医院财务制度档案种类

医院财务制度档案种类一、医院财务制度档案种类

医院财务制度档案是指医院在日常财务管理过程中形成的，具有保存价值的各类文件材料的总称。这些档案记录了医院财务活动的各个方面，是医院进行财务决策、审计监督、绩效考核以及合规管理的重要依据。根据档案的性质、内容和形成过程，医院财务制度档案可以分为以下几大类：

（一）财务管理制度类档案

财务管理制度类档案是医院财务管理的核心档案，主要包括医院制定的各项财务管理制度、办法、规定和细则等。这类档案通常包括医院的财务管理办法、预算管理办法、收支管理办法、资产管理办法、成本核算办法、内部审计办法等。这些制度文件明确了医院财务管理的原则、程序和方法，是医院进行财务活动必须遵循的规范。财务管理制度类档案的编制、修订和实施过程，需要经过医院管理层审批，并按照规定的程序进行发布和执行。这类档案的保存对于医院财务管理具有重要意义，不仅可以为日常财务工作提供依据，还可以为财务审计和监督提供参考。

（二）预算管理类档案

预算管理类档案是医院财务管理的计划性文件，主要包括医院的年度预算编制、审批、执行和调整等过程中的各类文件材料。这类档案包括预算编制方案、预算审批意见、预算执行报告、预算调整申请和批复等。预算管理类档案反映了医院在特定时期内的财务收支计划和管理目标，是医院进行资源配置和绩效评价的重要依据。医院需要按照国家相关法律法规和行业政策，结合自身的实际情况，科学编制年度预算，并严格按照预算执行。预算管理类档案的完整保存，可以为医院财务分析和决策提供历史数据支持，也有助于提高医院财务管理的科学性和规范性。

（三）收支管理类档案

收支管理类档案是医院财务管理的核心业务档案，主要包括医院的各项收入和支出的原始凭证、记账凭证、报表和总结等。收入类档案包括医疗收入、财政补助收入、其他收入等，支出类档案包括医疗支出、财政拨款支出、其他支出等。收支管理类档案的保存需要符合会计档案管理的规定，确保档案的真实性、完整性和可追溯性。医院需要建立健全收支管理制度，规范各项收支的审批程序，并定期进行收支分析和总结。收支管理类档案的完整保存，不仅可以为医院财务审计提供依据，还可以为医院成本核算和绩效评价提供数据支持。

（四）资产管理类档案

资产管理类档案是医院财务管理的专项档案，主要包括医院各类资产的形成、使用、维护、处置等过程中的各类文件材料。资产类档案包括固定资产档案、无形资产档案、流动资产档案等。固定资产档案包括资产购置审批文件、资产验收单、资产调拨单、资产报废申请和批复等。无形资产档案包括无形资产购置合同、无形资产评估报告、无形资产使用许可文件等。流动资产档案包括库存物资采购单、领用单、盘点报告等。资产管理类档案的保存需要符合资产管理制度的要求，确保资产的完整性和安全性。医院需要建立健全资产管理制度，规范资产的管理流程，并定期进行资产清查和盘点。资产管理类档案的完整保存，不仅可以为医院资产管理和绩效评价提供依据，还可以为医院资源配置和决策提供参考。

（五）成本核算类档案

成本核算类档案是医院财务管理的专项档案，主要包括医院的成本核算制度、成本核算方法、成本核算数据和分析报告等。成本核算类档案包括成本核算对象界定文件、成本核算科目设置文件、成本费用分摊办法、成本核算报表、成本分析报告等。医院需要根据自身的实际情况，建立健全成本核算制度，选择合适的成本核算方法，并定期进行成本核算和分析。成本核算类档案的保存，可以为医院成本控制和绩效评价提供依据，也有助于提高医院经营管理的科学性和规范性。

（六）内部审计类档案

内部审计类档案是医院财务管理的监督性文件，主要包括医院的内部审计制度、审计计划、审计报告、审计整改意见等。内部审计类档案包括内部审计方案、审计通知书、审计工作底稿、审计报告、审计整改报告等。医院需要建立健全内部审计制度，定期开展内部审计工作，并督促相关部门进行审计整改。内部审计类档案的保存，可以为医院财务监督和风险管理提供依据，也有助于提高医院管理的规范性和有效性。

（七）其他财务档案

其他财务档案是指除上述档案之外的其他与医院财务管理相关的文件材料，主要包括财务报表、财务分析报告、财务会议纪要、财务培训资料等。财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等。财务分析报告包括年度财务分析报告、季度财务分析报告、专项财务分析报告等。财务会议纪要包括财务决策会议纪要、预算会议纪要、成本分析会议纪要等。财务培训资料包括财务管理制度培训资料、财务软件操作培训资料、财务人员继续教育资料等。其他财务档案的保存，可以为医院财务管理和决策提供参考，也有助于提高医院财务人员的专业素质和管理水平。

二、医院财务制度档案的管理要求

医院财务制度档案的管理是医院财务管理工作的重要组成部分，对于保障医院财务信息的真实、完整、安全和有效利用具有重要意义。医院需要建立健全财务制度档案管理制度，明确档案管理的职责、流程和要求，确保档案管理的规范性和有效性。

（一）档案管理的职责分工

医院财务制度档案的管理需要明确各级部门和人员的职责分工，确保档案管理的责任落实到位。医院财务部门是财务制度档案管理的归口部门，负责财务制度档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程管理。医院财务部门需要指定专人负责财务制度档案的管理工作，并建立健全档案管理岗位责任制。医院其他部门需要配合财务部门做好财务制度档案的管理工作，并按照规定的程序和要求提供相关文件材料。医院管理层需要重视财务制度档案的管理工作，并定期听取财务部门关于档案管理工作的汇报，并提出指导意见。

（二）档案管理的基本流程

医院财务制度档案的管理需要按照一定的流程进行，确保档案管理的规范性和有效性。财务制度档案的管理流程主要包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节。

1.档案的收集

档案的收集是指医院财务部门按照档案管理制度的要求，及时收集各部门形成的财务制度档案。财务制度档案的收集需要按照档案的形成时间和来源进行分类收集，确保档案的完整性和系统性。财务部门需要与医院其他部门建立档案收集的协调机制，并定期进行档案收集的检查和监督。

2.档案的整理

档案的整理是指医院财务部门对收集到的财务制度档案进行分类、排序、编号、编目等处理，确保档案的规范性和可利用性。财务部门需要根据档案的性质和内容，制定档案整理的具体方法和标准，并按照规定的程序进行档案整理工作。档案整理过程中需要注重档案的完整性、准确性和系统性，确保档案的整理质量。

3.档案的归档

档案的归档是指医院财务部门将整理好的财务制度档案按照规定的程序进行移交和保管。财务部门需要按照档案管理制度的要求，制定档案归档的具体程序和标准，并按照规定的程序进行档案归档工作。档案归档过程中需要注重档案的安全性和保密性，确保档案的归档质量。

4.档案的保管

档案的保管是指医院财务部门对归档的财务制度档案进行妥善保管，确保档案的安全性和完整性。财务部门需要按照档案管理制度的要求，选择合适的保管场所和保管方法，并定期进行档案的检查和维护。档案保管过程中需要注重档案的防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等措施，确保档案的完好无损。

5.档案的利用

档案的利用是指医院财务部门按照规定的程序和要求，为医院内部各部门和人员提供财务制度档案的查阅和借阅服务。财务部门需要按照档案管理制度的要求，制定档案利用的具体程序和标准，并按照规定的程序进行档案利用工作。档案利用过程中需要注重档案的保密性和安全性，确保档案的利用质量。

6.档案的销毁

档案的销毁是指医院财务部门对达到保管期限的财务制度档案进行销毁处理。财务部门需要按照档案管理制度的要求，制定档案销毁的具体程序和标准，并按照规定的程序进行档案销毁工作。档案销毁过程中需要注重档案的保密性，确保档案的销毁质量。

（三）档案管理的具体要求

医院财务制度档案的管理需要符合以下具体要求：

1.档案的真实性

档案的真实性是指财务制度档案的内容必须真实反映医院财务活动的实际情况，不得有任何虚假记载或隐瞒事实。财务部门需要确保档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节的真实性，防止档案的伪造、篡改或遗失。

2.档案的完整性

档案的完整性是指财务制度档案必须完整无缺，不得有任何缺失或损坏。财务部门需要确保档案的完整性，防止档案的遗失、损坏或损毁。财务部门需要定期进行档案的检查和盘点，确保档案的完整性。

3.档案的安全性

档案的安全性是指财务制度档案必须得到妥善保管，防止档案的丢失、损坏或泄密。财务部门需要采取必要的安全措施，确保档案的安全性和保密性。财务部门需要建立档案的访问控制制度，限制档案的访问权限，防止档案的非法访问或泄密。

4.档案的系统性

档案的系统性是指财务制度档案必须按照一定的分类体系和排列顺序进行管理，确保档案的系统性和可利用性。财务部门需要建立档案的分类体系和排列顺序，并按照规定的程序进行档案的整理和归档。财务部门需要定期进行档案的整理和更新，确保档案的系统性和可利用性。

5.档案的规范性

档案的规范性是指财务制度档案的管理必须符合国家相关法律法规和行业政策的要求，确保档案管理的规范性和合法性。财务部门需要按照档案管理制度的要求，制定档案管理的具体规范和标准，并按照规定的程序进行档案管理。财务部门需要定期进行档案管理的检查和监督，确保档案管理的规范性和合法性。

（四）档案管理的监督与考核

医院财务制度档案的管理需要接受监督和考核，确保档案管理的规范性和有效性。医院管理层需要定期对财务制度档案的管理工作进行监督和考核，并督促财务部门不断改进档案管理工作。财务部门需要建立健全档案管理的监督和考核机制，并定期进行档案管理的自查和评估。财务部门需要根据监督和考核的结果，及时发现问题并采取措施进行整改，不断提高档案管理的水平。

三、医院财务制度档案的保管与保密

医院财务制度档案的保管与保密是确保档案安全、防止信息泄露的重要环节。医院需要建立完善的档案保管和保密制度，明确档案的保管责任、保管条件、保管期限和保密要求，确保档案的安全性和保密性。

（一）档案的保管责任

档案的保管责任是指医院财务部门对财务制度档案的保管工作所承担的责任。医院财务部门需要明确档案保管的责任主体，确保档案的保管责任落实到具体的部门和人员。财务部门需要指定专人负责档案的保管工作，并建立健全档案保管的责任制。档案保管的责任主体需要认真履行档案保管的职责，确保档案的完好无损和信息安全。医院管理层需要定期对档案保管的职责履行情况进行监督和检查，确保档案保管的职责得到有效落实。

（二）档案的保管条件

档案的保管条件是指医院为财务制度档案提供的保管场所和设施设备。医院财务部门需要选择合适的保管场所，确保档案的保管环境符合档案管理的要求。保管场所需要具备防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件，确保档案的安全性和完整性。财务部门需要配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、档案架、档案箱等，确保档案的妥善存放。财务部门需要定期对档案的保管条件进行检查和维护，确保档案的保管环境符合档案管理的要求。

（三）档案的保管期限

档案的保管期限是指财务制度档案需要保管的期限。医院财务部门需要根据国家相关法律法规和行业政策的要求，制定档案的保管期限。档案的保管期限通常分为短期、中期和长期，不同的档案类型需要根据其重要性和参考价值确定不同的保管期限。财务部门需要建立档案的保管期限表，明确不同类型档案的保管期限，并按照规定的程序进行档案的保管。档案保管期满后，需要按照规定程序进行档案的鉴定和销毁，确保档案的保管期限得到有效执行。

（四）档案的保密要求

档案的保密要求是指医院对财务制度档案的保密工作提出的具体要求。医院财务部门需要建立档案的保密制度，明确档案的保密范围、保密等级和保密责任，确保档案的保密性。财务部门需要根据档案的内容和性质，确定档案的保密等级，并按照规定的程序进行档案的保密管理。档案的保密等级通常分为机密、秘密和内部，不同的档案类型需要根据其敏感性和重要程度确定不同的保密等级。财务部门需要建立档案的访问控制制度，限制档案的访问权限，防止档案的非法访问或泄密。财务部门需要定期进行档案的保密检查和监督，确保档案的保密性得到有效保障。

（五）档案的异地保管

档案的异地保管是指医院为财务制度档案建立的备用保管场所。医院财务部门需要根据档案管理的要求，建立档案的异地保管制度，确保在发生自然灾害或意外事故时，档案能够得到妥善保管。异地保管场所需要具备与原保管场所相同的保管条件，确保档案的安全性和完整性。财务部门需要定期对异地保管场所进行检查和维护，确保异地保管场所的保管条件符合档案管理的要求。档案的异地保管需要按照规定的程序进行，确保档案的异地保管工作得到有效执行。

（六）档案的数字化管理

档案的数字化管理是指医院利用信息技术对财务制度档案进行数字化处理，提高档案的管理效率和利用效率。医院财务部门需要建立档案的数字化管理制度，明确档案的数字化范围、数字化方法和数字化标准，确保档案的数字化管理符合档案管理的要求。财务部门需要选择合适的数字化设备和技术，对档案进行数字化处理，并建立档案的数字化管理系统。档案的数字化管理需要注重档案的真实性、完整性和安全性，确保档案的数字化管理质量。财务部门需要定期对档案的数字化管理工作进行检查和评估，确保档案的数字化管理工作得到有效执行。

四、医院财务制度档案的利用与借阅

医院财务制度档案的利用与借阅是档案管理的重要环节，关系到医院财务信息的有效利用和医院管理工作的顺利进行。医院需要建立完善的档案利用与借阅制度，明确档案利用与借阅的职责、程序和要求，确保档案利用与借阅工作的规范性和有效性。

（一）档案利用与借阅的职责分工

档案利用与借阅工作需要明确各级部门和人员的职责分工，确保档案利用与借阅的责任落实到位。医院财务部门是档案利用与借阅工作的归口部门，负责档案利用与借阅的日常管理工作。财务部门需要指定专人负责档案利用与借阅工作，并建立健全档案利用与借阅的岗位责任制。医院其他部门需要按照规定的程序和要求，提出档案利用与借阅申请，并配合财务部门做好档案利用与借阅工作。医院管理层需要重视档案利用与借阅工作，并定期听取财务部门关于档案利用与借阅工作的汇报，并提出指导意见。

（二）档案利用与借阅的基本程序

档案利用与借阅需要按照一定的程序进行，确保档案利用与借阅工作的规范性和有效性。档案利用与借阅的程序主要包括档案利用与借阅申请、审批、提供和归还等环节。

1.档案利用与借阅申请

档案利用与借阅申请是指医院其他部门需要利用或借阅财务制度档案时，按照规定的程序向财务部门提出的申请。申请时需要提供申请人的身份证明、申请利用或借阅的档案名称、档案编号、利用或借阅目的等信息。财务部门需要根据申请人的身份证明和申请利用或借阅的档案信息，审核申请的合规性，并按照规定的程序进行审批。

2.档案利用与借阅审批

档案利用与借阅审批是指财务部门对档案利用与借阅申请进行审核和批准。财务部门需要根据档案的保密等级和利用或借阅目的，确定是否批准申请，并按照规定的程序进行审批。审批过程中需要注重档案的安全性，确保档案的利用与借阅符合档案管理的要求。

3.档案利用与借阅提供

档案利用与借阅提供是指财务部门按照审批结果，向申请人提供档案利用或借阅服务。提供档案时需要确保档案的完整性和安全性，并按照规定的程序进行登记和跟踪。利用或借阅过程中需要注重档案的保密性，防止档案的非法复制或泄密。

4.档案利用与借阅归还

档案利用与借阅归还是指申请人利用或借阅完毕后，按照规定的程序将档案归还给财务部门。归还档案时需要确保档案的完整性和安全性，并按照规定的程序进行登记和检查。财务部门需要定期对归还的档案进行检查，确保档案的完好无损。

（三）档案利用与借阅的具体要求

档案利用与借阅需要符合以下具体要求：

1.档案利用的申请与审批

档案利用是指医院其他部门需要查阅财务制度档案时，按照规定的程序向财务部门提出的申请。申请时需要提供申请人的身份证明、申请利用的档案名称、档案编号、利用目的等信息。财务部门需要根据申请人的身份证明和申请利用的档案信息，审核申请的合规性，并按照规定的程序进行审批。审批过程中需要注重档案的安全性，确保档案的利用符合档案管理的要求。

2.档案借阅的申请与审批

档案借阅是指医院其他部门需要借阅财务制度档案时，按照规定的程序向财务部门提出的申请。申请时需要提供申请人的身份证明、申请借阅的档案名称、档案编号、借阅目的、借阅期限等信息。财务部门需要根据申请人的身份证明和申请借阅的档案信息，审核申请的合规性，并按照规定的程序进行审批。审批过程中需要注重档案的安全性，确保档案的借阅符合档案管理的要求。

3.档案利用与借阅的登记与跟踪

档案利用与借阅需要按照规定的程序进行登记和跟踪，确保档案的利用与借阅符合档案管理的要求。财务部门需要建立档案利用与借阅的登记制度，对每一次档案利用与借阅进行登记，并定期进行跟踪和检查。登记过程中需要注重档案的真实性和完整性，确保档案的利用与借阅得到有效管理。

4.档案利用与借阅的保密与安全

档案利用与借阅需要注重档案的保密性和安全性，防止档案的非法复制或泄密。财务部门需要建立档案利用与借阅的保密制度，对档案的利用与借阅进行严格控制，并按照规定的程序进行登记和跟踪。利用与借阅过程中需要注重档案的保密性，防止档案的非法复制或泄密。

5.档案利用与借阅的监督与考核

档案利用与借阅需要接受监督和考核，确保档案利用与借阅工作的规范性和有效性。医院管理层需要定期对档案利用与借阅工作进行监督和考核，并督促财务部门不断改进档案利用与借阅工作。财务部门需要建立健全档案利用与借阅的监督和考核机制，并定期进行档案利用与借阅的自查和评估。财务部门需要根据监督和考核的结果，及时发现问题并采取措施进行整改，不断提高档案利用与借阅的水平。

（四）档案利用与借阅的例外情况

档案利用与借阅工作中可能遇到一些例外情况，需要按照规定的程序进行处理。例外情况主要包括档案利用与借阅超期、档案利用与借阅遗失、档案利用与借阅损坏等。财务部门需要建立档案利用与借阅的例外情况处理制度，明确例外情况的处理程序和要求，确保例外情况得到有效处理。

1.档案利用与借阅超期

档案利用与借阅超期是指申请人未按照规定的时间归还档案。财务部门需要及时通知申请人归还档案，并按照规定的程序进行处理。超期未归还的档案需要按照规定进行罚款或采取其他措施，确保档案的及时归还。

2.档案利用与借阅遗失

档案利用与借阅遗失是指申请人未按照规定的时间归还档案，导致档案遗失。财务部门需要及时查找遗失的档案，并按照规定的程序进行处理。遗失的档案需要按照规定进行赔偿或采取其他措施，确保档案的损失得到有效弥补。

3.档案利用与借阅损坏

档案利用与借阅损坏是指申请人未按照规定的方式利用或借阅档案，导致档案损坏。财务部门需要及时检查损坏的档案，并按照规定的程序进行处理。损坏的档案需要按照规定进行修复或赔偿，确保档案的损失得到有效弥补。

（五）档案利用与借阅的数字化服务

档案利用与借阅服务需要与时俱进，利用信息技术提高档案的管理效率和利用效率。财务部门需要建立档案的数字化管理系统，提供档案的数字化利用与借阅服务。数字化服务需要注重档案的真实性、完整性和安全性，确保档案的数字化利用与借阅符合档案管理的要求。财务部门需要定期对档案的数字化服务工作进行检查和评估，确保档案的数字化服务工作得到有效执行。

五、医院财务制度档案的鉴定与销毁

医院财务制度档案的鉴定与销毁是档案管理工作的最后一个环节，也是确保档案信息安全、防止信息泄露的重要步骤。医院需要建立完善的档案鉴定与销毁制度，明确档案鉴定的标准、程序和要求，以及档案销毁的条件、程序和方法，确保档案鉴定与销毁工作的规范性和安全性。

（一）档案鉴定的标准与程序

档案鉴定是指医院对保存一定期限的财务制度档案的价值进行评估，并确定是否可以销毁的过程。档案鉴定需要遵循一定的标准和程序，确保档案鉴定的科学性和准确性。

1.档案鉴定的标准

档案鉴定的标准是指医院在进行档案鉴定时依据的原则和依据。档案鉴定的标准主要包括档案的保存价值、利用价值、保密价值和历史价值等。档案的保存价值是指档案对于医院财务管理的重要程度，利用价值是指档案对于医院管理决策的重要程度，保密价值是指档案的敏感性和保密程度，历史价值是指档案对于研究医院发展历程的重要程度。医院需要根据档案的不同类型和内容，制定具体的档案鉴定标准，确保档案鉴定的科学性和准确性。

2.档案鉴定的程序

档案鉴定的程序是指医院在进行档案鉴定时遵循的步骤和方法。档案鉴定的程序主要包括档案鉴定准备、档案鉴定实施和档案鉴定结果确认等环节。

（1）档案鉴定准备

档案鉴定准备是指医院在进行档案鉴定前所做的准备工作。准备工作包括组建档案鉴定委员会、制定档案鉴定方案、收集档案鉴定所需资料等。档案鉴定委员会需要由医院管理层、财务部门负责人、档案管理人员和相关专家组成，确保档案鉴定的权威性和科学性。档案鉴定方案需要明确档案鉴定的目的、标准、程序和方法，确保档案鉴定的规范性和有效性。档案鉴定所需资料包括档案的目录、档案的摘要、档案的保管期限表等，确保档案鉴定有据可依。

（2）档案鉴定实施

档案鉴定实施是指档案鉴定委员会按照档案鉴定方案，对档案进行实际鉴定。鉴定过程中需要仔细查阅档案的内容，评估档案的保存价值、利用价值、保密价值和历史价值，并形成档案鉴定意见。档案鉴定意见需要明确档案是否可以销毁，并说明理由。鉴定过程中需要注重档案的真实性和完整性，确保档案鉴定意见的准确性和可靠性。

（3）档案鉴定结果确认

档案鉴定结果确认是指医院对档案鉴定委员会形成的档案鉴定意见进行审核和确认。确认过程中需要注重档案鉴定的科学性和准确性，确保档案鉴定结果符合档案管理的要求。确认后的档案鉴定意见需要按照规定的程序进行登记和存档，并作为档案销毁的依据。

（二）档案销毁的条件与程序

档案销毁是指医院对失去保存价值的财务制度档案进行销毁处理的过程。档案销毁需要遵循一定的条件和程序，确保档案销毁的安全性和有效性。

1.档案销毁的条件

档案销毁的条件是指医院进行档案销毁时需要满足的要求。档案销毁的条件主要包括档案的保管期限已满、档案的价值已经丧失、档案的保密性已经丧失等。档案的保管期限已满是指档案已经保存了规定的期限，档案的价值已经丧失是指档案对于医院财务管理不再具有参考价值，档案的保密性已经丧失是指档案的内容已经公开或者不再具有保密性。医院需要根据档案的不同类型和内容，制定具体的档案销毁条件，确保档案销毁的合理性和合法性。

2.档案销毁的程序

档案销毁的程序是指医院在进行档案销毁时遵循的步骤和方法。档案销毁的程序主要包括档案销毁准备、档案销毁实施和档案销毁记录等环节。

（1）档案销毁准备

档案销毁准备是指医院在进行档案销毁前所做的准备工作。准备工作包括组建档案销毁委员会、制定档案销毁方案、选择档案销毁地点和销毁方式等。档案销毁委员会需要由医院管理层、财务部门负责人、档案管理人员和相关专家组成，确保档案销毁的权威性和安全性。档案销毁方案需要明确档案销毁的目的、条件、程序和方法，确保档案销毁的规范性和有效性。档案销毁地点需要选择安全的场所，防止档案销毁过程中发生意外。档案销毁方式需要选择合适的销毁方法，确保档案销毁的彻底性和安全性。

（2）档案销毁实施

档案销毁实施是指档案销毁委员会按照档案销毁方案，对档案进行实际销毁。销毁过程中需要确保档案的彻底销毁，防止档案的遗失或恢复。销毁方式可以采用焚烧、粉碎等方式，确保档案的销毁效果。销毁过程中需要注重档案的安全性，防止档案的非法复制或泄密。

（3）档案销毁记录

档案销毁记录是指医院对档案销毁过程进行记录和存档。销毁记录需要明确销毁的档案名称、档案编号、销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息，确保档案销毁的透明性和可追溯性。销毁记录需要按照规定的程序进行登记和存档，并作为档案销毁的依据。

（三）档案销毁的监督与核查

档案销毁需要接受监督和核查，确保档案销毁的安全性和有效性。医院管理层需要定期对档案销毁工作进行监督和核查，并督促财务部门不断改进档案销毁工作。财务部门需要建立健全档案销毁的监督和核查机制，并定期进行档案销毁的自查和评估。财务部门需要根据监督和核查的结果，及时发现问题并采取措施进行整改，不断提高档案销毁的水平。

（四）档案销毁的例外情况

档案销毁工作中可能遇到一些例外情况，需要按照规定的程序进行处理。例外情况主要包括档案销毁过程中发现重要信息、档案销毁过程中发生意外等。财务部门需要建立档案销毁的例外情况处理制度，明确例外情况的处理程序和要求，确保例外情况得到有效处理。

1.档案销毁过程中发现重要信息

档案销毁过程中发现重要信息是指在进行档案销毁时，发现档案中包含重要信息，需要重新进行保存。发现重要信息后，需要立即停止销毁工作，并对档案进行重新评估和鉴定。重新评估和鉴定后，需要按照规定的程序进行档案的保存和管理工作，确保重要信息得到有效保护。

2.档案销毁过程中发生意外

档案销毁过程中发生意外是指在进行档案销毁时，发生火灾、爆炸等意外事故，导致档案销毁不彻底。发生意外后，需要立即采取措施进行补救，并对意外事故进行调查和处理。补救措施包括重新进行档案销毁，确保档案的彻底销毁。调查和处理包括查明意外事故的原因，并采取预防措施，防止类似事故再次发生。

（五）档案销毁的记录与存档

档案销毁需要做好记录和存档工作，确保档案销毁的透明性和可追溯性。财务部门需要建立档案销毁的记录制度，对每一次档案销毁进行详细记录，并定期进行存档和检查。销毁记录需要明确销毁的档案名称、档案编号、销毁时间、销毁地点、销毁方式、参与人员等信息，确保档案销毁的完整性和准确性。销毁记录需要按照规定的程序进行登记和存档，并作为档案销毁的依据。财务部门需要定期对销毁记录进行检查和评估，确保销毁记录的规范性和有效性。

六、医院财务制度档案的数字化建设与管理

随着信息技术的快速发展，医院财务制度档案的数字化建设与管理已成为医院档案管理的重要趋势。医院需要积极推进财务制度档案的数字化建设，建立健全数字化管理制度，确保档案数字化的安全性、完整性和有效性，提高档案管理的效率和利用水平。

（一）档案数字化建设的必要性

档案数字化建设是指将医院财务制度档案以数字形式进行存储、管理和利用的过程。档案数字化建设的必要性主要体现在以下几个方面：

1.提高档案管理效率

档案数字化建设可以实现对档案的电子化管理，减少纸质档案的存储空间和人工管理成本，提高档案管理的效率。数字化档案可以方便地进行检索、查询和利用，减少人工查找档案的时间，提高工作效率。

2.保障档案安全

档案数字化建设可以实现对档案的备份和恢复，防止档案因自然灾害、人为损坏等原因而丢失。数字化档案可以存储在多个介质上，实现异地备份，提高档案的安全性。

3.促进档案利用

档案数字化建设可以实现对档案的在线利用，方便用户随时随地查阅档案，提高档案的利用效率。数字化档案可以方便地进行共享和传递，促进信息资源的交流和共享。

4.符合国家政策

国家相关法律法规和行业政策鼓励医院推进档案数字化建设，实现档案管理的现代化。医院积极推进档案数字化建设，可以更好地符合国家政策和行业要求，提高医院的管理水平。

（二）档案数字化建设的基本原则

档案数字化建设需要遵循一定的原则，确保数字化建设的科学性和有效性。数字化建设的基本原则主要包括以下几个方面：

1.安全性原则

档案数字化建设需要确保档案的安全性，防止档案的非法复制、篡改和泄密。数字化档案需要采取加密、访问控制等措施，确保档案的保密性。

2.完整性原则

档案数字化建设需要确保档案的完整性，防止档案的丢失、损坏和损毁。数字化档案需要采取备份、恢复等措施，确保档案的完整性。

3.可用性原则

档案数字化建设需要确保档案的可用性，方便用户随时随地查阅档案。数字化档案需要建立方便的检索系统，提高档案的检索效率。

4.可扩展性原则

档案数字化建设需要确保档案的可扩展性，适应医院发展的需要。数字化档