制时，需完整记录研发过程中的实验方案、实验数据、数据分析过程、结论等，数据需真实可追溯，实验结论需基于数据客观得出，不得主观臆断。第四章技术文档审核与发布第十二条审核流程编制人初审：文档编制完成后，编制人需对文档内容进行全面自查，核对内容准确性、格式规范性、要素完整性，确认无误后填写《技术文档审核申请表》，提交至所在部门负责人审核。部门审核：部门负责人对文档的内容是否贴合本部门业务实际、是否满足工作需求进行审核，提出修改意见，编制人根据意见整改后，由部门负责人签署审核意见。跨部门会审：涉及多个部门业务的技术文档，由技术部门组织相关部门开展会审，各部门从专业角度提出审核意见，编制人汇总意见并整改，整改完成后由各部门负责人签署会审意见。最终审批：经部门审核和跨部门会审后的技术文档，提交至技术部门负责人审核，重要技术文档（如核心产品工艺文档、关键研发技术文档）需提交至公司分管技术领导审批，审批通过后方可进入发布环节。第十三条审核要求审核人员需在收到审核申请后的3个工作日内完成审核，确因特殊情况无法按时完成的，需向技术部门说明情况并确定完成时限，避免文档审核拖延。审核意见需具体、明确，指出文档中存在的问题及修改方向，不得仅签署“同意”“需修改”等模糊意见，确保编制人能够准确理解并整改。对于审核未通过的文档，编制人需在规定时限内完成修改，修改完成后重新提交审核，直至审核通过；多次审核未通过且无合理整改的，技术部门需约谈编制人及所在部门负责人，督促解决问题。第十四条发布流程发布前校验：技术文档审核通过后，文档管理专职岗位需对文档的编号、版本号、审核审批签字等要素进行最终校验，确认无误后录入技术文档管理台账。发布通知：技术部门通过公司内部办公系统发布技术文档生效通知，明确文档名称、编号、生效日期、适用范围、发放范围等信息，确保相关部门及时知晓。文档发放：电子文档通过内部办公系统定向发放至相关部门，纸质文档由文档管理专职岗位按发放范围统一打印、盖章、发放，发放时需办理签收手续，记录发放对象和数量。生效执行：技术文档自通知指定的生效日期起正式执行，各部门需严格按照文档要求开展相关工作，不得沿用旧版本文档或擅自更改文档内容。第五章技术文档版本管理第十五条版本命名规则技术文档版本分为初稿、正式版、修订版，初稿版本号标注为“V0.1”，正式发布的首个版本标注为“V1.0”，后续每修订一次版本号递增0.1，如“V1.1”“V1.2”；重大修订（如核心内容变更）可直接升级主版本号，如从“V1.0”升级为“V2.0”。版本号需标注在文档的页眉位置，同时在文档管理台账中记录版本变更原因、变更内容、变更日期、变更人等信息，确保版本可追溯。第十六条版本更新条件国家相关法律法规、行业标准发生变更，导致技术文档内容不符合要求的；公司生产工艺、产品设计、设备配置等发生调整，技术文档内容无法适配实际工作需求的；技术文档使用过程中发现内容错误、遗漏，影响实际工作开展的；客户提出明确的技术要求变更，需调整相关技术文档的；公司管理要求调整，需同步更新技术文档的。第十七条版本更新流程任何部门发现技术文档需更新时，均可向技术部门提交《技术文档版本更新申请表》，说明更新原因、需变更的内容及建议方案。技术部门对更新申请进行审核，确认需更新的，组织原编制人或相关专业人员完成文档修订，修订后的文档需按照本制度第四章的审核流程重新审核审批。审核通过后的新版本文档，由技术部门发布更新通知，明确旧版本文档作废日期，文档管理专职岗位及时替换各部门使用的旧版本文档，回收作废的纸质文档。技术部门在管理台账中记录版本更新信息，保留旧版本文档归档，标注“作废”字样，便于后续追溯查询。第六章技术文档归档与保存第十八条归档范围所有审核通过并发布的正式技术文档，包括电子文档和纸质文档；技术文档的审核审批记录、版本更新记录、发放记录、借阅记录等管理类资料；作废的技术文档及作废审批、回收、销毁记录；技术文档编制过程中的初稿、修改稿等过程性资料（重要技术文档需留存）。第十九条归档时限与要求技术文档发布后5个工作日内，文档管理专职岗位需完成归档工作，电子文档存储至公司指定的文件服务器，纸质文档整理后存放至专用档案柜。归档时需按文档类型、部门、年份分类存放，纸质文档需编制归档目录，电子文档需建立分级文件夹，确保快速检索；每份归档文档需标注归档编号、归档日期、保管人等信息。过程性资料需与正式文档分开归档，标注“过程资料”字样，便于区分管理；无保存价值的过程性资料，经技术部门负责人批准后可定期清理。第二十条保存介质与期限电子文档需同时在文件服务器和专用移动存储设备中备份，定期（每月）更新备份数据，防止因设备故障导致数据丢失；备份存储设备需专人保管，存放于安全环境。纸质文档需存放于干燥、通风、防火、防潮、防虫的档案柜中，重要文档需存放于带锁档案柜，保管人需定期检查保存状态，发现破损、霉变等情况及时处理。基础技术文档、核心生产工艺文档、核心产品技术文档保存期限为永久；一般生产工艺文档、设备技术文档保存期限为10年；研发过程技术文档、质量技术文档保存期限为5年；文档管理类资料保存期限为3年。保存期限届满的技术文档，由文档管理专职岗位提出销毁申请，经技术部门和保密管理部门审核、公司分管领导批准后，按本制度第八章相关要求销毁。第七章技术文档借阅与使用第二十一条借阅权限普通技术文档（非涉密）：公司内部在岗员工因工作需要均可申请借阅，需经所在部门负责人批准；内部涉密技术文档：仅限相关业务部门负责人、核心岗位人员借阅，需经技术部门负责人和保密管理部门负责人双重批准；核心涉密技术文档（如核心研发成果、独家工艺等）：仅限公司分管技术领导、技术部门负责人及指定核心人员接触，借阅需经公司主要领导批准。第二十二条借阅流程借阅人填写《技术文档借阅申请表》，注明文档名称、编号、借阅用途、借阅期限、是否需要复制等信息，按权限审批流程提交审批。审批通过后，借阅人持申请表到文档管理专职岗位办理借阅手续，文档管理专职岗位核对信息后发放文档，电子文档仅提供查阅权限（特殊情况经批准可复制），纸质文档需办理签收手续。借阅期限一般不超过15个工作日，确因工作需要延长的，需在到期前3个工作日提交延期申请，经原审批人批准后可延长，延长期限不超过10个工作日；核心涉密文档借阅期限不超过5个工作日，且不得延期。第二十三条使用与归还要求借阅人需妥善保管借阅的技术文档，不得涂改、勾画、撕毁纸质文档，不得篡改电子文档内容，不得将文档转借他人或带出公司（核心涉密文档严禁带出公司）。借阅人需在借阅期限届满前归还文档，电子文档借阅权限到期后自动收回，纸质文档归还时文档管理专职岗位需检查完整性，确认无误后注销借阅记录；逾期未归还的，文档管理专职岗位需提醒催收，仍不归还的上报技术部门处理。因工作需要复制技术文档的，需在申请表中注明，经批准后由文档管理专职岗位统一复制，复制件需标注“复制件”字样及复制日期，与原件同等管理，使用完毕后需按要求归还或销毁。第八章技术文档保密管理第二十四条保密等级划分核心涉密级：涉及公司核心竞争力的技术文档，如独家生产工艺、核心研发成果、未公开的核心产品技术参数等，泄露将对公司造成重大经济损失或竞争劣势；内部涉密级：仅适用于公司内部使用的技术文档，如常规生产工艺文档、设备维护文档等，泄露可能对公司生产经营造成一定影响；非涉密级：可在公司内部公开使用，且不涉及公司核心技术的技术文档，如通用技术标准、产品公开技术说明书等。第二十五条保密管理措施核心涉密级文档：电子文档存储至加密服务器，仅授权指定人员访问；纸质文档存放于保密档案柜，由专人保管，借阅需经最高权限审批，且仅限在指定场所查阅，严禁复制、拍照、外传。内部涉密级文档：电子文档设置访问权限，仅对相关部门人员开放；纸质文档存放至带锁档案柜，借阅需经技术部门和保密部门审批，复制需严格控制数量，使用后及时回收。非涉密级文档：可在公司内部办公系统公开查阅，但严禁外传至公司外部，文档标注“内部使用，禁止外传”字样。所有接触技术文档的人员均需签订《技术保密协议》，明确保密责任和义务，新员工入职时需开展保密培训，离职时需办理技术文档交接和保密承诺手续。第二十六条泄密处置发现技术文档泄露或疑似泄露情况时，相关人员需立即向保密管理部门和技术部门上报，说明泄露文档名称、等级、泄露范围、可能造成的影响等信息。保密管理部门接到上报后，需立即组织调查，核实泄露情况，采取补救措施，如收回泄露文档、与相关方沟通保密、采取法律手段等，降低泄露造成的损失。对造成技术文档泄露的责任人，公司将根据泄露文档的保密等级、造成的损失程度，给予警告、罚款、降职、解除劳动合同等处理；情节严重触犯法律法规的，移交司法机关处理。第九章检查与考核第二十七条检查频次与内容技术部门每月开展一次技术文档日常管理检查，重点检查文档编制及时性、审核审批完整性、版本准确性、归档规范性、借阅记录完整性等。保密管理部门每季度开展一次技术文档保密专项检查，重点检查保密等级划分准确性、保密措施落实情况、涉密文档借阅使用合规性等。公司管理层每半年开展一次技术文档管理综合检查，全面核查制度执行情况、文档管理台账完整性、问题整改落实情况等，形成检查报告。第二十八条考核指标技术文档编制及时率：按时完成编制的技术文档数量/应编制技术文档总数×100%，考核目标≥95%；技术文档审核通过率：一次审核通过的技术文档数量/提交审核的技术文档总数×100%，考核目标≥85%；版本准确性：使用最新有效版本文档的部门数量/使用技术文档的部门总数×100%，考核目标≥100%；保密合规率：合规使用涉密文档的次数/涉密文档使用总次数×1