2026年印章管理作业指导书

2026年印章管理作业指导书第一章总则1.1目的本指导书用于统一集团及所属分子公司自2026年1月1日起的印章刻制、保管、使用、废止、审计、销毁全过程管理动作，确保“用印必留痕、留痕必可溯、可溯必问责”，在合法合规前提下兼顾效率，降低伪造、越权、遗失、滥用四大风险。1.2适用范围适用于集团总部、事业部、区域公司、项目公司、境外SPV、合资控股公司、财务共享中心、工会、团委、基金会等一切使用带有企业名称、法定名称、合同专用、财务专用、发票专用、报关专用、电子印章、法定代表人名章等印模的实体。1.3基本原则原则内涵关键指标（KPI）责任部门合法合规符合《电子签名法》《印章治安管理办法》及上市地监管规则监管处罚0起法务部最小必要刻制数量、使用范围、审批层级均按最小够用原则印章总数年降幅≥3%行政中心双人制衡刻制、领取、使用、废止四环节均须AB角双签单人流水率0%审计部全程留痕实体章用印100%同步到“印控台”，电子章100%哈希上链漏扫率≤0.1%信息中心秒级应急遗失、被盗、被伪造30分钟内完成公告、冻结、报案平均响应时间≤30min风控部第二章组织与职责2.1印章管理委员会（简称“印委会”）主任由首席合规官兼任，成员包括法务、财务、行政、信息、审计、采购、人力、品牌八部门一号位。印委会季度例会审议印章年度规划、重大风险事件、供应商黑名单、系统升级方案。2.2印章管理执行办公室（简称“印管办”）设在行政中心，编制“印章管理岗”3人（含1名数据分析师），负责日常运营、系统配置、培训、对账、考核。2.3业务部门职责部门职责边界违规扣分销售部客户投标用印需求真实性初审伪造合同扣12分/次采购部供应商合同用印须先完成OA比价流程后补流程扣6分/次财务部发票章、财务章、法人章三章分人分柜同一人保管扣12分/次项目部现场技术章仅限技术交底，禁止用于收款越权收款扣12分/次2.4审计部对印章全生命周期实施“穿透式”审计，每年至少一次飞行检查，覆盖30%二级公司、100%新设公司。发现问题立即出具《印章风险白皮书》并报送董事会审计委员会。第三章印章分类与编码3.1实体印章类别形状尺寸材质颜色编码规则示例公章圆形40mm铜红C-区域-年份-序号C-HZ-26-001合同章圆形38mm铜红H-区域-年份-序号H-SH-26-012财务章椭圆45×30mm铜红F-区域-年份-序号F-BJ-26-008发票章椭圆40×28mm回墨红I-区域-年份-序号I-GZ-26-003报关章圆形42mm铜蓝B-区域-年份-序号B-SZ-26-002技术章圆形36mm光敏蓝T-项目-年份-序号T-XM-26-0053.2电子印章采用国密SM2算法，密钥长度256位，印章图片分辨率600dpi，透明背景PNG，文件大小≤500KB。电子印章与实体印章分开编号，前缀加“E-”。3.3印章台账印管办维护《印章主数据表》，字段包括：编码、名称、形状、刻制日期、刻制供应商、公安备案号、保管人A、保管人B、存放地点、状态（在库/在用/停用/遗失/销毁）、最近一次用印日期、下一次年审日期。台账每日0:30自动备份至异地机房，保留15年。第四章刻制与备案4.1需求申请需求部门提前30天在“印章云”系统提交《刻制申请单》，上传：①营业执照复印件；②董事会或法定代表人授权决议；③用印场景说明书（含样本合同、监管批复、招投标文件等）；④反洗钱KYC表（境外公司适用）。4.2印委会审批印委会在5个工作日内完成线上会签，重点审查：是否可通过电子章替代、是否已存在同类闲置章、是否涉及敏感国家或制裁名单。4.3供应商管理刻制服务由集团集中采购部统一招标，中标供应商须同时具备：①公安部《特种行业许可证》；②ISO14298安全认证；③芝麻信用企业等级AAA；④近3年无行政处罚记录。合同须含“保密+违约金+知识产权”三条款，违约金不低于合同金额50%。4.4刻制过程供应商在视频监控下完成雕刻，视频保存3年。印章成品须激光雕刻13位二维码，扫码可跳转公安备案页面。刻制完成后24小时内由供应商专人专车送至印管办，禁止邮寄。4.5公安备案印管办在收到印章当日，通过“全国印章业治安管理系统”上传印模、经办人身份证、授权书，获取备案回执。未备案印章严禁启用。第五章保管与领用5.1保管场所总部设“印章室”，双人双锁，防盗门达到GB17565-2021甲级标准，视频监控覆盖360°无死角，录像保存90天。区域公司设“印章柜”，须具备：①指纹+人脸+机械钥匙三重开锁；②震动报警；③温度湿度实时上传；④UPS断电续航≥8小时。5.2保管人要求岗位任职条件禁入条件印章管理员入职满2年，绩效B+以上，通过背景调查本人或配偶经营广告印章店、有犯罪记录、被列为失信被执行人备用保管人同管理员标准，且与管理员分属不同部门与管理员为直系亲属5.3日常盘点每月最后一个工作日，保管人A、B共同盘点，使用“智能印章垫”自动称重比对，误差≥20mg即触发差异调查。盘点结果在系统生成《月度盘点表》，由行政中心负责人签字确认。5.4临时领用场景最长借出时间审批节点归还要求外出签约8小时部门经理→法务→财务总监当日22:00前归还，上传定位+水印照片银行开户4小时财务总监→印管办当日归还，带回开户许可证扫描件政府投标6小时投标负责人→法务→行政总监当场封标，全程录像，次日9:00前归还第六章使用与监控6.1用印方式①实体章：必须使用“印控台”自动盖章，设备内置压力传感器、计数器、摄像头，异常压力或空白页拒绝下压；②电子章：通过“eSeal”插件调用，文件先哈希再上链，哈希值同步存证至“司法联盟链”。6.2用印审批链金额/性质审批链强制复核<50万元部门经理→法务无50万–500万部门经理→法务→财务总监审计部季度抽查10%>500万或对外担保部门经理→法务→财务总监→首席合规官→总裁审计部逐笔复核上市公告、重大资产重组董事会秘书→首席合规官→董事长保荐人、律所、会所三方见证6.3用印记录系统自动生成《用印凭证》，包含：流水号、文件名、页数、盖章坐标、压力值、温度、湿度、盖章人、审批人、摄像头截图、区块链哈希。记录保存期限：实体章15年，电子章永久。6.4禁止用印清单①空白页、空白合同、空白发票；②无文号、无日期的文件；③先盖章后审批的“倒签”文件；④以个人名义担保、借款；⑤涉及赌博、色情、军火、制裁国家、虚拟货币挖矿；⑥对外媒体发布未履行品牌部审查。违反者一律解除劳动合同并赔偿损失。第七章外借与运输7.1外借审批外借印章须由需求部门提前3个工作日发起《外借申请》，经印委会主任书面批准。外借时间不得超过48小时，禁止离开中国大陆（香港、澳门、台湾视为境外）。7.2运输要求使用“印章运输箱”，箱体具备：①一次性铅封；②北斗+GPS双模定位，每30秒上报；③开箱需短信+动态密码；④内置海绵凹槽，可抵御1米跌落。运输途中须两人同行，一人为法务或审计人员，另一人为行政人员。7.3应急冻结运输途中若铅封断裂、定位异常、超时未达，印管办可在系统一键“冻结”，冻结后该印章无法在任何印控台使用，并同步向公安、银行、合作方发送《印章失效告知函》。第八章遗失、被盗、伪造处理8.1发现与报告发现人须在10分钟内电话报告印管办、风控部、法务部，30分钟内完成以下动作：①向公安局刑侦支队报案，取得《报案回执》；②在“全国印章遗失公告平台”发布作废声明；③向主要合作银行、税局、海关、招投标中心发《暂停使用告知函》；④在集团OA、官网、公众号同步公告。8.2调查与追责审计部牵头48小时内完成《事件调查报告》，内容包括：遗失经过、责任人员、系统日志、监控录像、补救措施。对直接责任人按“风险损失金额×10%”处罚，最低5万元；对管理责任人扣减年度绩效30%。8.3补刻与复盘补刻须使用全新编码，原编码永久冻结。事件结束后5个工作日内，印委会召开复盘会，输出《印章风险改进清单》，纳入次年KPI。第九章停用与销毁9.1停用条件①公司名称变更；②印章损坏无法修复；③业务线裁撤；④电子章算法升级；⑤监管部门要求。9.2停用审批部门发起→印管办核对→法务部合规审查→行政总监批准。停用当日，保管人A、B同时在系统点击“停用”，并物理粘贴“停用”标签。9.3销毁方式实体章：采用“龙门铣床”物理铣削，全过程录像，铣削残渣按环保要求分类回收。电子章：在“司法联盟链”发起注销交易，获得链上回执后，将密钥分量写入一次性光盘，光盘粉碎粒径≤2mm。9.4销毁见证销毁须由印管办、审计部、工会三方见证，出具《印章销毁确认表》，签字+指纹+骑缝章。销毁视频及表单保存15年。第十章电子印章系统10.1技术架构采用“云+端+链”三层架构：①云：私有云部署于集团两地三中心，满足等保3.0三级；②端：USBKey+指纹Key双因子，支持Windows、macOS、麒麟、统信UOS；③链：接入“司法联盟链”，哈希算法SM3，共识算法PBFT，出块时间3秒。10.2密钥管理密钥分片存储于“加密机+HSM”，任何单点故障不影响可用性。密钥恢复需3名密钥管理员中的2名同时插入Key并输入口令，恢复过程全程录像。10.3用印接口提供RESTfulAPI，支持OA、ERP、CRM、SRM、PLM、HR、投资、基金、保险、证券十大系统调用。接口限速：单IP200次/分钟，单企业证书1000次/小时，超限自动熔断。10.4数据归档电子章日志按“冷热温”三级存储：热数据SSD保存90天，温数据SATA保存3年，冷数据蓝光光盘保存30年。光盘每5年进行一次可读性检测，误码率>10^-4即迁移。第十一章培训与考核11.1培训体系对象频次学时形式考试及格线新员工入职1周内2h线上直播90分保管人每季度4h线下+实操95分审批人每半年3h案例研讨90分高管每年2h沙盘推演85分11.2考核指标①印章及时归档率≥99.5%；②系统故障平均修复时间≤30分钟；③外借逾期率≤0.2%；④飞行检查问题关闭率100%。考核结果与部门奖金、个人晋升、股权授予挂钩。11.3违规问责违规行为经济处罚行政处罚法律后果私自刻章5万元+损失赔偿解除劳动合同移交公安空白页盖章3万元降职一级赔偿合同损失系统数据删除5万元解除劳动合同破坏计算机信息系统罪伪造区块链哈希10万元解除劳动合同伪造证据罪第十二章审计与改进12.1审计计划审计部每年3月发布《年度印章审计方案》，采用“风险导向+数据分析”双轮驱动，重点抽查：高金额合同、境外交易、关联交易、异常时间用印（22:00–06:00）、异常压力值（<80N或>180N）。12.2数据分析模型建立“印章风险画像”：①用印密度=月用印次数/合同金额，高于均值2倍触发预警；②时间异常指数=夜间用印占比/正常营业时长占比，>15%触发预警；③地理异常指数=GPS偏移标准差>500米触发预警。模型每日自动跑批，结果推送至风控大屏。12.3持续改进采用PDCA循环：Plan：每年12月根