人力资源管理常用文件模板库

人力资源管理常用文件模板库一、员工信息登记表：新员工入职信息采集适用情境适用于企业新员工入职时，统一收集员工个人基本信息、教育背景、工作经历等资料，建立员工档案基础数据，为后续劳动合同签订、社保缴纳、岗位安排等工作提供依据。操作流程HR准备阶段：提前打印《员工信息登记表》（一式两份），保证表格包含所有必填项，并告知员工需携带的辅助材料（证件号码复印件、学历证书复印件等）。员工填写阶段：新员工本人用黑色签字笔或钢笔如实填写表格内容，保证信息真实、完整，字迹清晰；如遇无法填写的项，需在备注栏说明原因。部门核对阶段：员工填写完成后，所在部门负责人需核对“工作经历”“专业技能”等与岗位相关信息的真实性，并在“部门审核人”处签字确认。HR归档阶段：HR专员收回表格，与员工提供的辅助材料一并归入员工档案，电子版同步录入人力资源管理系统，保证纸质与电子信息一致。模板示例员工信息登记表基本信息姓名*性别民族出生年月证件号码号户籍地址现居住地址联系方式电子邮箱紧急联系人紧急联系人电话教育背景起止时间学校名称工作经历起止时间公司名称家庭成员姓名关系部门审核部门负责人签字*日期HR确认HR专员签字*日期关键提示员工需对所填信息的真实性负责，如有虚假，企业有权按规定处理；涉及员工隐私的信息（如证件号码号、家庭住址等），HR需严格保密，仅限工作内部使用；表格需员工本人签字确认，部门负责人及HR专员需审核后签字，保证流程完整。二、劳动合同书：劳动关系确立与规范适用情境适用于企业与新员工签订劳动合同时明确双方权利义务，确立劳动关系；或与在职员工续签、变更劳动合同时使用，保障用工合规性。操作流程合同准备阶段：HR根据《劳动合同法》及企业实际情况，使用标准劳动合同文本，明确合同期限、工作内容、劳动报酬、社会保险等核心条款。条款协商阶段：HR向员工说明合同条款内容，解答员工疑问；双方对试用期、薪酬、岗位等条款协商一致后，在合同文本上修改（需双方签字确认）。签订与盖章阶段：员工在合同文本“乙方”处签字，部门负责人或HR在“甲方”处加盖企业公章（或合同专用章）；合同一式两份，企业与员工各执一份。文本留存阶段：HR将企业留存联归入员工档案，电子版扫描存档，并在人力资源管理系统中记录合同签订信息，设置到期提醒。模板示例劳动合同书（部分核心条款）甲方（用人单位）：XX公司统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX法定代表人*：注册地址：联系方式：乙方（劳动者）：姓名*：证件号码号：户籍地址：现居住地址：一、合同期限本合同为【固定期限/无固定期限/以完成一定工作任务为期限】劳动合同，期限自______年_月_日起至______年_月_日止（或工作任务完成时终止）。试用期：自______年_月_日起至______年_月_日止，期限不得超过2个月。二、工作内容和工作地点乙方同意根据甲方工作需要，担任__________岗位（工种）工作，工作地点为__________。甲方可根据生产经营需要及乙方能力，合理调整乙方的工作岗位和职责，调整前应与乙方协商一致。三、工作时间和休息休假甲方实行【标准工时制/综合计算工时制/不定时工作制】，乙方每日工作时间不超过8小时，每周不超过40小时。乙方依法享受国家规定的法定节假日、带薪年休假、婚假、产假等假期。四、劳动报酬乙方试用期工资为人民币__________元/月（不低于甲方相同岗位最低档工资或劳动合同约定工资的80%，并不得低于当地最低工资标准）。试用期满后，甲方按月以货币形式支付乙方工资，工资构成为：基本工资__________元+绩效工资__________元+其他补贴__________元。五、社会保险和福利待遇甲乙双方必须依法参加社会保险，甲方为乙方缴纳社会保险费（养老、医疗、失业、工伤、生育保险），乙方个人应缴纳部分由甲方代扣代缴。乙方在职期间，享受甲方规定的福利待遇，包括【节日福利/年度体检/带薪培训等】（根据企业实际情况填写）。六、合同解除和终止甲乙双方协商一致，可以解除本合同。乙方提前30日以书面形式通知甲方，可以解除本合同（试用期内提前3日通知）。甲方有下列情形之一的，乙方可以解除劳动合同：（一）未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的；（二）未及时足额支付劳动报酬的；（三）未依法为乙方缴纳社会保险费的；（四）甲方的规章制度违反法律、法规的规定，损害乙方权益的；（五）法律、行政法规规定乙方可以解除劳动合同的其他情形。七、争议解决因履行本合同发生的争议，双方应协商解决；协商不成的，可以向劳动争议仲裁委员会申请仲裁；对仲裁裁决不服的，可以依法向人民法院提起诉讼。甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）*：日期：______年_月_日乙方（签字）：*日期：______年_月_日关键提示合同条款必须符合《劳动合同法》及地方劳动法规，避免“霸王条款”；试用期期限、工资标准等需严格遵守法律规定（如劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不得超过1个月）；合同文本需经双方签字盖章后生效，企业需妥善保管员工留存联，避免丢失。三、员工绩效考核表：绩效评估与反馈适用情境适用于企业对员工进行季度/年度绩效考核时，评估员工工作表现、业绩达成情况及能力提升方向，为薪酬调整、晋升培训、岗位调整提供依据，同时促进员工与上级的绩效沟通。操作流程考核启动阶段：HR部门根据企业战略目标，制定绩效考核周期、指标及评分标准，下发至各部门；部门负责人组织员工明确考核目标，签订《绩效目标责任书》（可选）。员工自评阶段：员工对照考核指标，填写《员工绩效考核表》“自评”部分，说明目标完成情况、工作亮点及不足，并提交自评分数。上级评估阶段：直接上级根据员工日常工作表现、业绩数据及自评情况，填写“上级评价”部分，给出评分及评语，重点说明工作改进建议。绩效反馈阶段：部门负责人与员工进行一对一绩效面谈，反馈考核结果，肯定成绩，指出不足，共同制定下一阶段绩效改进计划；双方在考核表上签字确认。结果应用阶段：HR汇总考核结果，报管理层审批后，作为员工薪酬调整、晋升、培训或岗位调整的依据；考核表归入员工档案。模板示例员工绩效考核表（季度）基本信息姓名*部门岗位考核周期考核指标及评分指标类别指标名称业绩指标（60%）销售额达成率客户满意度项目按时交付率能力指标（30%）沟通协调能力问题解决能力团队协作能力态度指标（10%）工作责任心工作主动性综合评价总分等级□优秀（90分以上）□良好（80-89分）□合格（70-79分）□待改进（70分以下）自评总结（主要工作成果、亮点、不足）员工签字*日期上级评价（工作表现、改进建议、发展计划）上级签字*日期HR确认HR专员签字*日期关键提示考核指标需具体、可量化（如“销售额达成率”需明确目标值），避免模糊描述；绩效面谈应聚焦“事实+行为”，避免主观评判，重点帮助员工明确改进方向；考核结果需与员工充分沟通，双方签字确认，保证评估客观公正。四、培训需求调研表：培训计划制定依据适用情境适用于企业在制定年度/季度培训计划前，通过调研各部门及员工的培训需求，收集员工在专业技能、通用能力、职业发展等方面的培训期望，保证培训内容贴合业务需求与员工成长需求。操作流程调研启动阶段：HR部门设计《培训需求调研表》，明确调研目的、范围及填写要求，通过内部系统或邮件下发至各部门及全体员工。需求收集阶段：员工根据自身岗位需求及职业发展规划，填写“个人培训需求”部分；部门负责人汇总部门整体需求及员工共性需求，填写“部门培训需求”部分，并提交至HR部门。需求汇总分析阶段：HR对收集的需求进行分类整理（如专业技能类、管理能力类、通用知识类），结合企业战略目标及年度工作重点，分析需求的优先级及可行性。计划制定阶段：HR根据需求分析结果，制定年度/季度培训计划，明确培训主题、形式、时间、讲师及预算，并报管理层审批；审批通过后，向各部门及员工反馈培训安排。模板示例培训需求调研表基本信息姓名*部门岗位入职时间个人培训需求培训主题（可多选或填写）1.________________2.________________3.________________培训形式偏好□线下集中授课□线上直播/录播□案例研讨□实操演练□其他_________希望培训时长□半天□1天□2-3天□长期系列课程培训期望收获1.________________2.________________3.________________部门培训需求部门当前面临的主要挑战或需提升的能力1.________________2.________________部门共性培训需求（如团队协作、流程优化等）1.________________2.________________建议开展的培训主题1.________________2.________________3.________________其他建议（对培训组织、讲师、内容等方面的建议）员工签字*日期部门负责人签字*日期关键提示调研前需向员工说明调研目的，鼓励真实反馈，避免流于形式；需求分析应结合企业战略与员工个人发展，平衡“组织需求”与“个人需求”；培训计划制定后，需向员工反馈需求采纳情况，提升员工参与感。五、离职申请表：离职流程规范适用情境适用于员工主动提出离职或企业因客观原因需员工离职时，规范离职申请、审批及交接流程，保证工作平稳过渡，明确双方权利义务，避免劳动纠纷。操作流程申请提交阶段：员工主动离职需提前30日（试用期内提前3日）向所在部门负责人提交《离职申请表》，说明离职原因及预计最后工作日期；企业需员工离职的，由HR提前30日书面通知或支付代通知金，员工填写离职申请表。审批阶段：部门负责人审核离职申请，评估对部门工作的影响，签署意见；HR专员审核离职原因（如涉及竞业限制、保密协议等需特别说明），报分管领导审批。工作交接阶段：员工在部门负责人指导下，与接手人办理工作交接，填写《工作交接清单》，内容包括：工作资料、物品、客户信息、待办事项等；交接双方及监交人（部门负责人或HR）签字确认。手续办理阶段：HR协助员工办理社保转移、公积金封存、离职证明开具等手续；结清员工工资、经济补偿金（如有），双方在《离职结算单》上签字确认。档案与系统注销：HR将离职材料归档，注销员工内部系统账号（如OA、邮箱等），更新人力资源管理系统信息。模板示例离职申请表基本信息姓名*部门岗位入职日期预计最后工作日期离职类型□主动离职□被动离职□协商解除离职原因审批意见部门负责人签字*日期HR专员签字*日期分管领导签字*日期工作交接清单序号交接内容1项目资料2办公设备（电脑、钥匙等）3客户联系方式及跟进记录4待办事