企业行政管理手册

企业行政管理手册一、手册概述本手册旨在规范企业日常行政管理事务，提升行政工作效率，保障企业运营秩序，适用于各类企业行政部门及全体员工，涵盖办公环境管理、物资管理、会议管理、车辆管理、档案管理等核心模块，为企业行政工作提供标准化操作指引。二、适用范围本手册适用于企业内部所有行政部门（如行政部、综合管理部）及各业务部门，覆盖从新员工入职到日常办公事务处理的全流程行政工作，同时为管理层提供行政事务监督与决策参考。三、操作流程指引（一）办公环境管理办公环境是企业形象的直观体现，需通过标准化流程维护整洁、安全、舒适的办公空间。日常维护责任划分员工：负责个人工位及周边1米区域的清洁，下班前整理桌面物品、关闭个人电器设备。行政专员：每日上班前检查公共区域（走廊、会议室、茶水间）卫生，保证无杂物、地面干净；每周五组织公共区域深度清洁。设施维护：行政专员每月检查办公设施（空调、照明、网络端口）运行状况，发觉问题及时联系维修并记录。工位调整与布置员工因岗位变动需调整工位时，提前3个工作日向行政专员提交《工位调整申请表》，经部门负责人审批后，由行政专员协调安排。工位布置需符合规范：文件资料摆放有序，禁止私拉乱接电线，绿植不超过2盆/工位（保证不遮挡消防设施）。安全管理下班前各部门需指定专人检查本区域电源、门窗关闭情况，行政部不定期抽查，记录《安全检查表》。发觉安全隐患（如电线裸露、消防通道堵塞）立即向行政专员报告，行政部需在24小时内响应处理。（二）物资管理办公物资是企业运营的基础保障，需通过规范流程实现“采购-入库-领用-盘点”全流程管控。采购申请与审批需求部门根据实际需求填写《物资采购申请表》，注明物资名称、规格、数量、预估单价、用途及紧急程度。审批流程：常规物资（如A4纸、笔）由部门负责人审批后提交行政部；特殊物资（如办公设备、专业工具）需经部门负责人、行政主管*、财务部依次审批。审批通过后，行政专员根据采购计划（每月25日前汇总下月需求）进行采购，紧急需求（48小时内需使用）可加急处理，但需注明“加急”并经行政主管*签字确认。入库与登记物资送达后，行政专员需对照采购申请表核对物资名称、规格、数量、质量，确认无误后填写《物资入库登记表》，一式两份（行政部留存、财务部备案）。入库物资需分类存放：易耗品（纸张、墨盒）存放在货架上，固定资产（电脑、打印机）粘贴资产标签并录入资产管理系统。领用与归还员工领用物资需填写《物资领用登记表》，注明领用人、部门、物资名称、数量、领用日期，部门负责人签字确认后领取。固定资产领用需签署《固定资产借用协议》，明确归还日期、保管责任；离职或调岗时需将固定资产交还行政部，确认无误后方可办理离职/调岗手续。库存盘点行政部每月末进行一次全面库存盘点，核对《物资入库登记表》《物资领用登记表》与实际库存，填写《库存盘点表》，对盘盈、盘亏情况说明原因并报财务部处理。低值易耗品库存量不足警戒线（如A4纸剩余5包）时，行政专员需及时启动采购流程。（三）会议管理会议是企业沟通协作的重要方式，需通过标准化流程保证会议高效、有序进行。会议申请与安排申请人需提前2个工作日填写《会议申请表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备（投影仪、麦克风、白板）及特殊需求（如茶歇、翻译）。审批流程：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议或大型会议（参会人数≥20人）需经行政主管*审批。行政专员根据会议申请表安排场地（优先使用企业自有会议室，外部场地需提前3个工作日预订），调试设备并提前1小时通知参会人员。会议进行参会人员需提前10分钟到场，签到并领取会议资料；会议开始后关闭手机或调至静音模式，禁止随意走动或交头接耳。会议主持人需严格按照议程控制时间，保证会议高效；行政专员负责会议记录，记录会议决议、待办事项及责任人、完成时限。会后整理会议结束后，申请人需清理会场（整理桌椅、关闭设备、带走个人物品），行政专员检查无误后方可离开。会议记录需在24小时内整理完成，经主持人审核后通过企业内部系统发送给参会人员及相关领导，并同步更新《会议决议跟踪表》，明确待办事项的进度。（四）车辆管理企业车辆主要用于公务出行，需通过规范流程保障行车安全、提高车辆使用效率。用车申请与调度用车人需提前1个工作日填写《车辆使用申请表》，注明用车事由、时间、地点、乘车人数、路线及预计里程。审批流程：部门内部用车由部门负责人审批；跨部门或长途用车（单程≥100公里）需经行政主管*审批。行政专员根据车辆调度原则（先急后缓、先内后外）安排车辆，若车辆冲突，优先保障紧急公务用车，并协调其他出行方式（如打车、公共交通）。行车与归还用车人需携带驾驶证、行驶证，遵守交通规则，严禁超速、酒后驾驶；行车前检查车辆状况（油量、轮胎、刹车），发觉问题立即报告行政专员。用车结束后，填写《车辆行驶记录表》，注明实际里程、加油量（如加油）、停车费用，并在24小时内将车辆归还至指定停车场。维护与保养行政专员建立《车辆保养台账》，定期对车辆进行保养（每5000公里或6个月小保养，每20000公里或12个月大保养），提前3天通知用车人安排时间。车辆发生故障或交通时，用车人需立即停车保护现场，拨打保险公司电话报案，并报告行政主管*及行政专员，协助处理后续事宜。（五）档案管理企业档案是重要信息载体，需通过规范流程保证档案完整、安全、可追溯。档案分类与归档档案分为文书档案（合同、制度、会议纪要）、人事档案（员工简历、劳动合同、考核记录）、财务档案（报销凭证、报表）、业务档案（项目方案、客户资料）四大类，每类下设子类（如文书档案分为“行政管理”“人力资源管理”）。归档范围：企业经营管理中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括纸质文件和电子文件。归档时间：纸质文件在事务办理完毕后3个工作日内整理归档；电子文件在每月末统一备份至企业档案管理系统。档案整理与保管纸质档案需按“年度-类别-问题”分类排列，填写《档案目录》，标注档号、题名、责任者、日期、页数，装入档案盒并粘贴标签；电子档案需命名规范（如“2023-行政管理-会议纪要-001”），存储在专用服务器并设置访问权限。档案保管：档案室需配备防火、防潮、防盗、防虫设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；行政专员每季度检查档案保管状况，发觉问题及时处理。档案借阅与销毁员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人、部门、档案名称、借阅用途、借阅期限，经部门负责人审批后办理借阅手续。借阅期限：纸质档案不超过7天，电子档案不超过3天；到期需续借的，需提前2天重新申请。涉密档案（如未公开的合同、财务数据）需经行政主管*及总经理审批，借阅时需在档案室现场查阅，禁止带出。档案销毁：对于超过保管期限（文书档案10年、人事档案30年、财务档案永久）且无保存价值的档案，由行政部编制《档案销毁清单》，经行政主管*、总经理审批后，由2名以上人员监销，保证档案信息无法恢复。四、标准化表格模板（一）办公环境维护记录表日期检查区域检查内容问题记录处理结果责任人2023-10-01公共区域走廊地面清洁度无-张三2023-10-01会议室1投影仪开关无法开启已维修李四（二）物资采购申请表申请部门申请人申请日期物资名称规格数量预估单价（元）用途紧急程度审批人市场部王五2023-10-02A4纸A410包25日常办公普通赵六（三）会议申请表申请部门申请人申请日期会议主题时间地点参会人员议程所需设备审批人人力资源部周七2023-10-03新员工培训10:00-12:00会议室2全体新员工企业制度讲解、入职流程投影仪、麦克风吴八（四）车辆使用申请表申请部门申请人申请日期用车事由时间地点乘车人数预计里程（公里）审批人销售部郑九2023-10-04客户拜访14:00-18:00客户公司380陈十（五）档案借阅申请表借阅人部门申请日期档案名称档号借阅用途借阅期限审批人刘十一财务部2023-10-052022年度报销凭证CW-2022-001审计核查3天王十二五、执行要点与风险提示（一）办公环境管理执行要点：明确员工个人与行政部门的清洁责任，定期检查设施运行状况，保证消防通道畅通。风险提示：若员工未关闭电器设备可能导致火灾隐患，公共区域卫生不洁影响企业形象，需加强日常监督与考核。（二）物资管理执行要点：严格审批流程，保证采购需求合理，定期盘点库存避免积压或短缺，固定资产需粘贴标签并定期核对。风险提示：未经审批擅自采购可能导致资源浪费，物资登记不及时造成账实不符，需建立“谁领用、谁负责”的责任机制。（三）会议管理执行要点：提前确认会议需求与场地，严格控制会议时间，及时整理并跟踪会议决议，保证会议成果落地。风险提示：会议安排冲突导致延误，会议记录不完整影响后续执行，需建立会议预约系统与决议跟踪机制。（四）车辆管理执行要点：遵守交通规则，定期保养车辆，规范填写行驶记录，保证行车安全。风险提示：违规驾驶