档案管理制度(校外民办培训机构)

档案管理制度(校外民办培训机构)第一章总则第一条本制度所称档案，是指校外民办培训机构在招生、教学、人事、财务、安全、行政、科研、合作、评估、退出等活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第二条档案管理坚持“谁形成、谁归档，谁主管、谁负责”的原则，实行统一领导、分级管理、集中保管、便利利用、全程监督的工作机制，确保档案真实、完整、可用、安全。第三条本制度适用于本机构总部、各教学点、控股子公司及外派合作中心；任何个人或部门不得拒绝归档、拖延归档或私自销毁档案。第二章组织与职责第四条董事会下设档案管理委员会，由校长任主任，行政副校长、财务总监、教务长、信息中心主任、法务顾问为委员，每季度召开一次例会，审议年度档案工作计划、预算、销毁清单、重大利用申请及风险事件报告。第五条行政部设综合档案室，为全机构唯一档案实体保管场所，配备防火、防盗、防潮、防虫、防磁、防尘、防紫外线七防设施；室内温湿度实行24小时自动监测，温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%。第六条综合档案室设主任1名、专职档案员2名、兼职档案员若干；主任必须具备档案专业中级以上职称或持有省级档案岗位资格证书；专职档案员须签订保密协议，实行轮岗和强制休假制度。第七条各部门、各校区设“档案责任人”，由部门主管兼任，负责本部门文件材料日常积累、预立卷、移交、借阅、安全等具体事务；人员调离须办理档案交接清单，交接不清的不予办理离职手续。第八条信息中心负责电子档案系统（以下简称“EAD系统”）运维，实行“三员”分立：系统管理员、安全保密员、审计员；每周增量备份一次，每月全量备份一次，每年进行一次灾备演练；备份介质实行异地封存，封存距离≥20公里。第三章文件材料归档范围与保管期限第九条文件材料按“招生、教学、学员、教职工、财务、资产、安全、行政、合作、声像、实物、电子”十二大类收集，具体范围与保管期限如下：1.招生类：招生简章、广告审批件、宣传素材、咨询记录、报名登记表、入学测试卷、录取名单、优惠审批单、退费台账，永久保存；2.教学类：教学计划、课程大纲、教材版本、教案、课件、教研活动记录、教学日志、课堂录像、考试命题、成绩册、试卷分析、质量评估报告，永久保存；3.学员类：学籍卡、身份证复印件、照片、健康声明、监护人授权书、转学休学复学审批、奖惩记录、综合素质评价、结业证明、就业跟踪表，永久保存；4.教职工类：招聘需求表、简历、面试评价、录用审批、劳动合同、保密协议、考勤、绩效考核、培训记录、职称评聘、薪酬调整、离职交接、表彰与处分，永久保存；5.财务类：年度预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿、报表、纳税申报、税收优惠备案、银行对账单、收费许可证、学费标准批复，永久保存；日常报销单据、差旅审批，保管10年；6.资产类：土地房屋权属证、建设工程合同、装修图纸、设备采购招标、验收单、维保记录、报废评估，永久保存；低值易耗品台账，保管5年；7.安全类：消防设计备案、检查记录、隐患整改通知、演练方案、事故报告、保险单、食品留样记录、校车行驶证与保险，永久保存；日常巡查表，保管10年；8.行政类：章程、董事会纪要、股东会决议、规章制度、收发文登记、印章使用申请、合同协议、法律诉讼、政府来文，永久保存；一般通知，保管5年；9.合作类：与高校、协会、企业、境外机构签订的框架合作协议、项目书、成果报告、知识产权清单、保密承诺，永久保存；一般合作备忘录，保管10年；10.声像类：开学典礼、毕业典礼、赛事、公益活动、领导视察、媒体采访的照片、录音、录像，永久保存；日常宣传短视频，保管5年；11.实物类：奖牌、锦旗、印章、校本教材样本、教具模型，永久保存；12.电子类：以上所有类别的电子公文、数据库、邮件、即时通讯记录、源代码、系统日志，永久保存；临时缓存文件，保管3年。第十条任何个人不得随意扩大或缩小归档范围；确因业务变化需调整，须由部门提出申请，综合档案室审核，档案管理委员会批准后方可执行。第四章归档流程与质量控制第十一条文件材料实行“预立卷”制度：各部门档案责任人于每月最后一个工作日，将上月形成的文件材料按“问题—时间”组卷，填写《预立卷交接表》，移交综合档案室检查。第十二条综合档案室在接收时执行“八查”：查份数、查原件、签章、查字迹、查日期、查编号、查附件、查载体；缺失、涂改、字迹模糊、热敏传真件、复写纸底联等不符合质量要求的，当场退回整改，整改时限3个工作日。第十三条纸质档案采用“三孔一线”装订法，棉线直径≥0.5毫米，结头置于文件背面；案卷封面使用230克无酸牛皮纸，封面项目包括：机构名称、类别、年度、案卷题名、起止日期、页数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号；题名控制在50字以内，禁用“有关”“若干”等模糊词。第十四条电子文件实行“双套制”：具有永久和长期保存价值的，须同时保存电子件与纸质打印件；电子件格式采用PDF/A-2或OFD，分辨率≥300dpi，文件命名规则：全宗号_年度_部门代码_顺序号_版本号；上传EAD系统时同步生成SHA-256摘要，防止篡改。第十五条声像档案以“件”为单位整理：照片一律冲印6寸光面照片+电子原图双套，照片背面用2B铅笔书写序号、拍摄者、时间、地点、人物、事件；录像采用MP4（H.264）格式，码率≥8Mbps，采样率48kHz，每年进行一次格式迁移，迁移前后进行质量比对并出具报告。第五章分类、编号与排架第十六条全宗号由档案行政管理部门统一赋予，本机构全宗号为“JXFZ2023”；门类号采用英文字母：A招生、B教学、C学员、D教职工、E财务、F资产、G安全、H行政、I合作、J声像、K实物、L电子；年度以自然年度计，用四位阿拉伯数字表示。第十七条案卷级编号结构：全宗号—门类号—年度—保管期限代号—案卷顺序号；例如：JXFZ2023—B—2024—Y—001，表示本机构2024年教学类永久卷第1卷。第十八条综合档案室设密集柜12组，每组6层，每层净高40cm，承重80kg；排架顺序按“从左到右、从上到下、门类集中、年度顺延”原则；库位图粘贴在库房入口玻璃门内侧，颜色区分：红色永久、蓝色长期（30年）、黄色短期（10年）。第十九条每学年结束30天内，档案员完成一次库位清点，核对实物、目录、系统数据，误差率须＜0.1%；发现丢失、损毁，立即启动调查程序，并在24小时内向档案管理委员会书面报告。第六章借阅与利用第二十条档案利用实行“分级审批、全程留痕、限时归还”：1.本单位内部员工调阅非涉密档案，须填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、综合档案室主任两级审批，借阅时限7天；2.调阅涉密档案（含学员隐私、薪酬、合同、诉讼），须加报业务分管副校长审批，借阅时限3天，且只能在阅览室使用，不得拍照、扫描、复印；3.外部单位（政府、高校、家长、合作方）查阅，须持单位介绍信和本人身份证，经校长书面批准，由档案员全程陪同，提供复制件并加盖“档案复制件专用章”，原件严禁出室；4.律师因诉讼需调取档案，须出示法院调查令，由法务顾问核验，提供与诉讼直接相关的部分，并做好《诉讼档案利用登记表》；5.学员本人或监护人查阅学籍档案，须提前1个工作日预约，出示身份证、户口本或监护关系证明，只能阅览与本人相关内容，不允许复制试卷原件；6.借阅人须当面清点页数，检查有无拆页、涂改；归还时档案员再次核对，并在EAD系统录入归还时间、完好状态；逾期每日按每卷50元计收滞纳金，从工资或押金中扣除。第二十一条综合档案室设立专门的阅览室，配备阅览桌4张、电脑2台、打印机1台、监控摄像头2路；阅览过程全程录像，录像保存90天。第七章电子档案管理第二十二条EAD系统采用B/S架构，服务器托管于电信五星机房，配备双机热备、SSL证书、堡垒机、WAF、IPS；用户实行实名账号+短信验证码+面部识别三重认证；权限分为查阅、上传、修改、导出、系统管理五类，权限变更须履行《系统权限变更单》。第二十三条电子文件在形成后5个工作日内完成捕获；系统对捕获文件自动进行病毒扫描、格式校验、元数据提取、数字摘要计算；元数据包含：标题、责任者、形成时间、页数、格式、大小、保管期限、开放标识、版权信息。第二十四条电子档案长期保存采用“介质+云端”双套策略：本地NAS采用RAID6+热备盘，云端使用政务云对象存储，启用多版本管理；每年进行一次可读性检查，每三年进行一次迁移；迁移后旧介质封存满1个保管周期方可销毁。第二十五条对重要电子档案实行区块链固证：将文件哈希值写入司法区块链，生成唯一存证编号，确保事后可验证真实性；固证费用由财务年度预算单列。第八章安全与保密第二十六条档案库房安装七氟丙烷气体灭火系统，灭火浓度8%，喷放时间≤10秒；库区内严禁吸烟、饮食、存放易燃品；每月组织一次安全巡查，每季度进行一次消防演练。第二十七条纸质档案出入库实行“双人双锁”，钥匙分别由档案室主任和行政副校长保管；电子档案后台操作实行“双人授权”，任何运维操作须由审计员现场监督并录像。第二十八条档案保密等级分内部、秘密、机密三级，标注在封面右上角；秘密级以上档案单独存放，使用红色条形码；发现泄密事件，立即启动应急预案，2小时内口头报告校长，24小时内书面报告教育主管部门。第二十九条对离职、退休、外派人员，人力资源部须在办理最后工作日前完成档案清理，删除或冻结其EAD系统账号；综合档案室对其历史借阅记录进行审计，发现未归还档案的，由人力资源部暂扣工资直至归还。第九章鉴定与销毁第三十条档案保管期满，由综合档案室提出鉴定申请，成立鉴定小组：校长、行政副校长、纪检委员、档案室主任、业务部门代表、工会代表共7人；鉴定采用“个人初审—交叉复审—会议终审”三级机制，形成《档案鉴定意见书》。第三十一条对确无继续保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，列明全宗号、门类号、案卷号、题名、形成年度、页数、原保管期限、销毁理由；清册在校区公示栏张贴，公示期10个工作日；无异议后报董事会批准，报教育主管部门备案。第三十二条销毁实行“双人监督+全程录像”：由档案员与纪检委员共同执行，使用符合保密要求的碎纸机或浆化设备，确保文件无法复原；电子档案销毁采用DoD5220.22-M标准擦除，生成《销毁报告》，录像与报告一并保存10年。第三十三条任何部门或个人不得以“教学研究”“资源再利用”等理由截留、变卖、赠送待销毁档案；违反者按每页500元计收违约金，并视情节给予行政处分。第十章统计、评估与改进第三十四条综合档案室每年12月编制《年度档案管理统计年报》，内容包括：现有档案总量、年度接收量、利用人次、数字化页数、培训场次、安全事件、整改措施；年报经档案管理委员会审议后，向全体员工发布。第三十五条建立“档案管理成熟度模型”，从组织治理、制度流程、资源投入、安全合规、服务利用、技术创新六个维度设置30项指标，每两年邀请第三方评估机构进行等级评定；目标在三年内达到“四级（量化管理）”水平。第三十六条对评估中发现的不符合项，使用PDCA循环改进：计划（Plan）—明确责任人、资金、时限；执行（Do）—按标准操作；检查（Check）—内部审核；处理（Act）—标准化、再评估；改进记录纳入知识库，供全员查询。第十一章培训与考核第三十七条新员工入职一周内须接受档案安全保密教育，学习本制度并签署《档案保密承诺书》；专职档案员每年参加不少于60学时的继续教育，其中面授不少于30学时；培训费用纳入年度预算。第三十八条各部门档案责任人实行年度考