机关单位档案管理制度

机关单位档案管理制度第一章总则第一条为规范机关档案管理，确保档案完整、准确、系统、安全，充分发挥档案在科学决策、依法行政、公共服务和文化传承中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作业务建设标准》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本机关职能特点与业务流程，制定本制度。第二条本制度所称档案，是指本机关在公务活动中形成的、具有保存价值的全部文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案、专业档案、科技档案、人事档案、会计档案等。第三条档案管理坚持“统一领导、分级管理、全程控制、便于利用、安全保密”的原则，实行“谁形成、谁负责、谁归档”的责任制，建立“横向到边、纵向到底”的闭环管理体系，确保档案资源应归尽归、应收尽收、应管尽管、应用尽用。第二章组织与职责第四条成立机关档案工作领导小组，由分管办公室工作的厅（局）领导任组长，办公室主任任副组长，各处室、直属单位主要负责人为成员，统筹协调档案重大事宜；下设档案管理办公室（挂靠办公室），配备专职档案员不少于编制数的2%，关键业务处室配备兼职档案员，形成“1+N”专兼职网络。第五条档案管理办公室职责：（一）起草年度档案工作计划、经费预算和制度修订方案；（二）监督指导各处室文件材料形成、积累、整理、归档、移交、保管、利用、鉴定、销毁等全流程；（三）组织档案信息化、数字化、异质异地备份和长期保存；（四）开展档案统计、年报、考核、培训、宣传及保密检查；（五）负责档案库房的“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害生物、防污染）日常巡检与隐患整改；（六）受理内外部查档申请，依法依规提供利用服务。第六条各处室职责：（一）指定一名处级领导分管档案工作，一名正式干部担任兼职档案员，保持相对稳定；（二）按照“三纳入”要求（纳入职责、纳入制度、纳入考核），将档案工作与业务工作同部署、同检查、同验收；（三）确保办理完毕的文件材料在7个工作日内完成预整理，30个工作日内向档案管理办公室移交；（四）配合完成档案开放审核、涉密划控、数字化扫描、编研开发等工作。第三章文件材料归档范围与保管期限第七条归档范围采用“正面清单+负面清单”模式。正面清单涵盖：1.本机关党组（党委）、行政办公会议记录、纪要、决定；2.年度工作计划、总结、绩效考核、目标责任制材料；3.请示、批复、意见、通知、通报、函等往来文件；4.人事任免、考核、奖惩、工资、社保、退休、去世材料；5.财务预算、决算、资产登记、政府采购、审计报告；6.行政审批、处罚、复议、诉讼、信访、投诉处理结果；7.重大项目建议书、可行性研究、评审、验收、绩效评价；8.外事、合作、对口支援、援派、扶贫、乡村振兴材料；9.党团工青妇、精神文明、纪检监察、巡视巡察整改；10.照片、录音、录像、网页、社交媒体官方账号内容；11.业务系统数据库快照、电子公文版式文件、元数据；12.其他具有凭证、查考、研究价值的材料。负面清单包括：重份文件、草稿、过程稿、参考件、事务性通知、内部刊物征订单、广告、贺卡、私人信函等，严禁归档。第八条保管期限划分为永久、30年、10年三类，执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》最新版本，任何处室和个人不得擅自缩短或延长。确因业务特殊需调整期限的，须填写《保管期限变更申请表》，经档案管理办公室审核、领导小组批准、同级档案主管部门备案后方可执行。第四章整理与移交第九条文件材料实行“件”为单位整理，遵循“来源原则”与“事由原则”相结合，保持文件之间有机联系，区分年度、机构、问题、保管期限，组件、分类、排列、编号、编目、装订、装盒“七步走”。第十条纸质档案装订采用不锈钢钉、线装、塑脊条三种方式，左侧对齐，不掉页、不倒页、不压字；图纸折叠成A4幅面，图标外露；大幅证书、锦旗等平铺放入定制无酸纸盒；照片冲印6寸以上，附底片或数字文件，填写时间、地点、人物、事件、摄影者五要素。第十一条电子档案实行“双套制”：具有永久或30年保存价值的电子文件同步生成纸质或缩微胶片副本；电子公文采用OFD版式，元数据按照《文书类电子文件元数据方案》自动捕获，哈希值、时间戳、数字签名一并归档；业务系统数据每日增量备份，每月全量备份，每季度离线异质备份。第十二条移交程序：（一）兼职档案员填写《归档移交清单》一式两份，附《档案质量自检表》，经处室主要负责人签字；（二）档案管理办公室在5个工作日内完成接收检验，合格率≥98%的，双方签字确认，办理入库；合格率<98%的，退回整改，二次移交时限不超过10个工作日；（三）移交后，处室留存《归档文件目录》电子稿，便于日常查询；（四）年度终了后45日内完成上年度全部归档任务，无正当理由延期移交的，扣减该处室年度绩效分值2分，并通报。第五章库房与保管第十三条档案库房集中设置，远离污染源、易燃易爆场所，楼层选择2—5层，承重≥12kN/㎡，净高≥2.8m，采用无窗或窄窗设计，窗地比≤1:10，安装防紫外线窗帘。第十四条配置恒温恒湿系统，温度14℃—24℃（日波动≤±2℃），相对湿度45%—60%（日波动≤±5%），每200㎡设一对温湿度传感器，数据实时上传档案综合管理平台，超标即短信报警。第十五条库房分区：纸质档案区、特藏区、声像区、电子档案离线介质区、实物区、整理编目区、消毒区、值班区，实行“三色五区”标识管理：绿色为合格区、黄色为待处理区、红色为风险区，通道宽度≥1.2m，密集架高度不超过六层，顶端与梁底净距≥0.6m。第十六条消防采用惰性气体灭火系统（IG541），喷头保护半径≤5m，与温烟感联动，严禁使用水喷淋；配置甲级防火门、防火卷帘，耐火极限≥4h；安装极早期烟雾探测报警系统（VESDA）。第十七条安防实行“三铁一器”+智能门禁+人脸识别+24小时监控，监控录像保存≥6个月；库房钥匙双人双锁，值班人员每日巡查两次，填写《库房巡检日志》，发现问题30分钟内报告，2小时内处置完毕。第十八条档案出入库实行“双人审批、双人登记、双人出库、双人归还”，使用《档案出入库登记卡》，注明利用目的、借阅人、批准人、出库时间、归还时间、页数、完好情况；借出时间一般不超过10个工作日，逾期须办理续借，续借仅限一次。第六章鉴定与销毁第十九条档案鉴定分为初始鉴定、期满鉴定、开放鉴定、涉密鉴定四种，由档案管理办公室牵头，成立由办公室主任、业务专家、保密办、法律顾问、纪检人员组成的5人鉴定小组，实行“一人主鉴、交叉复核、集体表决、组长签字”。第二十条期满鉴定每5年集中开展一次，对保管期限届满的档案逐卷逐件审查，出具《档案鉴定意见书》，提出续存、降级、销毁三种处理意见；销毁档案须编制《档案销毁清册》，报领导小组审定、上级档案主管部门批准，在指定场所由两人以上监销，全程录像，销毁后出具《档案销毁报告》，永久保存。第二十一条涉密档案解密按照“谁定密、谁解密”原则，每年11月集中开展，形成《涉密档案解密审核表》，经原定密责任人或现业务负责人、保密办、档案管理办公室三方会签后生效；解密后仍不宜开放的，标注“内部使用”，控制利用范围。第七章利用与开发第二十二条档案利用分内部利用、外部利用、公布出版三种方式，实行分级审批：内部处室人员调阅普通档案由档案管理办公室主任审批；调阅涉密或重要档案由分管领导审批；外部单位或个人查档须持单位介绍信或个人有效身份证件，填写《档案利用申请表》，经保密办、法律顾问、领导小组三级审批，重大敏感事项报厅（局）主要领导批准。第二十三条利用方式包括阅览、复制、摘录、出具证明、外借、网络授权下载等，复制件加盖“档案复制专用章”，注明用途、份数、编号，遗失或超范围使用追责；外借档案须加装RFID标签，归还时自动扫描核对。第二十四条建立档案信息共享平台，与政务服务平台、信用信息平台、工程建设项目审批系统对接，实现“一网通办”；对民生档案（职称、社保、退伍、婚姻、知青、征地等）实行“异地查档、跨馆出证”，48小时内响应。第二十五条深度开发档案资源，每年编纂《机关大事记》《政策文件汇编》《专题史料》《影像志》，制作微视频、H5、图文推送，通过“两微一端”发布；鼓励青年干部撰写档案研究文章，纳入职称评审加分项。第八章信息化与数字转型第二十六条建设机关数字档案室，按照“存量数字化、增量电子化、利用网络化、存储智能化”路径，配置高速扫描仪、平板扫描仪、A0大幅面扫描仪、全自动翻页扫描机器人，纸质档案数字化率2025年达到100%，数字化质检合格率≥99.9%。第二十七条采用“四性检测”工具对电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性进行自动校验，校验报告一并归档；对OFD、PDF/A格式文件进行版式固化，嵌入字体、图片、元数据，防止篡改；对电子邮件、网页、微博、微信、短视频等新媒体文件采用WARC封装，保留原文链接、CSS样式、脚本、评论。第二十八条建立“同城双活+异地容灾”云备份体系，主数据中心与同城备份中心RPO≤15分钟，异地灾备中心RTO≤4小时，每年组织一次灾备演练，演练报告归档。第二十九条应用大数据分析技术，对档案利用频次、热点关键词、用户画像进行挖掘，形成《档案利用分析报告》，为领导决策、政策评估、舆情应对提供数据支撑；引入AI语音识别、图像识别、自然语言处理，实现口述历史自动转写、老照片人像快速检索、红头印章自动比对。第九章保密与安全第三十条档案保密坚持“最小授权、全程留痕、定期审计”原则，涉密档案单独库房、单独密集架、单独目录、单独台账，库房门口安装金属探测门，严禁携带手机、智能手环进入；涉密电子档案存储在物理隔离的涉密单机，采用国产密码算法加密，移动介质使用一次性封签。第三十一条每年开展一次档案保密自查和一次全覆盖抽查，重点检查涉密档案存放、权限分配、借阅审批、脱密销毁、出国（境）携带、合作外包等环节，发现问题立即整改，并在5个工作日内向上级保密部门书面报告。第三十二条外包服务须签订《档案数字化安全保密协议》，对外包公司人员进行政审、保密教育、技能考核，进场前签署《保密承诺书》，工作场所安装双路监控，严禁使用无线键盘、无线鼠标、摄像头手机；每日离场时进行存储介质、纸质载体、工作服全方位检查，确保“零携带”。第十章考核与奖惩第三十三条档案工作纳入机关年度绩效考核权重不低于5%，考核指标包括归档率、完整率、准确率、数字化率、利用满意度、安全事件、创新案例等，采用量化打分、排名通报、绩效挂钩。第三十四条设立“档案工作先进个人”“档案业务标兵”“档案信息化创新奖”等荣誉称号，与评优评先、职级晋升、学习培训机会挂钩；对年度考核前3名的处室分别给予工作经费奖励5万元、3万元、2万元，用于改善档案软硬件条件。第三十五条对有下列行为之一的，责令限期整改，并视情节轻重给予通报批评、取消评优资格、扣减绩效、纪律处分，构成犯罪的移送司法机关：（一）应归不归、据为己有、拒绝移交的；（二）擅自销毁、涂改、伪造档案的；（三）玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的；（四）档案数字化外包失管失控的；（五）拒不执行档案开放、解密、鉴定决定的；（六）其他违反档案法律法规和本制度的行为。第十一章培训与人才第三十六条建立“三层四类”培训体系：领导班子层、中层骨干层、业务操作层；类别包括上岗资格、专项技能、继续教育、前沿研讨。专职档案员每年参加省级以上专业培训不少于60学时，兼职档案员不少于30学时；新入职公务员岗前培训必须设置8学时档案课程。第三十七条与高校、档案科研院所共建“档案教学实践基地”，每年接收档案学本科生、研究生实习不少于10人；鼓励在职人员攻读档案学、图书情报、数据科学、保密技术等相关学位，取得硕士、博士学位的，学费给予80%报销。第三十八条建立“档案专家库”，吸纳档案、法律、信息技术、保密、历史、建筑、消防、数字化等领域专家，参与标准制定、项目评审、鉴定销毁、灾备演练、应急处突；专家库每三年调整一次，专家咨询费按财政规定标准执行。第十二章应急预案第三十九条制定《档案安全突发事件应急预案》，涵盖火灾、水灾、地震、台风、盗窃、系统瘫痪、病毒攻击、战争、恐怖袭击等9类风险，按特别重大、重大、较大、一般四级响应，明确指挥机构、预警机制、处置流程、物资储备、善后恢复。第四十条组建30人应急突击队，分为灭火、抢救、运输